公司车辆管理制度及表格

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公司车辆管理制度

为使公司车辆管理统一合理化，合理有效的使用各种车辆，最大限度的节约成本，更有效的控

制车辆使用，最真实的反映车辆的实际情况，尽可能的发挥最大经济效益以及对公司所有车辆的保

养和维修进行控制，以确保车辆安全、良好的运行状况以及保养和维修的及时、经济、可靠，特制

定本制度。

一、适用范围

本制度适用公司各部门的所有车辆。、

二、车辆使用管理

1、职责

1.1行政经理负责办公室车辆派遣及使用，并对各部门用车进行审批、协调、安排，保证办公室车

辆的有效使用。

1.2配送车辆由车辆管理人员负责车辆调度及管理，旨在最大限度的配置车辆使用，最有效的管理

车辆“

2、公务车辆使用管理

2.1公务车辆使用管理

因公使用公车的须填写《公务车辆使用申请表》，必须由总经理批准，行政部备案。

2.2公务车辆使用安排

行政部对审批通过的用车申请，填制《车辆派遣表》，将每次外出的时间、地点、公里数记入并有

申请外出人签字认可。

公务车辆驾驶人员在收到《车辆派遣表》时，应提前检查车辆状况及油量情况，按照派遣表上的时

间按时出车，并填写好派遣表的相关数据。

公务车辆申请人员在办理公司事宜时，应严格按照派遣表中所规定的时间返回公司，如果在派遣表

规定的时间内无法及时返回公司，应提前向行政部说明原区，获得批准后方可延时返回公司。

公务车辆驾驶人员办完事后应及时返回公司，如遇交通阻塞或意外情况不能按时返回公司的，应提

前向行政部说明原因，获得批准。

公务车辆驾驶人员返回公司后应将填好的派遣表及时上交行政部审核，审核无误后存档。

公司公务车驾驶人不得擅自将车开回家。办完公事必须将车辆停放在规定的地点。不得因私使用车

辆。

2.3物流配送车辆使用管理

公司物流配送部管理，旨在保证车辆安全运营的同时，最大化的配置车辆运营。

各部门车辆出车、送货应由车辆管理人员统一调度，公司任何人员不得私自调度车辆，更不能因私

使用公司车辆。

车辆管理人员应根据公司总体的运营要求，对车辆的出车及保养进行合理安排，驾驶员应服从车辆

管理人员的安排，如有特殊情况需提前告知管理人员。

公司车辆驾驶人员须有驾驶证件，并且要熟知交通相关法规和杭州市路况、路名。

公司车辆不得对外出租和出借。

公司所有车辆钥匙应有车辆管理人员统一保存、管理，出车时连同《车辆出车安排表》一运交给需

要出车的驾驶人员，驾驶人员应在《车辆出车安排表》上签字，表示钥匙已收到。

公司所有驾驶人员每天下班前须将公司车辆停放在公司指定的地方后，将车辆钥匙交由管理人员保

管。如遇特殊情况车辆当天不能返回公司的，须经部门经理批准。

车辆管理人员根据公司运营需要，及时安排车辆出车，对需要出车的车辆应填制《车辆出车安排表》。

驾驶人员在接到《车辆出车安排表》时，在规定的时间应到达指定的地点，完成配送任务后应及时

返回，如遇特殊情况不能及时返回公司的，应及时向管理人员说明情况，获得批准后方可。

车辆管理人员应对出车车辆进行登记，填制《车辆送货登记表》，当车辆返回时，应及时填写返回

公里数，并由驾驶员确认签字。对出车异常的车辆应询问其原因，情况严重的应上报公司。

驾驶人员在车辆送货过程中的停车，要遵守交通法规，在允许停车的区域停放车辆，防止氏此罚款。

部门间车辆调用应经部门经理批准，并报车辆管理人员备案。

三、车辆用油管理

1、职责

1.1行政部经理负责对公务车辆的用油进行监督、控制，财务部辅助配合监控管理。

1.2运营部门由车辆管理人员负责对车辆用油进行监督、控制，财务部辅助配合监控管理.

