2025广东工业大学总务部商务监管员招聘1人备考试题及答案解析

2025广东工业大学总务部商务监管员招聘1人备考试题及答案解析毕业院校：________姓名：________考场号：________考生号：________一、选择题1.办公室复印机出现故障，无法复印，首先应该（）A.立即关闭复印机电源B.询问其他同事是否遇到过类似问题C.检查复印机是否有纸张和墨粉，电源是否正常D.拨打维修电话等待专业人员上门答案：C解析：复印机无法复印可能是由多种原因造成的，如缺少纸张、墨粉，电源未接通或接触不良等。首先应当检查这些基本因素，排除简单问题。立即关闭电源可能中断正在进行的工作，无谓增加故障排查难度。询问同事可以获取经验，但不是首要步骤。直接拨打维修电话可能延误问题解决时间，应在自行检查无果后再考虑。2.文件归档时，下列哪项做法是正确的（）A.将不同年度的文件混合存放B.只将重要文件进行归档，一般文件无需理会C.按照文件编号顺序排列，方便查找D.将涉密文件与普通文件混合存放答案：C解析：文件归档应遵循系统性原则，按照文件编号顺序排列可以保持文件体系的连贯性，方便日后查找和利用。不同年度的文件应分开存放，以保持时间顺序。所有文件，不论重要程度，都应进行归档管理，以备查阅。涉密文件必须与其他文件分开保管，确保安全。3.处理办公室垃圾时，应注意什么（）A.将有害垃圾与普通垃圾混合投放B.将可回收垃圾随意丢弃C.分类投放，确保有害垃圾得到专门处理D.尽量减少垃圾产生，做好资源回收答案：C解析：垃圾分类是环保的基本要求，有害垃圾如电池、灯管等需要特殊处理，不能混入普通垃圾。可回收垃圾应单独投放，以便回收利用。随意丢弃垃圾会污染环境，增加处理难度。做好资源回收和减少垃圾产生是垃圾分类的最终目的，但首先必须保证分类投放的正确性。4.会议室设备突然故障，影响会议进行，应该如何处理（）A.立即停止会议，等待维修人员B.让参会人员自行尝试解决C.请求其他部门协助，寻找替代设备D.强行继续会议，忽略设备问题答案：C解析：会议室设备故障时，应首先尝试请求其他部门协助，寻找替代设备或解决方案，以尽量减少对会议的影响。立即停止会议可能造成时间浪费，让参会人员自行尝试可能延误解决时间，强行继续会议则会影响会议效果。寻求多部门协作是处理突发事件的常用方法。5.在工作中接到紧急电话，需要临时离开座位，应该怎么做（）A.不做任何表示，直接离开B.挂断电话，等处理完再打回去C.简要告知同事自己的去向和预计返回时间D.直接告知对方自己很忙，稍后再联系答案：C解析：在工作中临时离开，应简要告知同事自己的去向和预计返回时间，以便同事知晓自己的情况，如有紧急事务可以及时联系。不做任何表示可能导致同事不知情，挂断电话可能错过重要信息，直接告知对方很忙则显得不礼貌。及时沟通是保证工作顺利衔接的关键。6.处理来访人员咨询时，应注意什么（）A.不耐烦地告知对方应该去哪里B.直接拒绝对方的要求，不予理睬C.耐心倾听，提供准确的信息或指引D.只回答自己知道的问题，不知道的就说不知道答案：C解析：接待来访人员应耐心倾听，了解其需求，并提供准确的信息或指引。不耐心或直接拒绝会影响单位形象，只回答自己知道的问题可能无法满足对方需求。良好的服务态度和专业的咨询能力是接待工作的基本要求。7.办公室空调出现故障，导致室温过高，应该如何处理（）A.立即关闭空调电源，避免损坏B.告知同事，共同寻找解决方法C.打开窗户通风，使用风扇降温D.无视高温，继续工作答案：B解析：空调故障时应告知同事，共同寻找解决方法，可能是简单的操作问题或需要维修。