施工资料档案管理制度操作手册

施工资料档案管理制度操作手册前言为规范施工单位施工资料档案管理，保障资料的真实性、完整性、有效性及可追溯性，满足工程验收、质量追溯、后续维护及法律纠纷处理等需求，根据《中华人民共和国档案法》《建设工程质量管理条例》《建设工程文件归档规范》（GB/T____）等法律法规及规范标准，结合企业实际情况，制定本操作手册。本手册适用于企业承接的各类建设工程项目（房屋建筑、市政公用、公路、水利等）的施工资料档案管理，分包单位的资料管理应符合本手册要求。1术语与定义1.1施工资料档案：施工过程中形成的，反映工程全过程、质量状况及验收情况的文字、图表、音像、电子等形式资料的集合。1.2归档：将具有保存价值的资料整理立卷后，移交至档案管理部门保存的过程。1.3立卷：将零散资料按分类标准整理成卷的过程。1.4移交：施工单位将归档资料移交给建设单位或档案管理部门的过程。2管理职责2.1企业档案管理部门制定资料管理制度及操作手册；指导、监督项目资料管理；接收、保管企业所属项目资料；负责资料利用、统计及销毁；组织资料管理培训。2.2项目经理部负责项目资料的形成、收集、整理、立卷及移交；设立专职/兼职资料员；制定项目资料管理计划；配合企业档案部门检查。2.3技术部门审核施工技术资料（施工组织设计、专项方案等）的真实性、完整性；处理设计变更、工程洽商等技术问题并形成资料；指导施工人员填写施工记录。2.4质量部门审核质量验收记录（检验批、分项工程等）的符合性；监督质量控制情况，形成质量检查记录；参与资料验收。2.5材料部门收集施工物资资料（合格证、检验报告等），确保与实物一致；审核供应商资料的有效性；配合资料员整理物资资料。2.6分包单位收集、整理本单位施工范围内的资料；及时将资料移交项目经理部；配合资料检查及验收。3操作流程施工资料管理流程分为资料形成与收集→整理与立卷→审核与验收→移交与归档四个阶段，具体如下：3.1资料形成与收集3.1.1资料形成要求资料应与工程进度同步，不得事后补记；施工记录（隐蔽工程验收、施工日志等）由施工员填写，用钢笔/签字笔，字迹清晰，不得涂改；如需修改，采用划改并注明修改日期及修改人；施工技术资料（施工组织设计、专项方案等）由技术负责人编制，经项目经理审核后报监理审批，留存原件并发放至相关方；施工物资资料（合格证、检验报告等）由材料员收集，核对名称、规格、型号等信息，复印件注明“与原件一致”并签字；质量验收记录（检验批、分项工程等）由质量员填写，依据规范及设计要求如实记录，经监理工程师签字确认。3.1.2资料收集要求项目经理部设专职资料员，每周收集一次资料；收集范围包括施工管理、技术、进度及造价、物资、记录、试验检测、质量验收、竣工验收等八大类；核对资料的名称、日期、责任人、签字盖章等，确保齐全有效；建立《施工资料收集台账》（模板见附件1），记录资料名称、形成日期、责任人、收集日期等，及时更新。3.2整理与立卷3.2.1整理要求按《建设工程文件归档规范》（GB/T____）分类，分为施工管理（A类）、施工技术（B类）、进度及造价（C类）、物资（D类）、记录（E类）、试验检测（F类）、质量验收（G类）、竣工验收（H类）八大类；每类资料按形成时间或逻辑关系排列；纸张尺寸采用A4，过大资料折叠时保留关键内容（标题、签字、盖章）；拆除资料中的金属物（订书钉、回形针等）。3.2.2立卷要求按“单位工程-分部工程-分项工程-检验批”或资料类别立卷（如施工管理资料卷）；每卷厚度不超过40mm，超过时分成多卷；编制卷内目录（放在卷首），包括资料名称、形成日期、责任人、页号等；编制卷内备考表（放在卷尾），包括资料总数、遗漏情况、修改情况等；装订成册（线装或胶装），封面注明工程名称、卷名、卷号、编制单位、日期等。3.3审核与验收3.3.1内部审核资料整理立卷后，项目经理部组织技术负责人、质量负责人、材料负责人等进行内部审核；审核内容：资料的真实性、完整性、有效性、符合性（符合法律法规及规范）；审核发现问题及时整改，整改后重新审核；内部审核合格后，项目经理签字确认，形成《施工资料内部审核记录表》（模板见附件2）。3.3.2监理验收内部审核合格后，报监理单位验收；监理单位按《建设工程文件归档规范》要求验收；验收合格后，监理工程师签字确认，形成《施工资料监理验收记录表》（模板见附件3）；验收不合格的，按监理要求整改后重新验收。3.4移交与归档3.4.1移交准备验收合格后，准备移交资料：施工资料卷、《施工资料移交清单》（模板见附件4）；移交清单包括工程名称、卷名、卷号、数量、移交/接收单位、日期、移交人/接收人等。3.4.2移交流程工程竣工验收后30日内，项目经理部将资料移交给企业档案管理部门；双方核对移交清单，确保资料齐全准确；移交人、接收人签字盖章，清单一式两份，双方留存；档案管理部门接收后，存入档案室并更新《企业施工资料档案台账》。3.4.3归档要求归档资料包括原件（复印件注明“与原件一致”并签字）；按分类标准存放，标识清晰；电子档案与纸质档案同步归档，存储在专用服务器或移动存储设备中，定期备份。