学生违纪档案管理及处置程序

学生违纪档案管理及处置程序1.总则1.1编制目的为规范学生违纪行为的档案管理与处置流程，维护校园正常教育教学秩序，保障学生合法权益，根据《中华人民共和国教育法》《普通高等学校学生管理规定》（教育部令第41号）等法律法规，结合学校实际情况，制定本指引。1.2适用范围本指引适用于全日制普通高等学校（含高职高专）在校学生（以下简称“学生”）违纪行为的档案管理及处置工作。1.3基本原则程序正义：处置过程严格遵循法定程序，保障学生的知情权、申辩权和申诉权；客观公正：以事实为依据，以法律为准绳，准确认定违纪行为；教育与惩戒结合：惩戒是手段，教育是目的，引导学生认识错误、改正错误；隐私保护：违纪档案管理严格遵守个人信息保护规定，防止信息泄露。2.学生违纪档案管理2.1档案定义与范围学生违纪档案是学校对学生违纪行为进行调查、处置及申诉过程中形成的具有保存价值的文字、电子等材料的集合，主要包括：违纪行为原始记录（如举报材料、现场笔录、监控录像截图等）；调查取证材料（如当事人陈述、证人证言、书证、物证等）；处置过程材料（如拟处分告知书、申辩记录、处分委员会审议记录、处分决定书等）；申诉与复核材料（如申诉书、复核申请书、申诉处理决定书等）；其他相关材料（如学生认错书、整改情况报告等）。2.2归档流程2.2.1材料收集学生违纪行为发生后，由负责调查的部门（如学生工作部、学院辅导员办公室）及时收集上述所有材料，确保材料完整、真实、合法。2.2.2审核归档调查部门完成材料收集后，提交学校纪检监察部门或学生管理专门机构进行审核，重点审核材料的真实性、程序的合法性；审核通过后，由学校档案馆（室）按照《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）的要求，进行分类、编号、装订，建立电子档案（与纸质档案同步）。2.2.3保管期限警告、严重警告处分档案：保存期限为6年（自处分决定生效之日起计算）；记过、留校察看处分档案：保存期限为10年；开除学籍处分档案：永久保存；申诉与复核材料：与原处分档案同期限保存。2.3查阅与使用2.3.1查阅权限学校内部查阅：学生工作部、学院辅导员、纪检监察部门等因工作需要，经部门负责人审批后可查阅；学生本人查阅：需提交书面申请，经所在学院审核同意后，可查阅本人档案；外部单位查阅：用人单位、司法机关等需查阅档案的，须出具正式函件并经学生本人同意（司法机关依法查询除外），经学校档案馆审批后查阅。2.3.2使用规范查阅档案需填写《学生违纪档案查阅登记表》，注明查阅人、查阅目的、查阅时间；严禁涂改、伪造、损毁档案材料；未经学校同意，不得复制、摘抄档案内容（司法机关依法调取除外）。3.学生违纪处置程序3.1受理与立案3.1.1线索来源群众举报（电话、信函、网络等）；学校职能部门（如保卫处、教务处）发现；学院辅导员、班主任报告；学生本人主动承认。3.1.2立案条件有明确的违纪行为人；有初步证据证明存在违纪行为；属于学校学生管理规定的违纪范围（如违反宪法、法律，违反校纪校规等）。3.1.3立案流程线索接收部门（如学生工作部）在收到线索后3个工作日内进行初步核实；符合立案条件的，填写《学生违纪案件立案审批表》，经部门负责人批准后立案；不符合立案条件的，告知线索提供人并说明理由。3.2调查取证3.2.1调查主体由学校学生工作部牵头，会同所在学院、保卫处等部门组成调查组，调查组人数不少于2人；调查人员与违纪学生有直接利害关系的，应当回避。3.2.2调查方式询问当事人：制作《询问笔录》，由当事人签字确认（当事人拒绝签字的，需注明情况）；收集证人证言：证人需提供书面证言或接受询问，证言需注明证人身份；调取书证、物证：如违纪现场的物品、相关文件、电子数据（如聊天记录、监控录像）等，需注明来源；现场勘查：对违纪现场进行拍照、录像，制作《现场勘查笔录》。