茅台集团采购管理办法

茅台集团采购管理办法总则目的为加强茅台集团采购管理，规范采购行为，确保采购活动合法合规、高效有序，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。适用范围本办法适用于茅台集团及所属各子公司、分公司（以下统称“公司”）的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购事项。基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开公平公正原则：采购活动应公开透明，遵循公平竞争机制，确保所有符合条件的供应商都有机会参与，保证采购结果公正合理。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，规范采购流程，加强对采购各环节的监督管理，防范采购风险。职责分工1.采购部门负责制定采购计划，组织实施采购活动，选择合格供应商，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。建立供应商管理档案，定期对供应商进行评估和考核。收集、整理采购信息，分析市场动态，为公司采购决策提供依据。2.需求部门根据公司生产经营需要，提出采购需求，明确采购物资的规格、型号、数量、质量等要求。参与采购项目的技术谈判、验收等工作，对采购物资的质量和适用性负责。3.财务部门负责审核采购预算，安排采购资金，对采购付款进行审核和监督。参与采购合同的审核，对合同中的付款条款等财务事项进行把关。4.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性以及采购效益情况。对采购项目进行专项审计，对发现的问题提出整改意见并监督落实。5.法务部门负责审查采购合同的合法性，对合同条款进行法律风险评估，提供法律意见和建议。处理采购活动中的法律纠纷，维护公司合法权益。采购计划管理采购需求预测1.需求部门应定期对本部门的物资、工程、服务需求进行分析和预测，结合公司生产经营计划、销售计划、库存情况等因素，提出采购需求预测报告。2.采购需求预测报告应包括需求品种、数量、规格、时间等详细信息，并说明预测依据和理由。采购计划编制1.采购部门根据需求部门提交的采购需求预测报告，结合公司库存状况、市场供应情况等，编制年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购项目名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间、采购方式等内容，并经相关部门审核后报公司领导审批。3.对于紧急采购需求，需求部门应及时向采购部门提出申请，采购部门应在确保满足生产经营需要的前提下，按照特事特办的原则，尽快组织实施采购。采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营调整等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出书面申请，说明调整原因、调整内容等。2.采购部门对需求部门提交的采购计划调整申请进行审核，提出审核意见后报公司领导审批。经批准后的采购计划调整申请作为采购活动的依据。供应商管理供应商选择1.采购部门应通过多种渠道广泛收集供应商信息，建立供应商信息库。供应商信息应包括供应商基本情况、生产经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面。2.对于新的采购项目，采购部门应根据采购需求和供应商信息库，筛选出潜在供应商名单，并组织相关部门对潜在供应商进行实地考察和评估。3.评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、技术水平、质量管理体系、价格竞争力、售后服务能力等方面。评估结束后，采购部门应根据评估结果确定合格供应商名单，并报公司领导审批。供应商准入1.合格供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，能够提供符合质量要求的产品或服务。2.采购部门与准入供应商签订《供应商合作协议》，明确双方的权利和义务，包括产品质量、价格、交货期、售后服务等条款。3.对于重要物资或服务的供应商，应要求其提供一定金额的履约保证金，以确保其履行合同义务。供应商考核与评价1.采购部门定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行考核与评价。考核评价周期一般为每年一次，对于重要供应商可适当缩短考核周期。2.考核评价方式包括供应商自评、采购部门评价、需求部门评价、客户反馈评价等多种方式相结合。考核评价结果应形成书面报告，并反馈给供应商。3.根据考核评价结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予优先合作、增加采购量等奖励；对于表现不佳的供应商，采取警告、减少采购量、暂停合作直至取消合作资格等措施。供应商淘汰与退出1.如供应商出现严重质量问题、交货期延误、价格欺诈、售后服务不到位等情况，采购部门应及时对其进行调查核实，并根据情节轻重采取相应的处理措施，直至取消其合作资格。2.对于被取消合作资格的供应商，采购部门应将其从供应商信息库中删除，并通报相关部门。同时，应做好与该供应商的合同清理、债权债务结算等工作。采购方式公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应采用公开招标方式：货物或服务采购单项合同估算价在200万元人民币以上的；工程采购单项合同估算价在400万元人民币以上的；单项合同估算价低于上述标准，但项目总投资额在3000万元人民币以上的。