建设项目档案基础管理

建汆项目档案基础管理

第一节建设项目概述

一、建设项目的内容与特点

建设项目是指利用国家资金、自筹资金、银行贷款或其它专项资金，进行的

以扩大生产能力（或新增工程效益）为主要目的的新建、改建或者扩建的工程项

R,它包括生产性与非生产性固定资产的建设以及与之相联系的设备购置安装、

征地拆迁等各项工作，有着丰富的内容与显著的熔点。

（一）建设项目的内容

建设项目涉及国民经济各个部门和各个领域，其内容可以归纳为五个方面:

1、建筑方面的建设项目，主要包括各种房屋和构筑物、石油、天然气、给

水、排水等管道和输变电线路的架设工程，矿井开凿以及石油、天然气的钻井工

程，水利工程，钢铁冶炼炉砌筑工程，道路桥梁工程，生态环境保护整治工程等。

2、设备安装方面的建设项目，包括生产、能源、动力、起重、运输、传动

和医疗、实验等需要安装的机械设备装置工程。

3、装修装饰工程，指为使建筑物达到某种设计风格或建筑标准，按照设计

文件要求对建筑物进行的室内室外装修装饰工程。

4、设备、工具、器具及家具购置工作，指根据设计文件规定购置用于生产

或服务于生产、办公和生活的需要安装和不需要安装的各种设备，以及为保证使

用单位第一个使用周期需要而购置的达不到固定资产标准的各种工具、器具及家

具的工作。

5、前期工作与管理服务工作，主要是指为建设项目的全面实施而开展的前

期可行性研究、勘察设计、规划定点、土地征用、建设单位项目管理、生产技术

人员培训、设备或生产线试运行等相关工作。

（二）建设项目的特点

建设项目是当今国民经济与社会发展的重要组成部分，是社会不断扩大再生

产、持续提高人民群众物质文化生活和综合国力的一种重要手段，其特点从档案

管理的角度分析，主要有以下三个方面:

