湖北涉密采购管理办法

湖北涉密采购管理办法一、总则（一）目的为加强湖北地区涉密采购活动的管理，确保国家秘密安全，规范采购行为，提高采购效率，依据国家相关法律法规和行业标准，结合湖北实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于湖北地区各级国家机关、国有企业、事业单位以及其他涉及国家秘密的单位（以下统称“涉密单位”）进行的涉密采购活动。涉密采购是指采购项目涉及国家秘密信息，包括但不限于涉密设备、涉密软件、涉密服务等的采购。（三）基本原则1.依法依规原则涉密采购活动必须严格遵守国家法律法规和保密规定，确保采购过程合法合规，不发生任何泄露国家秘密的行为。2.安全保密原则将保密工作贯穿于涉密采购活动的全过程，采取有效措施，防止国家秘密信息在采购环节被泄露、篡改或丢失。3.集中管理原则对涉密采购活动实行集中统一管理，明确管理职责，规范采购流程，提高管理效率和水平。4.监督制约原则建立健全监督制约机制，加强对涉密采购活动的全过程监督，确保采购活动公开、公平、公正。（四）职责分工1.保密行政管理部门负责对湖北地区涉密采购活动的保密工作进行指导、监督和检查，依法查处违反保密规定的行为。2.采购单位负责本单位涉密采购活动的组织实施，明确采购需求，制定采购计划，选择合适的采购方式和供应商。对采购项目的保密工作负责，落实保密措施，确保采购过程中涉及的国家秘密信息安全。配合保密行政管理部门和其他相关部门对涉密采购活动进行监督检查。3.采购代理机构受采购单位委托，依法依规组织实施涉密采购活动，严格按照采购单位的要求和本办法规定的程序进行操作。对采购过程中的保密工作负责，采取必要的保密措施，防止国家秘密信息泄露。接受保密行政管理部门和采购单位的监督管理，及时报告采购活动中的重大事项。二、采购计划管理（一）采购需求确定1.采购单位应根据工作需要，结合国家保密规定和相关标准，确定涉密采购项目的需求。需求应明确、具体，涵盖采购项目的功能、性能、技术指标、数量、质量要求等内容。2.在确定采购需求过程中，涉及国家秘密信息的，应按照保密规定进行标识和管理，确保需求信息的保密性。（二）采购计划编制1.采购单位根据采购需求，编制涉密采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、采购方式、采购时间安排、保密要求等内容。2.采购计划应报本单位保密管理部门审核。保密管理部门应重点审核采购项目的涉密程度、保密措施的可行性等内容，确保采购计划符合保密要求。3.经审核通过的采购计划，报本单位主管领导审批。主管领导应对采购计划的必要性、合规性和保密性进行全面审查，签署审批意见。（三）采购计划调整1.采购计划执行过程中，因特殊情况需要调整采购计划的，采购单位应提出书面申请，说明调整原因、调整内容等，并报本单位保密管理部门和主管领导审批。2.保密管理部门应对调整申请进行审核，重点审查调整后的采购计划是否仍然符合保密要求。经审核同意后，报主管领导批准实施。三、采购方式选择（一）一般规定1.涉密采购应根据采购项目的性质、特点和保密要求，选择合适的采购方式。采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.涉及国家秘密的采购项目，原则上应采用邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式进行采购，以确保采购过程的保密性和安全性。（二）公开招标1.符合下列条件的涉密采购项目，可以采用公开招标方式：具有通用技术、性能标准或者招标人对其技术、性能没有特殊要求的；采购项目金额较大，采用公开招标方式更能体现公平竞争原则的。2.采用公开招标方式的，采购单位应按照国家有关规定发布招标公告。招标公告应在指定的媒体上发布，公告内容应包括采购项目的基本情况、招标要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间和地点等。3.招标人应按照招标公告规定的时间、地点开标。开标过程应邀请所有投标人参加，并由公证机构进行公证。开标后，招标人应依法组建评标委员会，对投标文件进行评审。评标委员会由招标人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。（三）邀请招标1.符合下列情形之一的涉密采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.采用邀请招标方式的，采购单位应从符合相应资格条件的供应商中，通过随机方式选择三家以上供应商，并向其发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目的基本情况、招标要求、投标人资格条件、投标截止时间、开标时间和地点等。3.邀请招标的开标、评标程序与公开招标相同。（四）竞争性谈判1.符合下列情形之一的涉密采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。2.采用竞争性谈判方式的，采购单位应成立谈判小组。谈判小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.谈判小组应与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行谈判。谈判过程中，谈判小组可以要求供应商对其报价进行澄清或者说明。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，采购人从谈判小组提出的成交候选人中根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交供应商。（五）单一来源采购1.符合下列情形之一的涉密采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采用单一来源采购方式的，采购单位应组织成立单一来源采购小组。单一来源采购小组由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为三人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。3.单一来源采购小组应与供应商就采购项目的价格、技术、服务等方面进行协商。协商达成一致后，采购人应将单一来源采购的理由、供应商情况、采购项目名称、采购内容、采购金额等在本单位内部进行公示，公示期不得少于五个工作日。公示无异议后，采购人应与供应商签订采购合同。