企业股东会议签到与管理制度

企业股东会议签到与管理制度第一章总则第一条目的为规范企业股东会议（以下简称“股东会”）签到管理，保障股东合法权益，确保股东会决议的合法性、有效性及会议秩序，根据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规及公司章程，制定本制度。第二条适用范围本制度适用于企业召开的所有股东会会议，包括定期股东会会议（如年度股东大会）和临时股东会会议（如重大事项决议会议）。第三条基本原则1.真实性：签到信息必须真实反映股东或其代理人的实际出席情况，严禁伪造、篡改或代签。2.准确性：签到信息的填写与核对需确保股东身份、持股数量、授权范围等核心信息与实际一致。3.保密性：签到信息属于企业重要档案，未经批准不得向无关第三方泄露。4.效率性：优化签到流程，减少冗余环节，确保股东会按时召开。第二章签到管理第四条签到主体1.股东本人：持有企业股份的自然人或法人股东（法人股东需由法定代表人或授权代表出席）。2.代理人：股东因特殊原因（如出差、疾病）无法亲自出席的，可书面委托代理人出席（代理人可为自然人或法人）。3.列席人员：根据公司章程或股东会决议需列席会议的人员（如公司高管、监事、法律顾问等），列席人员无表决权。第五条签到方式企业可根据实际情况选择纸质签到或电子签到，鼓励采用电子签到提高效率。1.纸质签到：制作统一的《股东会议签到表》（以下简称“签到表”），内容包括：股东姓名/名称、持股数量、身份证号/统一社会信用代码、签到时间、代理人信息（如有）、授权委托书编号（如有）、联系电话。股东或代理人需现场签署签到表，签署后不得涂改。2.电子签到：采用符合《电子签名法》规定的电子签到系统（如企业OA系统、第三方会议签到平台），确保电子签名的可靠性（需满足“专有性、可控性、可追溯性”要求，如使用数字证书）。电子签到记录需包含与纸质签到表一致的信息，并自动生成不可篡改的电子台账。第六条签到流程1.会前准备：企业需在股东会召开前15日（符合《公司法》规定），以书面（或电子邮件）形式通知全体股东，告知会议时间、地点、议题及签到所需材料（如身份证、授权委托书）。提前布置签到场地，配备工作人员（如行政人员、法务人员）负责核对信息。2.现场签到：股东本人出席：出示身份证（自然人股东）或营业执照复印件（法人股东，需加盖公章），核对无误后签署签到表或进行电子签到。代理人出席：出示授权委托书原件（需注明授权范围、期限及委托人签名/盖章）、代理人身份证（自然人代理人）或营业执照复印件（法人代理人），核对无误后签署签到表或进行电子签到。列席人员出席：出示工作证件或邀请函，核对无误后签署签到表或进行电子签到。3.迟到处理：股东或代理人迟到的，需在签到表上注明迟到时间（如“14:30迟到15分钟”）。会议开始后15分钟内迟到的，可正常签到；超过15分钟的，需经主持人同意后方可入场签到（主持人可根据会议进展决定是否允许）。4.未签到处理：股东或代理人未签到且未书面说明原因的，视为放弃本次股东会的表决权（但不影响其股东资格及其他权益，如分红权）。未签到但书面说明原因（如不可抗力）的，公司需保留说明材料，待后续核实。第三章会议流程衔接第七条签到与会议开始的衔接1.签到时间：企业需在会议开始前30分钟启动签到（如会议14:00开始，13:30开始签到）。2.统计与报告：签到截止后（会议开始时间），工作人员需立即统计以下信息：出席股东人数（自然人股东+法人股东代表）；出席股东所持表决权比例（需符合《公司法》及公司章程规定的法定比例，如普通决议需出席股东所持表决权过半数，特别决议需三分之二以上）。向主持人提交《出席情况报告》，主持人需当场宣布出席情况（如“本次会议应到股东XX名，实到XX名，出席股东所持表决权占总表决权的XX%，符合法定要求”）。3.延期处理：若出席人数未达到法定比例，主持人需宣布会议延期召开（延期后再次召开的，需重新通知股东）。第八条身份确认与表决权行使的衔接1.签到后，工作人员需向股东或代理人发放会议资料（如议程、议案、财务报告）及表决权凭证（如表决票、电子表决码）。2.表决时，工作人员需核对以下信息：股东或代理人的签到信息与表决权凭证的一致性；代理人的授权范围（如是否有权表决某一特定议案）。3.对不符合要求的表决权行使（如超越授权范围），工作人员需当场制止，并向主持人报告。第四章档案管理第九条签到表的保存1.纸质签到表：由董事会秘书负责保管（或指定专人保管），装订成册并加盖公司公章。保存期限：不少于10年（符合《公司法》关于公司档案保存的规定）。2.电子签到记录：存储在企业专用服务器（或云存储平台），定期备份（至少每月一次），防止数据丢失。保存期限：不少于10年，电子记录的修改需留有痕迹（如操作日志），严禁擅自删除或篡改。第十条签到信息的查阅1.股东查阅：股东可查阅本人的签到信息，需提交书面申请（注明查阅理由、时间），经董事会秘书批准后，方可查阅（纸质签到表需在公司办公场所查阅，电子记录可通过邮件发送）。2.内部查阅：公司监事、董事会秘书、财务负责人等内部人员因工作需要查阅的，需履行内部审批手续（如填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字）。3.外部查阅：司法机关、行政监管部门（如工商局、证监会）因执法需要查阅的，需出示有效法律文书（如调查令、通知书），经公司法定代表人批准后，方可查阅。第五章责任追究第十一条伪造签到信息的责任1.股东或代理人责任：伪造他人签名、篡改授权委托书或提供虚假材料签到的，需承担民事责任（如赔偿公司及其他股东的损失）；情节严重的，可能构成刑事犯罪（如伪造公司印章罪、诈骗罪）。公司可根据公司章程的规定，对其进行处分（如限制其未来1年内的表决权）。2.内部人员责任：企业工作人员（如行政人员、董事会秘书）伪造、篡改签到信息的，需给予纪律处分（如警告、降薪、辞退）；情节严重的，追究法律责任（如职务侵占罪、伪造公文罪）。第十二条未履行签到义务的责任1.股东或代理人无正当理由未签到的，视为放弃本次股东会的表决权（公司需在股东会决议中注明“股东XX未出席，放弃表决权”）。2.未签到但给公司造成损失的（如因未出席导致会议延期，增加公司成本），公司可要求其赔偿损失。第六章附则第十三条制度的修订本制度的修订需由董事会提出议案，经股东会审议通过后生效（修订后的制度需重新发布，并告知全体股东）。第十四条解释权本制度的解释权归公司董事会所有（董事会可根据实际情况发布《实施细则》，细化签到流程）。第十五条生效日期本制度自发布之日起生效（如“2023年XX月XX日