电竞公司销售合同管理规定

电竞公司销售合同管理规定

一、总则（一）目的为加强本电竞公司销售合同管理，规范销售合同的签订、履行、变更与解除等行为，维护公司的合法权益，提高经济效益，依据国家相关法律法规，并结合本公司实际情况，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于本电竞公司与客户之间签订的各类销售合同，涉及电竞产品销售、电竞服务提供等相关业务。公司全体员工在销售合同相关业务操作中均需遵守本规定。（三）基本原则1.合法性原则：销售合同的签订、履行等活动必须符合国家法律法规的规定，确保合同的法律效力。2.平等自愿原则：在与客户签订销售合同时，应遵循平等自愿的原则，充分尊重双方的意愿，不得强制或欺诈对方。3.诚实信用原则：公司及员工在销售合同的全过程中应秉持诚实信用原则，如实履行合同义务，不得隐瞒重要信息或恶意违约。4.效益优先原则：销售合同管理应注重经济效益，在维护公司合法权益的前提下，追求合同利益的最大化，同时兼顾社会效益，提升公司品牌形象。（四）企业文化与经营理念体现本规定贯彻公司“创新、协作、卓越”的企业文化。在销售合同管理中鼓励创新的合作模式，通过各部门的协作确保合同顺利履行，追求卓越的服务品质，以客户满意为宗旨，实现公司经营理念。在合同管理流程中，倡导扁平化管理模式，减少不必要的层级审批，提高工作效率，让信息更快速准确地传递，使公司能够更好地适应市场变化，为客户提供优质的电竞产品和服务。二、合同签订管理（一）签约前准备1.客户资质审查-市场销售部门负责对潜在客户的主体资格、经营状况、信用记录等进行调查。收集客户的营业执照副本复印件、法定代表人身份证明、税务登记证等相关资料，评估客户的履约能力和信用风险。-对于重要客户或大额合同，可委托专业的信用评估机构进行评估，形成详细的客户信用评估报告，作为是否与客户签约的重要依据。2.业务需求确认-销售团队与客户进行充分沟通，明确客户对电竞产品或服务的具体需求，包括产品型号、数量、服务内容、交付时间、质量标准等关键信息。-将客户需求准确传达给公司内部相关部门，如技术部门、产品部门等，共同评估公司是否具备满足客户需求的能力。若存在疑问或无法满足的需求，及时与客户协商调整。（二）合同条款拟定1.标准合同模板-公司法务部门制定统一的销售合同标准模板，明确合同双方的权利义务、产品或服务描述、价格条款、交付条款、质量条款、违约责任、争议解决方式等核心内容。-标准合同模板应充分考虑电竞行业特点，如电竞产品的知识产权归属、电竞服务的网络稳定性要求等特殊因素，确保合同条款全面、严谨，有效保护公司权益。2.个性化条款协商-对于客户提出的超出标准合同模板的个性化条款需求，销售团队应及时与法务部门沟通。法务部门会同相关业务部门对个性化条款进行审核，评估其对公司的风险和影响。-在不损害公司根本利益的前提下，与客户进行友好协商，争取达成双方都能接受的条款。协商过程中应做好记录，形成书面文件作为合同附件。（三）合同审批1.内部审批流程-销售合同拟定完成后，由销售团队提交至部门负责人进行初步审核。部门负责人重点审核合同与业务需求的一致性、价格合理性、交付时间可行性等业务方面的内容。-经部门负责人审核通过后，合同流转至法务部门。法务部门从法律专业角度对合同条款的合法性、合规性、风险防范等进行审查，提出修改意见或法律建议。-涉及重大金额或复杂业务的合同，需组织由销售部门、法务部门、财务部门、技术部门等相关部门参加的合同评审会议，共同对合同进行全面评估，形成评审意见。-合同最终经公司主管领导审批签字后生效。主管领导根据公司战略、经营目标、风险承受能力等因素对合同进行综合决策。2.审批时间规定-为提高合同签订效率，各部门应在收到合同审批文件后的[X]个工作日内完成审核并反馈意见。如遇特殊情况需要延长审核时间，应及时向销售团队说明原因。-对于紧急合同，可启动快速审批通道。销售团队在提交合同时注明“紧急”字样，并说明紧急原因。各部门应优先处理紧急合同的审批，确保在最短时间内完成合同签订。（四）合同签订1.签约主体资格-销售合同应由公司法定代表人或其授权代理人与客户签订。授权代理人签订合同前，必须取得公司法定代表人的书面授权委托书，明确授权范围、授权期限等内容。-授权委托书应作为合同附件妥善保存。签订合同前，销售团队应确保客户签约代表具有合法有效的授权手续，避免因签约主体资格问题导致合同无效或产生纠纷。2.合同签字盖章-合同经双方协商一致并完成内部审批后，由双方签约代表在合同文本上签字。签字应清晰、完整，注明签字日期。-公司在合同上加盖公司公章或合同专用章。