招投标会议管理制度

招投标会议管理制度一、制度概述

招投标会议管理制度是企业内部对招投标过程进行规范和监督的重要手段。本制度旨在确保招投标工作的公平、公正、公开，提高工作效率，降低采购成本，保障企业利益。制度内容主要包括招投标会议的组织、程序、职责、纪律等方面。通过建立完善的招投标会议管理制度，为企业创造一个良好的招投标环境。

二、会议组织与职责

二、一、组织架构

招投标会议的组织架构应明确各部门的职责和权限，确保会议的顺利进行。通常包括以下部门或角色：

1.招投标管理部门：负责招投标工作的整体规划、组织实施和监督管理。

2.采购部门：负责具体采购项目的实施和协调。

3.法务部门：负责招投标过程中的法律咨询和合规性审查。

4.技术部门：负责对技术参数的评审和技术方案的审核。

5.财务部门：负责招投标过程中的预算管理和资金支付。

二、二、会议召开条件

招投标会议的召开应满足以下条件：

1.招投标项目已明确，需求文档完整。

2.招投标程序符合国家相关法律法规和公司内部规定。

3.参与招投标的供应商已确定，并已提交相关资质文件。

4.招投标管理部门已对供应商资质进行初步审核。

二、三、会议筹备工作

会议筹备工作包括：

1.制定会议议程，明确会议时间、地点、参会人员等。

2.编制会议通知，确保相关人员和部门收到。

3.准备会议材料，包括招标文件、技术规格书、投标文件等。

4.确保会议场所的设备齐全，如投影仪、音响等。

二、四、会议纪律

为确保会议的严肃性和效率，应遵守以下纪律：

1.参会人员应按时参加会议，不得无故缺席。

2.会议期间保持安静，不得随意离开会议室。

3.参会人员应认真听取他人发言，不得随意打断。

4.会议记录人员应准确记录会议内容，确保信息传达无误。

三、会议程序与流程

三、一、会议启动

招投标会议启动阶段，主持人应宣布会议开始，介绍参会人员，确认会议议程，并简要说明会议目的和重要性。同时，确保所有参会人员已经明确各自的职责和任务。

三、二、招标文件解读

会议进入招标文件解读环节，采购部门或招标代理机构负责详细解读招标文件，包括项目背景、需求说明、技术参数、投标要求、评标标准等内容。确保所有参会人员对招标文件有清晰的理解。

