湖南学院采购管理办法

湖南学院采购管理办法总则目的为了加强湖南学院采购管理，规范采购行为，提高资金使用效益，保证采购质量，促进廉政建设，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于湖南学院各部门、各单位使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和学校相关规定，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。2.效益性原则：采购活动应当注重经济效益和社会效益，优化采购流程，降低采购成本，提高资金使用效益。3.规范性原则：采购活动应当严格按照规定的程序和方式进行，确保采购过程的规范、透明和可追溯。4.监督性原则：建立健全采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督，确保采购活动合法合规。采购管理机构及职责采购工作领导小组1.组成：由学校领导、相关职能部门负责人等组成。2.职责研究制定学校采购工作的政策、制度和发展规划。审议学校年度采购计划和重大采购项目。协调解决采购工作中的重大问题。监督检查采购工作的执行情况。采购部门1.组成：设立专门的采购部门，配备相应的采购工作人员。2.职责贯彻执行国家有关采购法律法规和学校采购管理办法。负责编制学校年度采购计划，组织实施采购活动。建立和管理采购项目档案，做好采购文件的整理、归档和保管工作。负责采购合同的签订、履行、验收和付款等工作。参与采购项目的绩效评价工作。采购需求部门1.职责根据学校事业发展需要，提出采购项目的需求和预算。协助采购部门编制采购文件，参与采购项目的评审和验收工作。负责采购项目的使用和管理，及时反馈采购项目的质量和使用情况。监督部门1.组成：由学校纪检监察部门、审计部门等组成。2.职责对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉和举报。审查采购项目的合规性，对违规行为进行查处。参与重大采购项目的监督和检查工作。采购预算管理预算编制1.采购需求部门根据学校事业发展规划和年度工作计划，提出采购项目的需求和预算建议。2.采购部门对采购需求部门提交的采购项目需求和预算建议进行审核，汇总编制学校年度采购计划和预算草案。3.学校财务部门对采购部门提交的年度采购计划和预算草案进行审核，报学校采购工作领导小组审议通过后，纳入学校年度预算。预算执行1.采购部门按照批准的年度采购计划和预算组织实施采购活动。2.采购项目预算执行过程中，因特殊情况需要调整预算的，采购需求部门应当提出书面申请，说明调整原因和金额，经采购部门审核后，报学校采购工作领导小组审批。3.学校财务部门按照审批后的预算调整申请，及时调整采购项目预算。预算监督1.学校财务部门定期对采购项目预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行中存在的问题。2.采购部门应当定期向学校采购工作领导小组报告采购项目预算执行情况。3.学校审计部门对采购项目预算执行情况进行审计监督，确保预算执行的合规性和有效性。采购方式及程序采购方式1.公开招标：适用于采购货物、工程和服务数额较大、技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择的项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目；不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。采购程序1.采购需求部门提出采购项目需求：采购需求部门根据学校事业发展需要，提出采购项目的需求，包括采购货物的名称、规格、数量、技术要求、服务内容等，并填写《湖南学院采购项目申请表》。2.采购部门审核采购项目需求：采购部门对采购需求部门提交的《湖南学院采购项目申请表》进行审核，核实采购项目的需求是否合理、准确，预算是否合规，并提出审核意见。3.制定采购文件：采购部门根据采购项目的需求和特点，制定采购文件，包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等。采购文件应当明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容。4.发布采购信息：采购部门通过学校官网、政府采购指定媒体等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。5.供应商报名及资格审查：潜在供应商按照采购文件的要求进行报名，并提交相关资格证明文件。采购部门对供应商的资格进行审查，确定符合条件的供应商名单。6.组织采购活动：采购部门根据采购项目的特点和采购方式，组织公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购活动。采购活动应当按照规定的程序和方式进行，确保采购过程的公平、公正、公开。7.