打开窗户通风和使用风扇可以暂时缓解室温过高，但效果有限。立即关闭电源可能中断制冷，导致问题恶化。及时沟通和寻求解决方案是保证工作环境舒适的关键。8.在工作中需要打印重要文件，应该怎么做（）A.直接发送打印指令，离开等待B.预先检查打印机是否有纸和墨粉C.打印完成后立即带走，不告知任何人D.打印前询问是否有其他同事需要使用答案：B解析：打印重要文件前应预先检查打印机状态，确保有纸和墨粉，避免打印失败。直接发送指令离开可能导致等待时间过长，打印完成后不告知可能造成文件丢失或被他人使用。询问其他同事可以避免资源冲突，提高工作效率。确保打印顺利进行是保证工作准确性的基本要求。9.处理办公用品申领时，应注意什么（）A.超额申领，以备不时之需B.只申领自己需要的部分，不考虑他人需求C.按照规定标准申领，并说明用途D.申领后不告知管理部门，自行使用答案：C解析：办公用品申领应按照规定标准，并说明用途，确保资源的合理使用。超额申领可能导致浪费，只申领自己需要的部分可能忽视集体需求。申领后及时告知管理部门是保证透明和规范的关键。按需申领和规范操作是资源管理的核心原则。10.在工作中遇到与同事意见不合，应该如何处理（）A.坚持自己的观点，不予理睬同事B.直接与同事争吵，表达不满C.私下向领导告状，寻求支持D.冷静沟通，寻求共同解决方案答案：D解析：工作中遇到意见不合时，应冷静沟通，了解彼此的观点，并寻求共同解决方案。坚持己见不予理睬或直接争吵会影响团队合作，私下告状可能破坏人际关系。有效沟通和寻求共识是解决分歧的关键。11.文件需要保密保存，以下做法错误的是（）A.使用带锁的文件柜存放B.对文件进行编号管理C.任何人可以随意翻阅文件D.文件传递时登记收发信息答案：C解析：保密文件应指定专人保管，设置带锁的文件柜存放，并进行编号管理，方便追踪和销毁。文件传递时应有登记手续，记录收发人和时间。任何人不得随意翻阅保密文件，以防止信息泄露。随意翻阅会破坏保密性，增加信息泄露风险。12.办公室卫生清洁工作，以下哪项是重点（）A.地面光洁如镜B.门窗擦拭干净C.垃圾及时清运，保持容器清洁D.桌面物品摆放整齐答案：C解析：办公室卫生清洁工作的重点是保持环境整洁和防止病菌传播。垃圾及时清运可以避免异味和蚊虫滋生，保持垃圾容器清洁同样重要，这关系到整体环境的卫生水平。地面光洁、门窗擦拭和桌面整齐也是清洁工作的一部分，但垃圾处理是日常清洁的关键环节。13.与供应商洽谈采购事宜时，应注意什么（）A.只谈价格，不考虑质量B.明确采购需求，包括数量、规格和用途C.尽量拖延付款时间D.不告知供应商其他单位的采购信息答案：B解析：与供应商洽谈采购事宜时，应首先明确采购需求，包括所需物品的数量、规格、质量标准等，以便供应商提供符合要求的报价。只谈价格不考虑质量可能导致采购物品不符合要求，影响工作。及时付款是商业信誉的体现，拖延付款可能损害关系。不告知其他单位的采购信息是保密要求，但明确自身需求是谈判的基础。14.发现同事在工作中违反规定，应该如何处理（）A.视而不见，认为同事会自行改正B.直接当众指责，影响同事工作C.私下提醒同事注意，或向相关部门反映D.告诉领导，要求处罚该同事答案：C解析：发现同事在工作中违反规定，应本着帮助和提醒的原则处理。可以私下提醒同事注意，避免当众指责影响同事自尊心和工作情绪。如果问题严重或屡教不改，可以向相关部门或负责人反映情况，由组织按规定处理。直接要求处罚可能处理过重，或缺乏调查了解，私下提醒和按程序反映是更稳妥的做法。