局会议预约管理制度怎么写

局会议预约管理制度怎么写一、制度背景

为规范公司内部局会议预约流程，提高会议效率，确保会议资源合理利用，特制定本制度。本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工。

一、会议类型及预约权限

1.会议类型：公司级会议、部门级会议、项目级会议等。

2.预约权限：公司级会议由总经理办公室负责预约；部门级会议由各部门负责人负责预约；项目级会议由项目负责人负责预约。

二、会议预约流程

1.预约申请：需提前三天向总经理办公室提交会议预约申请，内容包括会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议议程等。

2.审核批准：总经理办公室对预约申请进行审核，审核通过后通知申请部门。

3.预约确认：申请部门在接到通知后，需在24小时内确认会议预约，并将确认信息反馈给总经理办公室。

4.会议通知：总经理办公室将会议通知发送至参会人员，内容包括会议时间、地点、议程等。

三、会议资料准备

1.主持人：由申请部门指定主持人，负责会议流程的组织与协调。

2.议程材料：申请部门需提前准备会议议程材料，包括会议主题、议题、发言顺序等。

3.参会人员：确保参会人员准时参加，如需调整参会人员，需提前通知总经理办公室。

四、会议纪律

1.准时参加会议，不得无故缺席或迟到。

2.保持会场秩序，不得随意走动、大声喧哗。

3.遵守会议议程，不得擅自插话或离场。

4.积极发言，尊重他人意见，共同完成会议目标。

五、会议记录与反馈

1.会议记录：主持人负责会议记录，包括会议时间、地点、参会人员、会议内容等。

2.会议纪要：会议结束后，主持人整理会议纪要，并提交给申请部门。

3.会议反馈：申请部门在收到会议纪要后，需在三天内对会议进行总结，并将反馈意见反馈给总经理办公室。

六、会议资源管理

1.会议场地：总经理办公室负责会议室的预定和管理，确保会议室使用效率。

2.会议设备：申请部门负责会议设备的申请和归还，确保设备完好。

3.会议资料：申请部门负责会议资料的收集和整理，确保资料齐全。

七、违反制度处理

1.未按时报备会议预约，影响会议正常召开，对责任人进行警告。

2.故意迟到、早退或离场，对责任人进行警告。

3.非法占用会议资源，对责任人进行通报批评。

4.违反会议纪律，对责任人进行处罚。

八、制度修订与解释

1.本制度由总经理办公室负责修订和解释。

2.本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。

九、制度实施监督

1.总经理办公室负责对本制度的实施进行监督，确保制度执行到位。

2.员工有权对本制度执行情况进行举报，举报情况属实，将予以奖励。

十、附则

本制度由总经理办公室负责解释，自发布之日起施行。

二、会议预约流程

1.预约申请：需提前三天向总经理办公室提交会议预约申请，内容包括会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议议程等。申请需通过正式渠道，确保信息准确无误。

