纸板公文归档管理办法

纸板公文归档管理办法一、总则（一）目的为加强公司纸板公文的规范化管理，确保公文的完整性、准确性和安全性，便于公文的查阅和利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部生成、流转、处理的所有纸板公文的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：纸板公文由公司档案管理部门集中统一归档，任何部门和个人不得擅自留存或销毁。2.完整准确原则：归档的公文应保持其原始面貌，内容完整、准确，手续完备。3.便于利用原则：归档的公文应分类科学、编号规范、排列有序，便于快速查阅和利用。二、公文归档范围（一）上级机关文件1.上级机关颁发的与本公司有关的决定、命令、指示、通知、通报等。2.上级机关对本公司工作的批复、批示、意见等。（二）本公司文件1.公司发布的各类规章制度、办法、规定、通知等。2.公司召开的各类会议文件，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要等。3.公司与外部单位签订的合同、协议、意向书等。4.公司的工作计划、总结、汇报材料等。5.公司的人事任免、奖惩决定等。（三）平行机关和不相隶属机关文件1.平行机关和不相隶属机关发来的商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的函件等。2.平行机关和不相隶属机关与本公司联合发布的文件。（四）其他文件1.重要的业务文件、技术资料、统计报表等。2.反映公司历史沿革、重大活动、重要事件的文件、照片、录音、录像等。三、公文归档要求（一）公文材料齐全完整归档的公文应包括正文、附件、发文稿纸、文件处理单等，确保公文材料齐全完整。（二）公文格式规范归档的公文应符合国家有关公文格式的规定，包括字体、字号、排版、用纸等。（三）公文签署完备归档的公文应具备发文机关的印章或领导签字，确保公文的有效性。（四）公文字迹清晰归档的公文应字迹清晰、工整，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。（五）公文装订整齐归档的公文应使用统一的装订材料进行装订，确保公文整齐、牢固。四、公文归档流程（一）公文收集1.各部门指定专人负责公文的收集工作，确保本部门产生的公文及时、准确地收集齐全。2.公文收集人员应定期对本部门的公文进行清理，将需要归档的公文进行分类整理。（二）公文整理1.公文收集人员将收集到的公文按照归档范围进行分类，同一类公文按照时间顺序排列。2.对每份公文进行编号，编号应具有唯一性，便于查找和管理。3.对公文的附件进行整理，确保附件与正文一一对应，并在附件上注明附件顺序号。（三）公文装订1.将整理好的公文按照顺序排列，使用统一的装订材料进行装订。2.装订时应注意保持公文的整齐、牢固，不得影响公文的阅读和查阅。（四）公文编目1.根据公文的分类和编号，编制公文目录。公文目录应包括公文编号、公文标题、发文日期、发文机关、保管期限等内容。2.公文目录应一式两份，一份随公文一起归档，一份作为档案管理部门的检索工具。（五）公文归档1.公文整理人员将编目后的公文按照档案管理部门的要求，定期移交至档案管理部门进行归档。2.档案管理部门对移交的公文进行核对、验收，确保公文的质量符合归档要求。五、公文保管期限（一）永久保管1.公司制定的具有长期保存价值的规章制度、办法、规定等。2.公司与外部单位签订的重要合同、协议、意向书等。3.公司的人事任免、奖惩决定等。4.反映公司历史沿革、重大活动、重要事件的文件、照片、录音、录像等。（二）定期保管1.保管期限为30年的公文：公司的工作计划、总结、汇报材料等；公司的业务文件、技术资料、统计报表等。2.保管期限为10年的公文：公司召开的一般性会议文件；公司与外部单位签订的一般性合同、协议等。六、公文查阅利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅公文，需填写《公文查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.公司外部人员查阅公文，需填写《公文查阅申请表》，经公司分管领导签字同意后，方可到档案管理部门查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。（二）查阅范围1.查阅人只能查阅与本人工作相关的公文，不得查阅与本人工作无关的公文。2.查阅人不得擅自复制、摘抄、传播公文内容。如需复制、摘抄公文内容，需经档案管理部门负责人签字同意。（三）查阅登记档案管理部门应对公文查阅情况进行详细登记，包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅公文名称、查阅目的等。七、公文保密管理（一）保密制度1.档案管理部门应建立健全公文保密制度，明确保密责任，加强对公文的保密管理。2.档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露公文内容。（二）保密措施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的安全防护设施，确保公文的安全。2.对涉及公司机密的公文，应采取加密存储、专人保管等措施，防止公文泄露。（三）保密监督公司应定期对公文保密管理情况进行监督检查，发现问题及时整改。对违反公文保密制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。八、公文销毁管理（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的公文。2.因工作失误或其他原因形成的重复、多余、无效的公文。3.涉及公司机密且已解密的公文。（二）销毁程序1.档案管理部门定期对已超过保管期限的公文进行清理，提出销毁意见，填写《公文销毁申请表》。2.《公文销毁申请表》经公司分管领导签字同意后，档案管理部门组织专人对拟销毁的公文进行清点、核对。3.对清点、核对后的公文，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并在销毁记录上签字确认。（三）销毁记录