电竞公司合同管理办法

电竞公司合同管理办法

一、总则本办法适用于电竞公司全体员工在涉及与客户、合作伙伴等各类合同的相关活动。电竞公司秉持着“创新、协作、卓越”的企业文化，以“为玩家打造极致电竞体验，推动电竞行业蓬勃发展”为经营理念，在合同管理中践行扁平化管理模式，注重提升社会效益与经济效益，力求实现全方位的规范化管理。合同管理旨在保障公司合法权益，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，提高合同管理效率和质量，确保公司各项经营活动在合法、有序的轨道上运行。公司各部门及员工应严格遵守本办法规定，积极履行合同管理职责。二、合同管理职责分工公司设立合同管理小组，由公司高层管理人员、法务人员及相关业务部门负责人组成，负责统筹协调公司合同管理工作，制定合同管理战略和政策，解决合同管理中的重大问题。法务部门作为合同管理的核心部门，负责合同文本的审核、修订，对合同风险进行评估，提供法律咨询服务，处理合同纠纷等法律事务。各业务部门是合同的承办部门，负责合同项目的前期调研、洽谈，起草合同初稿，跟踪合同履行情况，及时反馈合同执行中的问题等。财务部门负责对合同涉及的财务条款进行审核，监督合同款项的收付，协助处理与合同相关的财务问题。行政部门负责合同的编号、归档、保管等工作，确保合同资料的完整性和安全性。三、合同的签订（一）合同签订前的准备1.项目调研：业务部门在接到合同项目后，应进行充分的市场调研和可行性分析，了解合作方的主体资格、经营状况、信誉等情况，形成项目调研报告。2.合作方资质审查：法务部门协助业务部门对合作方的资质进行审查，包括营业执照、经营范围、法定代表人身份证明、授权委托书等相关文件，确保合作方具备签订和履行合同的能力。3.合同谈判：业务部门组织相关人员与合作方进行合同谈判，明确双方的权利义务、合作内容、价格、履行期限、违约责任等关键条款。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。（二）合同文本的起草1.文本模板使用：公司制定了各类常用合同的标准文本模板，业务部门应优先使用标准文本模板起草合同。如无合适的标准模板，可参考类似合同文本进行起草。2.条款明确：合同条款应清晰、准确、完整，避免模糊不清或有歧义的表述。涉及电竞相关的内容，如赛事举办、直播合作、电竞产品授权等，应明确双方的具体权利义务和技术标准。（三）合同审核1.部门初审：合同初稿完成后，业务部门应组织内部审核，确保合同内容符合业务要求和公司利益，审核通过后提交法务部门。2.法务审核：法务部门对合同进行全面的法律审核，重点审查合同条款的合法性、合规性，风险防范措施是否完善等。对审核中发现的问题，及时与业务部门沟通并提出修改意见。3.财务审核：财务部门对合同涉及的财务条款进行审核，包括付款方式、结算周期、税务处理等，确保合同财务安排合理、合规。4.高层审批：经法务、财务审核通过的合同，报公司高层领导审批。高层领导根据公司战略和业务需求，对合同进行最终决策。（四）合同签订1.授权签署：合同经审批通过后，由公司法定代表人或其授权代理人签署。授权代理人应持有法定代表人签署的授权委托书，在授权范围内签署合同。2.合同盖章：合同签署后，应加盖公司公章或合同专用章。盖章前，行政部门应对合同内容、签署情况等进行再次核对，确保无误后予以盖章。四、合同的履行（一）履行跟踪合同签订后，业务部门作为承办部门，负责合同的具体履行，并对履行情况进行跟踪。定期向合同管理小组汇报合同履行进度，及时反馈履行过程中出现的问题。（二）款项收付财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理合同款项的收付工作。对于逾期未付款项，应及时通知业务部门进行催款，并做好相关记录。（三）协作配合公司各部门应密切协作，共同推进合同的履行。如因业务需要，涉及其他部门协助的，相关部门应积极配合，确保合同顺利履行。（四）履行变更合同履行过程中，如因客观原因需要变更合同内容，业务部门应及时与合作方协商，并起草合同变更协议。变更协议的审核、审批流程与原合同相同。五、合同的变更与解除（一）变更1.