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文档简介
学校管理文件编号规范及执行指南1.总则1.1目的为规范学校管理文件的编号规则,提高文件管理的标准化、规范化水平,确保文件的唯一性、可追溯性和检索效率,避免因编号混乱导致的管理漏洞,特制定本指南。1.2适用范围本指南适用于学校各部门(含二级学院、职能处室)发布的各类正式管理文件,包括但不限于行政通知、规章制度、教学方案、科研项目、学生管理、后勤服务等文件。非正式文件(如内部便签、临时性沟通函件)可参照执行,但不强制要求。1.3基本原则唯一性:每个文件对应唯一编号,不得重复或交叉使用;规范性:编号结构、要素及格式统一,符合学校管理逻辑与行业标准;可追溯性:通过编号可快速定位文件的发布部门、类型、年份及版本历史;扩展性:预留编码空间,适应学校未来机构调整、业务扩展的需求。2.文件编号结构与规则2.1编号组成要素学校管理文件编号采用“机构代码-文件类型代码-年份-顺序号-版本号”的分层结构,共5个要素,各要素以“-”分隔。示例:`XZ-TZ-____-V1.0`2.2各要素定义与编码规则2.2.1机构代码(2位)定义:表示文件的起草/主办部门,由学校办公室统一分配,确保唯一性。编码规则:采用部门名称拼音首字母组合(大写),如:校长办公室:XZ(XiaoZhangBanGongShi)教务处:JX(JiaoXueChu)科研处:KY(KeYanChu)学生处:XS(XueShengChu)后勤处:HQ(HouQinChu)人事处:RS(RenShiChu)扩展说明:新增部门时,由学校办公室按“未使用的拼音首字母组合”分配代码,避免与现有代码冲突。2.2.2文件类型代码(2位)定义:表示文件的核心功能或类别,便于分类管理。编码规则:采用文件类型英文或拼音首字母组合(大写),示例:行政通知:TZ(TongZhi)规章制度:ZD(ZhiDuGuiZhang)教学方案:FA(JiaoXueFangAn)科研项目:XM(KeYanXiangMu)学生管理:GL(XueShengGuanLi)后勤服务:FW(HouQinFuWu)扩展说明:新增文件类型时,由学校办公室审核后纳入《文件类型代码表》(见附件2)。2.2.3年份(4位)定义:表示文件的发布年份,采用公历年度的四位数字(如2024)。编码规则:统一使用四位年份,避免跨年度混淆(如“24”可能对应2024或1924)。2.2.4顺序号(3位)定义:表示部门内该类型文件的年度发布顺序,从001开始递增。编码规则:同一部门、同一文件类型下,顺序号按发布时间先后顺序分配;顺序号采用三位阿拉伯数字(不足三位前补0),如第1号为001,第10号为010,第100号为100;跨年度重置顺序号(如2024年的顺序号从001开始,2025年重新计数)。2.2.5版本号(可选)定义:表示文件的修订版本,仅用于修订文件(首次发布文件可省略)。编码规则:版本号采用“V+主版本号.次版本号”格式(大写V);首次发布为初始版本(可标注V1.0或省略);minor修改(如文字调整、条款补充)升级次版本号(如V1.1→V1.2);major修改(如结构调整、核心条款变更)升级主版本号(如V1.2→V2.0)。2.3编号格式示例场景编号示例说明校长办公室2024年第1号行政通知(首次发布)`XZ-TZ-____`省略初始版本号教务处2024年第5号教学方案(第二版)`JX-FA-____-V2.0`主版本号升级,表示重大修改科研处2024年第10号科研项目(minor修订)`KY-XM-____-V1.1`次版本号升级,表示小幅调整3.文件编号分配与管理3.1管理职责学校办公室:负责制定、修订《文件编号规范》,统一分配机构代码与文件类型代码,监督各部门执行情况;各部门:负责本部门文件的编号申请、使用与备案,确保编号符合规范;信息中心:负责OA系统中文件编号自动生成功能的维护,保障编号的唯一性。