机关档案管理工作职责与流程

机关档案管理工作职责与流程一、概述机关档案是机关履行职能、开展公务活动的原始记录，是国家档案资源的重要组成部分，承载着机关历史记忆、决策依据和公共服务价值。加强机关档案管理，既是贯彻《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）等法律法规的法定要求，也是保障机关工作连续性、维护公共利益、服务经济社会发展的重要基础。本文结合机关档案管理实际，梳理岗位职责与流程规范，旨在为机关档案管理人员提供可操作的指导框架，推动档案管理工作标准化、规范化、信息化。二、机关档案管理工作职责机关档案管理实行“统一领导、分级负责”的体制，需明确档案管理部门负责人、专职档案员、兼职档案员三类岗位的职责边界，确保责任到人、流程闭环。（一）档案管理部门负责人职责档案管理部门负责人是机关档案工作的统筹者，主要职责包括：1.规划与制度建设：制定机关档案管理中长期规划、年度工作计划；牵头修订档案管理制度（如《归档范围和保管期限表》《档案利用办法》《电子档案管理细则》），经机关负责人批准后组织实施。2.队伍管理：统筹专职/兼职档案员队伍建设，组织业务培训（如档案法律法规、整理规范、电子档案管理等），提升队伍专业素质。3.监督与协调：监督检查各部门档案收集、移交、利用等工作落实情况；协调解决档案管理中的重大问题（如档案库房建设、电子档案系统采购）。4.决策支持：向机关负责人汇报档案工作情况，提出优化档案管理的建议；参与重大活动档案收集的统筹协调。（二）专职档案员职责专职档案员是机关档案工作的具体执行者，主要职责包括：1.日常管理：负责机关档案的收集、整理、鉴定、保管、利用、统计、销毁等全流程操作；承担电子档案的接收、存储、备份、利用等工作。2.规范执行：严格落实《规定》及机关档案管理制度，编制《档案分类方案》《档号编制规则》等操作规范；指导兼职档案员开展预归档工作。3.利用服务：负责档案查阅、复制、借阅的审核与办理；解答用户档案利用咨询，收集利用反馈意见，优化服务流程。4.安全保障：负责档案库房的日常管理（如温湿度调控、防火防盗）；定期检查档案状况（如是否有霉变、虫蛀），及时修复破损档案。（三）兼职档案员职责兼职档案员是各部门档案工作的联络员，主要职责包括：1.部门档案收集：负责本部门公务活动中形成的文件材料（含电子文件）的日常收集，确保不遗漏、不丢失。2.预归档整理：按照机关档案分类方案，对本部门文件材料进行初步分类、排序、装订，形成预归档材料。3.按时移交：在规定时间内（如次年3月底前）向档案管理部门移交本部门上一年度的预归档材料，办理移交手续。4.配合利用：协助档案管理部门查找本部门档案，提供档案内容的解释说明；参与本部门档案的鉴定工作。三、机关档案管理工作流程机关档案管理流程遵循“收集-整理-鉴定-保管-利用-销毁”的生命周期逻辑，每个环节需严格规范操作，确保档案的真实性、完整性、可用性。（一）档案收集：源头管控，确保齐全完整目标：将机关公务活动中形成的所有应归档文件材料（含纸质、电子、音像等载体）纳入管理范围，避免遗漏。1.收集范围依据《规定》及机关《归档范围和保管期限表》，收集范围包括：公文类：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、纪要等；业务类：工作计划、工作总结、统计报表、调研材料、合同协议、审批材料、执法记录等；会议类：会议记录、会议纪要、会议议程、会议通知、参会人员名单等；音像类：反映机关重要活动的照片、录音、录像、光盘等；电子类：原生电子文件（如Word文档、Excel表格、PDF文件）、纸质档案数字化副本；实物类：荣誉证书、奖牌、印章、纪念品等（需附文字说明）。2.收集方式定期移交：各部门按年度向档案管理部门移交预归档材料（如次年上半年移交上一年度档案）；日常收集：重大活动（如重要会议、庆典、突发事件处置）形成的文件材料，由兼职档案员及时收集并移交；专项收集：机构改革、人员变动、项目验收等特殊情况形成的文件材料，由档案管理部门组织专项收集。