三、三、供应商介绍

供应商介绍环节，每个参与投标的供应商依次进行自我介绍，包括公司概况、产品或服务介绍、过往业绩等。此环节旨在让所有参会人员了解各供应商的基本情况。

三、四、答疑环节

答疑环节是参会人员提问和供应商解答的时间。参会人员可以就招标文件中的疑问、技术参数、投标要求等方面提出问题，供应商应给予明确、详细的回答。

三、五、技术评审

技术评审环节，技术部门对供应商的技术方案进行评审，包括方案可行性、技术先进性、实施计划等。评审过程中，应确保评审标准的公正性和客观性。

三、六、商务评审

商务评审环节，财务部门对供应商的商务报价进行评审，包括价格合理性、付款条件、售后服务等。评审时应综合考虑供应商的报价与其他因素。

三、七、综合评分

综合评分环节，根据技术评审和商务评审的结果，结合评标标准，对每个供应商进行综合评分。

三、八、会议结论

会议结论阶段，主持人汇总所有评审结果，宣布最终得分情况，并对中标供应商进行初步确定。

三、九、会议记录与存档

会议结束后，应立即进行会议记录，记录会议的主要内容、决策结果等。所有会议记录应妥善存档，以备后续查阅。

三、十、后续工作

会议结束后，招投标管理部门应负责后续工作的跟进，包括中标通知、合同签订、项目实施等。同时，对招投标过程进行总结和评估，持续优化招投标管理制度。

四、供应商介绍

四、一、介绍内容

供应商介绍环节是招投标会议中的重要组成部分，旨在让所有参会人员了解各参与投标的供应商的基本情况。介绍内容通常包括以下方面：

1.公司概况：包括公司成立时间、主营业务、市场地位、企业规模等。

2.产品或服务介绍：详细说明供应商提供的产品或服务的特性、功能、应用领域等。

3.技术能力：介绍供应商的技术实力，包括研发能力、技术团队、专利技术等。

4.质量控制：阐述供应商的质量管理体系，包括质量控制流程、质量认证等。

5.成功案例：展示供应商过往的成功案例，包括项目规模、实施效果、客户评价等。

四、二、介绍顺序

供应商介绍顺序一般按照招标文件中规定的顺序进行，若招标文件未明确，则可以采用以下方式：

1.按照投标文件提交的先后顺序介绍。

2.随机抽取顺序进行介绍。

四、三、介绍形式

供应商介绍形式可以多样，以下是一些常见的介绍方式：

1.语音介绍：供应商代表通过口头陈述进行介绍。

2.PPT演示：供应商通过制作PPT展示公司及产品信息。

3.视频介绍：通过视频短片展示公司实力和产品特点。

四、四、时间控制

供应商介绍时间应控制在招标文件规定的范围内，一般不超过15分钟。若有多家供应商，应确保每个供应商都有足够的时间进行介绍。

四、五、互动环节

在供应商介绍过程中，可以设置互动环节，允许参会人员提问。供应商应认真回答问题，展示其专业性和服务态度。

四、六、注意事项

供应商介绍时，应注意以下事项：

1.语言表达清晰、流畅，避免使用专业术语过多。

2.内容真实、准确，不得夸大或虚假宣传。

3.保持良好的形象和态度，展示企业文化和价值观。

4.遵守会议纪律，不得泄露商业秘密。

五、答疑环节

五、一、提问准备

在答疑环节开始前，参会人员应充分准备问题。这包括对招标文件、技术参数、投标要求等方面的深入研究和理解，以确保提出的问题具有针对性和实用性。

五、二、提问规则

为了确保答疑环节的效率和秩序，应制定以下提问规则：

1.每位参会人员提问前需举手示意，主持人根据顺序安排提问。

2.提问应简洁明了，避免冗长或重复。

3.供应商回答问题时，其他参会人员应保持安静，不得打断。

五、三、提问内容

提问内容应涵盖以下方面：

1.招标文件相关：对招标文件中的条款、要求、技术参数等存在疑问的地方进行提问。

2.技术参数疑问：针对项目的技术要求，对供应商的技术方案或产品特性提出疑问。

3.投标要求澄清：对投标文件提交的截止时间、格式、评审标准等提出疑问。

4.财务和合同问题：涉及投标报价、付款方式、合同条款等财务和合同相关的问题。

五、四、供应商回答

供应商在回答问题时，应遵循以下原则：

1.实事求是：对提问给予真实、准确的回答，不得隐瞒或歪曲事实。

2.明确简洁：回答应清晰易懂，避免使用过于复杂或模糊的语言。

3.专业权威：以专业知识和经验为基础，展现供应商的专业性和权威性。

五、五、记录反馈

答疑环节中提出的问题和供应商的回答应被记录下来，并在会议结束后进行整理和反馈。这有助于确保所有参会人员对问题的理解一致，并便于后续的决策和实施。

五、六、环节总结

答疑环节结束后，主持人应对该环节进行简要总结，确认所有问题都已得到解答，并对参会人员表示感谢。如有必要，可以安排后续的补充提问或讨论。

六、技术评审

六、一、评审准备

技术评审阶段前，技术部门应做好充分的准备工作，包括：

1.组建评审小组：根据项目需求，邀请具备相关专业知识和经验的专家组成评审小组。

2.制定评审标准：根据招标文件和项目需求，制定明确的技术评审标准，确保评审的公正性和客观性。

3.准备评审材料：收集并整理所有供应商的技术方案、产品资料等评审所需材料。

六、二、评审流程

技术评审流程通常包括以下步骤：

1.评审材料审查：评审小组对供应商提交的技术方案进行初步审查，筛选出符合基本要求的技术方案。

2.技术方案讨论：评审小组对筛选出的技术方案进行深入讨论，评估其技术可行性、创新性、实施难度等。

3.技术参数比对：对技术方案中的关键参数进行比对，确保其满足招标文件的要求。

4.评审结果汇总：评审小组对每个技术方案进行评分，并汇总评审结果。

六、三、评审标准

技术评审标准应包括但不限于以下内容：

1.技术先进性：评估技术方案是否具有先进性，是否能够满足项目需求。

2.可行性：评估技术方案是否可行，包括技术难度、实施周期、成本效益等。

3.创新性：评估技术方案是否具有创新性，是否能够带来技术或管理上的突破。

4.可维护性：评估技术方案的可维护性，包括系统稳定性、升级空间等。