1、投入人力、财力、物力巨大，建设周期长。投资数十亿元、数百亿元的

建设项目现在可以说是屡见不鲜，建设周期数年甚至数十年的建设项目到处都有,

参建单位数以百计的建设项目也不稀奇。这一特点决定了建设项目档案工作的长

期性和复杂性。

2、是一项融经济、技术、环境、生态、人文等许多学科于一体的综合性很

强的人类社会活动。项目建设时需要许多不同的部门密切合作提供多方面的产品

与服务，才能完成任务。项目建成后往往需要大量的辅助项目和配套工程，才能

发挥出预期的经济效益、社会效益和生态效益。实际上，一个大中型建设项目往

往就是一个宏大的综合性工程群体。这一特点说明建设项目档案资料具有复杂的

技术性和很强的专业性，从而也向档案管理人员的文化水平和专业素质提出了新

的更高的要求。

3、建设单位是建设项目整个建设过程的决策者、组织者和主要参加者之一，

它从项目设计方案的确定、工程质量的监督检查、设备造型、工程进度控制，到

竣工验收等，都负有直接的和主要的组织管理责任。这一特点说明建设单位对建

设项目档案资料工作负有直接的和主要的组织管理责任。

二、建设项目的分类与构成

建设项目是指在建筑、安装施工等形成固定资产的活动中，按照一个总体进

行设计施工的相对独立的工程。它往往由若干个单位工程组成，经济上统一核算，

组织上统一协调管理。

（一）建设项目的分类

1、按照使用性质的不同划分，建设项目可以分为生产性和民用生活性两种。

前者是指直接用于物质生产或专门为物质生产服务的项目，如：工矿企业、建筑

业、地质资源勘探、农林牧副渔业生产项目，水陆空交通运输项目，邮电通信项

目，商业和物资供应项目等。后者则是指直接用于满足人民群众物质生活和精神

文化生活需要的建设项目，如：文教卫生项目、科技研究项目、社会福利项目、

机关办公建筑项目、公用事业项目、生态环境项目、民用房地产开发项目等。

2、按照规模大小不同划分，建设规模可以分为复杂的综合性大中型项目和

简单的单一性小型项目。按照国家有美规定，划分大中型项目与小型项目的标准，

是以投资额为界限进行的。但由于经济科技的发展变化，不同时期的划分标准不

同，总的趋势是标准越来越高。如有一段时间，国家曾规定，能源、交通、原材

料工业项目批准投资项目在5000万元以上的，其它项目在3000万元以上的为大

中型项目，低于此标准的为小型项目；更新改造的能源、交通、原材料项目，总

投资在5000万元以上的，其它项目投资在3000万元以上的，属于限额以上项目，

低于此标准的为限额以下项目。

3、按照开工建设的不同情况划分，建设项目分为：A、新建项目，即新开工

建设的项目；B、扩建项目，即为扩大原有生产能力，提高生产或使用的效益而

在原有基础或者规模的基础上扩大的建设项目；C、改建项目，即为提高生产效

率，增加科技含量，采用新技术，改进产品质量或者改变产品方向，对原有设备

或工程进行改造的项目；D、迁建项目，即原有企业、事业单位由于某种原为，

经批准易地另建的项目；E、停建缓建项目，即根据现有人力、物力、财力等方

面的原因，中途停止或缓建的项目；F、恢复项目，即因自然灾害、战争等原因，

使原有固定资产全部或部分受到破坏而投资重建的项目。

以上对建设项目的分类，对于我们科学地管理和开发利用建设项目档案资

料，具有重要的指导意义。

（二）建设项目的构成

根据工程设计和项目建设的需要，一个建设项目一•般由两个相互联系的不同

层次构成：

1、单项工程：指有独立的设计文件，建成投产后能独立发挥预定效益或者

生产设计规定产品的车间（联合企业或者企业集团的分厂）、生产线或者独立工

程等。一个建设项目在全部建成投产以前，往往先要有•计划有步骤地陆续建成若

干个单项工程，此时的建设项目文件材料就可以按单项工程进行收集整理。

2、单位工程：这是指单项工程中具有独立施工条件的工程，它是单项工程

的组成部分。例如：工业企业建设中的一个车间是一个单项工程，而车间的厂房

建筑、车间的设备安装就各是一个单位工程。准确地了解和划分单位工程，对于

科学地做好建设项目文件材料的分类组卷工作关系重大。

三、建设项目进展的一般程序

建设项目的进展程序，是指项目建设过程中各阶段各环节之间，客观存在的

加技术设计阶段；对于一些大型联合企业、矿区、水利枢纽、林区综合开发项目

等，还需要进行规划设计或总体设计。

（四）编制建设项目概预算

建设项目概预算是设计单位对建设项目所需全部建设费用计算成果的笼统

称呼，其中总体设计时叫估算，初步设计时叫概算，技术设计时叫修正概算，施

工图设计叫预算。一般建设项目概预算的内容包括四个方面：1、建筑安装工程

费；2、设备、工具、器具的购置费；3、与建设项目相关的其它费用；4预备费。

编制概预算文件，国家有严格的规定，并要按程序进行审查批准。

（五）下达建设项目投资计划

即根据有关部门批准的设计文件和有关资料，安排建设项目投资的年度计划,

年度投资计划被批准后，即可使用建设资金，开工建设。

（六）对建设项目进行招标投标

对建设项目实行招标投标管理，是我国在社会主义市场经济条件下，对建设

项目管理的体制与手段的重大改革，这一改革也使建设项目文件材料增添了新的

内容。招标投标分公开招标、邀请招标和议标三种类型。招标单位在招标前要做

好必要的准备工作，其中包括编制标底、编制招标文件、发布招标广告或者印发

招标通知书、成立评标定标组织机构等。投标的程序，一是购买或者领取招标文

件，二是按规定要求编制投标的标竹并寄达招标单位。

（七）建设项目施工

施工前建设单位要成立项目建设管理班子，如“项目建设指挥部”等，要做

好征地、拆迁、供水、供电、通讯、定货、施工图纸、确定施工单位和监理单位、

按程序报批开工报告等准备工作。施工开始后，建设单位要派人员进驻现场，对

已经购进的建筑材料进行检验、化验，监督施工单位搞好质量控制、进度控制、

造价控制、安全控制。其中对外发包施工建设的工程,要签订建设项目承包合同。

（八）建设项目监理

我国约在20世纪80年代末逐步建立起建设项目监理制度，即建设单位或投

资者可以委托经国家权威机构认定的有相应资质的监理机构，负责对建设项目实

施监理。监理乂分为政府监理和社会监理两种，所有建设项目都必须接受政府监

理。监理单位的职责是受建设单位委托，对项目建设的情况进行全面具体的监督

控制，具体任务是：

1、前期阶段，参与建设项目的可行性研究和投资估算的编制；

2、设计阶段，提出设计要求，组织评选设计方案，协助项目法人（或叫业

主）选择勘察单位、设计单位，商签合同，审查设计和概算预算，掌握控制设计

阶段的投资、进度和质量；

3、施工招标阶段•协助项目法人选择分析招标、承包的方式方法，准备与

发送招标文件，提出决标意见，与承建单位签订合同并编写开工报告，审查承建

单位提出的施工组织计划、施工技术方案和施工进度，审查承建单位的材料和设

备清单及所列举的规格与质量；

4、施工阶段，督促检查承建单位严格执行合同和技术标准，调解项目法人

与承建单位的争议，检查工程使用的材料、构件和设备的质量以及安全防护措施,

审查工程参与各方提出的设计变更，监督检查工程的进度和施工质量,验收分部、

分项工程，签署工程付款凭证，督促检查建设项目档案资料，组织设计单位和承

建单位进行竣工的初步验收，提出竣工验收报告，审查工程的结算、决算等。

（九）建设项目的竣工验收

竣工验收是一个建设项目的最后一道程序，它是全面考核建设成果，使建设

项目正式转入生产或交付使用的标志。根据国家有关规定和建设项目规模、性质

的不同，建设项目采取分级验收的办法，原则上谁审批可行性研究报告谁组织验

收，或者委托有关单位组织验收。竣工验收分两个阶段进行：

第一阶段为预验收，由上级主管部门组织各有关单位共同进行，主要内容有:

1、检杳、核实竣工建没项目准备移交生产使用单位所有档案资料的完整性、准

确性、系统性是否符合归档要求；2、检查项目建设标准，评定工程施工质量，

对工程隐患和遗留问题提出处理意见或建议；3、检查财务决算账表是否齐全，

数据是否符合实际，开支是否合理；4、检查联动试车和使用功能情况和投入使

用准备工作的进度；5、指出需要返工整改的事项。

第二阶段为正式验收，就是由组成的验收委员会及其综合、建筑安装、工艺、

设备、财务、环保、消防、档案等专业组进行正式验收。验收的内容主要有：1、

听取建设单位关于工程建设、联动试车、负荷试车、生产准备、投资使用情况、

投资效果、概算、预算、决算分析报告；2、审查竣工项目移交生产的各种档案

资料；3、评审工程质量；4、审查试车规程；5、检查投料试车和试生产情况；6、

核定尾工项目，提出遗留问题处理意见；7、审查建设项目竣工决算；8、审查建

设项目竣工预验收的情况及报告等。

竣工验收时，建设单位要向验收委员会提交竣工验收报告，其主要内容包括:

1、建设项目概况；2、投资完成情况；3、工程完成情况；4、工程设计、施工及

质量情况；5、主要材料用量；6、生产准备和试生产情况；7、项目总评价；8、

贯彻落实国家关于“三废”治理、劳动保护措施与主体工程同时设计、同时施工、

同时投产政策规定的情况：9、竣工图和档案资料绘制、整理、归档情况；10、

竣工决算及会计档案情况；11、外事工作情况；12、遗留问题及其处置方案；13、

经验及教训：14、有关的各种附表附件，如竣工项目决算表、竣工验收清单及交

付使用的固定资产表、移交设备工具器具家具清单、移交竣工图和档案资料清单、

库存节余设备和材料表、重大事故一览表、重大设计变更一览表、单位工程质量

评定表、设计质量评定表、关键设备质量评定表、单项工程交工验收书、“三废”

治理劳动保护和工业卫生情况表、竣工决算报告等。

四、参与建设项目的有关单位

搞清参与建设项目的单位，对于监督指导建设项目档案资料工作具有重要意

义。一个大中型建设项目的参建单位往往比较多，但归纳起来主要有六种类型:

（一）建设项目主管单位：即负责建设项目审批的上级主管部门；

（二）建设单位：即建设项目的法人代表或者业主；

（三）水文地质勘探单位：专为工程建设取得第一手水文地质资料的单位;

