涿州短缺物资管理办法

涿州短缺物资管理办法一、总则（一）目的为了加强涿州地区短缺物资的管理，确保物资供应的及时性、准确性和合理性，保障各项工作的顺利开展，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于涿州地区内涉及短缺物资的采购、储存、调配、使用等相关活动及参与的所有部门和人员。（三）基本原则1.统一管理原则设立专门的短缺物资管理机构，对涿州地区的短缺物资进行统一规划、采购、调配和监管，避免多头管理和资源浪费。2.保障需求原则以满足涿州地区各项工作对短缺物资的实际需求为出发点，优化物资储备结构，确保物资供应的及时性和充足性。3.节约高效原则在保证物资质量和满足需求的前提下，合理控制物资采购成本，提高物资使用效率，避免积压和浪费。4.依法依规原则严格遵守国家和地方有关法律法规以及行业标准，规范短缺物资管理的各项流程，确保管理活动合法合规。二、管理机构及职责（一）管理机构成立涿州短缺物资管理领导小组（以下简称“领导小组”），由相关部门负责人组成。领导小组下设办公室，负责日常管理工作，办公室设在[具体部门]。（二）职责分工1.领导小组职责负责制定涿州短缺物资管理的重大政策和决策。协调解决短缺物资管理过程中的重大问题。监督检查短缺物资管理工作的执行情况。2.办公室职责贯彻执行领导小组的决策和部署，制定具体的管理措施和工作流程。负责短缺物资的需求预测、采购计划编制、采购实施、储存管理、调配发放等日常工作。建立短缺物资管理信息系统，及时收集、整理和分析物资管理数据，为决策提供依据。定期向上级主管部门和领导小组汇报短缺物资管理工作情况。3.相关部门职责需求部门：负责提出本部门短缺物资的需求计划，配合物资管理部门做好物资的验收、使用和核销工作。采购部门：按照物资管理部门下达的采购计划，负责短缺物资的采购工作，确保采购物资的质量和供应及时性。仓储部门：负责短缺物资的储存保管工作，建立健全物资出入库管理制度，确保物资安全和完好。财务部门：负责短缺物资采购资金的预算安排、支付审核和账务处理，对物资管理工作进行财务监督。三、需求预测与计划管理（一）需求预测1.各需求部门应定期对本部门短缺物资的需求情况进行分析和预测，结合工作任务、业务发展规划等因素，提出未来一定时期内的物资需求预估数量和规格要求。2.物资管理部门应收集、汇总各需求部门的需求预测信息，运用科学的方法和模型，对涿州地区短缺物资的总体需求趋势进行分析和预测，形成需求预测报告。3.需求预测报告应包括物资品种、数量、需求时间等内容，并根据预测结果提出相应的采购建议和储备策略。（二）计划编制1.物资管理部门根据需求预测报告，结合库存状况、物资采购周期等因素，编制涿州短缺物资采购计划。采购计划应明确物资品种、规格、数量、采购时间、采购方式等内容。2.采购计划应按照轻重缓急进行排序，优先保障重点工作和紧急任务的物资需求。对于涉及民生保障、抢险救灾等特殊情况的物资需求，应特事特办，及时安排采购。3.采购计划编制完成后，应报领导小组审核批准。经批准的采购计划应严格执行，不得擅自变更。如因特殊情况需要调整采购计划，应按照规定程序重新报批。四、采购管理（一）采购方式1.短缺物资采购应根据物资的性质、数量、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购等。2.对于达到国家和地方规定的招标限额标准的物资采购项目，应按照法律法规的要求进行公开招标或邀请招标。招标过程应严格遵守相关程序，确保公平、公正、公开。3.对于因技术复杂、专业性强或者受自然环境限制等原因，无法通过招标方式采购的物资，可采用竞争性谈判方式采购。竞争性谈判应邀请不少于三家符合条件的供应商参与谈判，通过谈判确定成交供应商。4.对于只能从唯一供应商处采购的物资，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的物资，可采用单一来源采购方式。单一来源采购应按照规定程序进行审批，并在采购文件中说明理由。5.对于采购金额较小、采购数量较少、市场货源充足的物资，可采用询价采购方式。询价采购应向不少于三家供应商发出询价通知书，根据供应商的报价情况确定成交供应商。（二）供应商管理1.建立涿州短缺物资供应商库，对参与涿州地区物资供应的供应商进行登记、评估和管理。供应商库应实行动态管理，定期对供应商的供货质量、价格、交货期、售后服务等情况进行考核评价，淘汰不合格供应商，补充优质供应商。2.选择供应商时，应优先考虑具有良好信誉、生产能力和供应保障能力的企业。对供应商的资质、业绩、产品质量等进行严格审核，确保其符合相关要求。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资品种、规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。合同签订后，应严格按照合同约定执行，确保双方权益。（三）采购实施1.