留学机构合同管理办法

留学机构合同管理办法一、总则（一）目的为加强本留学机构合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本留学机构与客户、合作伙伴等签订的各类合同，包括但不限于留学服务合同、合作办学合同、委托代理合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规及相关行业标准。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同起草1.业务部门负责根据业务需求起草合同初稿。合同初稿应明确双方的权利义务、服务内容、费用标准、履行期限、违约责任等主要条款。2.合同初稿起草完成后，应提交法务部门进行审核。法务部门应从法律角度对合同条款进行审查，确保合同合法合规。（二）合同审核1.法务部门审核合同初稿后，应出具审核意见。审核意见应明确合同条款中存在的法律风险及修改建议。2.业务部门应根据法务部门的审核意见对合同初稿进行修改完善。修改后的合同应再次提交法务部门审核，直至审核通过。（三）合同审批1.审核通过的合同应提交公司管理层进行审批。公司管理层应根据合同的性质、金额、风险程度等因素进行审批。2.对于重大合同或涉及公司核心利益的合同，应提交公司董事会或股东会进行审批。（四）合同签订1.合同经审批通过后，由业务部门负责与对方签订合同。签订合同前，应确保对方具有签订合同的主体资格和履约能力。2.合同签订应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司公章或合同专用章。合同签订后，应及时将合同副本交法务部门、财务部门等相关部门存档。三、合同履行管理（一）合同执行1.业务部门负责合同的具体执行工作。合同执行过程中，应严格按照合同约定履行义务，确保合同的顺利履行。2.业务部门应建立合同执行台账，对合同的履行情况进行记录，包括服务进度、费用支付、客户反馈等信息。（二）沟通协调1.在合同履行过程中，如出现问题或争议，业务部门应及时与对方沟通协调，寻求解决方案。2.对于重大问题或争议，业务部门应及时向公司管理层汇报，并会同法务部门等相关部门共同研究解决。（三）监督检查1.公司应建立合同履行监督检查制度，定期对合同的履行情况进行检查。检查内容包括合同的执行情况、服务质量、费用支付等方面。2.对于发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。整改完成后，应进行复查，确保问题得到彻底解决。四、合同变更管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时提出变更申请。2.变更申请应说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等情况，并提交相关证明材料。（二）变更审核1.业务部门提交的变更申请经部门负责人审核后，应提交法务部门进行审核。法务部门应从法律角度对变更申请进行审查，确保变更合法合规。2.变更申请经法务部门审核通过后，应提交公司管理层进行审批。公司管理层应根据变更的性质、金额、风险程度等因素进行审批。（三）变更签订1.变更申请经审批通过后，由业务部门负责与对方签订变更协议。变更协议应明确变更的内容、双方的权利义务、费用调整等条款。2.变更协议签订后，应及时将变更协议副本交法务部门、财务部门等相关部门存档。五、合同解除管理（一）解除申请1.在合同履行过程中，如因一方违约或其他原因需要解除合同的，业务部门应及时提出解除申请。2.解除申请应说明解除的原因、依据、对合同履行的影响等情况，并提交相关证明材料。（二）解除审核1.业务部门提交的解除申请经部门负责人审核后，应提交法务部门进行审核。法务部门应从法律角度对解除申请进行审查，确保解除合法合规。2.解除申请经法务部门审核通过后，应提交公司管理层进行审批。公司管理层应根据解除的性质、金额、风险程度等因素进行审批。（三）解除通知1.解除申请经审批通过后，由业务部门负责向对方发出解除通知。解除通知应明确解除的原因、依据、解除日期等内容，并要求对方在规定的期限内回复。2.对方收到解除通知后，如有异议，应在规定的期限内提出书面意见。业务部门应及时会同法务部门等相关部门研究处理对方的异议。（四）善后处理1.合同解除后，业务部门应及时清理合同履行过程中的相关事项，包括服务交接、费用结算、资料返还等。2.对于因合同解除给对方造成损失的，应按照合同约定或法律法规的规定承担相应的赔偿责任。六、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同副本、变更协议、解除通知等相关资料收集整理，并移交法务部门。2.法务部门应负责对合同档案进行分类、编号、装订等整理工作，确保合同档案的完整性和规范性。（二）档案保管1.合同档案应妥善保管，存放于专门的档案柜中，并指定专人负责管理。2.合同档案的保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行。保管期限届满后，如需销毁，应按照规定的程序进行审批和销毁。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，到法务部门查阅。2.查阅合同档案时，应在法务部门指定的地点进行，不得擅自将合同档案带出或复印。查阅完毕后，应及时归还合同档案。七、合同风险管理（一）风险识别1.公司应建立合同风险识别机制，定期对合同进行风险评估。风险评估内容包括合同主体资格、合同条款、履行能力、违约责任等方面。2.对于识别出的合同风险，应及时进行分析和评估，确定风险等级和应对措施。（二）风险应对1.根据合同风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于重大合同风险，应制定专项应对方案，并组织相关部门进行实施。（三）风险监控1.公司应建立合同风险监控机制，定期对合同风险进行监控和预警。风险监控内容包括合同履行情况、