15.办公室钥匙管理，以下做法错误的是（）A.钥匙应分类保管，不同区域的钥匙分开存放B.非授权人员可以借用钥匙C.钥匙使用后应及时归还，并登记使用情况D.定期检查钥匙完好情况，如有损坏及时更换答案：B解析：办公室钥匙管理应严格，不同区域的钥匙应分类保管，防止混淆。非授权人员不得借用钥匙，以保障安全。钥匙使用后应及时归还，并做好登记，以便追踪。定期检查钥匙完好情况，如有损坏及时更换，确保使用功能。允许非授权人员借用钥匙会带来安全隐患，是错误的做法。16.处理办公设备报修请求时，应注意什么（）A.只登记报修信息，不立即处理B.推迟报修时间，等设备严重损坏再处理C.及时了解报修情况，安排维修人员或联系供应商D.告知报修人设备无法维修，要求更换答案：C解析：处理办公设备报修请求时，应做到及时响应。首先了解报修的具体情况，包括设备型号、故障现象等，然后根据情况安排维修人员上门维修，或联系设备供应商解决。只登记不处理或推迟处理会影响工作正常进行。直接告知无法维修要求更换可能过于简单，应先尝试维修解决。及时响应和协调维修是保障设备正常运行的关键。17.在工作中需要加班，应该如何处理（）A.不告知领导，自行决定加班B.加班时自行安排休息，不考虑他人C.提前告知领导加班原因，并获得批准D.加班完成后立即离开，不与同事沟通答案：C解析：在工作中需要加班，应提前告知领导加班的原因和预计时间，并获得批准。这样既能保证工作需要，也能让领导知晓情况，做好安排。不告知领导自行加班可能导致工作安排冲突，自行安排休息不考虑他人可能影响团队协作。加班完成后及时与同事沟通工作交接情况，是保证工作连续性的要求。18.收到上级部门的重要文件，应该如何处理（）A.直接转交给相关人员，不登记B.批抄一份留存，原件直接返还C.登记文件收文信息，按程序传阅或上报D.私下阅读文件内容，不告知任何人答案：C解析：收到上级部门的重要文件，应按规定进行登记，记录文件名称、编号、日期、收文人等信息。然后按照文件要求，进行传阅、上报或执行。批抄留存可以作为备份，但原件处理应优先遵循规定程序。私下阅读文件内容可能涉及保密问题，不登记和不按程序处理会影响文件管理规范。规范收文登记和处理是保证工作有序进行的基础。19.与外部人员沟通时，应注意什么（）A.使用方言，方便交流B.保持礼貌，语言得体C.只谈工作，不涉私人话题D.表达观点时情绪激动答案：B解析：与外部人员沟通时，应保持礼貌，使用得体的语言，展现良好的职业素养。可以使用通用语言，避免使用过多方言造成沟通障碍。沟通内容应围绕工作，但适当了解对方情况，建立良好关系也有助于工作。表达观点时应保持冷静客观，情绪激动会影响沟通效果。礼貌沟通和保持专业态度是关键。20.处理紧急事务时，应注意什么（）A.不顾一切，优先完成任务B.忽视相关流程，快速处理C.保持冷静，按预案或规定处理D.等待领导指示，不主动行动答案：C解析：处理紧急事务时，应保持冷静，避免慌乱。要根据事态情况，参考应急预案或相关管理规定进行处理。不顾一切可能造成更大问题，忽视流程可能导致处理不当，等待领导指示可能延误时机。主动采取合理措施，按预案或规定处理，是应对紧急情况的有效方法。冷静判断和规范处理是关键。二、多选题1.办公室文件管理，以下哪些做法是正确的（）A.文件应按类别和编号整理存放B.临时文件可以随意堆放在桌面C.呆滞文件应及时清查并按规定处理D.涉密文件应单独保管，并设置警示标识E.文件销毁时应登记并指定专人监督答案：ACDE解析：办公室文件管理要求有序高效。