盖章位置应符合规范，确保印章清晰、完整，合同文本的每一页均有骑缝章。合同签订完成后，销售团队应及时将合同原件归档保存，并将合同副本分发给相关部门，作为履行合同的依据。三、合同履行管理（一）履行责任分工1.销售部门-销售部门作为合同履行的牵头部门，负责与客户保持密切沟通，及时了解客户需求变化，协调公司内部资源确保合同顺利履行。-跟进产品交付或服务提供的进度，定期向客户反馈相关信息，解答客户疑问，处理客户投诉。2.产品与技术部门-产品部门按照合同约定的产品型号、数量、质量标准等要求，组织产品的生产、采购或调配工作，确保产品按时交付。-技术部门负责为产品交付或服务提供提供技术支持，保障电竞产品的正常运行和电竞服务的质量，解决可能出现的技术问题。3.财务部门-财务部门负责按照合同约定的付款方式和时间节点，及时办理收款手续，对合同款项的收付情况进行准确记录和核算。-审核与合同相关的费用支出，确保费用合理合规，配合销售部门对客户的信用状况进行监控，如发现客户存在付款风险，及时向相关部门通报。（二）产品交付管理1.交付计划制定-产品部门在合同签订后，根据合同约定的交付时间和产品要求，制定详细的产品交付计划。交付计划应明确产品生产、采购、运输等各个环节的时间节点和责任人。-将交付计划及时通报给销售部门、技术部门等相关部门，确保各部门协同配合，共同推进产品交付工作。2.交付过程监控-在产品交付过程中，产品部门应定期检查产品的生产、采购进度，确保按照交付计划执行。如出现可能影响交付时间的问题，应及时采取措施解决，并向销售部门和客户通报情况。-销售部门负责跟进产品运输环节，确保产品安全、准时送达客户指定地点。产品交付时，销售团队应与客户共同进行验收，填写验收报告，由双方签字确认。（三）服务提供管理1.服务方案制定-对于提供电竞服务的合同，技术部门应根据合同要求制定详细的服务方案。服务方案应包括服务内容、服务流程、服务标准、服务团队组成等内容。-将服务方案提交给销售部门和客户审核确认，确保服务方案满足客户需求。2.服务质量监控-技术部门按照服务方案组织实施电竞服务，定期对服务质量进行检查和评估。建立服务质量反馈机制，及时收集客户对服务的意见和建议。-针对客户反馈的问题，技术部门应及时分析原因并采取改进措施，不断提高服务质量。销售部门负责与客户沟通服务进展情况，维护良好的客户关系。（四）款项收付管理1.收款管理-财务部门根据合同约定的付款方式和时间，向客户发送收款通知。收款通知应明确收款金额、收款账号、付款期限等信息。-及时跟踪客户付款情况，对于逾期未付款的客户，销售部门应配合财务部门进行催款。催款方式可采用电话、邮件、书面催款函等多种形式，必要时可通过法律途径追讨欠款。2.付款管理-如合同涉及公司向供应商付款，财务部门应严格按照合同约定的付款条件和审批流程进行付款。审核付款申请相关资料的真实性、完整性和合规性，确保付款准确无误。四、合同变更与解除管理（一）合同变更1.变更申请-合同履行过程中，如因客户需求变更、公司内部原因或不可抗力等因素需要对合同进行变更，由提出变更的一方填写合同变更申请表，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况。-销售团队将合同变更申请表提交至公司内部相关部门进行审核，如涉及产品或服务内容变更，需产品部门和技术部门审核；涉及价格变更，需财务部门审核等。2.变更审批-各部门审核通过后，合同变更申请表流转至法务部门。法务部门从法律角度对变更内容进行审查，确保变更后的合同符合法律法规要求，不损害公司利益。-合同变更最终经公司主管领导审批。主管领导根据公司整体利益和合同履行情况做出决策。重大合同变更需组织相关部门进行专题讨论后再行审批。3.变更协议签订-合同变更申请经审批通过后，销售团队与客户就变更内容进行协商，达成一致后签订合同变更协议。变更协议应明确变更的具体条款、变更后的权利义务关系、生效时间等内容。-变更协议签订后，销售团队将变更协议原件归档保存，并将副本分发给相关部门，作为调整合同履行工作的依据。（二）合同解除1.解除情形-合同履行过程中，出现下列情形之一的，可解除合同：-双方协商一致同意解除合同；-因不可抗力致使合同无法继续履行；-一方严重违反合同约定，导致合同目的无法实现；-法律规定或合同约定的其他解除情形。2.解除程序-提出解除合同的一方应及时向对方发出书面解除通知，说明解除合同的原因和依据。-销售团队收到对方解除通知或提出解除申请后，应立即报告公司相关部门，并组织对解除原因进行调查核实。-如双方协商一致解除合同，应签订合同解除协议，明确解除合同的时间、双方权利义务的清理等事项。