物业部会议室管理制度

物业部会议室管理制度第一章物业部会议室使用规范

1.物业部会议室是公司内部重要的沟通交流场所，旨在提高工作效率，促进部门间的协作。为确保会议室的正常使用，特制定以下管理制度。

a.会议室使用前，需提前向物业部申请，填写《会议室使用申请表》，明确会议主题、时间、参会人员等信息。

b.会议室使用过程中，参会人员应遵守公司纪律，保持会场秩序，不得大声喧哗、吸烟、乱丢垃圾等。

c.会议室使用完毕后，需及时清理会场，将桌椅摆放整齐，关闭门窗，确保会议室的整洁和设施完好。

2.会议室使用时间规定：

a.会议室使用时间一般不超过2小时，如有特殊情况，需提前向物业部申请，说明原因。

b.会议室使用时间不得与公司重要活动、会议冲突，确保公司整体工作的正常运行。

3.会议室使用注意事项：

a.会议室使用前，需检查设备设施是否完好，如有损坏或故障，应及时报修。

b.会议室使用时，应合理使用设备，避免因操作不当导致设备损坏。

c.会议室使用完毕后，需关闭投影仪、空调等设备，节约能源。

4.会议室管理责任人：

a.物业部负责会议室的日常管理工作，包括会议室的预约、使用、维护等。

b.会议室使用人需对会议室的使用情况负责，确保会议室的正常使用。

5.违规处理：

a.如有违反上述规定的行为，物业部有权对违规人员进行警告、通报批评等处理。

b.对于严重违规行为，将按照公司相关规定进行处理。

第二章会议室预定流程与使用申请

1.要用会议室，先得预定。预定会议室得走个流程，不能说用就用。首先，你得知道会议室的空余时间，这可以通过物业部贴在墙上的时间表查看，或者直接问负责的同事。

2.确定了时间，就要填个《会议室使用申请表》。这个表格得写清楚会议的名称、目的、预计参加的人数，还有你的联系方式，这样万一有变动，物业部能及时通知你。

3.表格填好后，得交给物业部的负责人。他们会对你的申请进行审核，看看时间上有没有冲突，会议室那时候是不是已经被人预定了。

4.如果审核通过了，物业部会在申请表上盖章，然后给你一份回执，这就意味着你的预定成功了。如果没通过，他们也会告诉你原因，你可以换个时间再试试。

5.预定成功后，记得在会议前一天再跟物业部确认一下，看看会议室的准备情况，免得当天出什么岔子。

6.在会议当天，提前十五分钟到会议室，这样可以确保一切准备就绪。如果用到什么特殊设备，比如投影仪或者额外的椅子，提前跟物业部说，让他们准备好。

7.会议结束后，记得把会议室恢复原状。椅子摆整齐，垃圾带走，设备关掉。这样，下一个使用的人就能直接用了，也体现了你的责任心。

8.如果会议取消或者时间变动，要及时通知物业部，免得他们白准备一场，也能让其他人有机会使用会议室。

第三章会议室环境维护与管理

1.会议室用完之后，得保持干净整洁。想象一下，别人用完会议室，桌上杯盘狼藉，地上都是垃圾，多影响心情啊。所以，会议结束后，参会人员要自觉把垃圾带走，桌上的东西归置好。

