郑州地铁合同管理办法

郑州地铁合同管理办法一、总则（一）目的为加强郑州地铁合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于郑州地铁公司及所属各部门、子公司在运营、建设、物资采购、服务外包等业务活动中签订的各类合同。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等活动必须遵守国家法律法规、行业规范及公司内部规章制度。2.平等自愿原则合同双方在平等、自愿的基础上协商一致，签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则合同条款应体现公平、公正的原则，保障双方的合法权益，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。（四）职责分工1.合同管理部门负责制定和完善合同管理制度，对合同签订、履行、变更、终止等全过程进行监督管理；审查合同文本，提出审查意见；参与重大合同的谈判、起草工作；建立合同台账，定期统计分析合同执行情况；协调处理合同纠纷等。2.业务部门负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订、履行、变更、终止等工作；配合合同管理部门进行合同审查；及时向合同管理部门报送合同签订、履行情况等相关信息。3.法务部门负责对合同文本进行法律审查，提供法律意见和建议；参与重大合同的谈判、起草工作；处理合同纠纷的法律事务。4.财务部门负责审核合同中的财务条款，监督合同款项的收付，确保合同款项的安全、及时、准确收付。二、合同的签订（一）合同相对方的选择1.业务部门应选择具有良好信誉、合法经营资格、具备相应履约能力的合同相对方。2.在选择合同相对方时，业务部门应进行必要的调查和了解，包括但不限于对方的营业执照、资质证书、业绩情况、财务状况、信用记录等。3.对于重大合同或涉及金额较大的合同，业务部门应组织相关部门进行联合考察，评估对方的履约能力和风险状况。（二）合同文本的起草1.合同文本一般由业务部门负责起草。业务部门应根据合同内容和实际需求，参照国家法律法规、行业标准及公司示范文本，起草合同文本。2.合同文本应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。3.合同文本应语言规范、表述准确、条款完备，避免产生歧义或漏洞。（三）合同的审查1.合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交合同管理部门进行审查。2.合同管理部门应从合同的合法性、合规性、完整性、准确性等方面进行审查，并提出审查意见。审查内容包括但不限于：合同主体是否合法；合同内容是否符合法律法规和行业标准；合同条款是否完备、明确；合同双方的权利义务是否对等；合同的违约责任是否明确、合理；合同的争议解决方式是否合法、有效。3.合同管理部门审查后，应将审查意见反馈给业务部门。业务部门应根据审查意见对合同文本进行修改完善。4.对于重大合同或涉及金额较大的合同，合同管理部门应组织法务部门、财务部门等相关部门进行联合审查，并出具审查报告。（四）合同的签订1.合同文本经审查通过后，由业务部门负责与合同相对方进行签订。2.签订合同应使用公司统一印制的合同文本，并加盖公司合同专用章或法定代表人（授权代表）签字。3.合同签订后，业务部门应及时将合同副本送合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门备案。三、合同的履行（一）合同履行的原则1.全面履行原则合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，包括履行的主体、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式等。2.协作履行原则合同双方在履行合同过程中应相互协作、相互配合，共同完成合同约定的义务。3.经济合理原则合同双方在履行合同过程中应遵循经济合理的原则，选择合理的履行方式和手段，降低履行成本，提高经济效益。（二）合同履行的跟踪与监督1.业务部门负责合同履行的具体实施，并定期向合同管理部门报送合同履行情况。2.合同管理部门应建立合同履行跟踪机制，对合同履行情况进行定期检查和不定期抽查，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，合同管理部门应及时组织相关部门进行研究分析，并采取有效措施加以解决。（三）合同款项的收付1.财务部门负责合同款项的收付管理，严格按照合同约定的金额、时间、方式等进行收付。2.业务部门应在合同签订后及时将合同付款条款告知财务部门，并在合同履行过程中及时向财务部门提供相关付款依据。3.财务部门在收到业务部门提交的付款申请后，应按照公司财务管理制度进行审核，审核通过后及时办理付款手续。4.对于合同款项的收取，业务部门应及时与合同相对方沟通协调，确保款项按时足额收取。如出现逾期未收情况，业务部门应及时采取措施进行催收，并向合同管理部门报告。四、合同的变更与转让（一）合同的变更1.合同履行过程中，因客观情况发生变化或双方协商一致，需要变更合同内容的，应由业务部门提出变更申请，并填写《合同变更申请表》。2.《合同变更申请表》应包括变更的原因、内容、对合同履行的影响等。业务部门应将《合同变更申请表》提交合同管理部门进行审查。3.合同管理部门应按照合同审查程序对变更申请进行审查，并提出审查意见。审查通过后，业务部门应与合同相对方协商签订合同变更协议。4.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同变更协议签订后，业务部门应及时将变更情况告知合同管理部门、法务部门、财务部门等相关部门。