4档案分类与归档要求4.1档案分类（按GB/T____）类别内容举例施工管理资料（A类）施工合同、施工许可证、施工组织设计、开工报告、项目管理人员名单、施工日志施工技术资料（B类）专项施工方案、技术交底记录、设计变更通知单、工程洽商记录、图纸会审记录施工进度及造价资料（C类）施工进度计划、工程量清单、工程款支付申请表、竣工结算资料施工物资资料（D类）材料合格证、检验报告、进场验收记录、构配件合格证、设备合格证施工记录（E类）隐蔽工程验收记录、地基验槽记录、混凝土施工记录、模板安装记录施工试验记录及检测报告（F类）混凝土试块试验报告、钢筋力学性能检测报告、桩基检测报告、防水材料检测报告施工质量验收记录（G类）检验批验收记录、分项工程验收记录、分部工程验收记录、单位工程验收记录竣工验收资料（H类）竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书、竣工验收备案表4.2归档要求4.2.1真实性资料如实反映工程情况，不得伪造、篡改；施工记录及时填写，不得事后补记；试验检测报告来自具有资质的机构，不得伪造。4.2.2完整性覆盖工程全部过程，不得遗漏；每类资料齐全（如物资资料包括合格证、检验报告、进场验收记录）；签字、盖章齐全（如施工组织设计需项目经理、技术负责人、监理工程师签字）。4.2.3有效性符合法律法规及规范标准（如施工方案符合《建筑施工安全检查标准》JGJ59）；形成日期与工程进度同步，不得提前或滞后；物资资料有效期覆盖使用时间（如材料合格证有效期覆盖材料使用期）。4.2.4规范性使用规范术语和计量单位（如长度用米（m）、重量用千克（kg））；纸张尺寸为A4，字迹清晰、排版整齐；编号符合企业统一规定（如“XX-____”，XX为企业简称，2023为年份，001为顺序号）。5档案保管与利用5.1档案保管5.1.1保管条件档案室设在干燥、通风、避光处，远离火源、水源、污染源；配备消防器材（灭火器、消防栓）、除湿设备（除湿机）、防虫药剂（樟脑丸）、防鼠设备（挡鼠板）；温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，每天检查并填写《档案室温湿度记录表》（模板见附件5）；档案柜采用铁皮柜或木质柜，排列整齐，柜内放防虫剂；电子档案存储在专用服务器或移动存储设备中，安装防火墙、杀毒软件，定期备份。5.1.2保管期限（按GB/T____）永久保管：竣工验收报告、竣工图、工程质量保修书、竣工验收备案表等；长期保管：施工组织设计、专项方案、施工记录、试验检测报告等（保存至工程使用寿命结束）；短期保管：施工进度计划、工程量清单、工程款支付申请表等（保存至竣工验收后5-10年）。5.1.3保管要求分类存放，标识清晰（每类档案设分类标签，注明类别、卷号、保管期限）；按工程名称、卷号顺序排列，便于查找；不得涂改、损毁、丢失档案，如需修改，经档案管理部门负责人批准并注明修改信息；定期检查档案，发现受潮、虫蛀等问题及时处理。5.2档案利用5.2.1利用范围企业内部人员因工作需要可查阅；建设单位、监理单位、政府部门等因工作需要可查阅；外部单位或个人查阅需经企业领导批准。5.2.2利用流程查阅人填写《施工资料档案查阅申请表》（模板见附件6），注明姓名、单位、目的、内容、时间等；申请表经所在部门负责人审核，报档案管理部门负责人批准；档案管理部门负责人批准后，资料员查找档案并办理借阅手续；查阅人在档案室查阅，不得带出；如需带出，经批准后办理借出手续，期限不超过7天；查阅结束后，归还档案，资料员检查完整性，确认无误后在申请表上签字。5.2.3利用要求建立《施工资料档案利用台账》（模板见附件7），记录查阅人信息、查阅内容、时间等；频繁查阅的档案可制作复印件（注明“仅供查阅使用”并签字）；电子档案利用符合企业电子档案管理规定（如通过专用终端查阅，不得复制内容）。6监督与考核6.1监督检查6.1.1检查主体企业档案管理部门负责监督检查项目经理部的资料管理工作。6.1.2检查频率日常检查：每月一次；专项检查：针对资料真实性、完整性等重点问题组织；验收检查：工程竣工验收前组织。6.1.3检查内容资料形成情况（是否及时、与进度同步）；资料收集情况（是否齐全、无遗漏）；资料整理情况（是否按分类标准整理、立卷）；资料审核情况（是否经内部审核和监理验收、签字盖章齐全）；资料移交情况（是否及时移交、手续齐全）。6.1.4检查处理检查发现问题，填写《施工资料管理检查记录表》（模板见附件8），注明问题、整改要求及期限；项目经理部在期限内整改并反馈；整改不力的，向企业领导汇报，提出处理建议（如扣减绩效工资、通报批评）。6.2考核与奖惩6.2.1考核指标资料归档率：归档数量占应归档数量的比例（目标100%）；资料完整率：归档资料中完整资料的比例（目标100%）；资料准确率：归档资料中准确资料的比例（目标100%）；资料及时率：归档资料中及时形成的比例（目标100%）。6.2.2考核方式日常考核：根据每月日常检查结果；专项考核：根据专项检查结果；年终考核：根据全年资料管理情况。6.2.3奖惩措施奖励：对资料管理优秀的项目或个人，颁发“优秀资料员”证书、发放奖金、晋升岗位等；处罚：对资料管理不符合要求的，批评教育；情节严重的，扣减绩效工资、调离岗位、解除劳动合同等。7附则7.1本手册由企业档案管理部门负责解释和修订。7.2本手册自发布之日起施行，原制度同时废止。