（四）设计单位：即承担建设项目设计的单位；

（五）施工单位：具体承担建设项目建筑、安装的单位；

（六）监理单位：受建设单位或者业主委托，负责对建设项目的质量、进度、

资金等进行监督控制的单位。

上述单位均对建设项目的档案事务负有相关的责任，其中：建设项目主管部

门对建设项目档案工作负有监督指导和组织竣工验收的责任；建设单位对建设项

目档案工作负有全面管理和具体组织实施的责任，并对各有关单位的项目档案管

理工作按合同约定进行监督指导；设计、施工、监理单位对各自活动中形成的档

案资料负有按合同约定积累、整理并向建设单位移交的责任。

第二节建设项目档案

一、建设项目档案的概念与特点

建设项目档案是科技档案门类中的一个重要分支，它是指在各种建筑物、构

筑物、地下地上管线等基本建设工程的勘察、设计、施工、管理和维护等活动中

形成的应当归档保存的各种文件材料，其中包括建设项目的提出、调研、可行性

研究、评估、决策、计戈IJ、勘测、设计、施工、调试、试生产（使用）、竣工验

收等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等。

建设项目档案作为科技档案的一个重要分支，它具有科技档案的一般特点，

即专业技术性和成套性的特点。所谓专业技术性，是指由于建设项目的专业、技

术性质的不同（水利工程、农业工程、气象科技、冶金工业、电力工业等，都各

有自己的专业技术特点），其所形成的建设项目档案在内容性质、记录方式、符

号表述等方面，都有自己的独特专业技术特点，在档案的分类、整理方面也有明

显的区别；所谓成套性特点，是指以一个独立的建设项目为单元所形成的建设项

目档案，是一个密切联系、环环相扣的有机整体，这一特点是由建设项目活动本

身的特点所决定的。一个建设项目，无论其规模大小，用途如何，都是以项目为

单位进行建设的，它所形成的文件材料既以不同的建设阶段相区别，又以整体的

建设程序和建设内容相联系，从而构成一个反映该项建设活动的文件材料的整体。

充分认识这一特点，对于保证建设项目文件材料的归档率和完整率具有重要意义。

二、建设项目档案的构成

建设项目档案的构成，因工程性质的不同而不同。

（一）工业、农业、交通、通讯、电力等生产性建设项目档案的构成

根据建设项目从立项审批到竣工验收以及使用维护的程序，每一阶段形成的

应归档文件材料主要有：

1、准备阶段：一般产生四类文件，一是围绕立项形成的文件材料，其中包

括立项申请、可行性研究报告、项目评估、环境预测、项目概算、项目批复、设

计任务书等；二是设计基础资料，其中包括地质水文勘察报告、重要土样岩样及

说明等；三是设计文件，其中包括初步设计、技大设计、施工图设计、总体规划

设计、设计计算书等；四是建设项目管理文件，其中包括征用土地批准文件、红

线图、拆迁协议和环保、消防、水、电、暖供应协议等。

2、施工阶段：一般产生三类文件，一是建筑施工准备与建筑施工文件，其

中主要有承包发包合同、开工报告、施工执照、图纸会审纪要、施工方案、规划、

施工预算、原材料及构件出厂证明、质量鉴定及材料试验报告、技术会议记录、

设计变更洽商单、施工日记、施工大事记、事故处理报告、施工总结、隐蔽工程

验收记录、工程分项质量检查等；二是设备及管线、电气仪表安装施工文件，其

中主要有施工方案、焊接试验报告、强度与密闭性试验报告、安装调试记录、管

线清洗与通水记录、设备交接记录、电气仪表操作联动记录等；三是质量监督文

件，包括工程监理日记、监理报告等。

3、竣工阶段：产生的文件材料有竣工验收申清、竣工报告、竣工会议文件、

全套竣工图、项目质量评审材料、验收鉴定书、工程决算书、审计结论等。

4、使用阶段：主要是建设项目投入生产（或者使用）后在管理、维护、改

造、扩建中形成的各种文件材料。

5、引进技术、设备的文件材料：随着改革开放的不断深入，外商外资企业

和外国技术人员、管理人员越来越多地参与到了我国的建设项目之中，因此建设

项目的涉外文件也产生的越来越多，其内容一般主要有：询价、报价、投标的文

件材料；合同及其附件；谈判记录、协议、议定书及谈判过程中外商提交的有关

材料，国内有关人员出国考察形成及收集来的有关材料；国外的设计文件、设计

审查议定书及设计联络文件；有关技术问题的来往函电；引进设备、材料检验、

安装手册、操作使用说明书等随机文件；引进设备的合格证、装箱单、提货单、

商业发票、保险单证明；设备开箱检验记录、商品检验、海关检杳及索赔的文件

材料；引进设备、材料的防腐保护措施以及外国技术人员现场提供的文件材料。

（二）民用建设项目档案的构成

民用建设项目档案相对来说要简单得多，一般由六部分构成：

1、依据性文件。主要包括有关主管部门批准的计划任务书和建设计划，土

地、规划等部门审核批准的划拨土地的文件（包括用地四至界址红线图、城市规

划要求等）；工程使用要求文件，包括对总平面和各子项工程的各种使用要求、

面积分配和平面布置的文件等。

2、设计建筑的基础材料。主要包括地形图、工程水文地质勘察材料；水、

电、暖、道路、通讯等公共设施资料和联系的文件；拆迁安排、地下管线、人防

工程等的处理和施工条件方面的资料。

3、设计文件。主要包括设计协议书、建筑设计合同、设计方案、初步设计

文件（包括初步设计说明书、图纸、概算）、施工图设计文件等。

4、施工文件。主要包括施工合同、原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告、

施工日记、事故处理文件、隐蔽工程验收记录、设计变更洽商记录等。

5、竣工验收文件，主要包括验收申请、全套竣工图、验收鉴定证书、项目

决算等。

6、质量监督文件。包括项目监理日记、监理报告等文件材料。

第三节建设项目文件材料形成的

前期控制与收集

要做好建设项目档案工作，首先应从源头抓起，这就是下面要讲的前期控制

与收集

一、建设项目文件材料的前期控制

（一）认识超前控制的重要意义

根据档案管理学的基本理论，建设项目档案由建设项目形成的科技文件材料

归档转化而来。建设项目科技文件材料的状况如何，即文件材料的形成标准不标

准、完整不完整、准确不准确，直接影响着建设项目档案的质量。因此，做好建

设项目档案形成的前期控制工作，把好建设项目科技文件材料形成关，对于保证

建设项目档案质量，为建设项目档案的整理与利用创造有利条件，具有十分重要

的意义。

（二）明确超前控制的主要内容

建设项目科技文件材料形成、积累的超前控制工作，具体内容比较多，归纳

起来主要有以下四个方面：

1、材料编写制作标准化。科技文件材料的内容和形式要严格执行国家有关

标准，制图要认真执行国家标准规范，使用标准尺寸的图纸，规范填写图样标题

栏：文字材料编写符合有关规定，统一文字材料月纸规格，竹写字迹符合档案长

期保管的要求。

2、材料编号、更改规范化。建设项目科技文件材料的编号一般采用工程编

号法或专业编号法，要结合实际制定本建设项目文件材料的分类编号方案。同时,

要制定落实科技文件材料的更改、补充制度，确保发生更改、补充时文件材料的

完整准确和图物相符。

3、材料复制、发放制度化。要建立健全科技文件材料复制、发放和回收制

度，并且在实际工作中认真贯彻落实。

4、材料积累归档系统化。各建设单位应建立文件材料收集归档制度，明确

收集范围和有关人员的职责，创造并改善条件，确保文件材料的齐全完整。

（三）掌握超前控制的有效方法

做好建设项目档案资料的超前控制工作，应当采取得力措施。根据多年的经

验，超前控制的有效方法主要有：

1、实行“四纳入”，强化监督管理。即把建设项目科技文件材料形成的质量

控制工作，纳入建设项目总体规划，纳入与有关单位签订的合同协议，纳入项目

建设程序，纳入有关部门和人员的职责范围。“四纳入”的实质就是将建设项目

文件材料的管理同建设项目的各项工作紧密结合，同步进行，一体化管理。

2、建立超前控制的责任保证网络体系。即建立有主管建设项目的领导、建

设项目各参与部门负责人、专（兼）职资料员组成的三级责任保证体系，各司其

职，各负其责，从组织上保证建设项目文件材料的质量。

3、运用经济手段，加强控制管理。即把文件材料的形成、积累、归档与有

关部门和人员的经济利益挂钩，与资金结算挂钩，运用经济手段实现对建设项目

文件材料的有效控制。

