办公室文件归档制度及操作流程

办公室文件归档制度及操作流程一、总则（一）制定目的为规范办公室文件归档管理，保障文件资料的真实性、完整性和可追溯性，提高工作效率，防范信息丢失风险，符合企业合规管理要求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于企业各部门及所属机构的各类文件归档管理，包括纸质文件与电子文件。（三）基本原则1.真实性原则：归档文件必须反映工作实际情况，内容真实、数据准确。2.完整性原则：文件归档应包含形成过程中的全部相关材料，不得遗漏关键环节。3.分类管理原则：按文件性质、业务类型、保管期限等标准分类，确保检索便捷。4.便于利用原则：归档方式与存储介质应满足日常查询、统计、审计等需求。5.安全保密原则：涉及企业秘密、个人隐私的文件，需按保密规定单独管理。二、归档范围文件归档范围需覆盖企业运营全流程，具体分为以下类别（可根据企业实际调整）：（一）行政类文件企业章程、管理制度、会议记录（含纪要）、通知公告、请示批复、公章使用记录等；营业执照、资质证书、法人身份证明等证照材料；办公设备采购合同、物业协议、后勤服务记录等。（二）业务类文件客户合同、项目方案、招投标文件、业务往来函件、销售报表等；研发成果报告、技术文档、专利申请材料等；供应商资质、采购订单、验收记录等。（三）人事类文件员工劳动合同、入职资料（简历、学历证明）、考勤记录、薪酬发放表、奖惩文件等；培训计划、考核评估表、离职手续材料等。（四）财务类文件会计凭证、账簿、财务报表、税务申报材料、审计报告等；费用报销单、付款审批单、银行对账单等。（五）外部文件政府部门下发的政策文件、行业规范、通知函件等；客户、供应商及合作伙伴发来的重要函件、协议等。三、归档要求（一）归档时间1.定期归档：月度文件（如考勤、报表）需在次月10日前完成归档；季度文件（如季度总结、项目阶段性报告）需在季度结束后15日内完成；年度文件（如年度报告、审计材料）需在次年3月底前完成。2.即时归档：重大合同、资质证书、专利文件等具有法律效应或重要价值的文件，需在形成后3个工作日内归档；突发事件相关文件（如事故报告、应急处理记录）需在事件处理完毕后立即归档。（二）归档质量1.纸质文件：文件需字迹清晰、无破损、无涂改，如需修改需注明修改人及日期；附件需与主件一并归档，按顺序装订（左侧装订，页数较多时可分册）；热敏纸文件（如传真件）需复印后归档，避免字迹褪色。2.电子文件：格式要求：优先采用PDF（不可编辑版）、DOCX、XLSX等通用格式，避免使用易失效的特殊格式；命名规范：采用“年份-部门-类别-编号-名称”格式（如“2024-行政部-会议记录-001-3月总经理办公会纪要”）；元数据保留：需包含文件创建人、创建时间、修改记录等信息。（三）责任分工1.经办人：负责收集、整理本岗位产生的文件，确保文件完整，填写《文件归档目录》（详见附件1）。2.部门负责人：审核本部门归档文件的真实性、完整性，签署《归档审核表》（详见附件2）。3.档案管理员：负责接收、分类、编号、存储归档文件，维护档案管理系统，定期检查档案状态。四、操作流程（一）步骤1：文件收集与整理1.经办人在文件形成后，按“类别-时间”顺序整理，将相关附件粘贴或装订成册；2.电子文件需存储至部门共享文件夹，命名符合规范；3.编制《文件归档目录》，内容包括序号、文件名称、文号（如有）、形成日期、页数、保管期限、经办人等。（二）步骤2：部门内部审核1.经办人将整理好的文件及《文件归档目录》提交部门负责人；2.部门负责人审核文件是否完整、内容是否真实，重点检查合同、财务凭证等关键文件的签字/盖章情况；3.审核通过后，部门负责人在《归档审核表》上签字确认；审核未通过的，经办人需补充完善后重新提交。（三）步骤3：移交归档1.部门将审核通过的文件（纸质+电子）移交档案管理员；2.双方共同核对《文件归档目录》与实际文件，确认无误后填写《文件移交清单》（详见附件3），注明移交部门、移交人、接收人、移交日期、文件数量等；3.档案管理员在档案管理系统中录入文件信息，生成唯一档案编号（如“XZ-____”，其中“XZ”代表行政类，“2024”代表年份，“001”代表序号）。（四）步骤4：档案保管1.纸质档案：存入档案柜，按“类别-年份-编号”顺序排列，标注明显标识；档案柜需放置在干燥、通风、防火、防盗的场所，远离水源、热源。2.电子档案：存储至企业专用档案服务器，定期进行异地备份（如云存储、外接硬盘）；服务器需设置访问权限，仅档案管理员及授权人员可查看。3.保管期限：根据文件重要性划分（参考《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）：永久保管：企业章程、资质证书、重大合同、审计报告等；长期保管（10-30年）：年度报告、项目档案、人事档案等；短期保管（1-10年）：月度报表、通知公告、日常函件等。（五）步骤5：档案利用1.员工因工作需要借阅档案，需填写《档案借阅申请表》（详见附件4），注明借阅人、部门、借阅事由、借阅期限；2.部门负责人审核申请表，涉及秘密文件需经企业分管领导审批；3.档案管理员核对审批信息，登记借阅记录（包括借阅人、文件编号、借阅日期、归还日期）；4.借阅人需妥善保管档案，不得涂改、损毁、转借；归还时，档案管理员检查文件完整性，确认无误后注销借阅记录。（六）步骤6：档案销毁1.档案保管期限届满后，档案管理员需编制《档案销毁清单》（详见附件5），注明文件名称、编号、保管期限、销毁原因；2.成立档案鉴定小组（由办公室、法务、财务等部门组成），对拟销毁档案进行审核，确认无保留价值后签署意见；3.经企业总经理审批后，由档案管理员与鉴定小组共同销毁档案（纸质档案采用碎纸机销毁，电子档案彻底删除并清空回收站）；4.销毁完成后，在《档案销毁清单》上记录销毁时间、地点、参与人员，留存备查。五、监督与考核（一）监督检查1.办公室每季度对各部门归档情况进行检查，重点检查归档及时率、完整性、规范性；2.每年年底进行全面档案audit，评估档案管理效果，提出改进意见。（二）考核指标1.归档及时率：要求达到95%以上（计算公式：及时归档文件数量/应归档文件数量×100%）；2.归档完整性：要求达到100%（无遗漏关键文件）；3.档案利用率：根据借阅记录评估，要求年度利用率不低于30%（说明档案管理有效）。（三）奖惩措施1.对归档工作表现优秀的部门及个人（如及时率100%、完整性100%），给予通报表扬及一定物质奖励；2.对未按时归档、归档不完整或违反档案管理规定的部门及个人，给予通报批评，情节严重的（如丢失重要档案、泄露秘密），追究相关人员责任。六、附则1.本制度由企业办公室负责解释和修订；2.本制度自发布之日起施行，原有相关制度同时废止；3.各部门可根据本制度制定具体实施细则，报办公室备案。附件清单（示例）：1.《文件归档目录》模板2.《归档审核表》模板3.《文件