文件应按类别和编号整理存放，方便查找和利用（A）。临时文件也应有一定放置规则，不宜随意堆放（B错误）。呆滞文件应定期清查，根据规定进行处理，如归档、销毁等（C）。涉密文件具有特殊性，必须单独保管，并设置明显警示标识（D）。文件销毁是文件管理的重要环节，必须登记造册，并指定专人监督执行，确保信息安全（E）。因此，正确做法是ACDE。2.维护办公环境秩序，以下哪些行为是提倡的（）A.在指定区域吸烟B.个人物品摆放整齐C.接打电话时保持安静D.禁止携带食品进入办公区E.大声喧哗讨论工作答案：BCD解析：维护办公环境秩序需要大家共同遵守规则。个人物品摆放整齐有助于保持环境整洁（B）。接打电话时保持安静，尊重他人工作环境（C）。禁止携带食品进入办公区可以避免异味和清洁问题（D）。在指定区域吸烟是遵守相关规定的表现（A）。大声喧哗讨论工作会影响他人，不利于保持安静有序的环境（E错误）。因此，提倡的行为是BCD。3.处理来访人员接待工作，应注意哪些方面（）A.主动问候，热情接待B.询问事由，提供帮助C.引导至洽谈室或服务台D.未经允许，不得随意透露单位信息E.接待结束后立即离开，不进行后续工作答案：ABCD解析：做好来访人员接待工作，需要展现良好的服务态度和专业素养。主动问候，热情接待是基本要求（A）。询问事由，了解来访目的，并根据能力提供帮助（B）。引导来访者至合适的接待场所，如洽谈室或服务台（C）。接待过程中要注意保密，未经允许不得随意透露单位信息（D）。接待结束后，应根据情况做好记录或后续跟进工作，而不是立即离开（E错误）。因此，应注意的方面是ABCD。4.采购办公用品，以下哪些流程是必要的（）A.提出采购申请，说明需求B.领导审批，确认采购计划C.比较供应商报价，选择合适产品D.直接购买所需物品，无需审批E.采购完成后及时报销，无需记录答案：ABC解析：规范的办公用品采购流程有助于资源合理利用和防止浪费。首先需要提出采购申请，明确所需物品的规格、数量等信息（A）。然后由相关负责人进行审批，确认采购计划的合理性（B）。在采购过程中，应货比三家，比较不同供应商的报价和服务，选择质量、价格合适的供应商和产品（C）。直接购买无需审批会破坏采购纪律（D错误）。采购完成后应履行报销手续，并做好采购记录，以便管理和查询（E错误）。因此，必要的流程是ABC。5.处理办公设备故障，以下哪些做法是合理的（）A.立即切断设备电源，防止危险B.尝试自行简单维修，如更换灯泡等C.详细记录故障现象，以便维修人员判断D.告知同事设备无法使用，等待维修E.忽视故障，继续使用，看是否能自行恢复答案：ABC解析：处理办公设备故障时，应首先确保安全。如遇不明故障或异常情况，应立即切断设备电源，防止发生危险（A）。对于一些简单的故障，如更换灯泡、松动螺丝等，可以尝试自行维修（B）。在报修时，应详细记录故障现象、发生时间、设备型号等信息，以便维修人员快速判断问题（C）。告知同事故障情况，可以及时通知到需要使用该设备的人员（D）。但忽视故障继续使用可能导致设备损坏加剧或引发安全问题（E错误）。因此，合理的做法是ABC。6.文件归档工作，以下哪些要求是正确的（）A.文件应按时间顺序排列B.涉密文件应单独归档，并加锁保管C.文件归档前应进行整理和分类D.已归档文件可以随意翻阅E.归档文件应有清晰的目录索引答案：ABCE解析：规范的文件归档工作需要遵循相关要求。文件可以按时间顺序排列，便于查找（A）。涉密文件具有特殊性，必须单独归档，并采取加锁等安全措施保管（B）。