2.会议室里的设备也要爱护。投影仪、电脑、话筒这些，用的时候要轻拿轻放，别用力摔或者乱扔。用完之后，要检查一遍，看看是不是都正常，如果有问题，及时告诉物业部。

3.会议室的空调、照明这些，用的时候要注意节约。夏天空调别开太低，冬天也别太高，舒服就好。用完了一定要关掉，免得浪费电，还可能造成设备损坏。

4.会议室的窗户，开会时可以适当开一点通风，但会后要记得关好，防止灰尘进来，也避免晚上下雨进水。

5.会议室里的椅子、桌子，用的时候要轻拿轻放，别弄坏了。如果有椅子脚松了，桌子不平了，也要告诉物业部，让他们来修。

6.会议室的卫生，平时物业部会定期打扫，但参会人员也要自觉保持。比如，喝完水的瓶子，吃剩下的食物，这些都要带走或者扔进垃圾桶。

7.如果会议室里有些贵重的设备或者资料，会后要记得收好，别放在桌子上让人随便拿走。贵重物品丢失，那可是个大麻烦。

8.会议室是个公共场所，大家要共同维护。如果发现有人破坏会议室的环境或者设备，可以提醒一下，也可以告诉物业部，大家一起维护好这个共同的交流空间。

第四章会议室使用中的行为准则

1.开会的时候，手机最好调成静音或者振动，别让手机铃声打扰到大家。如果确实有急事需要接电话，悄悄出去接，别影响会议进程。

2.会议室不是聊天室，开会时就专心开会，别开小差，更别随意打断别人发言。轮到自己发言时，言之有物，简明扼要，别啰嗦。

3.会议室里，尊重别人是基本的礼貌。别人发言时，认真听，必要时做做笔记，点头表示理解，别一副不耐烦的样子。

4.如果会议提供茶水或者小吃，拿自己那份就好，别贪多。有的人一见吃的就抢，这不仅不礼貌，还可能让别人觉得你素质低。

5.开会时，如果需要用到会议室的设备，比如投影仪或者白板，用之前先确认一下是否正常工作，不会用就问别人，别硬生生地去摆弄。

6.会议室里，尽量不要抽烟。如果实在忍不住，得出去到指定的地方抽，别在会议室里熏得大家难受。

7.开会时，如果需要临时离开一会儿，悄悄地出去，尽量别影响别人。回来时也是，轻手轻脚的，别影响会议氛围。

8.会议结束时，别急于离开，等主持人宣布散会后，再有序离场。有的人会议一结束就像离弦的箭一样冲出去，这不仅不礼貌，也可能撞到别人或者弄倒东西。

第五章会议室突发事件处理

1.开会时万一遇到突发事件，比如突然停电，得保持冷静。可以让会议暂停一下，大家一起等电力恢复，或者改个时间再继续。

2.如果有人不舒服，比如头晕、恶心，得赶紧让人离开会议室，到通风的地方休息。同时，可以问一下有没有人懂得急救知识，帮忙处理一下。

3.会议室里如果突然发现了东西丢失，比如笔记本电脑或者文件，别慌张，先看看是不是自己或者同事不小心带走了。如果真的丢了，及时告诉物业部，他们会有处理办法。

4.如果会议室的设备突然坏了，比如投影仪不亮了，可以先试试重启看看。如果还是不行，就联系物业部，让他们来修或者换一个设备。

5.会议进行中，如果有人闯进来说找东西或者误入了，要礼貌地请他们出去，并告诉他们以后要提前预约。

6.如果会议室外面突然发生什么事，比如火灾或者紧急疏散，要按照物业部的指示行事，快速而有序地离开会议室。

7.开会时如果遇到外面噪音很大，影响了会议，可以暂时停下来，等外面安静了再继续。如果影响很大，可以考虑换个地方开或者改天再开。

8.遇到任何突发事件，记得保持镇定，及时沟通，合理处理。别让小事变成大事，影响整个会议的进行。

第六章会议室使用后的反馈与改进

1.会议结束后，最好能有个简单的反馈环节。参会人员可以提提意见，比如会议组织得怎么样，会议室设施有没有什么需要改进的地方。

2.物业部会定期收集这些反馈，然后根据大家的意思，对会议室的使用规定或者设备进行改进。比如，如果大家都觉得会议室的椅子不够舒服，物业部可能会考虑换一批椅子。

3.如果在使用会议室的过程中，发现了什么问题，比如投影仪的清晰度不够，或者空调的温度不合适，可以及时跟物业部说，他们会记下来，找机会解决。