评审与确定成交供应商：采购部门组织评审委员会对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审，按照评审标准确定成交供应商。评审委员会由学校相关部门人员、专家等组成，人数应当符合规定要求。8.签订采购合同：采购部门与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应当符合采购文件的要求，包括采购货物的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。9.采购项目验收：采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同的要求。验收合格后，采购需求部门应当填写《湖南学院采购项目验收报告》。10.采购项目付款：采购需求部门根据采购合同的约定和采购项目验收情况，填写《湖南学院采购项目付款申请表》，经采购部门审核后，报学校财务部门办理付款手续。学校财务部门应当按照规定的程序和时间支付采购款项。采购合同管理合同签订1.采购部门应当在成交通知书发出之日起三十日内，按照采购文件确定的事项与成交供应商签订采购合同。2.采购合同应当采用书面形式，明确双方的权利和义务，包括采购货物的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。3.采购合同签订后，采购部门应当将采购合同副本送学校财务部门、采购需求部门等备案。合同履行1.采购部门应当按照采购合同的约定，督促成交供应商履行合同义务，确保采购项目按时、按质、按量完成。2.成交供应商应当按照采购合同的约定，按时、按质、按量提供采购货物或者服务，并承担相应的违约责任。3.采购合同履行过程中，因特殊情况需要变更合同内容的，采购部门应当与成交供应商协商一致，并签订书面补充合同。补充合同的内容不得与采购文件的实质性内容相背离，且金额不得超过原合同采购金额的百分之十。合同验收1.采购项目完成后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行验收。验收内容包括采购货物的数量、规格、质量、性能等是否符合采购合同的要求。2.验收合格后，采购需求部门应当填写《湖南学院采购项目验收报告》，并由验收人员签字确认。3.采购项目验收不合格的，采购需求部门应当及时通知采购部门，采购部门应当督促成交供应商采取措施进行整改，直至验收合格。整改所发生的费用由成交供应商承担。合同付款1.采购需求部门应当根据采购合同的约定和采购项目验收情况，填写《湖南学院采购项目付款申请表》，经采购部门审核后，报学校财务部门办理付款手续。2.学校财务部门应当按照规定的程序和时间支付采购款项。付款时，应当审核采购合同、验收报告、发票等相关凭证，确保付款的真实性、合法性和准确性。3.采购项目的质保金按照采购合同的约定支付。质保期满后，采购需求部门应当组织相关人员对采购项目进行质量回访，如无质量问题，采购需求部门应当填写《湖南学院采购项目质保金支付申请表》，经采购部门审核后，报学校财务部门办理质保金支付手续。采购项目档案管理档案收集1.采购部门负责采购项目档案的收集工作。在采购项目完成后，采购部门应当及时将采购项目的相关文件、资料进行整理、归档，确保档案的完整性和准确性。2.采购项目档案包括采购项目申请表、采购文件、投标文件、谈判响应文件、询价报价文件、评审报告、采购合同、验收报告、付款凭证等。档案整理1.采购部门应当按照档案管理的要求，对收集到的采购项目档案进行分类、编号、装订等整理工作。2.采购项目档案应当按照采购项目的类别和时间顺序进行排列，便于查阅和管理。档案保管1.采购部门应当设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，确保采购项目档案的安全和完整。2.采购项目档案应当按照国家有关档案保管期限的规定进行保管，保管期限届满后，应当按照规定进行销毁。档案查阅1.学校内部人员因工作需要查阅采购项目档案的，应当填写《湖南学院采购项目档案查阅申请表》，经采购部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅采购项目档案时，应当在档案保管场所进行，不得将档案带出保管场所。查阅人员应当爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.学校外部人员因工作需要查阅采购项目档案的，应当按照国家有关规定办理相关手续，并经学校采购工作领导小组批准后，方可查阅。监督与检查内部监督1.学校纪检监察部门、审计部门等应当对采购活动进行全程监督，受理采购活动中的投诉和举报。2.采购部门应当定期向学校采购工作领导小组报告采购工作情况，接受学校采购工作领导小组的监督和检查。3.采购需求部门应当配合学校纪检监察部门、审计部门等做好采购活动的监督和检查工作，及时提供相关资料和信息。外部监督1.学校采购活动应当接受财政部门、政府采购监督管理部门等相关部门的监督和检查。2.学校应当按照规定向财政部门