3.2编号申请流程1.起草部门发起申请:文件起草完成后,通过OA系统提交《文件编号申请表》,填写文件名称、类型、主办部门、拟发布日期等信息;2.系统自动生成编号:OA系统根据“机构代码+文件类型代码+年份+顺序号”规则,自动分配唯一编号(版本号由起草部门填写);3.编号确认:起草部门核对系统生成的编号,确认无误后提交审核;若需修改,需重新发起申请。3.3编号备案要求电子备案:文件发布后,起草部门需将编号、文件名称、作者、发布日期、版本号等信息录入学校《文件管理系统》;纸质备案:纸质文件需在标题下方居中位置标注编号(格式:“编号:XX-XX-XXXX-XXX-VX.X”),并归档至学校档案室。4.执行流程与操作规范4.1起草阶段起草部门需明确文件类型,根据《机构代码表》(附件1)获取本部门代码;若文件涉及多个部门,由主办部门负责申请编号(联合发文规则见5.1)。4.2审核阶段编号一经生成,审核过程中不得修改(如需调整文件类型或部门,需重新申请编号);审核人员需检查编号的规范性(如机构代码是否正确、顺序号是否连续)。4.3发布阶段电子文件:文件名需包含编号(如“XZ-TZ-____关于2024年秋季开学的通知.docx”),便于电子归档;纸质文件:编号标注在标题下方居中位置,字体与正文一致(示例:“编号:XZ-TZ-____-V1.0”);公示要求:文件发布时,需在学校官网、公众号等平台标注编号,确保信息一致。4.4归档阶段电子归档:《文件管理系统》按“机构代码-年份-文件类型”分类存储,支持按编号、文件名、发布日期等多条件检索;纸质归档:档案室按编号顺序装订,标注“年度-机构-文件类型”标签,便于快速查找。5.特殊情况处理5.1联合发文编号规则:由主办部门负责申请编号,编号中使用主办部门的机构代码;标注要求:在文件标题下方注明“联合发文单位:XX部门、XX部门”,确保责任清晰。5.2修订文件编号规则:原编号不变,升级版本号(如原编号`XZ-ZD-____`,修订后为`XZ-ZD-____-V1.1`);追溯要求:修订文件需在正文开头注明“本文件替代《XX文件》(编号:XX-XX-XXXX-XXX)”,确保历史版本可追溯。5.3废止文件标注规则:在《文件管理系统》中标记“废止”状态,注明废止日期及替代文件编号(如“废止文件:XZ-TZ-____,替代文件:XZ-TZ-____”);公示要求:废止文件需在学校官网发布公告,避免误用。6.监督与考核6.1检查机制季度检查:学校办公室每季度对各部门文件编号执行情况进行检查,重点检查:1.编号的规范性(是否符合“机构代码-文件类型代码-年份-顺序号-版本号”结构);2.编号的唯一性(是否存在重复或交叉使用);3.备案的完整性(是否录入《文件管理系统》)。6.2考核标准优秀:编号规范率100%,备案及时率100%,无重复编号;合格:编号规范率≥90%,备案及时率≥90%,无重大编号错误;不合格:编号规范率<90%,或存在重复编号、备案遗漏等问题。6.3奖惩措施表扬:对考核优秀的部门,在全校范围内通报表扬,并纳入年度评优参考;整改:对考核不合格的部门,责令3个工作日内整改,整改后重新检查;通报批评:对拒不整改或多次违反规范的部门,取消年度评优资格,并追究部门负责人责任。7.附件附件1:学校机构代码表(示例)部门名称机构代码校长办公室XZ教务处JX科研处KY学生处XS后勤处HQ人事处RS财务处CW二级学院(如文学院)WY附件2:文件类型代码表(示例)文件类型文件类型代码行政通知TZ规章制度ZD教学方案FA科研项目XM学生管理GL后勤服务FW人事任免RM财务预算YS附件3:文件编号格式示例文件名称机构代码文件类型代码年份顺序号版本号完整编号关于2024年秋季
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