货代公司国际物流操作流程手册

货代公司国际物流操作流程手册1前言本手册旨在规范货代公司国际物流操作流程，确保服务专业、高效、合规，明确各环节责任与要求，为客户提供可追溯、可信赖的物流服务。本手册适用于货代公司所有国际物流业务（海运、空运、陆运、多式联运等），涵盖从客户接单到目的港交付的全流程管理。版本信息：V1.0（2024年X月生效）解释权：归XX货代公司所有2术语定义货代（FreightForwarder）：接受客户委托，代办国际货物运输及相关手续的企业。FCL（FullContainerLoad）：整箱货，指货量足够装满一个集装箱的货物。LCL（LessthanContainerLoad）：拼箱货，指货量不足一个集装箱，需与其他货物拼箱的货物。B/L（BillofLading）：提单，是承运人收到货物后出具的凭证，也是货物所有权的证明。HS编码（HarmonizedSystemCode）：海关编码，用于全球货物分类，决定税率、监管要求等。贸易条款（Incoterms）：如FOB（离岸价）、CIF（成本加保险加运费）、EXW（工厂交货）等，明确买卖双方责任划分。3前期准备3.1客户信息收集基本信息：客户公司名称、注册地址、法定代表人、联系人及联系方式（电话、邮箱）。货物信息：货物名称、HS编码、数量（件/箱）、重量（毛重/净重）、体积（长×宽×高）、包装类型（纸箱/木箱/托盘等）、特殊属性（危险品/易碎品/生鲜品等）。贸易信息：贸易条款（Incoterms）、付款方式（T/T/L/C等）、交货时间（最晚装船/机日期）、目的港/地（具体城市及地址）。服务需求：是否需要上门提货、仓储、包装、保险、目的港配送等增值服务。3.2客户资质审核合规性检查：核实客户营业执照、进出口经营权（如需）、特殊货物许可证（如危险品运输许可证、食品卫生许可证等）。信用评估：通过第三方平台（如天眼查）查询客户信用状况，避免与失信企业合作。3.3服务协议签订协议内容：明确服务范围、费用标准（运费、报关费、仓储费等）、责任划分（如货损赔偿、延迟责任）、付款条款（账期/预付款）、争议解决方式。签署流程：双方确认协议内容后，由授权代表签字并加盖公章，留存原件。4接单与审核4.1接单方式与内容接单渠道：线上（官网/APP下单、邮件）、线下（电话、上门洽谈）。订单内容：需包含以下关键信息（缺失项需向客户确认）：货物信息（名称、数量、重量、体积）；起运港/地、目的港/地；运输方式（海运/空运/陆运/多式联运）；时效要求（最晚装船/机日期、预计到港时间）；贸易条款（Incoterms）；特殊要求（如保险、包装、配送）。4.2订单审核要点合法性审核：检查货物是否属于国家禁止/限制进出口品类（如毒品、武器、濒危物种），如需许可证，确认客户已取得。运输可行性审核：尺寸/重量：确认货物尺寸、重量是否符合运输工具限制（如海运集装箱最大载重、空运货舱尺寸）；特殊货物：危险品需审核MSDS（物质安全数据单）、UN编号，易碎品需确认包装是否符合要求。信息准确性审核：核对客户提供的信息是否完整、一致（如发票与装箱单的数量、重量是否匹配）。5运输方案制定5.1运输方式选择根据客户需求（时效、成本、货物属性）选择合适的运输方式：海运：适合大货量、低价值、时效要求不高的货物（如大宗商品、家具）；空运：适合小货量、高价值、时效要求高的货物（如电子产品、生鲜品）；陆运：适合周边国家（如东南亚、中亚）的货物，时效较快、成本较低；多式联运：结合海运+陆运/空运，适合长距离、复杂路线的货物（如欧洲专线：海运+铁路）。5.2承运人筛选筛选标准：资质：承运人需具备相应运输资质（如海运提单签发权、空运IATA资质）；服务：时效稳定性、网络覆盖（目的港代理能力）、异常处理能力；价格：对比多家承运人报价，选择性价比高的选项。确认环节：与承运人确认船期/航班、舱位availability、运费及附加费（如燃油附加费、港口费）。5.3方案确认与告知方案内容：向客户提供详细运输方案，包括：运输路线（起运港→中转港→目的港）；时效（预计装船/机日期、到港日期、配送时间）；费用明细（运费、报关费、仓储费、保险费等）；注意事项（如货物包装要求、报关资料提交deadline）。确认流程：客户签字确认方案后，下达运输指令。6货物操作6.1提货操作提前沟通：与客户确认提货时间、地点、联系人，安排合适的运输车辆（如厢式货车、平板车）。现场核查：清点货物数量：逐一核对件数，确保与订单一致；检查包装：确认包装无破损、潮湿、变形，易碎品需有“易碎”标识；异常处理：如发现包装问题，立即拍照留证，并让客户签字确认（避免后续纠纷）。单据签署：提货完成后，签署《提货单》（注明提货时间、数量、包装状况），双方各留一份。6.2仓储管理入库流程：货物到仓后，核对《提货单》与实际货物，录入仓储系统（记录货物名称、数量、位置）；分类存放：危险品单独存放（符合消防要求）、易碎品轻拿轻放、生鲜品存入冷藏库。