2.审核批准：总经理办公室收到预约申请后，将进行审核。审核内容包括会议的必要性、时间安排是否合理、参会人员是否明确等。审核通过后，将通知申请部门。

3.预约确认：申请部门在接到审核通过的通知后，需在24小时内通过书面或电子方式确认会议预约。确认内容包括会议时间、地点的最终确认，以及参会人员的最终名单。

4.会议通知：总经理办公室将会议通知发送至参会人员，内容包括会议时间、地点、议程、主持人姓名及联系方式等。通知需确保每位参会人员都能收到。

5.会议资料准备：申请部门在会议前需准备好会议所需的资料，包括会议议程、相关背景材料、文件等，并确保资料在会议前分发给参会人员。

6.会议记录：主持人负责在会议过程中做好记录，包括会议时间、地点、参会人员、讨论内容、决策结果等。会议记录需真实、准确、完整。

7.会议纪要：会议结束后，主持人需整理会议纪要，包括会议概况、主要议题、讨论结果、后续行动等。纪要需在会议结束后两个工作日内提交给申请部门。

8.会议反馈：申请部门在收到会议纪要后，需对会议进行总结，并反馈给总经理办公室。反馈内容包括会议效果评价、改进建议等。

9.会议资源管理：申请部门需在会议结束后，及时归还会议场地、设备等资源，确保资源得到合理利用。

10.档案归档：总经理办公室将会议预约、通知、纪要等相关文件归档保存，以备日后查询。

三、会议资料准备

申请部门在接到会议预约确认后，需着手准备会议所需的各项资料，以下为具体要求：

1.会议议程：制定详细的会议议程，包括会议主题、议题、预计讨论时间、发言顺序等，确保会议流程清晰有序。

2.背景材料：收集与会议议题相关的背景资料，如行业报告、市场分析、政策法规等，以便参会人员了解相关背景信息。

3.文件资料：准备会议相关的文件资料，如提案、报告、合同等，确保所有文件在会议前分发给参会人员。

4.议题说明：对每个议题进行简要说明，包括议题的目的、重要性、预期成果等，帮助参会人员更好地理解议题。

5.发言稿：如需，准备发言稿，确保发言内容条理清晰、重点突出。

6.投票表格：如会议中涉及投票环节，准备投票表格，确保投票过程公正、透明。

7.会议记录表：准备会议记录表，包括会议时间、地点、参会人员、议题讨论、决策结果等，以便主持人记录会议内容。

8.辅助工具：根据会议需要，准备必要的辅助工具，如投影仪、音响设备、白板等。

9.资料分发：确保会议资料在会议前分发给所有参会人员，以便他们提前做好准备。

10.资料更新：在会议前，对资料进行最后的检查和更新，确保所有信息准确无误。

11.资料归档：会议结束后，将会议资料整理归档，以便日后查阅和参考。

四、会议纪律

为确保会议的顺利进行和秩序，参会人员需遵守以下纪律：

1.准时参加：参会人员应按照会议通知的时间准时到达会场，不得无故迟到或早退。

2.会场秩序：保持会场安静，不得大声喧哗或进行私人交谈，以免影响他人。

3.遵守议程：按照会议议程进行讨论，不得擅自离场或打断他人发言。

4.尊重他人：尊重每一位发言者的意见，耐心倾听，不得随意插话或发表不当言论。

5.积极发言：在规定的时间内积极发表自己的观点，但应避免冗长或不必要的重复。

6.遵守保密原则：对于会议中涉及到的敏感信息和商业秘密，参会人员应严格保密，不得泄露给无关人员。

7.使用手机规定：会议期间，参会人员应将手机调至静音或振动模式，不得在会场内接听电话或发送短信。

8.服从会议安排：服从会议主持人的安排，配合会议的各个环节。

9.禁止吸烟：在会议室内禁止吸烟，确保会议环境的健康和安全。

10.资料收集：会议结束后，参会人员应收集自己的会议资料，如有需要，可向主持人或相关部门索要。

11.反馈意见：对于会议的组织和内容，参会人员可提出建设性意见或建议，以促进会议质量的提升。

五、会议记录与反馈

1.会议记录：主持人负责在会议过程中进行详细记录，包括会议时间、地点、参会人员名单、议题、讨论内容、发言要点、决策结果等。

2.会议纪要整理：会议结束后，主持人需根据记录整理出会议纪要，纪要应清晰、简洁地反映会议的主要内容和结果。

3.纪要分发：将整理好的会议纪要及时分发给所有参会人员，确保每个人都能够了解会议的结论和后续行动。

4.反馈收集：参会部门或个人在收到会议纪要后，应在规定的时间内对会议内容进行反馈，包括对会议效果的评估和对后续工作的建议。

5.反馈整理：总经理办公室负责收集并整理各部门的反馈意见，对会议的执行情况进行监督。

6.纪要归档：将会议纪要和相关反馈资料归档保存，以便日后查询和参考。

7.后续行动跟踪：根据会议纪要中的决策和行动计划，相关部门应负责跟踪执行情况，并及时报告进展。

8.问题解决：对于会议纪要中提出的问题，相关部门应积极寻求解决方案，并在规定时间内向总经理办公室汇报。

9.效果评估：定期对会议的效果进行评估，包括会议的效率、内容的相关性、参会人员的满意度等。

10.改进措施：根据评估结果，提出改进措施，对会议预约、组织、执行等方面进行优化，以提高未来会议的质量和效果。

六、会议资源管理

1.会议室预订：总经理办公室负责会议室的预订工作，根据会议需求和可用资源进行安排，确保会议室的合理分配。