3.收集要求所有应归档文件材料需“应收尽收”，不得擅自销毁或留存；电子文件需连同元数据（如创建者、创建时间、修改时间、格式）一并收集；移交时需填写《档案移交清单》，注明移交部门、档案名称、数量、载体类型等，双方签字确认。（二）档案整理：规范分类，实现有序管理目标：将收集的文件材料按一定规则分类、编号、装订，形成结构化的档案体系，便于查找利用。1.分类方法机关档案通常采用“年度-机构-问题”分类法（或“年度-问题-机构”，根据机关实际调整），具体逻辑如下：年度：按文件形成的公历年度分类（如2023年、2024年）；机构：按文件形成的部门分类（如办公室、人事处、业务一处）；问题：按文件涉及的业务领域分类（如公文处理、人事管理、项目管理）。分类方案需经机关负责人批准后实施，不得随意变更。2.档号编制档号是档案的唯一标识，需符合《规定》要求，结构为：全宗号-年度-机构（问题）-件号全宗号：由同级档案行政管理部门赋予，标识机关档案的整体归属；年度：文件形成的公历年度（如2023）；机构（问题）：文件形成的部门或涉及的业务领域（如“办公室”“人事管理”）；件号：文件在所属类别中的排列顺序号（如001、002）。示例：全宗号为“123”的机关，2023年办公室形成的第5件公文，档号为“____-办公室-005”。3.装订与著录装订：按“件”装订（每件为一个保管单位，如一份请示及对应的批复为一件）；去除金属物（如订书钉、回形针），用线装或胶装，保持文件整齐；著录：按照《档案著录规则》（GB/T3792.____），录入档案的核心信息（如文件题名、文号、责任者、日期、页数、档号、密级、保管期限），形成《档案目录》（纸质或电子）。（三）档案鉴定：科学评估，优化馆藏结构目标：定期对档案的保存价值进行评估，区分永久保管与定期保管档案，剔除无保存价值的档案，优化馆藏资源。1.鉴定组织机关需成立档案鉴定小组，成员包括：档案管理部门负责人（组长）；专职档案员（副组长）；业务部门负责人（如办公室主任、业务处处长）；法律人员（可选，负责审核档案的合法性）。2.鉴定标准依据《规定》及机关《归档范围和保管期限表》，档案保管期限分为：永久：反映机关主要职能活动、基本历史面貌，具有长远保存价值的档案（如机关章程、重要会议记录、重大活动文件、干部任免文件）；定期：反映机关一般职能活动，具有一定保存价值，到期后可销毁的档案（如一般工作计划、工作总结、普通会议纪要，保管期限为10年或30年）。3.鉴定程序初审：专职档案员对已到保管期限的档案进行梳理，提出初步鉴定意见（如“保留”“销毁”）；复审：鉴定小组对初审意见进行审核，重点审查永久保管档案的准确性、定期保管档案的销毁必要性；审批：复审意见报机关负责人批准，形成《档案鉴定意见书》。（四）档案保管：安全防护，保障档案存续目标：采取有效措施，确保档案实体与信息的安全，延长档案寿命。1.库房管理“八防”要求：防火（配备灭火器、消防栓）、防盗（安装防盗门窗、监控设备）、防蛀（放置樟脑丸、防虫剂）、防鼠（封堵缝隙、放置粘鼠板）、防潮（使用除湿机、干燥剂）、防尘（定期打扫、封闭档案柜）、防光（采用窗帘、防光玻璃）、防高温（使用空调，保持温度适宜）；温湿度控制：库房温度保持在14-24℃，相对湿度保持在45%-60%（可通过温湿度计监测，及时调整）；档案排列：档案柜按“从上到下、从左到右”的顺序编号，档案按档号顺序存放，标识清晰（如柜门上标注“2023-办公室-001至050”）。2.安全防护定期检查档案状况（如每半年一次），发现霉变、虫蛀、破损等问题，及时修复（如晾晒、除虫、装订）；电子档案需定期备份（如每月一次），备份介质采用异质（如光盘+硬盘）、异地（如机关本部+异地备份中心）存放，防止数据丢失；严格执行库房出入登记制度，非档案管理人员不得随意进入库房。3.档案统计建立档案统计台账，记录档案的收进、移出、利用、销毁等情况，主要包括：《档案收进台账》：记录每批移交档案的名称、数量、移交部门、日期；《档案利用台账》：记录查阅、复制、借阅档案的用户信息、利用目的、档案名称、日期；《档案销毁台账》：记录销毁档案的名称、数量、销毁日期、监销人员。