4.反馈不仅仅是提意见，也可以是表扬。如果会议室的某个方面做得很好，比如服务很周到，或者环境很舒适，也可以告诉物业部，让他们知道哪些地方做得好，继续保持。

5.物业部会根据反馈情况，定期对会议室进行检查和维护，确保会议室的各种设施都能正常工作。

6.如果有大的改进项目，比如重新装修或者增加设备，物业部会提前通知大家，可能需要临时调整会议室的使用计划。

7.反馈的时候，尽量具体一些，这样物业部才能更准确地了解问题所在，更快地解决问题。

8.大家一起努力，让会议室的使用体验越来越好，这样无论是开会还是交流，都能在一个舒适的环境中进行。

第七章会议室安全注意事项

1.会议室的安全得放在第一位，尤其是防火和疏散。得看看会议室里有没有消防器材，比如灭火器，还得知道疏散通道在哪里，万一有紧急情况，能快速逃生。

2.会议室里不要乱拉电线，用电器也得小心，别让电线绊倒人，也别用那些看起来就不安全的破旧电器。

3.开会时，如果用到电源插座，得检查一下插座有没有损坏，电源线是不是固定好了，别让它们乱七八糟地躺在地上。

4.如果会议室里有个紧急出口，得确保它随时都能打开，别让什么杂物挡住了，影响疏散。

5.会议室的窗户，如果是在高层，得确保窗户是安全的，不能让人轻易打开爬出去，尤其是有小孩子的会议。

6.开会时，如果有人带了易燃易爆的东西，比如烟火爆竹，得提醒他们不能带进会议室，这是基本的安全常识。

7.定期得检查会议室的安全设备，比如烟雾报警器、灭火器等，确保它们都能正常工作。

8.会议开始前，最好能简单介绍一下会议室的安全注意事项，提醒大家注意安全，特别是新来的员工，得让他们知道这些安全知识。

第八章会议室卫生与清洁

1.会议室的卫生很重要，用完之后得打扫干净。一般来说，物业部会定期清洁，但参会人员也得自觉保持卫生，别乱丢垃圾或者搞得到处都是脚印。

2.开会时如果用到食物或者饮料，最好用一次性杯子和纸巾，这样方便清理，也不会弄脏会议室。

3.如果有人在会议室里吃饭，吃完后要记得把餐具收好，别留在桌上。如果弄脏了桌子，用湿纸巾或者干净的布擦一擦。

4.会议室里的垃圾桶要定时清空，特别是如果开会的人多，垃圾会比较多，得确保垃圾桶不会满出来。

5.地毯或者地板要定期吸尘或者拖地，保持地面干净整洁。如果有污渍，得及时清理，免得越拖越难看。

6.会议室的窗户和玻璃，要定期擦洗，保持干净透明。不然时间长了，窗户上都是灰尘和指印，影响美观。

7.会议室里的空调过滤网，也得定期清洗，否则不仅吹出的风不干净，还可能影响空调的效率。

8.如果会议室里配备了饮水机或者咖啡机，用完之后要清理台面，倒掉剩余的水，保持设备的清洁，避免滋生细菌。

第九章会议室设备管理与维护

1.会议室里的设备，比如投影仪、电脑、音响等，得好好管理。每次用完之后，要检查一下设备有没有损坏，如果有，及时报修。

2.设备使用前，得确保它已经连接好，比如投影仪的线都插好了，电脑的电源也接上了，免得开会时手忙脚乱。

3.如果会议室里有麦克风或者音响，用的时候要轻拿轻放，别用力摔或者乱扔，这样容易损坏。

4.设备的遥控器也要管理好，用完之后放回原位，别乱丢，免得下次找不到。

5.设备的说明书和保修卡，得放在一个固定的地方，方便查找和维修。

6.设备的清洁也很重要，比如电脑键盘，时间长了会有灰尘和脏东西，定期用清洁布擦一擦。

7.设备的软件和系统，也要定期更新，这样能保证设备的稳定性和安全性。

8.如果会议室里的设备比较复杂，可以组织一个简单的培训，让大家都了解一下设备的基本操作和注意事项。

第十章会议室文化氛围建设

1.会议室不仅仅是开会的地方，也是展示公司文化和氛围的窗口。可以适当装饰一下会议室，比如挂上公司的logo，或者放一些绿色植物，让人感觉更温馨。

2.开会时，可以播放一些轻柔的音乐，让会议氛围更加轻松。但音乐得选择好，别太吵，也别太俗，免得影响会议效果。

3.会议室里可以准备一些便利贴、笔和记事本，方便参会人员做笔记或者临时记录重要信息。

4.如果会议室里有电视或