1.3各部门应加强车辆用油管理，节约用油开支，使车辆均能在经济耗油的情况下有效的运营。

2、车辆油卡管理

2.1公司所有车车辆统一油卡加油，实行一车一卡制度。

2.2公司所有车辆禁止现金加油，驾驶人员应随时携带油卡，不得以任何理由用现金加油，如遇特

殊情况需现金加油，须经部门经理、财务经理批准，并报车辆管理人员备案。

2.3车辆加油卡办理后，管理人员应按车牌号与油卡号码进行备案登记，每月进行核对。油卡一经

3.5车辆管理人员给油卡充值后，应将各车辆充值明细连同增值税票一齐带回公司财务部。

四、车辆维修、保养管理

1、职责

1.1对维修服务公司需有行政和部门经理及车辆管理人员共同考评和选择，使用哪家维修厂原则上

使用4s店的维修。车辆管理人员对维修项目进行审核。

1.2车辆管理人员负责对维修质量进行验证，并保存相关的评定、维修质量、维修记录等资料0

1.3驾驶人员负责定期检查车辆状况，并处理简单的车辆故障。

1.4驾驶员负责及时发现、检查故障；并填写《车辆维修申请单》；确认保养维修合格：保留更换部

件交公司验审；对维修质量正行及时反馈。

2、工作流程

2.1日常检查、保养、维护

驾驶员须做好车辆出、收车检查，保持车辆内、外清洁。

行驶中注意车辆是否有异常声响。

经常检杳各润滑点，发现缺油或油变质应立即补充或更换。

驾驶员每月底进行检查保养。

每月由驾驶人员对电瓶外表进行清洁，经常检查电瓶使用情况，保持电瓶周围干燥清洁和芍效工作

能力。

每月由驾驶人员检杳车辆消防设施。

车辆管理人员对车辆进行不定期抽查，发现问题及时处理,避免车辆造成机械事故及影响运输任务。

车辆日常补胎及小零件更换必须在正规的4s店进行，取得壬规发票，不允许抵票报销。

2.2定期保养

2.2.1驾驶人员要严格按照车辆保养相关规定定时对车辆进行保养。车辆公里与保养项目标准见《保

养标准表》。

保养维修必须在指定的维修厂进行，驾驶员不得自行选择修理厂。

驾驶员根据车辆运行里程数填写运行记录，经车辆管理人员核实后，由部门经理安排车辆保养时间。

驾驶员须办理完审批手续后方可对车辆进行保养、修理，不允许先斩后奏。

定期保养操作流程：

驾驶员填写《车辆维修申请单》■一部门经理检查一审批（需要财务经理及部经理审批须审批）-

凭审批后的《车辆维修申请单》（项目、金额）通过报帐中心借款一对审批后的项目进维修一维修

过程中如需增加维修项目，由部门经理确认维修一对维修车辆进行检查---索取发票及维修清单一-

会计人员对维修项目进行审核…一通过报帐中心冲俏借款。

在行驶过程中发现故障，驾驶员应及时检杳，查明原因并判断故障严重程度和对行驶安全的影响程

度，主动设法排除故障。

如驾驶员无法排除故障，须估算费用并征得部门经理同意就近寻找修理厂处理，对故障严重程度及

发生故障的原因应及时汇报，请示处理方案。

发生修理后必须将更换的部件交回公司验审。车辆管理人员对车辆突发修理原因进行鉴定、审核。

突发修理的操作流程：口头向领导进行维修申请一获批准后进行维修（不能到指定处修理时，选择

就近的修理厂）一补填《车辆维修申请单》一对维修质量进行反馈和记录-----车辆管理人员鉴定、

审核--部门经理签字--走报帐中心报销。

2.4保养、维修后的车辆须经车辆管理人员及驾驶员验收，合格后方可进行运输。

3、特别事项

3.1公司应指定有资质的专门车辆保养、修理点，便于修理、维修，可指定两至三个点。