（五）档案利用：服务需求，发挥档案价值目标：通过规范的利用流程，满足机关内部及社会公众的档案需求，发挥档案的凭证作用和参考价值。1.利用手续查阅：用户填写《档案查阅申请表》，注明查阅人姓名、部门、查阅目的、档案名称/档号，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理；复制：用户填写《档案复制申请表》，注明复制用途、复制数量，经档案管理部门负责人批准后，由专职档案员负责复制（复制件需加盖“档案复制件”公章）；借阅：仅限机关内部人员，填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限（一般不超过1个月），经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续（到期需及时归还，如需续借需重新审批）。2.利用方式现场查阅：用户到档案管理部门查阅档案，由专职档案员陪同，不得带出库房；在线利用：电子档案通过机关档案管理系统提供在线查阅（需设置用户权限，如普通员工只能查阅本部门档案，负责人可查阅全机关档案）；档案编研：根据机关需求，编制《档案参考资料》《机关大事记》《重要文件汇编》等，主动提供档案服务。3.利用反馈档案管理部门需收集用户反馈意见，填写《档案利用反馈表》，内容包括：用户对利用服务的满意度（如“满意”“一般”“不满意”）；用户的需求建议（如“增加在线利用功能”“优化档案目录检索”）；利用效果（如“解决了合同纠纷”“为决策提供了依据”）。（六）档案销毁：依法处置，杜绝资源浪费目标：对确无保存价值的档案进行依法销毁，避免无效占用档案资源。1.销毁范围经鉴定确无保存价值的定期保管档案；超过保管期限且无继续保存必要的档案；重复归档的档案（如同一文件的多份复印件）；伪造、篡改的档案（需经法律部门确认）。2.审批流程填写申请表：专职档案员填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、档号、数量、保管期限、销毁原因；鉴定小组审核：鉴定小组对《档案销毁申请表》进行审核，确认销毁范围的合法性、准确性；机关负责人批准：审核通过后，报机关负责人批准。3.监销程序监销人员：由档案管理部门和纪检监察部门共同监销（不少于2人）；销毁过程：监销人员核对销毁档案的名称、档号、数量，确认无误后，监督销毁（如纸质档案采用粉碎方式，电子档案采用物理销毁存储介质或逻辑删除并覆盖数据）；签字确认：销毁后，监销人员在《档案销毁申请表》上签字，注明销毁时间、方式、地点；归档保存：《档案销毁申请表》及相关材料（如《档案鉴定意见书》）需归档保存，保存期限为永久。四、电子档案管理特殊要求随着机关信息化建设的推进，电子档案已成为档案资源的重要组成部分，需重点加强以下环节的管理：（一）电子档案收集原生电子文件：收集机关办公系统（如OA系统）中形成的电子文件，需连同元数据（如创建者、创建时间、修改时间、格式、版本）一并收集；数字化副本：纸质档案数字化需符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T____）要求，确保数字化质量（如分辨率不低于300DPI，格式为PDF/A）。（二）电子档案存储存储介质：采用可靠的存储介质（如光盘、硬盘、云存储），定期备份（如每月一次）；存储系统：使用符合国家规范的电子档案管理系统（如具备访问控制、加密、备份恢复功能），确保电子档案的安全。（三）电子档案利用权限控制：根据用户角色设置不同的访问权限（如普通员工只能查阅本部门电子档案，负责人可查阅全机关电子档案）；利用痕迹：保留电子档案的利用痕迹（如访问日志、复制记录），便于追溯。（四）电子档案销毁销毁方式：采用不可恢复的方式（如物理销毁存储介质、逻辑删除并覆盖数据）；销毁验证：销毁后需验证电子档案是否彻底删除，确保无法恢复。五、结语机关档案管理是一项基础性、规范性、长期性的工作，需始终坚