湖北省会议费管理制度

湖北省会议费管理制度一、制度背景

湖北省作为我国中部地区的重要省份，近年来，随着经济的快速发展，各类会议活动日益增多。为加强会议费管理，规范会议开支，提高资金使用效益，湖北省制定了一系列会议费管理制度。本制度旨在明确会议费的管理原则、使用范围、审批流程、报销程序等，确保会议费用合理、合规、高效使用。

二、管理原则

湖北省会议费管理制度遵循以下原则：

1.合法合规：会议费用必须严格按照国家法律法规和财政管理制度执行，确保所有开支合法、合规。

2.严格审批：会议举办前需进行严格的审批程序，确保会议的必要性、合理性和预算控制。

3.效率优先：会议组织应注重效率，减少不必要的环节，提高会议召开效率。

4.透明公开：会议费用使用情况应公开透明，接受监督，确保资金使用的合理性和公正性。

5.严格控制：对会议费用进行严格的预算控制，杜绝浪费现象，确保资金使用的效益最大化。

6.专款专用：会议费用必须专款专用，不得挪作他用。

7.节约环保：在会议组织过程中，提倡节约资源和环保意识，减少会议对环境的影响。

三、使用范围

湖北省会议费管理制度规定，会议费用适用于以下范围：

1.政府部门、事业单位、社会团体等举办的各类会议，包括但不限于工作会议、座谈会、研讨会、培训会等。

2.会议所需的场地租赁、设备租赁、交通费用、住宿费用、餐饮费用、印刷费用、专家咨询费等直接费用。

3.会议资料制作、邮寄费用，以及与会议直接相关的其他支出。

4.为了提高会议效率，经批准的会前调研、会后总结等辅助工作费用。

5.会议组织过程中的必要开支，如通讯费、办公费等。

6.会议期间的安全保卫、医疗保障等费用。

7.符合国家规定，经批准的其他与会议直接相关的费用。

四、审批流程

湖北省会议费管理制度明确了会议费用的审批流程，具体如下：

1.提出申请：会议组织者需提前向财务部门提交会议费用预算申请，内容包括会议名称、时间、地点、参会人员、预算明细等。

2.初步审核：财务部门对申请进行初步审核，确保预算合理、符合相关规定。

3.部门审批：将审核后的预算提交给相关部门负责人审批，审批通过后，财务部门根据审批结果制定会议费用预算计划。

4.预算执行：会议组织者按照预算计划执行会议费用支出，并做好相关记录。

5.会议结束后，组织者需及时提交会议费用报销申请，包括会议费用支出明细、发票等凭证。

6.终审报销：财务部门对报销申请进行复审，确保报销内容与预算相符、凭证齐全。

7.批准报销：复审通过后，由财务部门负责人批准报销，并将报销款划拨至组织者指定的账户。

8.监督检查：财务部门对会议费用使用情况进行定期或不定期的监督检查，确保制度执行到位。

五、报销程序

湖北省会议费管理制度的报销程序如下：

1.准备报销材料：会议结束后，组织者需收集整理会议费用相关凭证，包括但不限于会议通知、参会人员名单、费用发票、支付凭证等。

2.编制报销单：根据会议费用支出情况，编制详细的报销单，列明各项费用的具体金额、用途和依据。

3.提交报销申请：将编制好的报销单及所有相关凭证提交至财务部门。

4.初步审核：财务部门对报销申请进行初步审核，检查报销单填写是否完整、凭证是否齐全、费用是否符合预算。

5.复审与批准：财务部门将报销申请提交给相关领导进行复审，复审无误后，由财务部门负责人批准报销。

6.划拨报销款：财务部门在批准报销后，将报销款划拨至组织者提供的银行账户。

7.报销档案管理：财务部门对报销档案进行归档管理，包括报销单、凭证等，以备后续审计和查询。

8.费用结算：会议组织者收到报销款后，应及时核对费用支出与报销金额的准确性，确保结算无误。

9.反馈与改进：财务部门对报销过程进行跟踪和反馈，如有发现的问题，及时与会议组织者沟通，共同改进报销流程。

10.定期审计：财务部门定期对会议费用报销情况进行审计，确保会议费用管理制度的有效执行。

六、监督检查

湖北省会议费管理制度强调对会议费用使用的监督检查，具体措施包括：

1.定期检查：财务部门应定期对会议费用使用情况进行检查，包括预算执行情况、费用支出是否符合规定等。

2.不定期抽查：对部分会议费用使用情况进行不定期抽查，以核实会议费用使用的真实性和合规性。

3.内部审计：内部审计部门应定期对会议费用管理进行审计，确保制度的贯彻执行和资金使用的安全性。

4.公开透明：会议费用使用情况应通过内部公告或官方网站等方式公开，接受社会监督。