在归档前，应对文件进行系统整理，并进行分类（C）。已归档文件应按规定管理，一般不允许随意翻阅，需要按规定程序借阅（D错误）。归档文件应建立清晰的目录索引，方便检索利用（E）。因此，正确的要求是ABCE。7.保持办公区域清洁卫生，以下哪些措施是有效的（）A.定期清洁地面、桌面和门窗B.垃圾应分类投放，并及时清运C.保持空调、通风设备干净，确保正常运行D.个人办公区域由同事负责清洁E.地面湿滑时，应设置警示标识答案：ABCE解析：保持办公区域清洁卫生需要综合措施。定期清洁地面、桌面、门窗等，可以创造舒适的工作环境（A）。垃圾应按照规定进行分类投放，并安排人员及时清运，防止污染和滋生蚊虫（B）。保持空调、通风设备干净，确保其正常运行，有助于改善空气质量（C）。个人办公区域的清洁主要由本人负责，而非同事（D错误）。地面湿滑存在安全隐患，应立即拖干并设置警示标识（E）。因此，有效的措施是ABCE。8.与供应商洽谈合作时，应注意哪些原则（）A.明确合作需求，提出具体要求B.公平谈判，不强迫对方接受不合理条件C.考察供应商的资质和信誉D.优先选择价格最低的供应商E.签订合同前，对合同条款仔细审核答案：ABCE解析：与供应商洽谈合作时，应遵循公平、诚信、互利的原则。首先需要明确合作需求，向供应商提出具体的合作要求和标准（A）。在谈判过程中，应本着公平的态度，与对方协商，不应强迫对方接受不合理条件（B）。在选择供应商时，要考察其资质证明、过往信誉等，确保其有能力提供合格的产品或服务（C）。不能只以价格作为唯一选择标准，还应综合考虑质量、服务等因素（D错误）。签订合同前，必须仔细审核合同条款，明确双方的权利和义务，避免潜在风险（E）。因此，应注意的原则是ABCE。9.处理内部工作协调，以下哪些做法是恰当的（）A.提前沟通，说明工作需求和协作方式B.主动承担协调工作，促进部门间合作C.未经同意，随意插手其他部门事务D.及时沟通进展情况，解决问题E.将矛盾上交，不尝试自行协调答案：ABD解析：有效的内部工作协调需要良好的沟通和协作。在开展需要跨部门协作的工作前，应提前沟通，明确彼此的需求、分工和协作方式（A）。可以主动承担起协调角色，促进部门间的顺畅合作（B）。协调工作应在职责范围内进行，未经同意不应随意插手其他部门事务（C错误）。在协调过程中，要及时沟通工作进展，发现问题时积极寻求解决方案（D）。对于一些小矛盾，应尝试自行协调解决，而不是简单地向上级汇报（E错误）。因此，恰当的做法是ABD。10.管理办公室钥匙，以下哪些做法是规范的（）A.钥匙应分类保管，不同用途的钥匙分开存放B.非授权人员不得借用钥匙C.钥匙使用后应及时归还，并做好登记D.定期检查钥匙是否完好，损坏及时更换E.将所有钥匙交给一人统一管理答案：ABCD解析：规范的办公室钥匙管理是保障安全的重要环节。钥匙应按类别和用途分类保管，不同钥匙分开存放，避免混淆（A）。钥匙的借用必须严格管理，非授权人员一律不得借用（B）。钥匙使用后必须及时归还，并做好借用登记，以便追踪管理（C）。定期检查钥匙的完好情况，如有磨损、变形或锈蚀，应立即更换，确保使用功能和安全（D）。将所有钥匙交给一人管理存在较大安全风险，应实行分级管理或多人保管制度（E错误）。因此，规范的做法是ABCD。11.文件流转过程中，以下哪些环节需要登记（）A.文件领取B.文件传阅C.文件退回D.文件销毁E.文件复印答案：ABCD解析：文件流转登记是确保文件安全和可追溯的重要措施。文件领取时，领取人需要登记领取信息（A）。