4、实行“三参加〃制度。制定并执行档案部门、档案人员参加项目建设工

作会议、参加设备开箱验收、参加建设项目竣工验收的“三参加”制度，以便于

档案人员履行职责，有针对性地加强对档案形成、积累工作的监督指导。

二、建设项目文件材料的收集

（一）建设项目文件材料收集归档的责任划分

前面已经讲到，参与一个建设项目的单位往往很多，所以对建设项目文件

材料收集积累工作负有责任的单位也就有若干个。准确地划分与明确各参建单位

在建设项目文件材料收集归档方面的责任，对于确保建设项目文件材料的齐全完

整，具有特别重要的意义。根据建设项目实施过程中的责任划分和国家有关规定，

各参建单位有关建设项目文件材料收集责任的划分一般如下：

1、建设项目准备阶段形成的立项、项目管理等前期文件材料及设备、工艺

和涉外文件，由建设单位各承办机构负责收集归档。

2、勘察设计文件材料，由勘察设计单位负责收集并按合同规定向建设单位

移交。

3、建设项目在建筑施工、安装施工和调试阶段形成的文件材料，凡是项目

实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目文件材料的收集整理，并交总承包

单位汇总；凡是由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集整理

自己所负责项目的全部文件材料，交建设单位汇总或者由建设单位委托一个承包

单位汇总。

4、项目监理文件材料，由监理单位负责收集整理，并在项目竣工时向建设

单位进行移交。

（二）建设项目文件材料的归档范围

由于建设项目规模大，涉及领域多，所以产生文件材料的数量越来越多，成

份越来越复杂。根据实际情况和国家的有关规定，一般将建设项目文件材料收集

归档的范围归纳为12个大的方面：

1、依据性文件，主要包括六个方面：

（1）项目建议书及其报批的文件；

（2）项目选址意见书及其报批的文件；

（3）可行性研究报告及评估报批文件；

（4）项目评估（包括借贷承诺评估）、论证的文件；

（5）环境预测调查的报告、环境影响的报告书和批文；

（6）设计任务书、计划任务书及其报批文件。

2、设计基础文件，主要包括三个方面：

（1）工程地质和水文地质的勘察报告、地质图、勘察记录、化验报告、试验

报告、重要的土样岩样及说明;

（2）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测

的记录；

（3）其它与建设项目有关的水文、地质、地震、气象等设计基础资料。

3、设计文件，主要包括九个方面：

（1）总体规划设计文件；

（2）方案设计文件；

（3）初步设计文件及其报批文件；

（4）技术设计文件；

（5）施工图设计文件；

（6）技术秘密材料和专利文件；

（7）工程设计计算书；

（8）关键技术试验的文件；

（9）设计评价、鉴定及审批的文件。

4、管理性文件，主要包括四个方面：

（1）有关征地、移民、拆迁的文件，其中有征用土地的申请、批准文件，红

线图，坐标图，行政区域图；征地移民拆迁、安置、补偿的批准文件和协议书;

建设前的原始地形地貌图和照片；施工执照。

（2）有关计划、投资、统计、管理的文件，其中有投资、进度、物资、工程

量的建议计划、实施计划和调整计划；概算、预算管理文件和差价管理文件；合

同变更与索赔等涉及法律事务的文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定等

文件；招标文件审查、技术设计审查、技术协议等文件；投资、进度、质量、安

全、合同等控制性文件。

（3）有关招标投标文件和承包发包工程的合同协议，其中有招标书、招标修

改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质材料、履约类保函，委托授权书和

投标澄清文件、修正文件；开标议程、开标大会签字表、报价表、评标纪律、评

标人员签字表、评标记录、评标报告；中标通知书；合同谈判纪要、合同审批文

件、合同变更文件、合同书。

（4）有关专项申请与批复的文件，其中有环境保护、劳动安全、卫生、消防、

人防、规划的文件材料；供水、供电、供暖、煤气、通信、排水等配套设施方面

的文件；原料、材料、燃料供应的协议文件。

5、施工文件，主要包括三个方面：

（1）有关建筑施工的文件。有开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会

审纪要；施工组织设计、施工方案及审批文件、施工计划、施工技术及安全措施

文件、施工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试

验报告；设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、

业务联系单、备忘录；施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、

复核记录、地质勘探；土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工

程记录、地基验槽记录；施工日记、大事记；隐蔽工程验收记录；各类工程记录

及测试、沉降、位移、变形监测记录和事故处理报告；工程质量检查、评定的文

件材料：技术总结、施工预算决算；交工验收记录及证明材料；竣工报告、竣工

验收报告；竣工图；音像材料。

（2）有关设备及管线安装施工的文件。其中有开工报告、工程技术要求、技

术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措

施文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；设

计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用审批手续、技术核定单、业

务联系单、备忘录；焊接试验的记录与报告、施工检验与探伤的记录；隐蔽工程

检查验收记录；强度、密闭性试验报告；设备、网络调试记录；施工安装记录、

安装质量检查评定文件、事故处理报告；系统测试、试验记录；管线清洗、试压、

通水、通气、消毒的记录；管线标高、位置、坡度等的测量记录；中间交工验收

记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图；

音像材料。

（3）有关电气、仪表安装施工的文件。其中有开工报告、工程技术要求、技

术交底、图纸会审纪要；施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措

施文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；设

计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代用审批手续、技术核定单、业

务联系单、备忘录；系统调试记录；绝缘、接地电阻等性能测试、校核的记录;

材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定和事故处理报告；

操作、联动试验；电气装置交接记录；中间交工验收记录、工程质量评定文件；

竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图；音像材料。

6、监理文件，主要包括三个方面：

（1）有关施工监理方面的文件、资料。主要有监理合同协议、监理大纲、监

理规划、监理工作细则及批复；施工单位和设备器材供应单位资质审核文件、设

备材料报审文件；施工组织设计、施工方案、施二计划、技术措施审核材料、施

工进度、延长工期、索赔及付款的报审文件；开工令、停工令、复工令、返工令、

许可证、中间验收证明书；设计变更、建筑材料、零部件、设备代用审批文件;

监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令指示以及来往信函；工程材料监理检

查、复检、实验的记录和报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录;