5.问题整改：对于检查中发现的问题，应要求相关单位及时整改，并对整改情况进行跟踪验证。

6.责任追究：对违反会议费用管理制度的行为，应依法依规追究相关责任人的责任。

7.教育培训：加强对会议组织者和财务人员的培训，提高其遵守会议费用管理制度意识和能力。

8.案例分析：定期对会议费用管理中的典型案例进行分析，总结经验教训，完善管理制度。

9.持续改进：根据监督检查结果和实际情况，不断优化会议费用管理制度，提高管理效率。

10.信息化管理：利用信息化手段，建立会议费用管理数据库，实现费用使用的实时监控和分析。

七、责任与权限

湖北省会议费管理制度明确了各相关部门和个人的责任与权限：

1.财务部门责任：

-负责会议费用的预算编制、审批和报销审核。

-对会议费用使用进行监督管理，确保合理合规。

-定期对会议费用使用情况进行汇总和分析。

2.会议组织者责任：

-负责提出会议费用预算申请，确保预算的合理性和必要性。

-按照审批通过的预算执行会议费用，并做好相关记录。

-提供会议费用报销所需的相关凭证。

3.部门负责人权限：

-对会议费用预算申请进行初步审核和批准。

-对会议费用报销申请进行复审和批准。

-对违反会议费用管理制度的行为提出处理意见。

4.内部审计部门权限：

-对会议费用管理进行审计，确保制度执行和资金安全。

-对审计中发现的问题提出整改建议。

5.监督检查部门权限：

-定期或不定期对会议费用使用进行检查。

-对检查中发现的问题进行通报和整改要求。

6.组织者权限：

-根据审批通过的预算组织会议。

-在预算范围内调整会议费用支出。

-向财务部门提交会议费用报销申请。

7.员工责任与权限：

-遵守会议费用管理制度，合理使用会议费用。

-向会议组织者提供必要的费用报销凭证。

-对违反会议费用管理制度的行为提出批评和建议。

八、违规处理

湖北省会议费管理制度对违规行为有明确的处理规定，具体如下：

1.超预算使用：对超出审批预算的会议费用，责令改正，并追究相关责任人的责任。

2.擅自改变用途：对将会议费用用于非会议相关事项的，责令退回违规支出，并视情节轻重给予警告或处分。

3.虚报冒领：对虚报费用、冒领会议费用的，责令退回全部费用，并给予警告、记过或降级处分。

4.伪造凭证：对伪造会议费用凭证的，一经查实，除追回全部费用外，给予开除处分。

5.丢失凭证：对因管理不善导致会议费用凭证丢失的，责令相关责任人承担相应责任。

6.未经批准召开会议：对未经批准擅自召开会议的，责令停止会议，并追究相关责任人的责任。

7.不按时报送报销：对未按规定时间报送报销申请的，责令补报，并给予警告。

8.不配合监督检查：对不配合监督检查、隐瞒事实的，给予警告或处分。

9.处罚执行：对违反会议费用管理制度的责任人，根据情节轻重，给予相应的纪律处分或行政处罚。

10.违规责任追究：对违反会议费用管理制度的行为，涉及其他法律法规的，依法予以追究。

九、附则

湖北省会议费管理制度的附则部分包含以下内容：

1.本制度适用于湖北省各级政府部门、事业单位、社会团体等举办的各类会议。

2.各级单位应根据本制度制定具体的实施细则，并报上级主管部门备案。

3.本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

4.本制度的解释权归湖北省财政厅。

5.本制度如有未尽事宜，由湖北省财政厅负责解释和调整。

6.各级单位应加强对本制度的学习和宣传，提高全体工作人员的会议费用管理意识。

7.本制度实施过程中遇到的问题，应及时向湖北省财政厅反映，以便及时解决和改进。

8.对本制度的执行情况进行监督，对违反制度的行为进行严肃处理。

9.本制度如有修改或废止，以湖北省财政厅发布的正式文件为准。

10.本制度自发布之日起实施，以前发布的有关会议费用管理的文件与本制度不一致的，同时废止。

十、实施要求

为确保湖北省会议费管理制度的有效实施，以下要求需严格遵守：

1.提高认识：各级单位应充分认识加强会议费管理的重要性，将其作为一项长期工作来抓。

2.加强宣传：通过多种渠道对会议费管理制度进行宣传，提高全体工作人员的知晓率和遵守度。

3.严格执行：各级单位应严格按照制度规定执行会议费用管理，不得擅自变更或放宽标准。

4.严格监督：建立健全监督机制，对会议费用使用情况进行定期和不定期的监督检查。

5.严肃问责：对违反会议费管理制度的行为，要严肃追究相关责任人的责任，确保制度执行到