物业费收缴管理办法及催缴通知书模板

物业费收缴管理办法及催缴通知书模板一、物业费收缴管理办法（一）总则1.目的为规范小区物业费收缴流程，保障物业服务企业（以下简称“物业企业”）正常运营及全体业主共同利益，维护物业管理秩序，根据《中华人民共和国民法典》《物业管理条例》等法律法规及《物业服务合同》（以下简称“合同”）约定，制定本办法。2.适用范围本办法适用于[小区名称]全体业主（含物业使用人）及提供服务的物业企业。3.基本原则（1）合法性：严格遵循法律法规及合同约定；（2）透明性：定期公示物业费收支情况，接受业主监督；（3）便捷性：提供多样化缴费方式，降低业主缴费成本；（4）人文性：兼顾业主实际困难，建立特殊情况协商机制。（二）收缴标准与计费方式1.收缴标准物业费标准依据[当地物价局/发改委批复文件编号]及合同约定执行，具体为：住宅：[X]元/㎡·月（含公共区域清洁、绿化养护、公共设施维护等）；商业：[X]元/㎡·月（按业态调整，以合同约定为准）；车位：[X]元/个·月（含车位保洁、照明维护）。2.计费周期与起算日（1）计费周期：按季度/半年/年度收取（以合同约定为准）；（2）起算日：业主收房之日起计算（未收房但已办理交付手续的，自交付手续办理完毕之日起算）。3.费用调整物业费调整需经业主大会表决通过（或符合合同约定的调整条件），并提前30日书面通知业主。（三）收缴流程1.缴费通知（1）通知时间：每计费周期开始前15日；（2）通知方式：书面通知：投递至业主信箱或door-hanger；电子通知：通过小区公众号、物业APP、短信发送（需保留发送记录）；公告：在小区公告栏、电梯间张贴（留存照片）。（3）通知内容：需包含计费周期、缴费标准、欠费明细（如有）、缴费方式、截止日期、联系方式。2.缴费方式（1）线上缴费：支持微信、支付宝、银行APP、物业专用APP（需提供缴费凭证）；（2）线下缴费：物业办公室现场缴费（支持现金、POS机）、银行柜台代收（需注明小区及房号）；（3）批量缴费：针对长期在外业主，可委托他人代缴（需提供授权委托书）。3.票据管理（1）物业企业需向业主开具正规增值税发票（或符合当地规定的收费凭证）；（2）业主缴费后，可通过物业APP或现场领取票据，电子票据需发送至业主预留邮箱。（四）催缴机制物业企业应建立分阶段催缴流程，逐步强化催缴力度，同时保留所有催缴记录（如短信截图、书面函件签收记录、公告照片等）。1.第一阶段：温馨提醒（逾期1-7日）（1）方式：短信/APP推送+电话沟通；（2）内容：>【[小区名称]物业】尊敬的[业主姓名]：您[X]季度物业费（金额：[X]元）已逾期[X]日，请尽快通过微信/支付宝/物业APP缴费。如有疑问，请联系客服：[电话号码]。感谢您的配合！（3）目的：提醒业主逾期事实，避免因遗忘导致进一步违约。2.第二阶段：正式催缴（逾期8-30日）（1）方式：书面催缴函（邮寄至业主登记地址，需挂号信/EMS并保留底单）+电话跟进；（2）内容：明确逾期后果（如合同约定的违约金、限制增值服务等），示例如下（详见“二、催缴通知书模板”）；（3）要求：催缴函需注明“物业费催缴通知”字样，包含欠费明细、截止日期、联系方式及违约金计算方式（若有）。3.第三阶段：法律告知（逾期30日以上）（1）方式：律师函（由物业企业委托律师出具）+书面通知；（2）内容：引用《民法典》《物业管理条例》相关条款，明确业主应承担的法律责任（如支付物业费、违约金、诉讼费等），并告知最后缴费期限（一般为15日）；（3）后续措施：若业主仍未缴费，物业企业可向法院提起诉讼，申请强制执行（如冻结银行账户、查封房产等）。（五）特殊情况处理1.房屋质量问题（1）业主因房屋质量问题（如墙面渗水、地面裂缝等）拒缴物业费的，物业企业应协助业主联系开发商或施工单位，督促其履行维修义务；（2）若开发商未及时维修，业主可通过业主委员会或法律途径维权，但不得以此为由拒缴物业费（除非合同另有约定）。2.困难业主减免（1）适用情形：业主因重大疾病、失业、低保等原因导致生活困难的；（2）申请流程：业主向物业企业提交书面申请（需注明困难情况）；物业企业核实情况后，报业主委员会审议；审议通过后，可减免部分/全部物业费（减免期限一般不超过6个月）；（3）要求：减免情况需在小区公告栏公示（隐去业主个人信息），接受全体业主监督。3.