各项测量成果及复核文件、外观、质量、文件的检查抽查记录；施工质量检查分

析评估、工程质量事故、施工安全事故报告；工程进度计划、实施和统计分析的

文件；变更价格审查、支付审批及索赔处理的文件；单元工程检查及开工（开仓）

签证和工程分部分项质量认证评估的文件；主要材料及工程投资计划、完成报表。

（2）有关设备采购、监造工作的监理文件资料。主要有设备采购委托监理合

同、采购方案、监造计划；市场调查、考察的报告；设备制造的检验计划和检验

要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表；原材料、零配件等的质量证

明材料和检验报告；开工、复工报审表、暂停令；会议纪要、来往文件；监理工

程师通知单、监理工作联系单；监理日志、监理月报；质量事故处理文件、设备

制造索赔文件；设备验收交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件；设备采

购、监造工作总结。

（3）有关监理工作的音像材料。如照片、录音带、录像带、磁盘、光盘等。

7、工艺设备文件，主要包括七个方面：

（1）工艺说明、规程、路线、试验和技术的总结；

（2）产品检验、包装和检验的记录及工装图；

（3）设备、材料采购招标投标的文件、合同和出厂质量合格证；

（4）设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单；

（5）设备的图纸、使用说明书和零件部件目录；

（6）设备测试、验收的记录及索赔文件；

（7）设备安装调试、数据测定、性能鉴定的文件。

8、科研项目文件，主要包括十个方面:

（1）开题报告、任务书和批准书；

（2）协议书、委托书、合同；

（3）科研方案、计划和调研报告；

（4）试验的记录、图片、照片；

（5）实验分析、计算和整理的数据材料；

（6）实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；

（7）实验装置操作规程和安全措施、事故分析的文件；

（8）阶段性报告、科研报告和技术鉴定文件；

（9）科研成果申报、鉴定、审批及推广应用材料；

（10）重要的课题研究报告、考察报告。

9、外事文件，主要包括十四个方面：

（1）询价、报价、投标的文件；

（2）合同及其文件；

（3）谈判协议和议定书；

（4）谈判记录；

（5）谈判过程中外商提供的文件；

（6）出国考察及收集来的材料；

（7）国外各设计阶段及设计联络文件；

（8）各设计阶段的审查议定书；

（9）有关技术问题的来往函电；

（10）国外设备、材料检验安装的手册、操作使用说明书等随机文件;

（11）国外设备合格证书、装箱单、提货单、商业发票、保险单证明;

（12）设备开箱检验记录和商检、海关及索赔的文件；

（13）国外设备、材料的防腐、保护措施文件；

（14）外国技术人员提供的有关文件。

10、生产技术准备和试生产的文件，主要包括十个方面：

（1）技术准备计划；

（2）试生产管理和技术责任制的文件；

（3）开车停车方案；

（4）设备试车、验收、运转、维护记录；

（5）试生产产品质量的鉴定报告；

（6）安全操作的规程和事故分析报告；

（7）运行记录；

（8）技术培训材料；

（9）产品技术参数、性能的文件材料和图纸；

（10）工业卫生、劳动保护材料、环境保护和消防运行的文件。

11、财务和器材管理文件，主要包括四个方面：

（1）财务计划及执行、年度计划及执行和年度投资统计文件材料；

（2）工程概算预算、标底、合同价、决算、审计及说明等；

（3）主要材料消耗和器材管理的文件；

（4）交付使用的固定资产、流动资产、无形资产和递延资产清册。

12、竣工验收文件，主要包括十个方面：

（1）竣工验收报告；

（2）项目设计总结；

（3）项目施工总结；

（4）项目监理总结；

（5）项目质量评审文件；

（6）工程现场音像文件；

（7）项目审计的文件材料和决算报告；

（8）环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等专项验收的审批

文件；

（9）竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案的文

件；

（10）项目评优报奖的申报材料、批准文件及证竹。

建设单位应当结合实际，及时制定本建设项目文件材料收集归档范围，并在

项目建设一开始就及时印发各项目参建单位认真执行，提出分单位工程、分阶段

归档的时间要求和质量要求，使档案工作与项目建设同步进行，落到实处。

第四节建设项目竣工文件的编制

一、对建筑施工和安装施工竣工文件编制的要求

在建设项目的建筑施工和设备安装及调试结束后，有关施工单位即应根据

工程现场的实际情况和合同的规定，并按照国家或者行业有关规定、标准，及时

编制竣工文件，其要求有以下五点：

（一）竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。主要内容包括：

施工综合管理文件、测量文件、原始记录及质量评定文件、材料（构件、配件）

质量保证书及复试文件、测试（调试）及随工检查记录、建筑安装工程总量表、

工程说明、竣工图、重要工程质量事故报告等。

（二）收集。即按照建设项目的收集归档范围和项目建设的实际情况，收齐

所缺少的重要文件，补足合同、协议规定的份数。

（三）核对。核实施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况，

并按要求修改或补充标注到相应的文件或者图纸上。

（四）变更处理c与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更的文件，

数量较少的可以分散与相应的竣工图编制在一起，数量较多的可以单独组卷整理。

具体应由建设单位与有关单位协商，做出统i规定。

（五）易褪色载体材料处理。对复写纸、热敏纸等形成的需要长期或永久保

存的文件材料，应当在其后附存一份复印件。

二、对竣工图编制的要求

竣工图应当是建设项目最终情况的真实反映，是项目建成投产或者交付使用

后维修保养和使用管理必不可少的依据。按照国家的一贯规定，凡是新建、扩建、

改建、技术改造、技术引进的建设项目，都应编制规范的竣工图。竣工图过去一

般由施工单位（包括总包单位和分包单位）负责编制，但现在也有由设计单位编

制的行业和施工单位委托设计单位编制的情况。出现这种情况时，应当明确施工

单位和监理单位审核和签认的责任。另外，建设项目的总平面图和综合管线竣工

图，一般由建设单位负责编制或者由建设单位委托有资质的单位编制。不管是那

个单位编制竣工图，都应遵循如下要求：

（一）竣工图应按单项工程、装置或专业进行编制，并附有详细的编制说明

和竣工图纸目录。

（二）竣工图应是新图，必须完整、准确、清晰、规范、真实地反映工程建

设的真实情况，其内容应与施工图设计、设计变更、施工记录和质量检查记录相

符合，严格地做到图物i致。

（三）凡是竣工图，不管用的是施工图还是重新编制的竣工图，不管是否进

行过更改，都要逐张加盖竣工图章并签署各个项目；其中国外引进项目、引进技

术或者由外国企业承包的建设项目，由外国企业提供的竣工图要由外国企业签字

确认。

（四）同一建筑物、构筑物重复使用的标准图、通用图，一般不编入竣工图

之中，但要在图纸目录中列出图号，指明其所在位置并在编制说明中注明。不同

的建筑物、构筑物应当分别编制。

（五）竣工图应统一按照GB/T10609.3规定的图幅进行折叠。

（六）要编制竣工图总说明及各专业的编制说明，系统准确地表述竣工图的

编制原则和各专业的目录及编制情况。

（七）竣工图编制完毕后，监理单位应督促和协调各有关方面检查编制的情

况，如发现不准确或短缺的问题，应及时补充修改。

三、竣工图的更改

（一）一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可以在原图上更改;

涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变以及变更面积超过35%的，要

重新绘制竣工图，重新绘制的竣工图仍然使用原图编号，并且在末尾加注“竣”

字，或者在新图图标内注明“竣工阶段”。

（二）文字、数据的更改一般采取杠改方法，线条更改一般采取划改方法；

局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。

（三）利用施工图更改，应当在更改处注明更改所依据文件的名称、日期、

编号和条款号。

（四）直接在图纸上更改难以表达清楚的，应当在标题栏上方或者左边的适

当空白处用文字说明。新增加的文字说明，要同时在其涉及的竣工图上做出相应

的变更。

（五）因更改而在图纸上新引出的文字说明或者图样，应与原图框架平行，

并且引出的线条不交叉，不遮盖其它线条。

（六）更改图纸应当符合相应的专业技术要求，并且使用黑色墨水或者碳素

墨水进行书写。

（七）凡有变更的图纸，应有编制单位技术负责人和编制人签字。

（A）如果一张图纸更改通知单涉及到两张甚至更多的图纸，且这些图纸不

在一个案卷内，应当将通知单的复印件附在有关案卷之中，或者在所有相关的案

卷备考表中说明，以便日后查阅。

四、竣工图章及其使用

竣工图章是确认竣工图有效性的一个重要手段和标识。根据国家有关规定,

竣工图章的格式、内容和使用要求是：

（一）竣工图章的规格与样式如下：

编制单位

竣工图

编制人技术负责人编制日期

监理单位名称监理人

(80mmX60mm)

（二）竣工图章填写。由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章各项

目填写要齐全、清楚，不得代签；行业主管部门规定由设计单位编制竣工图的,

可以在新图中采用竣工图标，并按要求签署竣工图标。竣工图标的内容与格式由

行业统一规定。

（三）颜色与位置.竣工图章使用红色印泥，统一盖在标题栏附近空白处。

五、竣工图编制的套数及费用与责任的承担

（一）竣工图编制的套数。建设项目竣工图一般应编制两套，由建设单位向

业主和生产（使用）单位移交；如果建设单位主管部门或者上级主管单位需要接

收的应按主管部门的要求办理，合同有专门规定的按合同规定办理；在大中城市

规划区范围内的建设项目，其竣工图的编制套数还应考虑到向城建档案部门移交

的与城市建设、规划及管理有关的主要建筑物和综合管线的竣工图。

（二）编制竣工图费用的承担。总的来说，编制竣工图的费用应在建设项目

的总投资中解决，由建设单位或者有关部门在与承包单位签订合同时予以明确。

但是，施工单位应向建设单位提交两套属于职责范围内形成的竣工文件，其费用

由施工单位承担；建设单位的主管部门要求增加套数或行业主管部门要求由设计

单位编制竣工图的，其费用由建设单位承担；因修改需要重新绘制的，除合同事

先有规定者外，应当根据具体情况，通过协商合理划分承担的责任。

（三）通过合同确认竣工图编制的要求和责任。建设项目各参建单位对竣工

图的编制，应当通过合同的形式予以约定。其内容可以纳入相应的设计合同或者

施工合同，也可以单独订立竣工图编制合同。合同中应当明确设计单位或者施工

单位提交建设单位项目档案的名称、内容、版本、套数、时间、费用、质量要求

以及违约的责任。与此同时，监理合同也要明确监理单位对竣工文件审核和向建

设单位提交监理档案的责任。

第五节建设项目文件材料的整理

在建设项目进展到收尾阶段或者结束时，各参建单位即应及时做出安排,

按照合同要求将自己所负责工程的文件材料，按照规定进行规范整理。整理的方

法步骤如下：

一、建设项目文件材料的分类

建设项目文件材料应当分别不同情况，按照下列方法进行分类：

（一）建设单位各内部机构形成或者收到的有关建设项目的前期文件、设备

技术文件、竣工试运行文件以及验收文件，应当根据文件的性质和内容，分别按

照年度、单项工程或者单位工程进行分类。

（二）勘察单位和没计单位形成的基础材料、设计文件，按照项目或专业进

行分类。

（三）施工技术文件按照单项工程的专业、阶段分类；检查验收记录、质量

评定材料和监理文件，按照单位工程分类。

（四）设备、技术、工艺、专利以及商检索赔文件，由承办单位按照台（套）、

专业或者事由进行分类。

（五）施工现场使用的译文和安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变

更、试运行以及维护中形成的文件、工程事故处理文件，由施工单位按照专业、

事由或者相关联系进行分类。

二、建设项目文件的组卷

建设项目文件组卷的基本要求是：遵循建设项R文件材料形成的基本规律和

成套性特点，保持卷内文件的有机联系，适当考虑保管期限和案卷厚度，便于保

管和利用。具体方法如下：

（一）施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业进行组卷。

（-）竣工图按建筑、结构、供水、供电、供暖、电梯、消防、环保等顺序

组卷。

（三）设备文件按专业、台（件）等进行组卷。

（四）管理性文件按问题、时间或依据性、基础性、竣工验收文件进行组卷。

（五）设计变更文件、工程更改洽商单、监理文件按文种组卷。

（六）原材料试验文件，按单项工程、单位工程进行组卷。

（七）如果同一单质工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业、台（件）、

问题的文件材料比较少，可以单独组成一卷；如杲同一单项工程、单位工程或装

置、阶段、结构、专业、台（件）、问题的文件材料比较多，可以分别不同情况

组成有机联系并且连续排列在一起的若干个案卷。

（A）不同保管期限的文件原则上不能混合组卷。

（九）卷内文件一般不能有重份。

三、卷内文件材料的排列

建设项目文件材料的具体情况比较复杂，具体到一个卷内的文件，应当分别

不同情况，采取不同方法进行排列：

（一）管理性文件设照问题结合时间或者重要程度进行排列。

（二）施工文件按照管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收

的顺序进行排列。

（三）设备文件按照依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修的

顺序进行排列。

（四）竣工图按照专业、图号进行排列。

（五）同一卷内的文件，一般按照文字材料在前图纸在后、译文在前原文在

后、复文在前问文在后、正件在前附件在后、印件在前定稿在后的顺序排列。

四、编写卷内文件页号

（一）卷内文件凡是有书写内容的页面都应编写页号，其中正面编在右下角,

背面编在左下角。

（二）每一个案卷都要从“1”开始编写页号，不同的案卷不能连续编写页号。

（三）卷内目录、备考表不能编在卷内文件的页数之内。

（四）成套的图纸或印刷成册的文件，如已有系统准确的页号，可以不再重

编。

五、编写卷内目录

国家标准卷内目录的样式及填写方法如下图所示。

卷内目录

序页备

文件编号责任者文件材料题名日期

号次注

从表格中我们可以看出，科技档案卷内目录共有七个栏目，这七个栏目填写

的规范要求具体如下：

（一）“序号”项：指卷内文件的排列顺序编号，使用阿拉伯数字从“1”开

始填写，一份文件一个号，每卷均从“1”编起。

（二）“文件编号”项：指卷内文件的文号、图纸的图号或者设备的代号，填

写时应按原文照录，不能随意省略或变更。无文件编号的文件，此项空缺不填。

（三）“责任者”项：指制发文件的单位或个人。

A、填写制发文件机关的名称或个人的姓名，一般以文件的盖章或署名为准；

B、机关应填写其全称或通用简称；

C、两个或两个以上机关的联合发文，一般只填写主办单位名称，

也就是编发文字号的单位；

D、合同、协议应填写甲方、乙方两个单位的名称；

E、个人作者填写其姓名，必要时加填职务或身份，如“省长陆浩”、“口本

XX公司总裁小田二郎”等；

（四）“文件材料题名”项：指文件的标题名称。

A、一般应照录文件原题名，不得自行缩减或修改。

B、无题名或题名不能揭示文件内容的文件，应根据文件内容自拟题名加“口”