库存监控：每日盘点库存，确保货物数量准确，定期检查包装状况（如防潮、防鼠）。出库流程：根据运输指令，提前备货，核对货物信息后出库，签署《出库单》。6.3包装要求通用包装：需牢固、防潮、防碰撞（如纸箱需用胶带封箱，托盘需用缠绕膜固定）；特殊货物包装：危险品：使用符合UN标准的包装（如钢桶、塑料桶），粘贴危险品标识（如易燃、腐蚀）；易碎品：用泡沫、气泡膜填充，外包装标注“易碎”“向上”标识；生鲜品：使用保温箱+冰袋，标注“冷藏”标识。7报关报检7.1报关流程资料准备：收集以下资料（客户提供或自行生成）：报关单（电子口岸系统录入）；商业发票（盖公章）；装箱单（盖公章）；运输单据（提单/空运单草稿）；合同（盖公章）；产地证（如CO、FORMA，如需减免关税）；特殊许可证（如危险品许可证、濒危物种许可证）。申报流程：录入电子数据：通过电子口岸系统录入报关信息，提交海关；海关审核：海关审核电子数据，如无问题，签发《报关单审结通知书》；查验（如有）：海关通知查验的，配合搬运货物至查验区，提供相关资料；缴纳税费：根据海关核定的税费（关税、增值税、消费税），通过电子支付平台缴纳；放行：海关签发《货物放行通知书》，货物可装船/装机。7.2报检流程适用范围：涉及法检的货物（如食品、化妆品、玩具、机电产品）需报检。资料准备：报检单（电子检验检疫系统录入）；商业发票、装箱单、合同；运输单据；厂检报告（如需）；特殊证书（如卫生证书、3C认证）。申报流程：录入电子数据：通过“单一窗口”系统录入报检信息，提交商检部门；检验检疫：商检部门派员现场检验（如抽样检测、核对标签）；出具证书：检验合格后，签发《通关单》（用于报关）或《检验检疫证书》（用于目的港清关）。8运输跟踪与监控8.1跟踪方式承运人系统：通过承运人官网或APP输入提单号/航班号，查询货物运输状态（如装船/机时间、中转港、到港时间）；货代系统：使用货代公司自有跟踪系统（如TMS运输管理系统），实时监控货物位置及状态；人工跟进：对于异常情况（如延迟、滞留），联系承运人客服或目的港代理核实情况。8.2异常反馈反馈时机：发现以下情况需立即向客户反馈：运输延迟（如船期延误、航班取消）；货物滞留（如海关查验未通过、目的港无人提货）；货损货差（如运输过程中货物损坏、数量短缺）。反馈内容：说明异常原因、预计解决时间、后续措施（如调整运输方案、申请索赔）。9目的港交付9.1目的港清关资料准备：向目的港代理提供以下资料：提单（正本或电放提单）；商业发票、装箱单、合同；产地证（如需减免关税）；检验检疫证书（如目的港要求）。清关流程：目的港代理向当地海关申报；配合海关查验（如有）；缴纳目的港税费（如关税、增值税、港口费）；海关放行后，代理领取货物。9.2提货与配送提货：目的港代理凭放行通知书到仓库提货，核对货物数量及包装状况。配送：根据客户要求，安排本地运输（如卡车、快递）将货物送达指定地址（如客户仓库、门店）。异常处理：如配送过程中发现货损，立即拍照留证，并联系保险公司索赔。9.3客户签收签收要求：客户收到货物后，需在《deliverynote》（delivery单）上签字确认，注明签收时间、货物状况（如“完好”“破损”）。反馈流程：目的港代理将《delivery单》扫描件发送给货代公司，货代公司向客户发送《交付确认函》。10异常情况处理10.1货损货差处理现场处置：发现货损货差后，立即停止操作，保护现场，拍照、录像留证（记录货损位置、程度、数量）。责任认定：联系承运人或保险公司，提交《货损货差报告》及证据，核实责任（如承运人责任、保险公司责任）。客户沟通：向客户说明情况，协商解决方案（如补发货物、赔偿损失）。索赔流程：根据责任方要求，提交索赔资料（如提单、发票、装箱单、货损照片、检验报告），跟进索赔进度，直到赔偿到账。10.2运输延迟处理原因排查：联系承运人核实延迟原因（如天气、港口拥堵、机械故障）。客户通知：及时向客户反馈延迟情况，说明预计到港时间。方案调整：如客户时效要求高，可协商调整运输方式（如海运改空运），承担相应费用（如差价）。10.3报关报检异常处理资料不符：如海关发现报关资料有误（如HS编码错误、数量不符），立即补充正确资料，重新申报。查验未通过：如海关查验发现货物与申报不符（如伪报品名），配合海关调查，修改申报内容，缴纳罚款（如有）。报检不合格：如商检部门检验发现货物不符合标准（如食品微生物超标），协助客户整改（如重新检测、更换货物），重新报检。11文档管理11.1文档收集客户提供资料：发票、装箱单、合同、许可证、产地证等；货代生成资料：提货单、出库单、运输方案、交付确认函等；第三方资料：提单、报关单、报检单、放行通知书、delivery单等。11.2归档与保存分类归档：按客户名称、订单编号、运输方式分类存放，电子文档与纸质文档同步保存。保存期限：至少保存5年（符合海关、税务要求），过期文