安保公司资料管理细则

安保公司资料整理细则

一、总则本细则旨在规范安保公司资料管理工作，确保公司各类资料的完整性、准确性、保密性和可用性，为公司运营、决策、客户服务以及社会责任履行提供有力支持。遵循公司“专业安保，守护平安；以人为本，创新发展”的企业文化和经营理念，以扁平化管理模式为指导，提高资料整理效率和质量，促进公司整体管理水平提升。二、适用范围本细则适用于安保公司全体员工。涉及公司运营过程中产生、收集的各类资料，包括但不限于客户资料、业务资料、人事资料、财务资料、培训资料等。三、组织架构与职责分工（一）行政主管负责资料整理工作的整体规划、指导与监督，制定和完善资料整理相关制度与流程，协调各部门间资料整理工作的衔接。（二）各部门负责人负责本部门资料的初步整理、分类和审核，确保资料的真实性、完整性，并按照规定向行政部门移交。（三）行政专员具体执行资料的收集、归档、存储、检索等工作，对资料进行分类编号、建立电子和纸质档案目录，定期对资料进行清查和维护。四、管理内容与流程（一）资料收集1.各部门在日常工作中应及时收集与本部门业务相关的资料，如客户合同、工作报告、培训记录等。2.对于外部获取的资料，如政府文件、行业报告等，由相关接收人员及时转交行政部门。3.员工离职时，所属部门负责人应督促其将工作中涉及的资料完整移交，避免资料流失。（二）资料分类1.客户资料类：包括客户基本信息、服务合同、服务反馈等。2.业务资料类：涵盖安保项目方案、巡逻记录、突发事件处理报告等。3.人事资料类：包含员工个人档案、招聘记录、培训档案、绩效考核资料等。4.财务资料类：有财务报表、费用报销凭证、预算资料等。5.培训资料类：如培训教材、培训课件、培训考核成绩等。6.其他资料类：公司规章制度、会议纪要、荣誉证书等。（三）资料编号对分类后的资料进行统一编号，编号规则采用部门代码+资料类别代码+年份+顺序号的形式。例如，行政部门的客户资料，编号为XZ-KH-2023-001。（四）资料归档1.纸质资料应按照分类和编号顺序，装入档案盒，并在档案盒上标明资料类别、年份、起止编号等信息。2.电子资料应存储在公司指定的服务器或存储设备中，按照分类建立文件夹，文件夹命名与纸质资料分类一致，并在文件夹内建立电子目录。（五）资料存储1.纸质资料存储于专门的档案室，档案室应保持干燥、通风、防火、防潮、防虫等条件。2.电子资料应进行定期备份，备份数据存储在异地，防止数据丢失。（六）资料检索1.建立完善的资料检索系统，包括纸质档案目录索引和电子检索工具。2.员工因工作需要查阅资料时，应填写《资料查阅申请表》，经部门负责人审批后，到行政部门办理查阅手续。五、权利与义务（一）员工权利1.有权按照规定查阅与工作相关的资料，以更好地完成工作任务。2.对资料整理工作提出合理建议和意见，促进工作改进。（二）员工义务1.严格遵守资料整理细则，及时、准确地提供和整理本岗位相关资料。2.保守资料涉及的公司商业秘密、客户信息等，不得擅自泄露。（三）公司权利1.有权对员工资料整理工作进行监督和检查，确保工作符合规定。2.根据公司发展需要，对资料进行合理调配和使用。（四）公司义务1.为员工提供必要的资料整理培训和指导，提高员工资料管理能力。2.保障资料存储和管理的设施设备投入，确保资料安全。六、监督与考核机制（一）监督机制1.行政主管定期对各部门资料整理工作进行检查，检查内容包括资料的完整性、分类准确性、存储规范性等。2.设立内部监督举报渠道，鼓励员工对资料整理工作中的违规行为进行举报。（二）考核机制1.将资料整理工作纳入员工绩效考核体系，考核指标包括资料提交的及时性、准确性、完整性等。2.对于资料整理工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和奖励；对违反规定导致资料丢失、损坏或泄露的，视情节轻重给予相应的处罚。七、附则（