档案管理工作责任制与考核细则范本

档案管理工作责任制与考核细则范本一、总则（一）制定目的为加强本单位档案管理工作，明确各岗位档案管理责任，规范档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等全流程管理，保障档案的真实性、完整性、安全性和可利用性，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《企业档案管理规定》《档案管理规范》（GB/T____）等法律法规及上级档案管理部门要求，结合本单位实际，制定本细则。（二）适用范围本细则适用于本单位及所属各部门档案管理工作，涵盖文书档案、会计档案、科技档案、人事档案、电子档案等各类档案。（三）基本原则1.责任到人：明确各级领导、档案管理部门、各职能部门及相关人员的档案管理责任，形成“全员参与、分级负责”的工作体系。2.规范管理：严格按照国家及行业档案管理标准，规范档案流程，确保档案质量。3.安全保密：坚持“安全第一、预防为主”，落实档案安全保密措施，防止档案损毁、丢失或泄密。4.有效利用：优化档案检索与利用服务，提高档案资源的利用率，为单位决策和业务开展提供支撑。二、档案管理工作责任制本单位档案管理实行“党委/党组统一领导、分管领导负责、档案管理部门归口管理、各部门协同配合”的责任体系，具体责任如下：（一）档案管理委员会责任档案管理委员会是本单位档案管理工作的决策机构，由单位主要领导、分管领导、各部门负责人及档案管理部门负责人组成，其责任包括：1.统筹规划档案管理工作，制定本单位档案管理中长期发展规划、年度工作计划及重大事项决策（如档案库房建设、设备购置、信息化项目立项等）。2.审议本单位档案管理规章制度（如《归档范围及保管期限表》《档案利用办法》《档案安全保密制度》等），确保制度符合法律法规及单位实际。3.协调解决档案管理工作中的重大问题（如跨部门档案移交争议、档案安全事故处理等），保障档案管理工作顺利开展。4.监督检查各部门档案管理工作落实情况，每年至少听取1次档案管理工作汇报，审议档案工作考核结果。5.审批到期档案销毁意见，确保档案销毁程序合法合规。（二）分管档案工作领导责任分管领导是本单位档案管理工作的直接责任人，其责任包括：1.贯彻落实国家档案法律法规及上级要求，督促档案管理委员会和档案管理部门执行工作计划及规章制度。2.协调解决档案管理工作中的重要问题（如人员配备、经费保障、部门协作等），确保档案管理工作所需资源（人员、经费、设备、库房）到位。3.定期检查档案管理工作情况（每季度至少1次），听取档案管理部门负责人汇报，及时纠正工作中的偏差。4.对档案管理工作中的优秀单位和个人进行表彰，对不合格的单位和个人提出批评教育或问责意见。（三）档案管理部门负责人责任档案管理部门（如办公室、档案处/科）是本单位档案管理工作的归口管理部门，其负责人责任包括：1.组织实施档案管理委员会及分管领导的决策部署，主持档案管理部门日常工作，制定部门年度工作计划并落实。2.负责档案管理人员的业务培训（每年至少2次）、考核及队伍建设，提高档案管理人员的专业素质和业务能力。3.审核档案收集、整理、归档、利用、鉴定、销毁等工作流程，确保档案质量符合国家及单位规范要求。4.组织开展档案利用服务，编制档案检索工具（如档案目录、索引、指南），提高档案利用效率；定期分析档案利用情况，提出改进建议。5.负责档案安全保密工作，制定档案安全应急预案（如防火、防盗、防泄密等），定期组织安全检查（每月至少1次），及时消除安全隐患。6.推进档案信息化建设，组织实施纸质档案数字化、电子档案管理系统运维等工作，确保档案信息安全。（四）专职档案员责任专职档案员是档案管理工作的具体执行者，其责任包括：1.档案收集：按照本单位《归档范围及保管期限表》，收集各部门形成的档案材料（包括纸质、电子、声像等载体），确保收集及时（如季度末收集当季档案）、完整（无遗漏重要材料）、真实（材料内容准确）。2.档案整理：对收集的档案材料进行分类、编号、装订、编目，编制档案目录（如案卷目录、卷内目录）及检索工具，确保整理规范（符合GB/T____标准）。3.档案保管：负责档案库房的日常管理，定期检查库房温湿度（保持18-24℃、45%-60%）、防火（灭火器有效）、防盗（监控正常）、防蛀（投放防虫剂）、防霉变（通风干燥）等情况，做好库房环境记录；对破损档案进行修复，确保档案安全。4.档案利用：办理档案借阅、复制、移交手续，登记《档案利用台账》（包括借阅人、借阅时间、借阅内容、归还时间、利用目的等）；提供档案咨询服务，及时反馈利用效果。5.档案鉴定与销毁：定期对到期档案进行鉴定（每5年至少1次），提出销毁意见，报档案管理委员会审批；按照规定程序销毁档案（如编制《销毁清册》、双人监销、签字确认），确保销毁合法。6.档案信息化：负责纸质档案数字化扫描、电子档案著录及管理系统维护，确保电子档案与纸质档案一致；做好档案数据备份（异地备份至少1份），防止数据丢失。7.制度执行：严格遵守档案管理规章制度，参与制度修订，提出改进工作的建议；完成档案管理部门负责人交办的其他工作。（五）各部门兼职档案员责任各部门应指定1名兼职档案员，负责本部门档案管理工作，其责任包括：1.档案预收集：收集本部门日常工作中形成的档案材料（如文件、报表、合同、会议记录等），确保材料真实、准确、完整；对材料进行初步整理（如分类、排序），形成预归档材料。2.档案移交：按照规定时间（如季度末10日内）将预归档材料移交专职档案员，办理《档案移交清单》（双方签字确认），确保移交及时、手续齐全。3.档案利用协助：协助专职档案员做好本部门档案的利用工作（如提供档案背景说明、解释材料内容），确保利用准确。4.安全保密：遵守档案安全保密规定，妥善保管本部门未移交的档案材料，不泄露档案中的敏感信息（如涉密文件、个人隐私信息）。5.业务培训：参加档案管理部门组织的业务培训，提高档案管理水平；提出本部门档案管理工作的改进建议。（六）各部门负责人责任各部门负责人对本部门档案管理工作负总责，其责任包括：1.督促本部门兼职档案员履行职责，确保本部门档案材料及时收集、整理、移交。2.审核本部门预归档材料的真实性、准确性，防止虚假或无效材料进入档案。3.支持档案管理部门工作，配合完成档案检查、考核及整改工作。三、档案管理工作考核细则（一）考核对象本单位档案管理部门、各职能部门（含兼职档案员）、专职档案员。（二）考核方式1.日常检查：档案管理部门每月对各部门档案收集、整理、移交情况进行检查，填写《日常检查记录表》，作为季度及年度考核的依据。2.季度抽查：档案管理委员会每季度组织一次抽查，重点检查档案质量（如整理规范率）、安全保密（如库房设施）、制度执行（如借阅登记）等情况，形成《季度抽查报告》。3.年度考核：每年12月底进行全面考核，结合日常检查、季度抽查结果及各部门自查报告（12月10日前提交），综合评定考核等级。（三）评分标准（总分100分）考核采用量化评分方式，分为7个大类，具体指标及分值如下：考核大类分值具体指标及评分标准**1.组织领导**10分（1）成立档案管理委员会，每年至少召开2次会议（4分）：未成立不得分，少1次会议扣2分；