物业服务瑕疵（1）业主因物业企业服务不到位（如公共区域卫生差、设施损坏未及时维修）拒缴物业费的，应先向物业企业投诉（需保留投诉记录）；（2）物业企业收到投诉后，需在24小时内响应，7日内解决（复杂问题可延长至15日）；（3）若物业企业未及时处理，业主可向业主委员会或当地物业主管部门投诉，但不得直接拒缴物业费（除非经法院判决物业企业承担违约责任）。（六）责任追究1.业主责任（1）业主未按时缴纳物业费的，需承担合同约定的违约金（违约金比例不得超过每日万分之五，或按合同约定执行）；（2）逾期超过6个月的，物业企业可向法院提起诉讼，要求业主支付物业费及违约金；（3）业主拒不履行法院判决的，物业企业可申请强制执行（如将业主纳入失信被执行人名单）。2.物业企业责任（1）物业企业未按合同约定提供服务的，业主可向业主委员会或当地物业主管部门投诉，要求其整改；（2）物业企业整改不力的，业主委员会可根据合同约定解除物业服务合同；（3）物业企业不得采取停水、停电、停气等方式催缴物业费（除非合同另有约定且符合法律规定）。（七）附则1.本办法自[生效日期]起施行，由[小区业主委员会/物业企业]负责解释；2.本办法未尽事宜，可由业主委员会与物业企业另行签订补充协议；3.本办法需在小区公告栏、物业APP公示15日，无异议后生效。二、物业费催缴通知书模板（一）首次温馨提醒函[小区名称]物业费温馨提醒尊敬的[业主姓名]（房号：[X]栋[X]单元[X]室）：您好！为保障小区物业服务正常运行，现提醒您缴纳[X]季度物业费（计费周期：[X]年[X]月[X]日至[X]年[X]月[X]日），具体信息如下：1.物业费金额：[X]元（建筑面积：[X]㎡×[X]元/㎡·月×[X]个月）；2.缴费截止日期：[X]年[X]月[X]日；3.缴费方式：微信/支付宝/物业APP（搜索“[小区名称]物业”）、物业办公室现场缴费（地址：[X]）；4.联系电话：[物业客服电话]。若您已缴费，请忽略此信息。如有疑问，请随时联系我们。感谢您对物业工作的理解与支持！[小区名称]物业服务中心[日期]（备注：本提醒函仅作通知用途，不涉及违约金计算。）（二）二次正式催缴通知[小区名称]物业费催缴通知（第2次）尊敬的[业主姓名]（房号：[X]栋[X]单元[X]室）：您好！截至[X]年[X]月[X]日，您已逾期[X]日未缴纳[X]季度物业费（金额：[X]元）。根据《物业服务合同》第[X]条约定，逾期未缴将产生每日万分之五的违约金（截至今日已产生违约金：[X]元）。请您于[X]年[X]月[X]日前完成缴费，缴费方式如下：线上：微信/支付宝/物业APP（备注：[房号]物业费）；线下：物业办公室（地址：[X]，工作时间：9:00-18:00）。若您未在上述期限内缴费，我们将采取以下措施：1.限制使用小区增值服务（如电梯权限、停车场权限，需符合合同约定）；2.委托律师出具法律函；3.向法院提起诉讼。如有特殊情况，请于[X]年[X]月[X]日前到物业办公室协商解决。感谢您的配合！[小区名称]物业服务中心[日期]（附件：1.物业费欠费明细；2.《物业服务合同》节选）（三）法律责任告知函[小区名称]物业费法律告知函尊敬的[业主姓名]（身份证号：[隐去中间部分]）：您好！我们是[律师事务所名称]，受[小区名称]物业服务中心委托，就您拖欠物业费事宜出具本函。根据物业企业提供的证据，您[X]年[X]月至[X]年[X]月的物业费（金额：[X]元）及违约金（金额：[X]元）至今未缴。根据《中华人民共和国民法典》第九百四十四条规定：“业主应当按照约定向物业服务人支付物业费。物业服务人已经按照约定和有关规定提供服务的，业主不得以未接受或者无需接受相关物业服务为由拒绝支付物业费。”现要求您于[X]年[X]月[X]日前履行缴费义务（含物业费及违约金）。若逾期未缴，我们将依法向[管辖法院名称]提起诉讼，要求您支付上述费用及诉讼费用，并申请强制执行。如您有异议，请于收到本函3日内联系我们（联系人：[律师姓名]，电话：[律师事务所电话]）。[律师事务所名称][律师姓名]（执业证号：[隐去中间部分]）[日期]（附件：1.物业费欠费明细；2.催缴记录（短信/书面函件）；3.《物业服务合同》复印件）三、注意事项1.催缴记录需妥善保存（如短信截图、书面函件底单、快递签收记录），作为后续诉讼的证据；2.违约金计算需符合合同约定及法律规定（不得超过LPR的4倍）；