林业公司客户档案执行规定

林业公司客户档案执行规定

一、总则1.目的为加强林业公司客户档案管理，提高客户服务质量，维护公司与客户的良好合作关系，有效利用客户资源，特制定本规定。2.依据本规定依据国家相关法律法规以及林业公司的经营理念和管理需求制定。3.目标确保客户档案的完整性、准确性、保密性和可用性，为公司的市场营销、客户服务、决策支持等提供有力保障。二、适用范围本规定适用于林业公司全体员工在与客户业务往来过程中涉及的客户档案管理工作，同时涉及客户在档案信息提供与确认方面的相关事宜。三、组织架构与职责分工1.档案管理部门-负责制定和完善客户档案管理制度与流程。-对各部门移交的客户档案进行统一接收、整理、分类、存储和保管。-定期对客户档案进行清查、盘点，确保档案的完整性和准确性。-按照规定为公司内部各部门提供客户档案的查阅、借阅服务。2.业务部门-在业务开展过程中负责收集、整理客户的基础信息、业务往来记录等档案资料。-及时将整理好的客户档案资料移交至档案管理部门。-根据业务需求，向档案管理部门提出客户档案的查阅、借阅申请。3.信息技术部门-负责搭建和维护客户档案管理信息系统，确保系统的稳定运行。-协助档案管理部门对客户档案进行数字化处理，提高档案管理效率。-保障客户档案信息系统的安全，防止信息泄露和数据丢失。四、管理内容与流程1.档案收集-业务部门在与客户首次建立联系或开展业务活动时，应全面收集客户的基本信息，包括但不限于客户名称、法定代表人、联系方式、经营范围、经营地址等。-在业务合作过程中，及时记录客户的订单信息、交易记录、服务反馈等业务往来资料。-对于客户的变更信息，如联系方式变更、经营范围调整等，业务部门应及时更新并记录。2.档案整理-档案管理部门接收业务部门移交的客户档案资料后，按照统一的分类标准进行整理。分类可根据客户类型（如林业种植户、木材加工企业、林业科研机构等）、业务性质（如销售业务、合作项目等）等进行。-对每份档案资料进行编号、编目，确保档案的系统性和条理性。-对纸质档案进行装订、装盒，对电子档案进行存储、备份，建立相应的索引目录。3.档案存储-设立专门的客户档案存储场所，配备必要的存储设备和防护设施，如档案柜、防潮柜、防火设备等，确保纸质档案的安全保存。-采用安全可靠的存储介质和存储方式对电子档案进行存储，定期进行数据备份，防止数据丢失。-对客户档案存储场所进行严格的安全管理，限制无关人员进入，确保档案的保密性。4.档案查阅与借阅-公司内部员工因工作需要查阅客户档案的，应填写《客户档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经部门负责人审批后，到档案管理部门进行查阅。-如需借阅客户档案，应填写《客户档案借阅申请表》，明确借阅期限、归还日期等，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。-借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得擅自涂改、复制、转借他人，按时归还档案。档案管理部门应做好借阅登记和催还工作。5.档案更新与维护-业务部门在发现客户信息变更或有新的业务往来记录时，应及时通知档案管理部门进行档案更新。-档案管理部门定期对客户档案进行清查，核实档案信息的准确性和完整性，对过期或无用的档案进行清理。-信息技术部门定期对客户档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统功能的正常运行和数据的安全。五、权利与义务1.员工权利-员工有权按照规定查阅和借阅客户档案，以满足工作需要。-员工对客户档案管理工作提出合理建议和意见的权利，公司应给予重视和反馈。2.员工义务-严格遵守客户档案管理制度，不得擅自泄露、篡改、销毁客户档案信息。-积极配合档案管理部门做好客户档案的收集、整理、移交等工作。-在使用客户档案过程中，确保档案的安全和完整，如有损坏或丢失应及时报告并承担相应责任。3.客户权利-客户有权了解公司对其档案信息的收集、使用和保管情况。-客户对自身档案信息的准确性、完整性有疑问时，有权要求公司进行核实和更正。4.客户义务-客户应如实向公司提供准确、完整的档案信息，如有变更应及时通知公司。-配合公司对客户档案的管理工作，不得故意干扰或阻碍档案管理流程的正常进行。六、监督与考核机制1.监督机制-档案管理部门定期对各部门的客户档案管理工作进行检查，包括档案收集的及时性、整理的规范性、存储的安全性等方面。-内部审计部门不定期对客户档案管理工作进行审计，检查档案管理制度的执行情况，防范档案管理过程中的风险。-设立举报渠道，鼓励员工和客户对违反客户档案管理制度的行为进行举报，公司对举报信息进行核实和处理。2.考核机制-将客户档案管理工作纳入员工绩效考核体系，对在档案管理工作中表现优秀的员工给予表彰和奖励，如评选优秀档案管理员、业务部门档案管理先进个人等。-对违反客户档案管理制度的员工，视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职降薪等；造成严重后果的，依法追究法律责任。-对业务部门的客户档案管理工作进行量化考核，考核指标包括档案收集的完整性、档案移交的及时性、档案查阅的合规性等，考核结果与部门绩效挂钩。七、附则1.本规定由林业公司行政主管部门负责解释和修订。2.本规定自发布之日起生效实施，全体员工和客户应严格遵守。如有未尽事宜，参照公司其他相关规定执行。在实施过程中，如遇国家法律法规和政策调整，本规定应相应