2.设备维护：申请部门在使用会议室前，需检查会议室内的设备是否正常，如有问题，应及时通知总经理办公室进行维修或更换。

3.设备使用：参会人员应合理使用会议室内的设备，不得随意移动或损坏设备，使用完毕后应将设备归位。

4.资源登记：每次会议结束后，申请部门需对会议室内的设备使用情况进行登记，包括设备名称、使用情况、维护状况等。

5.资源回收：对于不再使用的设备或资源，申请部门应将其回收，避免浪费。

6.资源报告：总经理办公室定期对会议室及设备的使用情况进行报告，包括使用频率、维护情况、资源利用率等。

7.资源更新：根据公司发展需要和设备老化情况，总经理办公室负责提出设备更新计划，并报请相关部门审批。

8.资源培训：为提高员工对会议室和设备的使用效率，总经理办公室可定期组织相关培训，教授正确使用和维护方法。

9.资源协调：在资源紧张时，总经理办公室负责协调各部门之间的资源使用，确保会议的顺利进行。

10.资源评估：定期对会议室和设备的使用效果进行评估，包括舒适度、便利性、技术支持等，以便不断优化资源管理。

七、违反制度处理

1.未按时报备会议预约：对于未按时报备会议预约的情况，责任人将受到警告，并要求其在规定时间内完成报备，否则可能影响后续会议的安排。

2.故意迟到、早退或离场：对于故意迟到、早退或离场的参会人员，将进行警告，并记录在案，严重者可能影响绩效考核。

3.非法占用会议资源：对于非法占用会议资源的行为，责任人将被通报批评，并要求立即归还或赔偿损失。

4.违反会议纪律：对于违反会议纪律的行为，如大声喧哗、随意走动、未经允许离开会场等，责任人将受到警告，并可能被要求参加纪律教育。

5.泄露会议秘密：对于泄露会议秘密的行为，责任人将受到严肃处理，包括但不限于警告、罚款、解除合同等，视情节严重程度而定。

6.使用手机不规范：对于在会议期间未将手机调至静音或振动模式，或在会场内接听电话、发送短信的行为，责任人将受到警告。

7.资料收集与分发不当：对于未按时收集或分发会议资料，或分发资料错误的情况，责任人将受到警告，并要求改进。

8.会议记录不完整：对于会议记录不完整、不准确的情况，责任人将受到警告，并要求重新记录或补充完整。

9.反馈意见未及时处理：对于收到反馈意见后未及时处理或反馈的情况，责任人将受到警告，并要求提高工作效率。

10.资源浪费：对于浪费会议室和设备资源的行为，责任人将受到警告，并可能被要求参加节约资源培训。

八、制度修订与解释

1.制度修订：本制度如需修订，应由总经理办公室牵头，根据公司实际情况和外部环境的变化，提出修订提案。

2.修订程序：修订提案经相关部门讨论后，形成修订草案，提交公司管理层审核。审核通过后，正式发布修订后的制度。

3.解释权归属：本制度的解释权归总经理办公室所有，对于制度中的具体条款，如有疑问，由总经理办公室负责解释。

4.解释发布：总经理办公室将对制度的解释以书面形式发布，确保所有员工了解解释内容。

5.解释更新：如制度解释内容需更新，总经理办公室将根据实际情况进行更新，并及时通知相关员工。

6.解释执行：员工在执行制度时，如有疑问，应参照最新的制度解释，如解释内容与制度规定不一致，以解释为准。

7.解释监督：公司内部审计部门将对制度解释的执行情况进行监督，确保解释的准确性和有效性。

8.解释反馈：员工对于制度解释如有异议，可通过正式渠道向总经理办公室提出，总经理办公室将及时予以答复。

9.解释归档：所有制度解释文件将作为制度的一部分进行归档，以备日后查阅。

10.解释适用范围：本制度的解释适用于公司所有员工和相关部门，以及与公司业务相关的其他人员。

九、制度实施监督

1.监督机构：公司设立专门的监督机构，负责对局会议预约管理制度的实施情况进行监督。

2.监督职责：监督机构负责检查制度执行情况，包括会议预约流程、会议纪律、资源管理等方面。

3.监督方式：监督机构通过定期检查、现场观察、随机抽查、员工反馈等方式进行监督。

4.监督内容：

-会议预约是否及时、规范；

-会议纪律是否得到遵守；

-会议资源是否得到合理利用；

-会议效果是否达到预期；

-员工对制度的满意度。

5.监督报告：监督机构定期向公司管理层提交监督报告，报告内容包括制度执行情况、发现的问题及改进建议。

6.问题整改：对于监督过程中发现的问题，监督机构将要求相关部门及时整改，并跟踪整改效果。

7.员工参与：鼓励员工积极参与制度实施的监督，设立举报渠道，对举报问题进行调查核实。

8.效果评估：定期对制度实施效果进行评估，评估内容包括制度的有效性、适用性、执行难易度等。

9.持续改进：根据监督报告和效果评估结果，对制度进行持续改进，以提高制度实施的效率和效果。

10.责任追究：对于制度执行不力或违反制度的行为，监督机构将追究相关责任人的责任，并采取相应的处理措施。

十、附则

1.制度生效：本制度自发布之日起正式生效，适用于公司所有部门及员工。

2.制度宣传：公司人力资源部门负责对本制度进行宣传，确保所有员工了解并遵守。

3.制度变更：如公司组织架构、业务范围等发生重大变化，本制度将相应进行调整，调整后的制度将重新发布。

4.制度培训：公