填写。

C、有正题名、副题名的文件，可选择其中有检索价值的填写。

D、外文或者少数民族文字的文件题名，除原文照抄外，应将汉文译文加“口”

附在其后。

（五）“日期”项：填文件形成日期：

A、填写文件的形成时间，一般以落款时间、会议通过时间或发布时间为准；

B、用8位阿拉伯数字标注年、月、日，不能省略。例如：“2002年6月10

日”标注为“20020610”，“2002年12月8日”标注为“20021208”。这里要注

意的是，月或日如果是一位数时，其前加写一个“0”；在打印目录时可分为年和

月日两行。

C、时间不详或无时间的文件材料，应进行必要的考证。

（六）“页次”项：填写每份文件首页的编号，但是每卷最后一份文件既要填

写起号,也要填写止号，如“86-98”。

（七）“备注”项：必要时简要注明需要说明的特殊情况或问题，如果说明文

字比较多，应填写在备考表中。

成套的图纸和印刷成册的文件，可以利用原来的目录，不再重新编制卷内目

录。卷内目录编好后，放置在卷内文件之前。

六、填写卷内备考表

卷内备考表用来标明卷内文件的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需

要说明的问题。备考表填写好以后，放置于卷内文件之后。国家标准卷内备考表

的样式及填制方法如第132页图示。

七、案卷的装订

（一）文字材料可以采用以“卷”为单位装订和以“件”为单位装订两种形

式。以“卷”为单位装订，其方法与原来的文书档案装订方法相同；以“件”为

单位装订，其方法按《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定办理。

（二）图纸不装订，按照规定折叠、排列好即可。

卷内备考表

说明:

立卷人：

年月日

（三）装订前要把卷内文件的金属物清除干净。

（四）同一建设项目的文件材料的装订方法应当统一。

（五）外文资料要保持原来的案卷及文件排列顺序、档号及装订形式。

八、案卷封面和脊背的样式与填写

国家标准卷盒、卷皮封面（样式见笫134页图示）、脊背（样式见笫135页图

示）填写方法如下：

（一）”案卷题名〃项：指一本案卷的名称或标题，由整理人员根据卷内文

件内容拟定。案卷题名要求简明、概括、确切地揭示卷内文件的内容，并由以下

儿部分构成：

1、建设项目的名称、代字、代号;

2、结构、部件、阶段的名称、代号；

3、卷内文件的文种，如：报告、批复、地质勘测资料、质量鉴定证书、施

工图、竣工图等。这里要强调的是：（1）案卷题名中的建设项目名称应当与有关

批准文件的提法一致；（2）外文资料的题名应当译成汉文。

（二）“编制单位”项：指对项目文件材料整理负责的单位。具体应当填写承

担项目文件整理的建设单位的内部机构名称、地质勘探单位、设计单位、施工单

位或者监理单位的名称。

（三）“编制日期”项：填写卷内形成最早一份文件的时间和形成最晚一份文

件的时间，并尽可能地做到年、月、日齐全。如果卷内文件形成的时间完全一样

或者只有一个形成时间，则只填写起的日期。

（四）“保管期限”项：指本卷档案应当保管的时间，具体按照整理时整理人

员所划定的保管期限填写。

（五）“密级”项：指本卷档案的保密级别，具体填写依据保密规定给本卷档

案所确定的密级，如“绝密”、“机密”、“秘密”等。

（六）“档号”项：指本卷档案在本建设项目全部档案中所处的类别和排列位

置，具体按照建设单位编制的建设项目档案分类编号方案，填写本卷档案的项目

代号、分类号和案卷排列顺序编号（简称“案卷号”或“卷号”）。

档案馆（室）号

档号

科技档案

案卷题名:

编制单位

编制日期保管期限

本卷共件页密级

九、案卷的排列编号

（-）管理性文件卷按照问题结合时间或重要程度进行排

档号

（二）施工文件卷按照管理、依据、建筑、安装、检测实

验记录、评定、验收的顺序进行排列。

（二）设备文件卷按照依据性、开箱验收、随机图样、

安装调试和运行维修的顺序进行排列。

（四）竣工图卷按照专业结合图号顺序进行排列。

（五）编写档号。根据本建设项目档案的分类编号方案,

用铅笔初步编定出每一卷的档号。

（图四）

第六节建设项目文件材料的鉴定

与保管期限的划分

鉴定是档案管理学的一个专业术语，也是档案T作的一项重要内容，其目的

就是判断每一份文件的价值大小，并据以确定其保管期限。但是建设项目文件材

料的鉴定，与其它门类档案的鉴定相比，有许多的不同，内容比较丰富。

一、建设项目文件材料鉴定的内容

根据广大档案工作者的实践经验，建设项目文件材料一般应当从以下四个方

面进行鉴定:

（一）完整性鉴定

维护和确保建设项目档案材料的齐全完整，是搞好建设项目档案的一项基本

要求。所谓归档材料的完整性，是指对应归档建设项目文件材料，要按照要求收

集齐全；在一套建设项目文件材料中，不能缺少某一组成部分；在一份建设项目

文件材料中，不能有缺张少页现象。一个建设项目的文件材料，应当完整地反映

出该建设项目的全面情况和历史面貌，既要有原始依据性材料r又要有过程性材

料和结果性材料p对建设项目文件材料完整性的鉴定，就是要从归档文件材料的

形成与积累抓起，掌握每一道建设程序实际产生了哪些材料，收来了哪些材料，

有无缺失问题，从而使建设项目文件材料的完整落到实处。

（二）准确性鉴定

维护和确保建设项目档案的准确性，是建设项目档案管理的又一项基本要求。

判定建设项目档案准确性的标准是两个“一致”，一是建设项目文件材料应当同

它所反映的客观对象和一致，如竣工图应当与它所反映的工程的实际状况相符合;

