企业公章使用管理与登记规范

企业公章使用管理与登记规范引言公章是企业法人意思表示的法定载体，具有代表企业行使民事权利、履行民事义务的法律效力（依据《中华人民共和国民法典》第六十一条、《中华人民共和国公司法》第十三条）。规范公章使用与登记管理，是防范企业法律风险、保障企业财产安全、维护企业信誉的核心举措。为明确公章使用流程、责任边界及登记要求，根据法律法规及企业实际情况，制定本规范。第一章总则1.1制定目的规范企业公章的使用、保管及登记行为，防范未经授权的用印风险，保障企业合法权益，维护企业法人的公信力。1.2依据本规范依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国刑法》及企业章程制定。1.3适用范围本规范适用于企业及所属分支机构的公章管理（包括企业法定名称章、合同专用章、财务专用章等，其中法定名称章具有最高法律效力）。1.4管理原则1.合法性原则：用印行为必须符合法律法规、企业章程及政策规定，严禁用于非法或违规事项。2.审慎性原则：严格控制公章使用权限，避免在空白文件、不确定事项上用印，降低潜在风险。3.权责一致原则：申请人对用印事由的真实性负责，审核人对文件合法性负责，审批人对决策后果负责，保管人对公章安全负责。4.痕迹可追溯原则：所有用印行为必须留存完整记录（申请、审核、审批、用印、归档），确保责任可追溯。第二章公章使用范围界定2.1允许使用的情形（1）合同协议类：签订各类业务合同、合作协议、框架协议等；（2）公文证明类：出具企业通知、函件、介绍信、授权委托书、资质证明（如营业执照复印件、组织机构代码证复印件）等；（3）行政事务类：办理工商登记、税务申报、银行开户/变更、社保公积金缴纳等；（4）法律事务类：出具诉讼/仲裁文书、律师函、调解协议等（需经法务部门审核）；（5）其他类：经管理层批准的、与企业业务相关的合法事项。2.2限制使用的情形（1）重大权益事项：对外担保、重大资产处置（如房产/股权出售）、企业合并/分立等，需经股东会或董事会决议后使用；（2）敏感事项：涉及企业商业秘密、知识产权的文件，需经法务部门审核后使用。2.3禁止使用的情形（1）个人事务：为员工个人借款、担保、购房等事项用印；（2）非法事项：用于违反法律法规（如诈骗、洗钱）或企业章程的行为；（3）空白文件：在空白纸张、空白合同、未填写完整的文件上用印；（4）无关事项：与企业业务无关的其他事项（如为第三方出具虚假证明）。第三章公章使用流程3.1申请申请人填写《公章使用申请表》（附件1），内容包括：申请人姓名、所在部门、联系方式；用印事由（需明确具体事项，如“签订2023年XX项目购销合同”）；文件名称及内容摘要（如“《XX项目购销合同》，约定供货数量、金额、交货时间”）；用印份数、接收方信息（如“甲方：XX公司，地址：XX市XX区XX路XX号”）；附件：拟用印文件的原件或复印件。3.2审核部门负责人对申请材料进行实质性审核：（1）确认用印事由与部门职责的关联性；（2）核查拟用印文件内容的合法性（如合同条款是否符合法律法规、是否存在无效条款）；（3）核对文件版本（如是否为最终版、是否有双方签字）。审核通过后，部门负责人在申请表上签署“同意审核”意见并签字。3.3审批根据用印事项的重要程度，实行分级审批：事项类型审批权限一般事项（如日常公文、常规合同）部门经理重要事项（如重大合同、对外担保）总经理/法定代表人特殊事项（如诉讼文书、敏感文件）法务部门审核+总经理审批人需对审核结果进行复核，确认无风险后签署“同意用印”意见并签字。3.4用印（1）核对手续：用印人（保管人或其授权人员）需核对以下内容：申请表是否经审核、审批；拟用印文件与申请表内容是否一致；文件是否为空白或未填写完整（严禁在空白文件上用印）。（2）规范用印：公章印迹需清晰、完整，不得重叠或模糊；用印位置需准确（通常盖在文件落款处“法定代表人”签字下方，骑年盖月，如“2023年10月15日”）；多页文件需加盖骑缝章（确保每页都有公章印迹）。（3）记录用印：用印后，用印人在申请表上签字确认，并在文件上标注用印日期（如“用印日期：____”）。