采购部门按照批准的采购计划和选定的采购方式，组织实施物资采购工作。采购过程中应严格遵守相关法律法规和采购程序，确保采购活动合法合规。2.采购人员应与供应商保持密切沟通，及时掌握物资生产进度、运输情况等信息，确保物资按时、按质、按量供应。如遇供应商无法按时交货等问题，应及时采取措施解决，并向物资管理部门报告。3.采购物资到货后，采购部门应及时通知仓储部门进行验收。验收人员应按照合同约定和相关标准对物资的数量、质量、规格等进行认真验收，填写验收报告。验收合格的物资应办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理。五、储存管理（一）仓库建设与布局1.根据涿州地区短缺物资的储存需求，合理规划建设物资仓库。仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件，确保物资储存安全。2.按照物资的类别、性质、用途等进行分区分类存放，设置明显的标识牌，便于物资的查找和管理。同时，应根据物资的出入库频率和流量，合理安排货位，提高仓库空间利用率。（二）库存管理1.建立健全短缺物资库存管理制度，对物资的出入库进行严格登记和管理。物资入库时，应核对物资的品种、规格、数量、质量等信息，确保与采购合同和验收报告一致。物资出库时，应按照规定的审批程序办理出库手续，填写出库单，注明物资名称、规格、数量、领用部门等信息。2.定期对库存物资进行盘点清查，确保账实相符。盘点清查工作应至少每月进行一次，年终进行全面盘点。盘点结果应形成盘点报告，对盘盈、盘亏等情况进行分析说明，并提出处理意见。3.根据物资的保质期、时效性等特点，合理控制物资库存数量，避免物资积压和过期失效。对于易损、易腐等特殊物资，应采取特殊的储存措施，确保物资质量。（三）安全管理1.加强仓库安全管理，制定安全管理制度和应急预案，配备必要的安全设施和消防器材。定期组织仓库管理人员进行安全培训和应急演练，提高安全意识和应急处置能力。2.仓库应设置专人负责安全管理工作，加强对仓库的日常巡查，及时发现和消除安全隐患。严禁在仓库内吸烟、明火作业等违规行为，确保仓库安全。六、调配与使用管理（一）调配原则1.按照“先急后缓、统筹兼顾”的原则，对涿州短缺物资进行统一调配。优先保障涉及民生保障、抢险救灾、重点工程等紧急需求，确保物资及时供应到最需要的地方。2.在调配物资时，应充分考虑各部门和地区的实际需求情况，合理安排物资分配数量，避免平均分配和不合理调配。（二）调配程序1.需求部门根据工作需要，向物资管理部门提出物资调配申请，填写调配申请表，注明物资名称、规格、数量、用途、申请时间等信息，并加盖部门公章。2.物资管理部门收到调配申请后，应进行审核。审核内容包括申请物资的合理性、库存情况等。如申请物资符合调配条件，物资管理部门应根据库存情况和调配原则，制定物资调配方案，并报领导小组审批。3.经领导小组批准的物资调配方案，由物资管理部门组织实施。物资管理部门应及时通知仓储部门按照调配方案进行物资出库，并安排运输车辆将物资送达需求部门。4.需求部门收到调配物资后，应及时办理物资签收手续，并按照规定用途使用物资。物资管理部门应跟踪物资使用情况，确保物资合理使用。（三）使用监督1.建立短缺物资使用监督机制，对物资的使用情况进行定期检查和不定期抽查。检查内容包括物资使用是否符合规定用途、是否存在浪费现象等。2.需求部门应建立物资使用台账，详细记录物资的领用时间、数量、用途等信息。物资管理部门有权查阅使用台账，对物资使用情况进行监督。3.对于发现的物资浪费、违规使用等问题，物资管理部门应及时责令整改，并按照相关规定进行处理。情节严重的，应追究相关人员的责任。七、信息化管理（一）信息系统建设建立涿州短缺物资管理信息系统，实现物资需求预测、采购计划、采购实施、库存管理、调配使用等环节的信息化管理。信息系统应具备数据采集、存储、查询、统计分析等功能，为物资管理决策提供支持。（二）数据管理1.各部门应及时将短缺物资管理相关数据录入信息系统，确保数据的准确性和及时性。物资管理部门应定期对系统数据进行维护和更新，保证数据的完整性和有效性。2.加强对信息系统数据的安全管理，设置不同的用户权限，防止数据泄露和非法篡改。定期对系统数据进行备份，确保数据安全可靠。（三）信息共享建立涿州短缺物资管理信息共享机制，实现物资管理部门与各需求部门、采购部门、仓储部门、财务部门等之间的信息共享。通过信息共享，提高物资管理工作效率，加强部门之间的协同配合。八、监督检查与考核（一）监督检查1.领导小组定期对涿州短缺物资管理工作进行监督检查，重点检查物资管理政策执行情况、采购计划执行情况、库存管理情况、调配使用情况等。2.物资管理部门应加强对短缺物资管理工作的日常监督检查，及时发现和纠正存在的问题。对发现的违规行为，应依法依规进行处理。3.审计部门应定期对短缺物资管理工作进行审计监督，重点审查物资采购、资金使用、库存管理等方面的合规性和效益性。（二）考核评价1.建立涿州短缺物资管理工作考核评价制度，对各部门和相关