3.2公司为避免修理点配件价格过高，应根据修理点单独指定汽车配件供应点。

3.3公司应根据修理点提供的保养及维修清单去指定的配件供应点购买所需配件，杜绝在同一个点

既买配件又做维修。

3.4车辆保养、维理不允许驾驶员用现金交易，驾驶员应在指定维修点修理后，由公司隔月统一支

付。

五、车辆罚款及理赔管理

1、车辆罚款管理

1.1客运车载货罚款

此类罚款为公司计划内罚款，驾驶员应在送货过程中有意识的避免此类罚款的发生。当发生时，驾

驶员态度应良好，争取少罚款或不罚款。

驾驶员应妥善保管开具的罚款单，经部门经理审核后，可用其它发票冲抵报销。

1.2车辆停车罚款

驾驶员应熟知交通停车相关规定，将车辆停放在允许停车的地方。

该类罚款公司不允许发生，如有发生，应详细了解罚款原因，属于驾驶员出于个人利益而发生的乱

停车罚款，公司不予报销。该类罚款在报销时应特别注意审核。

2、车辆事故理赔管理

2.1车辆事故理赔是基于车辆保险的意外保证，驾驶人员应在提高自身驾驶技能的同时，认真

遵守交通法规。

2.2车辆在发生交通事故时应及时联系保险公司，由保险公司进行事故鉴定，出具鉴定报告。

2.3驾驶员应及时到保险公司指定的修理点将车辆尽早修好，不要耽误正常工作，修理费先由

驾驶员垫支或凭保险公司的事故受理单向公司借款支付。

2.4保险公司在受理交通事故后，会将一联写有理赔号码的受理单交于驾驶员，尔后保险公司

系统会将该起事故的理赔号码发送至驾驶人员所留的上，驾驶人员应妥善保管。

2.5驾驶人员应将正确无误的公司名称及银行帐号告知保险公司，在保险公司受理事枚后应跟

踪保险公司及时将理赔款汇之公司帐号。

2.6当公司已确定收到该笔理赔金额时，驾驶人员应凭载有理赔号的受理单或理赔号来财务部

领款或办理冲账手续。

2.7财务部应根据所报理赔号与银行到账凭证载明的号码与车牌号对应，确定相符后方可支付

或冲账，否则不予办理。

六、对违反公司车辆管理制度的部门和个人根据严重程度处以50-200元罚款

附表一：《公务车辆使用申请表》

附表二：《公司车辆派遣登记表》

附表三：《车辆出车安排表》

附表四：《车辆送货登记表》

附表五：《车辆用油统计表》

附表六：《备用卡加油统计表》

附表七：《车辆维修申请单》

附表八：《保养标准表》

附表一：

公务车辆使用申请表

申请日期申请人员

申请时间返回时间

申请理由

部门经理意见：行政经理意见：

附表二:

公司车辆派遣登记表

出车日期驾驶人员

出车时间出发公里数

返回时间回程公里数

通行费备注

接送人员

接送理由

行政经理意见：总经理意见：

附表三:

车辆出车安排表

车牌号码驾驶人员

出车时间返回时间

送达地点

送达货物

管理人员日期

附表四：

车辆出车登记表

车牌号：驾驶员:

出车日期出车时间返回时间出发公里返回公里出车事由签名

管理人:

附表五：

车辆加油统计表

车牌号码部门

司机加油型号、单价

月初余额本月起始公里数

本月充值本月中止公里数

中止公里数时油箱剩

本月用油

油量

月末余额所属期起止

日期金额备用卡卡号金额

是否有现金加

是否有备用卡加油

油

本月车辆特别事项说明:

本月加油小票粘贴处:

附表六:

备用卡加油统计表

备用卡号

月初余额

本月充值

月末余额

本月用油

加油明细车牌号加油金额加油司机

合计

特别说明事宜：

本月加油小票：

附表七:

车辆维修保养申请表

一、车辆基本情况二、维修项目及资金预算

车牌号维修项目材料费工时费小计

部门1

车型2

购置日期3

上次维修时间4

上次维修公里5

本次行驶公里6

上次维修项

7

目：

8

9

10

11

12

13

是否为定期保

14

养

是否为常规保

15

养

申请人合计

部门经理意见：财务经理意见：总经理意见：

公务车辆使用申请表

申请人员申请日期

出发时间预计返回时间

返回时间车辆证件交回时间

申请理由

部门负责人意见：公司负贡人意见：

日期：年月日日期：年月日

公务车辆使用申请表

申请人员申请日期

出发时间预计返回时间

返回时间车辆证件交回时间

申请理由

部门负责人意见：公司负责人意见：

日期：年月日日期：年月日

私务车辆使用申请表

申请人员申请日期

出发时间出发时公里数

预计返回时间返回时公里数

申请理由

部门负责人意见：公司负员人意见：

日期：年月日日期：年月日

注：凡私务用车期间所产生的违章或事故均由用车人自行承担

私务车辆使用申请表

申请人员申请日期

出发时间出发时公里数

预计返回时间返回时公里数

申请理由

部门负责人意见：公司负贲人意见：

日期：年月日日期：年月日

注：凡私务用车期间所产生的违章或事故均由用车人自行承担

车辆行车日志登记表

车牌：行车情况备注

出发返回出发公返回公加油及维

日期驾驶人送货路线及站点

时间时间里数里数修等

车辆长途派遣登记表

车辆信息驾驶人员

出车时间出发公里数

返回时间返回公里数

通行费用燃油费用

派遣说明

部门负责人意见：公司负责人意见：

日期：年月日日期：年月日

车辆维修保养记录表

车辆基本情况保养、维修项目及费用情况

车牌牌照保养项目费用维修项目费用

部门

车型

购置日期

上次年检日期

下次年检日期

上次维修时间

本次维修时间

上次保养公里数

本次保养公里数

下次保养公里数

是否为常规保养

是否为正常维修

车辆管理制度

第一章总则

第1条为了统一管理公司的所有车辆，有效使用各种车辆，确保行车安全，提高办事效率，减少经费支出，

特制订本制度。

第2条本制度所说公司车辆是指公司的专车、及公务用车辆。专车系指公司为部分特定人员或部门特配车

辆。公务车系指除上述专车以外的所有车辆。所有车辆由行政部统一负责管理。

第二章车辆管理

第3条行政部负责所有车辆管理工作，包括车辆调派，维修保养，费用预算、核准、车辆年检及证照管理,

投保、续保与出险索赔及司机管理。

第4条公司根据实际工作需要及其它特定原因对认定人员根据协议配备工作用专车，实行月费用包干，额

度内凭票据报销，超过部分个人自理。公司认定特配部门使用的专车费用由公司稽核报销。

第5条其他部门及人员原则上均不配置专用车辆，确需配置.，须由其部门主管或个人以书面报告形式报公

司行政部，由公司总经理审批，经批准同意后方可配置，并严格执行费用预算，超出预算的费用需经总经

理审批后方可报销。

第6条公司所有车辆原则上必须由公司专职司机（含专车使用人）驾驶，公司其它持有驾照人员驾驶公司

车辆公出或私用必须按规定填写《车辆使用申请单》（附件1）,经批准后方可使用。无驾照人员严禁驾驶公

司车辆。专职司机应每周定期对公司车辆进行检查和保养，确保行车安全。

第7条车辆行驶证，属专车的日常由专车使用人负责保管，如专车使用人出差或休假，需将专车车辆行驶

证及车辆钥匙交由行政部保管；保险单由行政部统一保管，按车建立资料、费用档案。

第8条每车设置《车辆行驶记录表》（附件3）,当班司机使用前应核对车辆里程表与记录表是否相符，与前

一次用车记录是否相符，使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途、费用明细等，对发生的票据编号整

