宾馆住宿登记及结算模板

宾馆住宿登记及结算模板一、引言住宿登记与结算是宾馆运营的核心流程之一，直接关系到合规性（符合《旅馆业治安管理办法》等法规要求）、客户体验（高效便捷的入住与离店流程）及财务管理（准确核算收入与成本）。本文结合行业规范与实际需求，设计了一套专业、可落地的住宿登记及结算模板，并提供使用说明与注意事项，旨在帮助宾馆优化流程、降低风险。二、宾馆住宿登记模板设计登记模板分为入住登记与续住登记两类，覆盖客人从入住到续住的全流程信息记录需求。（一）入住登记模板（核心字段）入住登记是宾馆履行治安责任的关键环节，需完整记录客人身份信息与入住细节。模板采用表格化设计，清晰区分必填项与可选项，便于工作人员快速填写。项目内容说明**客人基本信息**姓名：__________（必填）；性别：□男□女（必填）；联系电话：__________（必填）证件类型：□身份证□护照□港澳台通行证□其他（必填）；证件号码：__________（必填）国籍/地区：__________（必填，如“中国”“美国”“中国香港”）**预订信息**预订渠道：□线上（□携程□美团□其他）□线下□协议单位（必填）预订人姓名（如有）：__________；预订日期：YYYY-MM-DD（可选）**房间信息**房间类型：□标准间□大床房□套房□其他（必填）；房间号：__________（必填）入住日期：YYYY-MM-DDHH:MM（必填，如“____14:30”）离店日期：YYYY-MM-DDHH:MM（必填，如“____12:00”）房费单价：__________元/晚（必填，如“300”）；押金金额：__________元（必填，如“200”）**规则确认**客人签字：__________（必填，确认已阅读并遵守《宾馆住宿规则》，如禁止吸烟、访客管理等）登记人（工作人员）：__________（必填）；登记日期：YYYY-MM-DDHH:MM（必填）（二）续住登记模板（补充字段）当客人需要延长住宿时间时，需通过续住登记更新信息，避免漏算房费或引发纠纷。模板关联原入住记录，简化重复信息填写。项目内容说明**原登记关联**原入住登记编号：__________（必填，关联原记录）；客人姓名：__________（必填）原房间号：__________（必填）；原离店日期：YYYY-MM-DDHH:MM（必填）**续住信息**续住天数：__________天（必填，如“1”）；续住后离店日期：YYYY-MM-DDHH:MM（必填）续住期间房费单价（如有调整）：__________元/晚（可选，如原单价不变则填“同原”）新增押金金额（如有）：__________元（可选，如无需追加则填“0”）**确认签字**客人签字：__________（必填，确认续住条款）；工作人员签字：__________（必填）登记日期：YYYY-MM-DDHH:MM（必填）三、宾馆住宿结算模板设计结算模板需清晰呈现消费明细与费用逻辑，确保客人对费用无异议。模板涵盖预收款、消费、核算、支付全流程，符合财务记账规范。（一）结算模板核心结构（表格化展示）项目内容说明**预收款记录**日期：YYYY-MM-DD（必填，如“____”）；金额：__________元（必填，如“500”）支付方式：□现金□微信□支付宝□银行卡□其他（必填）；备注：__________（如“押金”）**消费明细**项目名称：房费（必填）；消费日期：YYYY-MM-DD（必填）；天数：__________（必填，如“2”）单价：__________元/晚（必填，如“300”）；金额：__________元（必填，如“600”）项目名称：餐饮（可选）；消费日期：YYYY-MM-DD（可选）；数量：__________（可选，如“1”）单价：__________元（可选，如“80”）；金额：__________元（可选，如“80”）项目名称：洗衣（可选）；消费日期：YYYY-MM-DD（可选）；数量：__________（可选，如“2”）单价：__________元（可选，如“30”）；金额：__________元（可选，如“60”）项目名称：迷你吧（可选）；消费日期：