3.采用公开招标方式采购的，采购部门应按照国家有关法律法规和公司招标管理规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标，从中择优选择中标供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采用邀请招标方式采购的，采购部门应从供应商信息库中选择不少于三家符合条件的供应商发出投标邀请书，并按照相关规定组织招标活动。竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与符合相应资格条件的不少于三家供应商分别进行谈判，从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.采用竞争性谈判方式采购的，采购部门应制定谈判文件，明确谈判程序、谈判内容、评审标准等事项，并组织供应商进行谈判。谈判结束后，采购部门应根据谈判结果确定成交供应商，并签订采购合同。单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式采购的，采购部门应组织相关部门进行论证，说明采用单一来源采购方式的理由和依据，并报公司领导审批。审批通过后，采购部门与供应商进行协商，签订采购合同。询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单，要求其报价，然后在报价的基础上进行比较，从中确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采用询价方式采购的，采购部门应向不少于三家供应商发出询价单，供应商应在规定时间内报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合采购要求的供应商作为成交供应商，并签订采购合同。采购合同管理合同签订1.采购部门在确定中标供应商或成交供应商后，应及时与供应商签订采购合同。采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。2.采购合同应包括以下主要条款：采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等。3.采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交法务部门进行合法性审查，法务部门应出具法律意见。经审查通过后的合同文本方可签订。合同履行1.采购部门应按照采购合同约定，及时跟踪供应商的合同履行情况，确保供应商按时、按质、按量履行合同义务。2.需求部门应配合采购部门做好合同履行过程中的相关工作，如提供技术支持、协助验收等。3.如供应商出现合同履行问题，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施解决问题。如协商不成，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、市场变化、双方协商一致等原因需要变更或解除合同的，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更或解除协议。2.合同变更或解除协议应明确变更或解除的原因、内容、双方的权利和义务等事项，并报公司领导审批。3.涉及合同金额变更的，采购部门应按照公司财务管理制度的规定，办理相关审批手续。合同结算1.采购合同履行完毕后，采购部门应及时与供应商办理结算手续。结算金额应按照合同约定执行，如有合同变更的，应按照变更后的金额进行结算。2.采购部门应将结算申请提交财务部门审核，财务部门审核通过后，按照合同约定的付款方式支付货款。3.对于采购项目的质保金，采购部门应在质保期届满后，按照合同约定办理质保金的退还手续。采购风险管理风险识别与评估1.采购部门应定期对采购活动进行风险识别与评估，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险等。2.风险识别与评估应采用定性与定量相结合的方法，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，并确定风险等级。风险应对措施1.根据风险评估结果，采购部门应制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性或减轻风险发生后的影响程度。2.对于市场风险，采购部门应加强市场监测和分析，合理安排采购计划，采取套期保值等措施规避价格波动风险。3.对于质量风险，采购部门应加强对供应商的质量管理，严格执行验收标准，对不合格产品及时进行处理。4.对于供应商风险，采购部门应加强供应商管理，建立供应商考核评价机制，选择优质供应商，降低供应商违约风险。5.对于合同风险，采购部门应加强合同管理，严格合同签订、履行、变更、解除等环节的审批程序，防范合同纠纷。风险监控与预警1.采购部门应建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和检查，及时发现风险变化情况。2.对于风险等级较高的采购项目，采购部门应设置风险预警指标，当指标达到预警值时，及时发出预警信号，并采取相应的风险应对措施。监督与检查内部监督1.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、采购行为的合法性以及采购效益情况。2.审计部门可采取定期审计、专项审计、离任审计等方式，对采购项目进行全面审计或重点审计。对于审计发现的问题，审计部门应提出整