理，以备报销时核对。

第9条车辆每日使用完毕和节假日应停放在公司指定场所，并将车门锁好，将钥匙交回给行政部保管。

每年设置《车辆加油记录表》（附件5）,经手驾驶员在发现车辆油量不够需加油时，凭公司统一发放的针对

每辆车配置的加油卡加油，同时在《车辆加油记录表》上作好记录以备查。

第10条行政部人员每月不定期抽查一次，如发现记载不清、不全或者未记载的情况，应通报司机并对相关

责任人提出批评，不听劝告、屡教屡犯者应给与处分，并停止其使用资格。

第三章车辆使用

第11条车辆使用范围

（1）公司员工在本地或短途外出办事、联系业务、接送。

（2）接送公司宾客。

（3）专车专用。

第12条车辆使用程序

（1）车辆使用实行派车制度。

①属个人使用的专车由使用人自行驾驶，一般不纳入调派，如专车使用人出差或休假，专车由行政部调

派；属部门使用的专车使用实行报备制度，只需填写《车辆使用申请单》，由部门领导签字确认，出车前交

行政部备案。公务车由行政部统一调派。

②公务用车，使用人向行政部提出申请并填写《车辆使用申请单》，说明用车事由、地点、时间等，部门

经理签字后交行政部负责人审批调派。行政部负责人依重要性顺序派车，各部门用车不得直接与司机联系,

不按规定办理申请者，不得派车。车辆使用申请尽量作到当班用车1小时前申请，下午用车二午申请，次

日用车当日申请，夜间用车下班前申请，集体活动用车2天前申请，以便统一安排。

③由行政部将《车辆调派单》（见附件2）交与司机，司机根据《车辆调派单》予以出车。

④遇紧急情况或突发事件可随时派车。事后一天内由使用人补办手续。

⑤任何人均依上述程序申请派车，否则不予派车，司机不可擅自出车，擅自出车一次罚款200元。

（2）司机按用车人员的目的地行车。行车前需选择好最住路线.对同一方向、同•时间段的派车要求尽量

合用，减少派车次数和车辆使用成本。

（3）用车完毕，司机填写用车实际情况记录。使用人用车完毕在《车辆行驶记录本》上签字确认。

第13条车辆驾驶人员必须持有驾照，熟悉并严格遵守交通法规。

第14条驾驶人员于驾驶车辆前，应对车辆做基本的检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、

外观等）。如发现故障、配件失窃等现象，应立即报告，隐瞒不报而由此引发的后果由驾驶人员负责。

第15条驾驶员不得擅自将公用车开回家，或做私用，违者受罚，经公司特别批准的除外。

第16条车辆应停放于指定位置、停车场或者适当的合法位置。任意放置车辆造成违犯交规、损毁、失窃，

由驾驶人员赔偿损失，并予以处分。

第17条驾驶人员应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后应将车辆清洗干净。

第四章维修保养

第18条本公司的车辆的维修保养，原则上按照车辆技术手册执行各种维修保养，并须按照预算执行。

第19条车辆维修、保养、加油程序

（1）司机发现车辆故障或者需要保养时，应先填写《车辆维修保养申请单》（附件4）向行政部提交车

辆保养维修申请、申报维修保养的项目及费用预算，行政部会同相关人员进行确认核实后，由总经理批准

后予以送指定维修厂检修。

（2）维修结束，提车时，送修人应对维修车辆进行技术鉴定，检验合格，收回更换的旧部件，并核定维修

费用的合理、准确性后，方可在维修厂家的单据上签字。送修人对费用的真实性负责。

（3）车辆的维修保养应在指定厂家完成，否则维修保养费用一律由送修人承担。

（4）可自行维修者，可报销购买材料和零件的费用。

（5）车辆于行驶过程中发生故障急需修理时，可根据实际情况进行修理，但非迫切需要或者维修费用超过

2000元时，应与公司联系请求批示。

（6）由于司机使用不当或者疏于保养造成车辆损坏或机件故障，所需费用视情节轻重，由公司和司机按照

比例共同负担。

（7）行政部每月负责统一购买汽油，并分配到各车辆油卡上。一律采用油卡加油，非特殊情况严禁现金加

油。特殊情况（加油卡损坏、加油点网络中断等）下需现金加油者，向行政部说明原因，得到允许后方可

加油。每次加油时，司机需填写《车辆加油记录本》（见附件5）,以备报销时核对。

7、行政部对车辆进行不定期的检查，内容包括：本制度执行情况、车内外卫生、一般保养状况等。检查不

合格者，对司机或相关责任人处50〜200元不同程度的罚款，情节严重者取消驾驶员驾驶资格。

第五章车辆保险

第20条公司通过商定，确定承险保险公司。

第21条公司所有车辆的保险，统一由公司支付分担。

第22条公司车辆投保险种以及标准按照相关规定执行，不得私刍增加或减少投保险种，也不得私自提高和

降低额度。

第23条一旦出现车辆保险索赔事件，行政部应在第一时间与保险公司取得联系，并保存好索赔资料”事故

处理完毕后，办理索赔手续。

第六章违规与事故处理

第24条在下列情形之一的情况下，违犯交通规则或发生事故后果，由驾驶人全部承担，并予以记过或免职

处分。

（1）无照驾驶。

（2）未经许可将车借给他人使用。

（3）酒后驾车。

第25条违反交通规则，其罚款由司机个人（含非专职司机）和公司各自承担50乐涉及驾照扣分的由当事

人负担。行政部负责每周在网上查询维章记录一次，并做好处理。

第26条各种车辆在运行过程中遇到不可抗拒的因素发生，应先急救伤患人员，向附近公安交通管理部门报

案，并主动与公司取得联系协助处理。如属小事故，可自行处理后向公司报告。

第27条意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后，再视情况力司机与公司按比例承担。

第28条发生重大交通事故后，如需向受害当事人赔偿，在扣除保险金额后，再视差额由司机与公司按比例

承担。

第七章费用报销

第29条车辆维修保养及过境/过路费用按凭证实报实销。司机于每月10日、25日前将所负责车辆当月高速

费、过桥费及停车费等票据贴好，连同该车辆行驶记录木、车辆加油记录本交行政部审核签字后，交财务

负责人审核签字，最后报主管副总/总经理签字后，方可报销。

第八章附则

第30条本制度经呈总经理核准后公布实施，修改时亦同。

附件1：《车辆使用申请单》

附件2：《车辆调派单》

附件3：《车辆行驶记录表》

附件4：《车辆维修保养申请单》

附件5：《车辆加油记录表》

附件6：《车辆情况一览表》

附件1车辆使用申请单年月日

申请人