YYYY-MM-DD（可选）；数量：__________（可选，如“1”）单价：__________元（可选，如“20”）；金额：__________元（可选，如“20”）项目名称：其他杂费（可选）；消费日期：YYYY-MM-DD（可选）；说明：__________（可选，如“停车费”）金额：__________元（可选，如“50”）**费用核算**房费合计：__________元（必填，如“600”）；餐饮合计：__________元（可选，如“80”）杂费合计：__________元（可选，如“130”）；总消费金额：__________元（必填，房费+餐饮+杂费，如“810”）预收款金额：__________元（必填，如“500”）；应补/应退金额：__________元（必填，总消费-预收款，如“310”）**支付信息**支付方式：□现金□微信□支付宝□银行卡□其他（必填）；支付金额：__________元（必填，如“310”）支付日期：YYYY-MM-DDHH:MM（必填）；凭证编号（如有）：__________（可选）**退款信息**退款金额：__________元（可选，如“200”）；退款方式：□现金□微信□支付宝□银行卡□其他（可选）退款日期：YYYY-MM-DDHH:MM（可选）；凭证编号（如有）：__________（可选）退款原因：__________（可选，如“押金退还”）**确认签字**客人签字：__________（必填，确认费用无误）；收银员：__________（必填）结算日期：YYYY-MM-DDHH:MM（必填）（二）关键逻辑说明1.房费计算：房费=入住天数×房费单价（入住天数=离店日期-入住日期，不足1天按1天计算，具体规则需在《住宿规则》中明确）。2.应补/应退金额：正数表示客人需补付费用（如总消费810元，预收款500元，应补310元）；负数表示宾馆需退还费用（如总消费400元，预收款500元，应退100元）。3.消费明细：需逐一列出所有额外消费（如餐饮、洗衣、迷你吧），并附消费日期与数量，便于客人核对。四、模板使用说明（一）适用场景本模板适用于各类宾馆、酒店、民宿等住宿场所，可根据规模调整字段（如团队客人可增加“团队名称”“团队人数”字段；会员客人可增加“会员编号”“会员折扣”字段）。（二）填写规范1.必填项：客人姓名、证件类型/号码、联系电话、房间号、入住/离店日期、房费单价、押金金额、客人签字等字段必须填写，不得遗漏。2.准确性：信息需真实有效（如证件号码需与原件核对），日期格式统一为“YYYY-MM-DDHH:MM”，金额需用阿拉伯数字填写。3.修改规则：如需修改登记或结算信息，需由客人与工作人员共同签字确认，避免纠纷。（三）流程衔接1.入住登记：客人到店后，工作人员核对证件原件，填写《入住登记模板》，录入宾馆管理系统（如PMS系统），并收取押金。2.续住登记：客人提出续住需求后，工作人员调取原入住记录，填写《续住登记模板》，更新系统中的离店日期与房费信息，如需追加押金需明确告知客人。3.结算流程：客人离店前，工作人员调取系统中的消费记录（房费+额外消费），填写《结算模板》，向客人出示明细并解释费用构成，客人确认无误后支付应补款项或收取退款，最后双方签字确认。五、注意事项（一）合规性要求1.身份登记：严格按照《旅馆业治安管理办法》规定，登记客人有效身份证件（身份证、护照等），不得留宿无有效证件人员。2.数据留存：登记记录需留存不少于30天（具体期限按当地公安部门要求），电子记录需备份存储，纸质记录需装订成册。（二）隐私保护1.客人信息（如证件号码、联系电话）需严格保密，不得泄露或用于非业务用途（如营销推广）。2.结算凭证需加盖宾馆公章，避免客人信息被滥用。（三）财务准确性1.每日核对登记与结算数据，确保房费计算、消费明细、预收款及退款金额无误。2.额外消费需由客人签字确认（如餐饮账单、洗衣单），避免后续争议。（四）客户沟通1.入住时需明确告知客人房费标准、押金政策及额外消费项目（如迷你吧收费、停车费），避免“隐性消费”纠纷。2.结算时需耐心解答客人疑问，如对费用有异议，需及时核实并调整。六、总结本套宾馆住宿登记及结算模