3.2.3调查要求调查过程应当客观、全面，不得诱导、威胁当事人；调查期限一般不超过15个工作日（复杂案件可延长至30个工作日）；调查结束后，形成《学生违纪案件调查报告》，内容包括违纪事实、证据、调查结论及处理建议。3.3告知与申辩3.3.1告知程序调查组完成调查后，学校应当向违纪学生送达《拟处分告知书》，告知以下内容：（1）违纪事实及证据；（2）拟适用的校纪校规条款；（3）拟作出的处分类型；（4）申辩的权利及期限。告知方式：直接送达（本人签字）、邮寄送达（EMS，备注“拟处分告知书”）、公告送达（无法联系本人时，在学校官网或公告栏发布，公告期为7日）。3.3.2申辩处理违纪学生收到《拟处分告知书》后，3个工作日内可向学校提出书面申辩（特殊情况可延长至5个工作日）；学校应当听取学生的申辩，对申辩内容进行核实；申辩理由成立的，应当调整拟处分意见；申辩理由不成立的，应当书面告知学生。3.4审议与决定3.4.1审议主体学校成立学生违纪处分委员会（以下简称“处分委员会”），成员包括：学校分管学生工作的领导、学生工作部负责人、学院教师代表、学生代表（不少于1/3）、纪检监察部门代表。3.4.2审议流程处分委员会召开会议，由调查组汇报案件情况（包括调查过程、违纪事实、证据、拟处分意见及申辩处理情况）；处分委员会成员对案件进行审议，重点审查事实是否清楚、证据是否充分、程序是否合法；审议采取投票方式作出决定（赞成票超过半数为通过）。3.4.3处分类型根据违纪行为的性质和情节，分为以下类型（从轻到重）：警告；严重警告；记过；留校察看（期限为12个月）；开除学籍（适用于严重违反法律法规或校纪校规的行为）。3.4.4决定送达处分委员会作出决定后，学校应当在5个工作日内向违纪学生送达《处分决定书》，内容包括：（1）学生基本信息；（2）违纪事实及证据；（3）处分依据及类型；（4）申诉的途径及期限；（5）学校盖章及日期。送达方式同《拟处分告知书》。3.5送达与执行3.5.1生效时间《处分决定书》自送达之日起生效（公告送达的，自公告期满之日起生效）。3.5.2执行要求警告、严重警告处分：由所在学院负责教育管理，学生需提交《认错书》；记过、留校察看处分：由学生工作部备案，留校察看期间不得评优评先，期满后需提交《整改报告》，经学院审核合格后解除察看；开除学籍处分：学生应当在收到决定书后10个工作日内办理离校手续，学校注销其学籍（符合条件的可申请肄业证书）。3.6申诉与复核3.6.1申诉受理违纪学生对处分决定不服的，可在收到《处分决定书》后10个工作日内向学校学生申诉处理委员会（以下简称“申诉委员会”）提出书面申诉；申诉材料包括：《申诉书》（注明申诉理由、请求）、《处分决定书》复印件、相关证据材料。3.6.2申诉处理申诉委员会收到申诉后，5个工作日内作出是否受理的决定（不符合条件的，书面告知申诉人）；受理后，申诉委员会应当组成复查组（成员包括教师代表、学生代表、纪检监察部门代表），对案件进行复查；复查期限一般不超过30个工作日，复查结论包括：维持原处分、变更原处分、撤销原处分；申诉委员会作出复查结论后，5个工作日内送达申诉人及原处分部门。3.6.3复核程序申诉人对复查结论不服的，可在收到复查结论后15个工作日内向学校所在地省级教育行政部门提出书面复核申请；省级教育行政部门应当在30个工作日内作出复核决定（复核决定为最终决定）。4.监督与责任4.1监督机制学校纪检监察部门负责对学生违纪处置程序的合法性、公正性进行监督，定期检查档案管理情况；设立举报电话、邮箱，接受学生、家长及社会对违纪处置工作的监督。4.2责任追究工作人员在档案管理或处置过程中，有下列行为之一的，给予批评教育、行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：（1）伪造、篡改、损毁档案材料；（2）泄露档案信息；