如因一方违约导致合同解除，应按照合同约定追究违约方的责任。-合同解除后，相关部门应做好合同款项结算、产品回收或服务终止等后续工作，确保公司利益不受损失。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同文本收集-销售团队在合同签订完成后，应及时将合同原件及所有相关附件收集整理，包括合同审批文件、客户资质资料、谈判记录、补充协议等。-对于合同履行过程中产生的各类文件，如验收报告、服务记录、往来函件等，各相关部门应指定专人负责收集，定期移交至档案管理部门。2.电子文档收集-除纸质文档外，还应注重电子文档的收集。各部门在合同业务操作过程中产生的电子文件，如合同电子版、电子邮件、电子表格等，应按照规定的格式和存储路径进行保存，并及时备份至公司档案管理系统。（二）档案整理与分类1.整理要求-档案管理部门对收集到的合同档案进行整理，确保档案资料的完整性、准确性和规范性。对纸质档案进行编号、装订，去除无关的纸张和杂物；对电子档案进行命名规范、格式转换等处理，使其便于存储和检索。2.分类标准-按照合同类型、签订时间、客户类别等因素对合同档案进行分类。例如，可分为电竞产品销售合同、电竞服务合同等大类，在每大类下再按照签订时间顺序或客户名称进行细分，建立清晰的档案分类体系。（三）档案存储与保管1.存储方式-合同档案应采用纸质存储和电子存储相结合的方式。纸质档案存放在专门的档案库房，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案安全。-电子档案存储在公司档案管理系统或专用存储服务器上，定期进行数据备份，防止数据丢失。同时，设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和下载电子档案。2.保管期限-合同档案的保管期限根据合同性质和重要程度确定。一般情况下，销售合同档案保管期限为[X]年；对于涉及重大权益或有特殊要求的合同，保管期限可适当延长。保管期限自合同履行完毕或解除之日起计算。（四）档案查阅与借阅1.查阅规定-公司内部员工因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、合同名称或编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。-档案管理部门应设置专门的查阅区域，对查阅过程进行监督，确保档案资料的安全和完整。查阅人员不得擅自摘抄、复制、篡改档案内容。2.借阅规定-如因工作需要借阅合同档案，借阅人应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。-借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅时间，应办理续借手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，按时归还。档案管理部门应对档案借阅情况进行登记，定期检查借阅档案的归还情况。六、合同风险管理与绩效考核（一）合同风险管理1.风险识别与评估-法务部门会同销售部门、财务部门等定期对销售合同进行风险识别与评估。重点关注合同条款风险、客户信用风险、市场波动风险、法律政策风险等。-建立风险评估指标体系，通过定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级。对于高风险合同，制定专项风险应对措施。2.风险应对措施-针对不同类型的风险，采取相应的应对措施。例如，对于合同条款风险，加强合同审核把关，完善合同条款；对于客户信用风险，加强客户信用管理，建立信用预警机制；对于市场波动风险，合理设置价格调整条款，加强市场监测和分析；对于法律政策风险，及时关注法律法规和政策变化，调整合同策略。-定期对风险应对措施的执行效果进行检查和评估，根据实际情况进行调整和完善，确保风险得到有效控制。（二）绩效考核1.考核指标设定-建立销售合同管理绩效考核体系，将合同签订率、合同履行率、款项回收率、客户满意度等指标纳入考核范围。-对不同岗位的员工设置不同的考核权重。例如，销售岗位重点考核合同签订率和客户满意度；产品与技术岗位重点考核产品交付和服务质量相关指标；财务岗位重点考核款项回收率等指标。2.考核周期与方式-绩效考核周期为每季度一次。每季度末，各部门按照考核指标对员工进行考核评分。考核方式采用自评、上级评价、相关部门评价相结合的方式，确保考核结果客观公正。-根据绩效考核结果，对表现优秀的员工给予表彰