集团公司合同管理制度

集团公司合同管理制度总则1.目的依据：为加强集团公司合同管理，防范经营风险，维护集团合法权益，依据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，结合集团实际情况制定本制度。2.适用范围：本制度适用于集团总部及下属各子公司、分公司、分支机构（以下统称“各单位”）对外签订的各类合同、协议、意向书等具有契约性质的文件（以下统称“合同”）。3.基本原则：合同管理遵循依法合规、分级管理、全程管控、风险防范原则，确保合同签订、履行、变更、解除等环节规范有序。合同管理职责分工1.法务部门：作为合同归口管理部门，负责制定合同管理制度与范本；审核合同条款合法性、合规性，出具法律意见；处理合同纠纷诉讼、仲裁事务；定期组织合同管理培训与检查。2.业务部门：是合同承办主体，负责合同项目调研、谈判，按要求起草合同文本；跟进合同履行进度，收集、整理履行凭证；及时反馈合同履行异常情况，提出变更、解除建议。3.财务部门：参与重大合同财务条款审核，评估资金收支、税务成本影响；依合同约定办理款项收付、核算；监控合同资金风险，提供财务数据支持。4.管理层：负责审批重大合同签订、变更、解除事项；协调解决合同管理疑难问题，调配资源保障合同顺利履行。合同签订管理1.合同订立准备：业务部门开展项目可行性研究、对方主体资格审查（核实营业执照、资质证书、信用状况等），确定合作意向、核心条款，形成书面报告提交审批。对重大合同，组织多部门联合尽职调查。2.合同文本选用：优先选用集团法务制定范本，结合实际修订；无范本时，参考行业示范文本或依法起草，确保条款完备、表述严谨、权责明晰，涵盖当事人信息、标的、数量质量、价款支付、履行期限地点方式、违约责任等基本要素。3.合同审核流程：承办部门填写审核表，附合同文本及相关资料依次送业务主管、财务、法务部门审核，各部门依职责3-5个工作日内出具意见并签字确认，重大合同提交管理层集体审议，按权限审批，全程留痕归档。4.合同签署授权：法定代表人依法授权委托代理人签约，明确授权范围、期限、事项，颁发授权委托书并登记备案，代理人在权限内签约，对超越权限行为担责。合同履行管理1.履行跟踪机制：承办部门设专人跟踪，定期自查，填写履行台账记录交付、验收、付款等节点，发现逾期、质量瑕疵等异常24小时内报告，协同法务研判应对，按约定行使抗辩权、索赔权。2.变更与转让管理：合同变更需双方书面协议，依原审核流程审批，注明变更缘由、内容，确保不损集团权益；合同转让符合法定条件，经对方同意、内部审批，办理相关手续，通知关联方。3.合同结算管理：财务依合同、验收凭证、发票按流程结算付款，不符约定拒付并反馈，定期清理未结款项，防范坏账风险，涉及质保金依约扣留、返还。合同档案管理1.档案归集范围：含合同文本、审核表、附件、往来函件、变更协议、履行凭证等全流程资料，纸电文档同步，确保完整、准确、可追溯。2.档案保管期限：依重要性、业务性质划分，短期5年、长期10年、永久保存三类，期满鉴定销毁按档案法规执行，销毁清单存档。3.档案借阅使用：内部借阅经档案管理部门审批、登记，限在指定区域查阅，严禁转借、涂改、损毁，外部调阅依法务审核、合规流程批准，在监督下进行。合同纠纷处理1.纠纷预警机制：履行部门察觉争议萌芽即报告，法务评估风险、拟定策略，纠纷升级启动应急响应，成立专项小组应对。2.纠纷解决方式：优先协商和解，拟定和解协议；协商无果依约定选仲裁或诉讼，委托律师代理，配合收集证据、出庭，执行生效裁决。监督与奖惩1.监督检查机制：法务与审计定期、不定期查各单位合同管理，查后通报问题、限期整改，复查整改落实。2.奖惩措施：对合规高效、降本增效、防控风险有功人员奖励；对违规签约、失职失察致损者，依情节追行政、经济、法律责，纳入绩效考核。附则1.制度解释：本制度