变更申请：因电竞业务发展、市场环境变化等原因需要变更合同的，由业务部门提出变更申请，说明变更原因、变更内容等。2.协商与审核：业务部门与合作方就合同变更事宜进行协商，达成一致意见后，起草合同变更协议。变更协议按照合同签订的审核、审批流程进行处理。（二）解除1.解除情形：出现法定或约定的合同解除情形时，业务部门应及时向合同管理小组报告，并与合作方协商解除合同事宜。2.解除程序：协商一致解除合同的，双方应签订合同解除协议。因一方违约导致合同解除的，应按照法律规定和合同约定追究违约方的责任。合同解除协议的审核、审批流程与合同签订相同。六、合同纠纷处理（一）纠纷报告在合同履行过程中发生纠纷，业务部门应及时向合同管理小组报告，并提供纠纷相关的详细情况和资料。（二）内部协调合同管理小组组织法务、业务、财务等相关部门对纠纷进行分析研究，制定应对策略。各部门应密切配合，共同处理合同纠纷。（三）纠纷解决方式1.协商解决：优先通过协商方式解决合同纠纷。业务部门与合作方进行沟通协商，争取达成双方都能接受的解决方案。2.仲裁或诉讼：如协商不成，根据合同约定的争议解决方式，选择仲裁或诉讼途径解决纠纷。法务部门负责具体的仲裁或诉讼事务，代表公司参加相关程序。（四）结果反馈合同纠纷处理结束后，法务部门应及时将处理结果向合同管理小组汇报，并将相关资料归档。对纠纷处理过程中发现的问题，及时总结经验教训，完善合同管理措施。七、合同的归档与保管（一）归档要求行政部门负责合同的归档工作。合同签订、履行、变更、解除等过程中形成的相关文件、资料，包括合同文本、审批文件、谈判纪要、往来函件、履行记录等，均应及时归档。（二）保管期限合同档案的保管期限根据合同性质和重要程度确定，一般为自合同履行完毕或解除之日起[X]年。重要合同档案应长期保存。（三）查阅与借阅公司内部员工因工作需要查阅或借阅合同档案的，应填写查阅或借阅申请表，经部门负责人批准后，到行政部门办理相关手续。查阅或借阅后应及时归还，确保合同档案的完整性。八、合同管理的绩效考核（一）考核指标公司将合同管理工作纳入绩效考核体系，对各部门及员工在合同管理中的工作表现进行考核。考核指标包括合同签订的及时性、准确性，合同履行的进度和质量，合同纠纷的发生率及处理效果等。（二）考核方式采用定期考核与不定期抽查相结合的方式。定期考核每季度进行一次，由合同管理小组对各部门的合同管理工作进行全面评估；不定期抽查由法务部门或行政部门根据工作需要进行，对发现的问题及时进行反馈和整改。（三）奖惩措施对在合同管理工作中表现优秀的部门和个人，公司将给予表彰和奖励；对因工作失误导致合同出现问题，给公司造成损失的部门和个人，将根据情节轻重追究相应责任。九、人力资源管理与合同管理的结合（一）培训与提升人力资源部门应组织开展合同管理相关的培训课程，提高员工的合同管理意识和业务能力。培训内容包括法律法规、合同起草技巧、风险防范等方面。（二）岗位设置与职责匹配根据合同管理工作的需要，合理设置岗位，明确岗位职责。确保合同管理各环节都有专人负责，且人员具备相应的专业知识和技能。（三）人才选拔与激励在人才选拔过程中，注重考察候选人的合同管理能力和经验。对在合同管理工作中有突出贡献的员工，在晋升、薪酬调整等方面给予优先考虑，激励员工积极参与合同管理工作。十、安全生产与合同管理（一）合同中的安全条款在涉及电竞设备采购、场地租赁、赛事活动承办等合同中，应明确双方的安全生产责任和义务。要求合作方遵守国家安全生产法律法规，采取必要的安全措施，确保电竞活动的安全进行。（二）安全审查在合同审核过程中，法务部门会同安全生产管理部门对合同中的安全条款进行审查，确保条款符合安全生产要求。对不符合要求的合同，应提出修改意见，督促业务部门与合作方协商完善。（三）监督与检查在合同履行过程中，安全生产管理部门应定期对合作方的安全生产情况进行监督检查。如发现安全隐患，及时要求合作方整改，确保电竞活动的安全运营。十一、人文关怀在合同管理中的体现（一）沟通与协商在合同签订、履行、变更、解除等过程中，注重与合作方的沟通与协商，尊重合作方的意见和诉求。秉持公平、公正、诚信的原则，建立良好的合作关系。（二）特殊情况处理对于因不可抗力或其他特殊原因导致合同履行困难的情况，公司应积极与合作方协商解决方案，体现人文关怀。在不