文件在部门或个人之间传阅时，传阅人需记录传阅情况（B）。文件处理完毕后，退回时应登记退回信息（C）。文件销毁前，需按程序登记，并指定专人监督销毁过程（D）。文件复印虽然可能产生副本，但原件流转或复印行为本身，根据管理要求，也可能需要登记，以掌握文件的去向和使用情况（E可争议，但相较于其他选项，登记复印的普遍性较低）。因此，主要需要登记的环节是ABCD。12.维护办公设备，以下哪些做法是合理的（）A.定期清洁键盘、鼠标等输入设备B.长时间不用时，关闭电脑显示器电源C.自行拆卸设备进行维修D.定期检查打印机墨粉或碳粉情况E.发现设备故障，立即强行开机答案：ABD解析：合理的办公设备维护有助于延长设备使用寿命，保证工作正常进行。定期清洁键盘、鼠标等输入设备，可以保持卫生，提高使用舒适度（A）。长时间不使用电脑时，关闭显示器电源可以节约能源（B）。定期检查打印机等输出设备的耗材情况，如墨粉、纸张等，及时补充，可以避免工作中断（D）。自行拆卸设备进行维修可能造成损坏或失密，应联系专业人员进行（C错误）。发现设备故障时，应先尝试重启或排查简单问题，不应盲目强行开机，以免扩大故障（E错误）。因此，合理的做法是ABD。13.处理办公用品申领，以下哪些原则是重要的（）A.按需申领，避免浪费B.超额申领，以备不时之需C.遵守规定标准，不得随意增加数量D.申领后及时登记，明确用途E.个人喜好影响申领决策答案：ACD解析：规范的办公用品申领管理需要遵循相关规定和原则。申领时应按实际需要，不得超额，以避免资源浪费（A）。必须遵守单位规定的申领标准，不得随意增加数量或种类（C）。申领的物品应做好登记，注明物品名称、数量、申领部门或人员、用途等信息，便于管理和统计（D）。个人喜好不应成为申领办公用品的依据，应基于实际工作需要（E错误）。因此，重要的原则是ACD。14.保持办公环境安静，以下哪些行为是提倡的（）A.在会议室讨论工作B.接打电话时注意语气和音量C.在走廊大声喧哗D.使用低音量耳机听音乐E.未经允许随意打断他人谈话答案：AB解析：保持办公环境安静需要大家共同维护。在指定场所如会议室进行讨论是合适的（A）。接打电话时应注意控制音量，使用温和语气，避免打扰他人（B）。在走廊等公共区域大声喧哗会影响他人（C错误）。使用低音量耳机听音乐，可以避免外放声音干扰他人，是较好的选择（D）。未经允许随意打断他人谈话是不礼貌的行为（E错误）。因此，提倡的行为是AB。15.处理来访人员咨询，以下哪些做法是恰当的（）A.耐心倾听，了解咨询事由B.不耐烦地告知对方应该问谁C.提供准确、清晰的信息或指引D.推卸责任，告知对方不归自己管E.保持微笑，展现良好的服务态度答案：ACE解析：处理来访人员咨询，应体现良好的服务意识和沟通技巧。首先应耐心倾听，了解对方咨询的具体事由（A）。然后提供准确、清晰的信息或指引，帮助对方解决问题（C）。在整个过程中，应保持微笑，使用礼貌用语，展现良好的服务态度（E）。不耐心地告知对方应该问谁，或者推卸责任，都会给来访者留下不好的印象，不利于单位形象（B、D错误）。因此，恰当的做法是ACE。16.管理办公区域安全，以下哪些措施是必要的（）A.定期检查消防设施是否完好B.保持安全通道畅通，不得堆放物品C.熟悉紧急疏散路线D.个人工位堆放过多物品E.发现安全隐患及时上报答案：ABCE解析：管理办公区域安全是保障人员生命财产安全的重要工作。定期检查消防设施，如灭火器、消防栓等是否完好有效，是基本的安全要求（A）。保持安全通道畅通，不得堆放物品，确保紧急情况下人员能够快速疏散（B）。