（2）制定档案管理年度工作计划并落实（3分）：未制定不得分，落实不力扣1-2分；

（3）分管领导每季度听取1次工作汇报（3分）：少1次扣1分。**2.制度建设**15分（1）制定《归档范围及保管期限表》并报上级审核（5分）：未制定不得分，未审核扣2分；

（2）制定档案收集、整理、利用、保密等规章制度（5分）：每缺1项扣1分；

（3）规章制度执行情况（5分）：执行不力扣1-5分（如未按规定移交档案）。**3.档案收集**20分（1）收集及时率（10分）：达到95%以上得10分，90%-94%得8分，85%-89%得6分，80%-84%得4分，低于80%不得分（计算方式：及时收集数量/应收集数量×100%）；

（2）收集完整率（10分）：达到98%以上得10分，95%-97%得8分，90%-94%得6分，85%-89%得4分，低于85%不得分（计算方式：完整收集数量/应收集数量×100%）。**4.整理归档**25分（1）整理规范率（10分）：符合GB/T____标准，达到95%以上得10分，90%-94%得8分，85%-89%得6分，低于85%不得分（计算方式：规范整理数量/应整理数量×100%）；

（2）归档及时率（10分）：按规定时间归档（如季度末10日内），达到100%得10分，每延迟1天扣1分；

（3）档案鉴定及时率（5分）：每5年完成1次到期档案鉴定，达到100%得5分，延迟1个月扣1分。**5.保管利用**10分（1）保管条件达标率（5分）：库房温湿度、防火、防盗等设施达标得5分，每缺1项扣1分；

（2）档案利用及时率（5分）：接到利用申请后1个工作日内提供档案得5分，每延迟1天扣1分。**6.安全保密**10分（1）未发生泄密事件（5分）：发生1次不得分；

（2）档案借阅登记齐全率（3分）：登记信息完整（借阅人、时间、内容、归还时间）得3分，每缺1项扣1分；

（3）定期检查安全设施（2分）：每月至少1次，少1次扣1分。**7.信息化建设**10分（1）档案数字化率（5分）：达到80%以上得5分，70%-79%得4分，60%-69%得3分，低于60%不得分（计算方式：数字化档案数量/全部档案数量×100%）；

（2）电子档案管理系统运行情况（5分）：系统正常运行得5分，出现故障未及时修复扣1-5分。（四）结果应用1.考核等级划分：根据总分评定为四个等级：优秀（90分及以上）：档案管理工作规范，成绩突出；良好（80-89分）：档案管理工作较规范，需进一步改进；合格（70-79分）：档案管理工作基本达标，存在明显不足；不合格（70分以下）：档案管理工作严重不达标，需全面整改。2.奖励与表彰：对考核优秀的部门和个人，给予表彰（如颁发“档案管理先进部门”“档案管理先进个人”证书）及物质奖励（如绩效奖金），优先推荐参加上级档案管理先进评选。对考核良好的部门和个人，给予肯定，鼓励其针对不足制定改进计划。3.整改与问责：对考核合格的部门和个人，要求在15日内提交《整改计划》，明确整改措施及期限，档案管理部门跟踪检查整改情况。对考核不合格的部门和个人，给予批评教育，取消当年评优资格；连续两年不合格的，对部门负责人及相关责任人进行问责（