二是同一个建设项目的文件材料相互之间在内容记载上要一致，如底图与蓝图应

当一致。如果发现问题，应当采取有效措施予以补救。

（三）规范性鉴定

规范性鉴定是看建设项目文件材料的图幅大小是否符合制图的要求；图纸

的标题栏填写是否符合要求，签字手续是否齐全规范；竣工图是否已经加盖竣工

图章并按要求签字；文字材料用纸规格是否规范统一，字迹书写是否符合档案保

管要求。通过规范性鉴定工作，可以保证建设项目档案的法律效力和载体质量。

（四）利用价值鉴定

列入归档范围的建设项目文件材料，应当具有一定的保存利用价值。因此，

归档之前要根据有关规定和标准，鉴定所形成的文件材料是否具有保存价值以及

价值的大小，并据以确定那些材料必须归档，哪些材料不必归档。对应当归档的

建设项目文件材料，要根据其利用价值大小，以卷为单位确定保管期限。

二、建设项目文件保管期限的划分

根据《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）的相关规定，建设项目档案的

保管期限分为永久、30年、10年三个档次。建设项目档案的保管期限，从建设

项目竣工验收正式通过的次年1月1日起开始计算，而对于一般建设项目主要的

和重要的档案、重大建设项目永久和长期保管的档案，其实际保管时间不能低于

项目存在的时间。鉴定建设项目档案的方法是直接鉴定档案的内容。鉴定工作应

当在总工程师或者技术负责人的领导下，由熟悉工程情况的专业技术人员和科技

档案管理人员共同进行。

判断建设项目文件材料的保存价值并进而划定其保管期限的原则是：坚持辩

证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析和鉴别建设项目档案内容的现实作

用和历史作用，根据建设项目运行管理、维修保养的需要和为国家积累科技档案

财富的需要，全面确定建设项目档案的保存价值，准确地判定建设项目档案的保

管期限。具体说就是：

（一）凡是反映项目主要建设、管理情况和基本历史面貌的,对本建设项目、

国家建设和经济、科技研究有长远利用价值的文件材料，列为永久保管，主要

有：

1、前期依据性文件材料，如项目建议书及其报批文件；项目选址意见书及

其报批文件；可行性研究报告及其评估、报批文件；项目评估、论证文件；环境

预测调查报告、环境影响报告书和批复;设计任务书、计划任务书及其报批文件。

2、设计基础文件，如工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、

化验试验报告、重要土（岩）样及说明；地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物

及重要设备安装测量定位、观测记录；水文、气象、地震等其他设计基础资料。

3、设计文件，如总体规划设计、方案设计、初步设计、技术设计、关犍技

术试验和设计评价鉴定及审批文件。

4、项目管理文件，如征地、移民文件，投标中标文件，合同文件，环保、

安全、卫生、消防、人防、规划等专项申请批复文件。

5、建筑施工文件，如设计变更通知、工程更改洽商单、材料零部件设备代

用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录、施工定位测量、复核记录、

地质勘探、土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地

基验槽记录、隐蔽工程检查验收记录；各类工程记录及测试、沉降、位移、变形

监测记录和事故处理报告；工程质量检查、评定文件；技术总结、施工预算决算；

交工验收记录及证明材料；竣工报告、竣工验收强告；竣工图。

6、设备及管线安装施工文件，如设计变更通知、工程更改洽商单、材料零

部件设备代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；焊接试验的记

录与报告、施工检验与探伤的记录；隐蔽工程检查验收记录；中间交工验收记录、

工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收报告、施工预算决算；竣工图。

7、电气、仪表安装施工文件，如设计变更通知、工程更改洽商单、材料零

部件设备代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录；材料、设备明

细表及检验记录；施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告；中间交工验收

记录、工程质量评定文件；竣工报告、竣工验收表告、施工预算决算；竣工图。

8、科研项目文件，如开题报告、任务书和批准书；协议书、委托书、合同；

科研方案、计划和调研报告；试验的记录、图片、照片；实验分析、计算和整理

的数据材料；实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；阶段性报告、科

研报告和技术鉴定文件；科研成果申报、鉴定、审批及推广应用材料；重要的课

题研究报告、考察报告。

9、涉外文件，如合同及其附件；谈判协议和议定书；国外各设计阶段及设

计联络的文件；各设计阶段的审查议定书；有关技术问题的来往函电；国外设备

和材料检验安装的手册及使用说明书等随机文件；设备开箱检验记录和商检、海

关及索赔的文件。

10、生产技术准备和试生产文件，如产品技术参数、性能文件和图纸。

11、财务、器材管理文件，如工程概算预算、标底、合同价、决算、审计及

说明材料；交付使用的固定资产、流动资产、无形资产及递延资产清册。

12、竣工验收文件，如竣工验收报告；设计总结；施工总结；监理总结；质

量评审文件；工程现场音像文件；审计文件；决算报告；环境保护、劳动安全卫

生、消防、人防、规划、档案等专项验收的审批文件；竣工验收会议文件、验收

证书及验收委员会名册、签字、验收备案的文件。

（二）凡是反映建设项目一般建设、管理活动的，在较长时间内对本建设项

目有查考利用价值的文件材料，列为长期保管，主要有：

1、设计文件中的施工图设计；工程设计计算书。

2、项目管理文件中的投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和

调整计划；概算、预算管理文件和差价管理文件；合同变更与索赔等涉及法律事

务的文件；规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件材料；招标文件审查、

技术设计审查、技术协议等文件；投资、进度、质量、安全、合同等控制性文件；

招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；开标议程、开标大会签字表、报

价表、评标纪律、评标人员签字表、评标记录、评标报告；中标通知书；供水、

供电、供暖、煤气、通信、排水等配套设施协议文件；原料、材料、燃料供应的

协议文件。

3、建筑施工文件中的开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；

施工组织设计、施工方案及审批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施

工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；

声像材料。

4、设备及管线安装施工文件中的施工组织设计、施工方案及审批文件、施

工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件；原材料及构件出厂证明、质

量鉴定、复验单；建筑材料试验报告；强度、密闭性试验报告；设备、网络调试

记录；施工安装记录、安装质量检查评定文件、事故处理报告；系统测试、试验

记录；管线标高、位置、坡度等的测量记录；音像材料。

5、电气、仪表安装施工文件中的开工报告、工程技术要求、技术交底、图

纸会审纪要；原材料及构件出厂证明、质量鉴定单与复验单；建筑材料试验报告；

系统调试记录；绝缘、接地电阻等性能测试、校核的记录；音像材料。

6、施工监理文件中的监理合同协议、监理大纲、监理规划、监理工作细则

及批复；施工单位和设备器材供应单位资质审核文件、设备材料报审文件；施工

组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核材料、施工进度、延长工期、索

赔及付款的报审文件；开工令、停工令、复工令、返工令、许可证、中间验收证

明书；设计变更、建筑材料、零部件、设备代用审批文件；监理通知、协调会审

纪要、监理工程师指令指示以及来往信函；工程材料监理检查、复检、实验的记

录和报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；各项测量成果及复核

文件、外观、质量、文件的检查抽查记录；施工质量检查