企业印章交接管理记录范本

企业印章交接管理记录范本一、引言印章是企业行使民事权利、履行民事义务的重要法律凭证，其保管与使用直接关系到企业的法律责任与财产安全。为规范企业印章交接流程，明确交接双方及监交人的责任，避免因交接不清引发的法律风险或管理漏洞，特制定本《企业印章交接管理记录范本》。本范本旨在通过标准化记录，实现印章交接的可追溯性，保障企业印章管理的规范性与安全性。二、适用范围本范本适用于企业所有正式印章的交接管理，包括但不限于：公章（企业法人章）；合同专用章；财务专用章；法定代表人印章；部门专用章（如人力资源部、行政部）；电子印章（需补充电子密钥等信息）。适用场景：人员离职/调岗交接、临时借用交接、印章保管人变更、异地分支机构印章交接等。三、印章交接管理记录核心要素为确保交接责任可追溯，记录需包含以下关键信息：1.交接主体信息：交接方（原保管人）、接收方（新保管人）、监交人（见证者）的姓名、部门、职务；2.印章基本信息：印章名称、编号（如有）、类型（实体/电子）、刻制日期；3.交接场景信息：交接类型（离职/调岗/临时借用等）、交接时间、交接地点；4.印章状态确认：交接时印章的物理状态（是否完好、有无裂纹/磨损、印模清晰度）、电子印章的密钥有效性；5.交接内容清单：需交接的物品（印章本体、印模卡、使用登记本、电子密钥、密码等）；6.责任确认：交接双方及监交人对交接内容、状态的签字确认；7.备注：特殊情况说明（如印章损坏、未结清的使用事项、临时借用的归还期限等）。四、企业印章交接管理记录范本**记录编号****交接类型****印章名称****印章编号****交接方****接收方****监交人**（按企业档案编码规则填写）□离职交接□调岗交接□临时借用□其他（请注明）例：**XX有限公司公章**例：GY-____姓名：张三部门：行政部职务：行政专员姓名：李四部门：行政部职务：行政主管姓名：王五部门：行政部职务：行政经理**交接时间****交接地点****印章状态描述**例：____14:30例：总部行政部办公室（302室）□完好（无裂纹、无磨损，印模清晰）□轻微损坏（需注明：如边缘有细微裂纹）□严重损坏（需注明：如印面缺失）**交接内容清单****备注**1.印章本体1枚；2.印模卡1张（2023年12月刻制）；3.《印章使用登记本》（2023年1月-2024年3月）；4.电子印章密钥1个（编号：DZ-____）例1：临时借用，需于____前归还；例2：交接前已核对2024年1-3月使用记录，无未结清事项；例3：印章边缘有细微裂纹，已告知接收方，后续将启动补刻流程**交接方签字****接收方签字****监交人签字**张三（____）李四（____）王五（____）备注说明：电子印章交接需补充：电子密钥编号、密码重置记录、系统权限变更截图（附后）；临时借用需明确归还时间，逾期未还的，监交人需在2个工作日内催讨并记录进展；印章状态若为“损坏”，需同步填写《印章损坏情况说明表》（附件1），并由三方签字确认。五、填写说明1.记录编号：按企业档案管理规则编制（如“YZ-JJ-____”，其中“YZ”代表“印章”，“JJ”代表“交接”，“2024”代表年份，“001”代表序号）；2.交接类型：根据实际场景勾选，“其他”需注明具体情况（如“异地分支机构印章移交”）；3.印章名称：填写印章的全称（如“XX有限公司合同专用章”），避免简称；4.印章编号：填写印章刻制时的唯一编号（如有），无编号的可填“无”；5.交接方/接收方/监交人：需填写完整姓名、部门及职务，确保责任到人；6.交接时间：填写具体到分钟的时间（如“____14:30”），避免模糊表述；7.交接地点：填写具体地点（如“总部行政部办公室302室”），便于后续核查；8.印章状态描述：需客观、详细（如“印章完好，无裂纹，印模清晰；电子密钥可正常登录系统”），避免“正常”等模糊词汇；9.交接内容清单：需逐一列出所有交接物品，确保无遗漏（如“印章本体1枚、2023年印模卡1张、《印章使用登记本》（2023.____.3）1本、电子密钥（编号：DZ-____）1个”）；10.备注：填写特殊情况（如“临时借用期限至____”“印章边缘有细微裂纹，已告知接收方”），确保风险可控。六、注意事项（一）交接流程规范1.监交人要求：监交人需为企业行政部门负责人、财务部门负责人或分管领导，确保其具备足够的权威性与责任意识；2.前置核查：交接前，交接方需提交《印章使用情况汇总表》（附件2），接收方与监交人需核对近3个月的使用记录，确认无未结清的合同、款项或法律事项；3.现场确认：交接时，三方需共同检查印章状态（如实体印章的印面完整性、电子印章的密钥有效性），确认无误后签字；4.后续更新：交接完成后，行政部门需在1个工作日内更新《企业印章保管台账》（附件3），并通过企业内部系统公示新的保管人信息。（二）特殊情况处理1.印章损坏：交接时发现印章损坏的，需在“备注”中注明损坏情况（如“印面有1cm裂纹”），并由三方签字确认；同时，启动《印章损坏处理流程》（附件4），及时补刻新印章并报废旧印章。2.未结清事项：交接前发现有未结清的印章使用事项（如“____签订的《采购合同》未完成盖章备案”），需由交接方完成后续事项后再进行交接；若无法及时完成，需在“备注”中注明“未结清事项：《采购合同》（编号：CG-____）未备案，交接方需在____前完成”，并由三方签字确认。3.临时借用：临时借用的印章需在“备注”中明确归还时间（如“____前归还”），逾期未还的，监交人需向借用方发送《印章归还催讨函》（附件5），并记录催讨情况。（三）电子印章交接补充1.电子印章交接需额外记录：电子印章的系统账号、密钥编号、登录密码、权限范围；2.交接后，接收方需在1个工作日内更改电子印章的登录密码，并将密码变更记录提交行政部门备案；3.电子印章的密钥需由接收方妥善保管（如存入企业密码管理器或加密U盘中），避免泄露。七、档案管理要求1.保存期限：《企业印章交接管理记录》需作为企业重要档案保存，保存期限不少于10年（若涉及重大法律事项，需永久保存）；2.归档流程：交接完成后，由行政部门将记录与《印章使用登记本》《印章保管台账》一并归档，归档时需标注“印章交接”类别；3.查询权限：记录的查询需经行政部门负责人批准，避免无关人员查阅。八、附则1.本范本由企业行政部门制定，经总经理审批后生效；2.本范本未尽事宜，可由行政部门补充修订；3.本范本解释权归企业行政部门所有。附件清单（可选）：1.《印章损坏情况说明表》；