行政机关文件管理制度

行政机关文件管理制度第一章总则1.1目的为规范行政机关文件管理，提高公文处理效率，保障文件安全与信息准确，根据《党政机关公文处理工作条例》《中华人民共和国档案法》等法律法规，结合本机关实际，制定本制度。1.2适用范围本制度适用于[XX行政机关名称]及所属机构的文件管理活动，包括收文、发文、内部文件（含电子文件）的拟制、传递、保管、归档、销毁等环节。1.3文件定义本制度所称“文件”是指行政机关在履行职责过程中形成或接收的，具有法定效力和规范体式的公文，以及其他具有保存价值的材料，包括：发文：本机关对外发布的公文（如命令、决定、公告、通知、报告、请示等）；收文：上级机关、同级机关、下级机关及其他单位发送至本机关的公文；内部文件：本机关内部流转的请示、报告、会议纪要、工作方案等；电子文件：以电子形式生成、传输、存储的文件（如PDF、Word文档、电子邮件等）。1.4管理原则依法依规：符合国家法律法规及上级机关关于公文处理的规定；分类管理：按文件性质、密级、用途分类处理，提高管理效率；安全保密：严格落实保密规定，防止文件泄露、丢失或损毁；高效便捷：优化流程，减少冗余，确保文件处理及时、准确。第二章职责分工2.1办公室职责统筹协调本机关文件管理工作，制定完善相关制度；负责收文的登记、初审、拟办及发文的编号、分发、备案；监督检查各科室文件管理情况，定期组织培训；牵头处理文件管理中的争议或问题。2.2业务科室职责负责本科室文件的起草、初审（含合法性审查）；按要求办理收文（如承办、反馈结果）；保管本科室日常工作文件，定期向档案部门移交归档文件。2.3保密部门职责负责文件的密级确定、变更及解密审查；监督涉密文件的传递、保管、销毁等环节；查处文件管理中的保密违规行为。2.4档案部门职责负责文件的归档管理（如整理、装订、编号、存储）；提供档案查阅服务，按规定办理档案借阅；定期对归档文件进行鉴定，提出销毁建议。第三章文件拟制与发文管理3.1拟制流程3.1.1起草业务科室根据工作需要起草文件，内容应符合法律法规及政策要求，表述准确、逻辑清晰；起草电子文件时，应使用本机关统一的模板（如字体、格式、页码），确保规范一致。3.1.2初审起草科室负责人对文件内容进行初审，重点审查：（1）是否符合本机关职责范围；（2）是否与上级文件精神一致；（3）是否存在表述错误或逻辑漏洞；（4）是否需要征求其他科室意见（如需，应书面征求意见并留存记录）。3.1.3合法性审查涉及法律、法规或政策的文件，需送法制部门进行合法性审查，审查意见应纳入文件稿。3.2审核与签发初审通过的文件稿，由办公室进行格式审核（如文号、标题、主送机关、附件等）；格式审核通过后，按以下权限签发：（1）重要文件（如政策性文件、重大决策）由机关主要负责人签发；（2）一般性文件由分管领导签发；（3）内部文件由科室负责人签发。3.3编号与印制办公室根据文件类型（如“XX〔202X〕X号”）统一编号，确保文号唯一；印制文件时，应核对签发稿与编号的一致性，确保无遗漏或错误；涉密文件需在保密场所印制，由专人负责。3.4分发与备案办公室按签发范围分发文件，填写《发文登记簿》（含文号、标题、分发单位、份数、分发日期）；电子文件通过本机关统一的办公系统分发，留存电子痕迹；发文后3个工作日内，办公室将签发稿、分发记录等材料归档。第四章收文管理4.1签收与登记收文由办公室统一签收，核对来文单位、文号、标题、份数、密级等信息，确认无误后在《收文登记簿》登记；涉密文件需单独登记，标注密级及保密期限；电子文件通过办公系统接收，自动留存接收时间、发送方等信息。4.2初审与拟办办公室对收文进行初审，判断是否属于本机关职责范围：（1）属于本机关职责范围的，提出拟办意见（如送某科室承办、请某领导批示）；（2）不属于本机关职责范围的，注明“退文”并说明理由，退回原单位；（3）需要其他单位协同办理的，注明“转办”并提出协同意见。4.3批办与承办拟办意见经办公室负责人审核后，送领导批办；领导批办后，办公室将文件转承办科室；承办科室应在收到文件后[X]个工作日内启动办理（涉密文件或紧急文件按要求缩短时限），并向办公室反馈办理进度。4.4催办与办结办公室对未按时办结的文件进行催办（如电话提醒、发催办函）；承办科室办结后，应将办理结果以书面形式反馈办公室（含处理意见、执行情况、相关附件）；办公室将办结文件归档，并在《收文登记簿》标注“办结”。第五章文件日常管理5.1保管各科室应指定专人保管本科室文件，存放于安全场所（如带锁文件柜）；涉密文件需存放在保密柜中，由专人负责，严格遵守“涉密文件不上网、上网文件不涉密”规定；电子文件存储在本机关专用服务器或加密设备中，定期备份，防止数据丢失。5.2借阅与复制借阅文件需填写《文件借阅登记簿》（含借阅人、借阅文件名称、文号、借阅用途、借阅时间、归还时间）；涉密文件借阅需经保密部门批准，限定借阅范围和时间；复制文件需经科室负责人同意，涉密文件复制需经保密部门批准，复制件标注“复制件”及密级。5.3传递文件传递应通过安全渠道（如机要通信、本机关办公系统）；涉密文件传递需由专人负责，使用加密设备或密封信封；禁止通过私人邮箱、微信等非安全渠道传递涉密文件。第六章文件归档与销毁6.1归档范围具有保存价值的文件（如发文签发稿、收文办理记录、内部会议纪要、重要工作方案等）；归档文件应齐全、完整，无遗漏或损毁。6.2归档流程各科室在文件办理完毕后[X]个月内，将归档文件移交档案部门；档案部门对归档文件进行整理（如分类、装订、编号），编制《档案目录》；电子文件归档需符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T____）要求，存储为符合长期保存的格式（如PDF/A）。6.3销毁管理超过保管期限或无保存价值的文件，由档案部门提出销毁建议，经办公室、保密部门审核，报机关主要负责人批准；销毁文件需填写《文件销毁登记簿》（含文件名称、文号、数量、销毁原因、销毁时间、监销人）；涉密文件销毁需由保密部门监督，使用符合保密要求的设备（如碎纸机），确保文件无法恢复；禁止私自销毁文件或出售给废品收购站。第七章监督与责任7.1监督检查办公室定期（每季度）对各科室文件管理情况进行检查，重点检查：（1）文件保管是否安全；（2）借阅、复制是否符合规定；（3）归档是否及时、完整；（4）涉密文件管理是否符合保密规定；检查结果纳入科室绩效考核。7.2责任追究违反本制度规定，有下列情形之一的，追究相关人员责任：（1）文件丢失、泄露或损毁的；（2）未按规定办理收文、发文的；（3）私自复制、传递涉密文件的；（4）未按时归档或私自销毁文件的；责任追究方式包括：（1）口头警告、书面检查；（2）行政处分（如警告、记过）；（3）构成犯罪的，依法追究刑事责任。第八章附则8.1解释权本制度由[XX行政