5.安全性：评估技术方案的安全性，包括数据保护、系统安全等。

六、四、评审记录

技术评审过程中，应详细记录评审过程和结果，包括：

1.评审会议纪要：记录评审会议的讨论内容、专家意见、最终评分等。

2.技术方案评估报告：对每个技术方案进行详细评估，包括优点、缺点、改进建议等。

3.评审结果汇总表：汇总所有技术方案的评审结果，包括得分、排名等。

六、五、评审结果反馈

技术评审结束后，评审小组应将评审结果反馈给供应商，并允许供应商就评审结果提出质疑或申诉。同时，确保反馈信息的准确性和及时性。

六、六、评审总结

技术评审结束后，技术部门应对评审过程进行总结，包括：

1.评审效果评估：对评审过程和结果进行评估，总结经验教训。

2.评审标准优化：根据评审效果，对评审标准进行优化调整。

3.技术团队建设：评估技术团队的专业能力和知识结构，提出改进建议。

七、商务评审

七、一、评审准备

商务评审阶段，财务部门需做好以下准备工作：

1.组建评审团队：根据招标文件要求，组建由财务、合同、采购等相关部门人员组成的评审团队。

2.明确评审标准：制定商务评审标准，包括价格合理性、付款条件、售后服务、合同条款等。

3.收集供应商报价：收集所有供应商的商务报价文件，包括价格构成、优惠条件等。

七、二、评审流程

商务评审流程通常包括以下步骤：

1.初步筛选：对供应商报价进行初步筛选，排除明显不符合要求的报价。

2.详细评审：对剩余的报价进行详细评审，包括价格分析、成本效益分析等。

3.比较分析：对各个供应商的报价进行横向比较，分析其优劣势。

4.综合评分：根据评审标准，对每个供应商的报价进行综合评分。

七、三、评审标准

商务评审标准应包括以下内容：

1.价格合理性：评估供应商报价是否在合理范围内，是否具有竞争力。

2.付款条件：评估付款条件是否有利于采购方，包括付款期限、支付方式等。

3.售后服务：评估供应商提供的售后服务是否完善，包括保修期限、维修响应时间等。

4.合同条款：评估合同条款是否公平合理，包括违约责任、争议解决等。

七、四、评审记录

商务评审过程中，应详细记录以下内容：

1.评审会议纪要：记录评审会议的讨论内容、专家意见、最终评分等。

2.供应商报价分析报告：对每个供应商的报价进行详细分析，包括价格构成、成本分析等。

3.评审结果汇总表：汇总所有供应商的商务评分，包括得分、排名等。

七、五、评审结果反馈

商务评审结束后，财务部门应将评审结果反馈给供应商，并允许供应商对评审结果提出质疑或申诉。反馈过程应确保信息的准确性和及时性。

七、六、评审总结

商务评审结束后，财务部门应对评审过程进行总结，包括：

1.评审效果评估：对评审过程和结果进行评估，总结经验教训。

2.评审标准优化：根据评审效果，对评审标准进行优化调整。

3.团队能力提升：评估评审团队的专业能力和知识结构，提出改进建议。

八、综合评分与结论

八、一、评分汇总

综合评分阶段，将技术评审和商务评审的结果进行汇总。评分应基于招标文件中的评标标准，确保评分的客观性和公正性。评分汇总应包括每个供应商的技术得分、商务得分以及综合得分。

八、二、评分分析

对汇总的评分进行分析，评估每个供应商的综合实力。分析应考虑技术方案的可行性、创新性、成本效益以及商务报价的合理性、付款条件等。

八、三、结论形成

根据评分分析和招标文件的要求，形成会议结论。结论应明确指出中标供应商，并简要说明选择理由，包括技术优势、价格优势、服务优势等。

八、四、公示与异议

1.公示：将会议结论和选择的中标供应商进行公示，公示期通常为3至7天。

2.异议处理：在公示期间，任何供应商或相关方若对结论有异议，可以向招投标管理部门提出。管理部门应认真审查异议，并在必要时重新评审。

八、五、中标通知

公示无异议后，招投标管理部门应正式通知中标供应商，并要求其按照招标文件规定的时间和方式签订合同。

八、六、合同签订

中标供应商应在规定的时间内与采购方签订合同。合同签订前，双方应就合同条款进行充分沟通，确保合同内容符合招标文件的要求。

八、七、后续跟进

招投标管理部门负责合同签订后的后续跟进工作，包括：

1.合同履行监督：确保供应商按照合同约定履行义务。

2.项目实施协调：协调供应商与内部各部门的关系，确保项目顺利实施。

3.质量与进度监控：监控项目质量与进度，确保项目按计划完成。

八、八、总结与改进

招投标会议结束后，应对整个招投标过程进行总结，包括：

1.评审过程回顾：对评审过程进行回顾，总结经验教训。

2.评审标准优化：根据实际情况，对评审标准进行优化调整。

3.团队培训：对参与招投标工作的团队进行培训，提升专业能力和服务水平。

九、会议记录与存档

九、一、记录内容

会议记录应详细记录招投标会议的整个流程，包括但不限于以下内容：

1.会议时间、地点和参与人员名单。

2.会议议程和主持人开场白。

3.招标文件解读和技术参数说明。

4.供应商介绍和技术评审过程。

5.商务评审和综合评分结果。

6.会议结论和中标供应商确定。

7.任何其他重要的讨论和决策。

九、二、记录方式

会议记录可以采用以下方式：

1.笔记：会议记录员现场记录会议内容。

2.录音：会议现场录音，后续进行文字转换。

3.会议软件：使用专业的会议软件进行实时记录和同步。

九、三、存档要求

会议记录的存档应符合以下要求：

1.安全性：确保会议记录的存储环境安全，防止数据泄露或损坏。

2.完整性：确保所有会议记录的完整性和准确性，不遗漏任何重要信息。

3.易于检索：存档的记录应便于检索，方便日后查阅。

九、四、存档方式

会议记录的存档方式通常包括：

1.纸质存档：将会议记录打印成纸质文件，存放在文件柜或档案室。

2.电子存档：将会议记录扫描或直接输入电子文档，保存在公司内部网络或云端存储系统。

九、五、定期审查

为确保会议记录的准确性和有效性