甘肃公司印章管理办法

甘肃公司印章管理办法总则目的为了加强甘肃公司（以下简称“公司”）印章管理，维护公司的合法权益，规范公司印章的刻制、使用、保管等行为，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司总部及所属各分公司、子公司（以下统称“各单位”）印章的管理。印章种类1.公司公章：代表公司对外行使权力、承担责任的具有最高效力的印章。2.法定代表人章：用于特定的公司业务或文件签署，代表法定代表人的个人意志。3.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。4.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等财务相关业务的印章。5.部门章：各职能部门为履行其职责而刻制的印章，用于部门内部文件、资料等的管理。6.业务专用章：根据公司业务需要，为特定业务流程刻制的印章，如项目专用章等。管理原则1.依法依规原则：印章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.分级负责原则：实行公司总部、各单位分级管理，明确各层级的管理职责。3.专人专管原则：指定专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。4.审批用印原则：所有印章的使用必须经过严格的审批程序，未经批准不得使用。印章的刻制刻制申请1.各单位因工作需要刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经本单位负责人签字确认后，报公司总部相关部门审核。2.公司总部相关部门根据工作需要和实际情况，对刻制申请进行审核，审核通过后报公司领导审批。刻制审批公司领导根据审核意见进行审批，批准后方可刻制印章。印章刻制1.印章必须由具有合法资质的印章刻制单位刻制，确保印章质量符合国家标准。2.刻制单位应严格按照公司提供的印章样式、规格和要求进行刻制，不得擅自更改。3.印章刻制完成后，刻制单位应将印章及印模交公司指定的印章保管人，并办理交接手续。印章的启用启用通知印章刻制完成并验收合格后，由公司总部相关部门下发《印章启用通知》，明确印章的启用日期、使用范围、保管人等信息。印模备案各单位收到《印章启用通知》后，应将印章印模报公司总部相关部门备案。备案印模应包括印章的正面、侧面及清晰的文字图案，并存档保管。启用流程1.各单位在收到《印章启用通知》后，应在规定的启用日期启用印章，并在首次使用印章时，在相关文件或材料上加盖印章的同时，注明启用日期。2.印章启用后，原使用的旧印章应立即停止使用，并按照公司规定进行封存或销毁。印章的使用使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书、证明信函等。2.法定代表人章：用于公司特定业务或文件签署，如银行开户、支票签发等。3.合同专用章：用于签订各类合同、协议等具有法律效力的文件。4.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等财务相关业务，如开具发票、支票背书、银行结算等。5.部门章：用于部门内部文件、资料等的管理，如部门报告、通知、函件等。6.业务专用章：用于特定业务流程，如项目文件签署、业务报表盖章等。使用流程1.用印申请：使用印章时，申请人应填写《用印申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息，并经本单位负责人签字确认。2.审批流程：一般事项用印：经本单位负责人审批后，即可用印。重要事项用印：需经公司总部相关部门审核，报公司领导审批后，方可用印。涉及合同签订、重大决策等关键事项用印：必须经过公司法律合规部门审核，公司领导审批后，方可用印。3.用印登记：印章保管人应对用印情况进行详细登记，包括用印日期、用印文件名称、用印份数、申请人、审批人等信息。4.用印盖章：印章保管人应在审核通过的《用印申请表》及相关文件上加盖印章，并确保印章清晰、端正、完整。禁止使用情况1.未经审批的文件、材料不得用印。2.空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。3.涉及违法违规、损害公司利益的文件、材料不得用印。印章的保管保管人员1.公司总部及各单位应指定专人负责印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员不得擅自将印章交他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管，必须经过本单位负责人批准，并办理交接手续。保管方式1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等重要印章应实行专人专柜保管，确保印章安全。2.部门章、业务专用章等可根据实际情况，采取适当的保管方式，但必须保证印章的安全和可追溯性。保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或携带印章外出。如因工作需要携带印章外出，必须经过本单位负责人批准，并采取必要的安全措施。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章无损坏、无丢失。如发现印章有损坏或丢失情况，应立即报告本单位负责人，并采取相应的措施。3.印章保管人员离职或岗位变动时，应及时办理印章交接手续，交接双方应在监交人的监督下，对印章的数量、完好情况等进行清点，并填写《印章交接清单》，签字确认。印章的停用与销毁停用情形1.公司名称变更、机构调整等原因，导致印章不再使用的。2.印章损坏、遗失等原因，需要更换新印章的。3.因法律法规、政策调整等原因，印章已不符合使用要求的。停用流程1.各单位在印章停用前，应填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因，并经本单位负责人签字确认后，报公司总部相关部门审核。2.公司总部相关部门根据审核意见，下发《印章停用通知》，明确印章停用日期，并要求各单位将停用印章及时交回公司总部。销毁流程1.对于停用的印章，由公司总部相关部门统一组织销毁。2.销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细说明印章名称、数量、销毁原因等信息，并经公司领导审批。3.销毁印章时，应至少有两名监销人在场，确保印章销毁彻底。销毁完成后，监销人应在《印章销毁清单》上签字确认。4.印章销毁后，应将《印章销毁申请表》、《印章销毁清单》等相关资料存档保管，以备查阅。监督与检查监督部门公司总部审计部门负责对各单位印章管理情况进行监督检查。检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、启用、使用、保管、停用、销毁等环节。2.印章使用审批程序的执行情况，是否存在未经审批用印的情况。3.印章保管情况，是否存在印章丢失、损坏、被盗用等安全隐患。4.印章使用登记情况，是否记录完整、准确。检查方式1.定期检查：公司总部审计部门每年至少对各单位印章管理情况进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，公司总部审计部门可随时对各单位印章管理情况进行抽查。问题处理1.对于检查中发现的问题，公司总部审计部门应及时下达《整改通知书》，要求各单位限期整改。2.各单位应针对检查中发现的问题，制定切实可行的整改措施，并将整改情况及时上报公司总部审计部门。3.对