熟悉紧急疏散路线，知道在紧急情况下如何快速撤离（C）。个人工位堆放过多物品可能阻碍通行，甚至引发火灾，不利于安全（D错误）。发现安全隐患，如电线裸露、设施损坏等，应及时上报，以便及时处理（E）。因此，必要的措施是ABCE。17.处理办公设备报修，以下哪些做法是合理的（）A.详细描述故障现象，包括发生时间、具体表现B.立即停止使用故障设备，防止损坏加剧C.自行尝试简单操作，如重启设备D.直接更换设备主要部件，不告知维修人员E.报修后立即离开，不与维修人员沟通答案：ABC解析：处理办公设备报修，应本着及时、有效的原则。向维修人员详细描述故障现象，包括发生时间、具体表现等，有助于维修人员快速判断问题（A）。发现设备故障后，应立即停止使用，避免因继续使用导致设备损坏加剧或引发安全问题（B）。在报修前，可以尝试一些简单的操作，如重启设备，有时能解决临时性问题（C）。随意更换设备部件可能导致问题更复杂，或违反保修规定，应告知维修人员情况（D错误）。报修后，应与维修人员保持沟通，告知维修进展或确认维修结果（E错误）。因此，合理的做法是ABC。18.文件归档要求，以下哪些是正确的（）A.文件应按类别或主题进行分类B.涉密文件应单独归档，并加锁保管C.文件归档前应进行系统整理，去除无关材料D.已归档文件可以随意借阅E.归档文件应有清晰的目录索引答案：ABCE解析：规范的文件归档工作需要遵循相关要求。文件可以按类别或主题进行分类，便于管理和查找（A）。涉密文件具有特殊性，必须单独归档，并采取加锁等安全措施进行保管（B）。在归档前，应对文件进行系统整理，检查文件完整性，去除无关材料，确保归档文件的真实、完整（C）。已归档文件一般需要履行借阅手续，经过批准才能借阅，以保证文件安全（D错误）。归档文件应建立清晰的目录索引，方便后续查阅利用（E）。因此，正确的做法是ABCE。19.与外部单位联系工作，以下哪些要求是必要的（）A.使用规范的联系方式，如正式信函或电子邮件B.联系时应说明事由，表达清晰C.随意透露单位内部敏感信息D.保持礼貌，使用得体语言E.联系完成后不做好记录答案：ABD解析：与外部单位联系工作，需要展现良好的职业素养。应使用规范的联系方式，如正式信函、公司邮箱等，避免使用个人账号处理公务（A）。联系时应明确说明沟通事由，表达清晰，确保对方理解（B）。要注意保密，不得随意透露单位内部敏感信息（C错误）。在整个沟通过程中，应保持礼貌，使用得体语言，展现专业形象（D）。联系完成后，应根据需要做好记录，如会议纪要、沟通事项等，便于后续跟进和查阅（E错误）。因此，必要的要求是ABD。20.保持办公区域整洁，以下哪些做法是提倡的（）A.个人办公区域保持整齐有序B.垃圾应分类投放，并按时清理C.电脑屏幕保持清洁，无灰尘D.桌面物品堆放整齐，与工作相关E.地面有污渍时，立即拖擦干净答案：ABCD解析：保持办公区域整洁需要个人共同努力。个人办公区域应保持整齐有序，工作物品摆放合理（A）。垃圾应按照规定进行分类投放，并主动清理个人区域的垃圾，保持环境清洁（B）。电脑屏幕保持清洁，无灰尘，有助于提高使用舒适度和显示效果（C）。桌面物品应堆放整齐，尽量只摆放与工作相关的物品，保持桌面清爽（D）。地面有污渍时，应及时拖擦干净，维护整体环境卫生（E）。因此，提倡的做法是ABCD。三、判断题1.文件归档后，原件和复印件可以随意放置，无需区分管理。（）答案：错误解析：文件归档后，原件和复印件应分开管理，确保安全和查阅便利。原件通常需要特殊保管，如