3.5归档（1）材料收集：申请人需将《公章使用申请表》、审批文件、拟用印文件的原件或复印件交行政部门；（2）电子台账：行政部门通过OA系统或专用软件建立电子台账，记录以下信息：用印日期、申请人、部门、用印事由、文件名称、审批人、用印人、份数；（3）纸质归档：将申请表、审批文件、文件复印件存入专门档案柜，保存期限不少于10年（或按企业章程规定）。第四章公章保管规范4.1保管责任人（1）企业公章由行政部门指定专人保管（以下简称“保管人”），保管人需签署《公章保管责任书》（附件2），明确职责；（2）保管人应具备以下条件：与企业签订正式劳动合同；无违法犯罪记录；责任心强，熟悉公章管理规定。4.2保管要求（1）存放方式：公章需存放在企业指定的保险柜内，保险柜钥匙由保管人专人保管，不得转交他人；（2）使用限制：非工作时间（如节假日、下班后）如需使用公章，需经总经理批准，并由保管人到场办理；（3）外出管理：严禁将公章带离企业办公场所（特殊情况需经总经理批准，并由两人同行，确保公章不脱离保管人视线）。4.3交接管理（1）保管人因离职、调岗等原因需要变更时，应办理交接手续，填写《公章交接记录表》（附件3），内容包括：交接日期、交接双方姓名、监交人姓名；公章名称、数量、状态（如“完好”“有磨损”）；保险柜钥匙数量、密码（如有）；（2）交接时，监交人（行政部门负责人）需在场见证，交接双方签字确认后，新任保管人需立即检查公章是否完好，如有损坏或遗失，应及时报告。4.4遗失与补办（1）遗失处理：如公章遗失，保管人应立即向行政部门报告，行政部门需在24小时内发布遗失声明（如在当地报纸、企业官网刊登），并向公安机关报案；（2）补办流程：补办公章时，需提交以下材料：遗失声明原件；公安机关出具的报案证明；企业章程；法定代表人身份证复印件；到工商行政管理部门办理备案手续后，方可重新刻制公章。第五章责任追究5.1违规行为认定（1）未经审批用印：未按流程申请、审核、审批，擅自使用公章；（2）擅自外借：将公章带离企业办公场所或借给他人使用（未经总经理批准）；（3）伪造变造：伪造、变造公章或使用伪造、变造的公章；（4）保管不善：因保管人疏忽导致公章遗失、被盗用；（5）虚假登记：未按规定登记用印信息或伪造登记记录；（6）空白用印：在空白文件上加盖公章。5.2责任类型（1）行政责任：对于违规行为，企业可根据情节轻重给予以下处分：警告、记过（适用于情节较轻的行为，如未按规定登记）；降薪、撤职（适用于情节较重的行为，如未经审批用印）；解除劳动合同（适用于情节严重的行为，如伪造公章、擅自外借导致企业损失）。（2）经济责任：因违规用印给企业造成经济损失的，责任人需承担赔偿责任（赔偿金额根据损失大小及过错程度确定，如“未经审批用印导致合同无效，赔偿企业因此遭受的损失”）。（3）法律责任：构成犯罪的，依法追究刑事责任：根据《中华人民共和国刑法》第二百八十条规定，伪造公司、企业、事业单位、人民团体的印章的，处三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利，并处罚金；因违规用印导致企业承担民事责任的，责任人需承担连带赔偿责任（如未经审批用印导致合同无效，责任人需赔偿企业因此遭受的损失）。5.3追究程序（1）调查核实：发现违规行为后，行政部门需立即展开调查，收集证据（如用印记录、文件原件、证人证言），出具《违规行为调查报告》；（2）处理决定：管理层根据调查报告作出处理决定，告知当事人处理结果，当事人有申诉权（可在收到处理决定之日起5个工作日内提出申诉，管理层需在10个工作日内作出答复）；（3）执行处理：处理决定生效后，行政部门需将处理结果存入当事人人事档案，并告知相关部门（如财务部门，用于扣减赔偿金额）。第六章附则6.1生效日期本规范自发布之日起施行，原有的《公章管理办法》同时废止。6.2修订程序（1）本规范如需修订，由行政部门提出修订建议，征求法务部门、各业务部门意见后，提交管理层审议；（2）修订后的规范需经总经理批准后发布，并告知全体员工。6