（六）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的涉密采购项目，可以采用询价方式采购。2.采用询价方式的，采购单位应向三家以上供应商发出询价通知书。询价通知书应包括采购项目的基本情况、询价要求、供应商资格条件、报价截止时间等内容。3.供应商应在规定时间内提交报价文件。采购单位应从符合资格条件的供应商中，按照报价最低的原则确定成交供应商，并将结果通知所有参加询价的供应商。四、供应商管理（一）供应商资格审查1.采购单位应建立供应商资格审查制度，对参与涉密采购活动的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、财务状况、信誉状况、保密制度等。2.采购单位应要求供应商提供相关证明材料，并对材料的真实性、有效性进行审核。对于不符合资格条件的供应商，不得允许其参与涉密采购活动。（二）供应商保密管理1.采购单位应与参与涉密采购活动的供应商签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。保密协议应包括保密范围、保密期限、保密措施、违约责任等内容。2.供应商应建立健全保密制度，加强对员工的保密教育和管理，确保在采购活动中不泄露国家秘密信息。3.采购单位应对供应商的保密工作进行监督检查，发现供应商存在违反保密协议行为的，应及时采取措施，要求其限期整改；情节严重的，应终止采购合同，并依法追究其法律责任。（三）供应商评价与淘汰1.采购单位应建立供应商评价机制，对供应商的供货质量、服务水平、履行合同情况等进行评价。评价结果应作为今后选择供应商的重要依据。2.对于评价不合格的供应商，采购单位应及时进行整改；整改后仍不符合要求的，应将其淘汰，不再允许其参与涉密采购活动。五、采购过程管理（一）采购文件编制1.采购单位或采购代理机构应根据采购项目的特点和要求，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、投标文件格式、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件中涉及国家秘密信息的，应按照保密规定进行标识和管理，确保文件的保密性。（二）采购文件发放1.采购单位或采购代理机构应按照规定的程序和方式，向符合资格条件的供应商发放采购文件。发放采购文件时，应要求供应商签收，并做好发放记录。2.对于涉及国家秘密的采购文件，应采取专人送达、机要传递等保密方式进行发放，确保文件在传递过程中的安全性。（三）投标（响应）文件接收与保管1.采购单位或采购代理机构应在规定的时间和地点接收供应商的投标（响应）文件。接收投标（响应）文件时，应进行登记，并对文件的密封性进行检查。2.对于涉及国家秘密的投标（响应）文件，应在专门的保密场所进行保管，采取必要的保密措施，防止文件被泄露、篡改或丢失。（四）开标、评标（谈判、询价）1.采购单位或采购代理机构应按照规定的程序组织开标、评标（谈判、询价）活动。开标、评标（谈判、询价）过程应邀请所有投标人（供应商）参加，并由公证机构进行公证。2.在开标、评标（谈判、询价）过程中，涉及国家秘密信息的，应严格按照保密规定进行操作，不得泄露相关信息。评标（谈判、询价）委员会成员应签署保密承诺书，对评标（谈判、询价）过程中知悉的国家秘密信息予以保密。（五）中标（成交）结果公示与通知1.采购项目确定中标（成交）供应商后，采购单位或采购代理机构应在规定的媒体上进行中标（成交）结果公示。公示期不得少于五个工作日。公示内容应包括采购项目名称、中标（成交）供应商名称、中标（成交）金额、主要中标（成交）标的等。2.公示无异议后，采购单位应向中标（成交）供应商发出中标（成交）通知书，并同时将中标（成交）结果通知所有未中标（成交）的供应商。（六）合同签订与履行1.采购单位应与中标（成交）供应商按照采购文件和中标（成交）供应商的投标（响应）文件签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、保密条款等内容。2.采购合同签订后，采购单位应按照合同约定履行付款义务，并对合同履行情况进行监督检查。中标（成交）供应商应按照合同约定履行供货、服务等义务，确保采购项目的质量和进度。3.在合同履行过程中，如涉及国家秘密信息的变更、补充等情况，双方应按照保密规定进行处理，签订相关的保密协议或补充协议，确保国家秘密信息的安全。六、保密管理与监督（一）保密措施1.采购单位和采购代理机构应采取必要的保密措施，确保涉密采购活动中的国家秘密信息安全。保密措施包括但不限于：建立保密工作制度，明确保密责任和义务；对涉及国家秘密信息的场所、设备、文件等进行保密管理；加强对工作人员的保密教育和培训，提高保密意识和技能；采用加密技术、访问控制等手段，对国家秘密信息进行保护。2.在涉密采购活动中，应严格控制知悉国家秘密信息的人员范围，对知悉国家秘密信息的人员进行登记，并与相关人员签订保密承诺书。（二）监督检查1.保密行政管理部门应定期对湖北地区涉密采购活动进行监督检查，重点检查采购单位和采购代理机构的保密制度执行情况、采购过程中的保密措施落实情况等。2.采购单位应建立内部监督检查机制，定期对本单位的涉密采购活动进行自查自纠，发现问题及时整改。3.对于监督检查中发现的违反保密规定的行为，保密行政管理部门应依法依规进行处理；情节严重的，应追究相关人员的法律责任。七、法律责任（一）采购单位责任1.采购单位违反本办法规定，有下列情形之一的，由保密行政管理部门责令限期改正，给予警告；情节严重的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：未按照规定编制采购计划或未报保密管理部门审核的；未按照规定选择采购方式或未履行采购审批程序的；未对供应商进行资格审查或未与供应商签订保密协议的；未采取保密措施或泄露国家秘密信息的；其他违反本办法规定的行为。2.采购单位在涉密采购活动中，因违反保密规定给国家造成损失的，应依法承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）采购代理机构责任1.采购代理机构违反本办法规定，有下列情形之一的，由保密行政管理部门责令限期改正，给予警告；情节严重的，暂停其代理涉密采购业务，并处以罚款；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：未按照采购单位要求或本办法规定组织采购活动的；未对采购文件进行保密管理或泄露国家秘密信息的；未对开标、评标（谈判、询价）过程进行保密或泄露相关信息的；其他违反本办法规定的行为。2.采购代理机构在涉密采购活动中，因违反保密规定给国