（二）合同的转让1.合同一方将其在合同中的权利和义务全部或部分转让给第三方的，应事先取得合同另一方的书面同意，并签订合同权利义务转让协议。2.合同权利义务转让协议应明确转让的内容、双方的权利义务等。业务部门应将合同权利义务转让协议提交合同管理部门进行审查。3.合同管理部门应按照合同审查程序对转让协议进行审查，并提出审查意见。审查通过后，业务部门应及时办理相关转让手续。4.合同转让后，原合同双方的权利义务关系相应解除，受让方与合同另一方应按照转让协议的约定履行各自的义务。五、合同的终止（一）合同终止的情形1.合同期满，双方不再续签的；2.合同约定的终止条件成就的；3.合同双方协商一致解除合同的；4.因不可抗力或其他不可归责于双方的原因导致合同无法履行而终止的；5.因一方违约，另一方依据合同约定或法律法规规定解除合同的；6.法律法规规定的其他终止情形。（二）合同终止的程序1.合同期满或合同约定的终止条件成就时，业务部门应及时通知合同相对方，并办理合同终止手续。2.合同双方协商一致解除合同的，应由业务部门提出解除申请，并填写《合同解除申请表》。《合同解除申请表》应包括解除的原因、双方协商一致的情况等。业务部门应将《合同解除申请表》提交合同管理部门进行审查。3.合同管理部门应按照合同审查程序对解除申请进行审查，并提出审查意见。审查通过后，业务部门应与合同相对方签订合同解除协议。4.因不可抗力或其他不可归责于双方的原因导致合同无法履行而终止的，业务部门应及时通知合同相对方，并提供相关证明材料。双方应协商处理合同终止后的相关事宜。5.因一方违约，另一方依据合同约定或法律法规规定解除合同的，解除方应按照合同约定或法律法规规定的程序通知违约方，并办理合同解除手续。（三）合同终止后的清算1.合同终止后，业务部门应及时组织对合同履行情况进行清算，包括但不限于合同款项的收付、货物的交付、服务的完成等。2.财务部门应按照公司财务管理制度对合同终止后的财务事项进行清理，确保合同款项的收付准确无误。3.合同终止后，双方应按照合同约定或法律法规规定办理相关交接手续，如资产交接、资料交接等。4.合同终止后，业务部门应及时将合同终止情况告知合同管理部门、法务部门等相关部门。六、合同纠纷的处理（一）合同纠纷的预防1.合同管理部门应加强对合同签订、履行等全过程的管理，规范合同行为，防范合同纠纷的发生。2.业务部门应提高合同风险意识，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。3.公司应加强对员工的合同法律法规培训，提高员工的法律意识和合同管理水平。（二）合同纠纷的处理方式1.协商解决合同双方在发生纠纷后，应首先通过协商的方式解决纠纷。协商应遵循平等、自愿、公平、公正的原则，双方应充分沟通，寻求解决方案。2.调解解决如协商不成，合同双方可以共同委托第三方调解机构进行调解。调解机构应根据相关法律法规和合同约定，提出调解方案，促使双方达成和解协议。3.仲裁解决合同双方在合同中约定仲裁条款或事后达成仲裁协议的，发生纠纷后可以向约定的仲裁机构申请仲裁。仲裁裁决具有终局性，双方应按照仲裁裁决履行各自的义务。4.诉讼解决合同双方在合同中未约定仲裁条款或事后未达成仲裁协议的，发生纠纷后可以向有管辖权的人民法院提起诉讼。诉讼判决具有终局性，双方应按照判决履行各自的义务。（三）合同纠纷的处理程序1.业务部门在发现合同纠纷后，应及时向合同管理部门报告，并提供相关证据材料。2.合同管理部门应组织相关部门对合同纠纷进行研究分析，制定处理方案，并报公司领导批准。3.根据处理方案，业务部门负责与合同相对方进行沟通协商，争取通过协商或调解解决纠纷。如协商或调解不成，业务部门应按照合同约定或法律法规规定的程序，及时申请仲裁或提起诉讼。4.在合同纠纷处理过程中，业务部门应及时向合同管理部门、法务部门等相关部门报告处理进展情况。5.合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时将处理结果告知合同管理部门、法务部门等相关部门，并总结经验教训，完善合同管理工作。七、合同的档案管理（一）合同档案的收集1.业务部门在合同签订、履行、变更、终止等过程中形成的各类文件、资料，包括合同文本、补充协议、变更协议、解除协议、往来信函、会议纪要、付款凭证、验收报告等，应及时收集整理，并移交合同管理部门。2.合同管理部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案的完整性和准确性。（二）合同档案的整理1.合同管理部门应对收集到的合同档案进行分类整理，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行编号，并建立合同档案目录。2.合同档案应按照档案管理的要求进行装订、编目、装盒，确保档案的整齐、规范。（三）合同档案的保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照国家档案管理的有关规定进行保管，保管期限应符合法律法规和公司相关规定。3.合同管理部门应定期对合同档案进行检查和盘点，确保档案的完好无损。如发现档案损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并报告公司领导。（四）合同档案的查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到合同管理部门查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。3.公司外部人员因工作需要查阅合同档案的，应经公司领导批准，并按照公司相关