路桥企业合同管理办法

路桥企业合同管理办法一、总则（一）目的为加强路桥企业合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护企业合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本企业实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本路桥企业及其所属各部门、分公司、子公司在经营活动中签订的各类合同，包括工程承包合同、物资采购合同、劳务分包合同、租赁合同、技术服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和行业标准，确保合同合法有效。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害合同双方的合法权益，不得显失公平。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，严格履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。（四）职责分工1.企业法务部门负责合同的法律审查，对合同条款的合法性、合规性进行审核，提出法律意见和建议。参与重大合同的谈判、起草、签订等工作，为合同签订提供法律支持。负责处理合同纠纷，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等工作。2.企业合同管理部门负责制定和完善合同管理制度，组织实施合同管理工作。负责合同的统一编号、登记、归档等工作，建立合同管理台账。负责对合同签订、履行情况进行监督检查，定期向上级领导汇报合同管理工作情况。负责合同统计分析工作，为企业决策提供依据。3.合同承办部门负责合同的起草、谈判、签订等工作，确保合同条款符合企业利益和要求。负责合同的履行工作，按照合同约定及时履行义务，协调解决合同履行过程中出现的问题。负责向合同管理部门报送合同签订、履行情况等相关资料。4.企业其他部门配合合同承办部门做好合同签订、履行等工作，提供必要的协助和支持。按照职责分工，对涉及本部门的合同条款进行审核，提出意见和建议。二、合同的签订（一）合同的起草1.合同承办部门应根据合同内容和要求，指定专人负责合同的起草工作。2.合同起草人应认真研究合同相关事项，收集、整理与合同有关的资料，确保合同条款完整、准确、清晰。3.合同起草人应参照国家相关法律法规、行业标准及企业合同示范文本，结合实际情况起草合同文本。（二）合同的审核1.合同承办部门起草的合同文本应提交本部门负责人进行初审，初审通过后提交企业合同管理部门进行审核。2.企业合同管理部门应组织法务部门、财务部门等相关部门对合同文本进行会审，重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等。3.法务部门应对合同文本进行法律审查，对合同条款的合法性、合规性提出法律意见和建议。4.财务部门应对合同文本涉及的财务条款进行审核，对合同的资金支付、结算方式、发票开具等提出意见和建议。5.其他相关部门应按照职责分工，对涉及本部门的合同条款进行审核，提出意见和建议。6.合同审核部门应在收到合同文本后的[X]个工作日内完成审核工作，并出具审核意见。（三）合同的审批1.合同承办部门应根据合同审核意见，对合同文本进行修改完善，修改后的合同文本应再次提交合同审核部门进行审核。2.审核通过后的合同文本应提交企业法定代表人或其授权委托人进行审批。3.企业法定代表人或其授权委托人应认真审查合同文本，对合同的签订、履行等情况进行全面了解，根据企业利益和风险情况做出审批决定。4.对于重大合同或涉及金额较大的合同，企业法定代表人或其授权委托人应组织相关部门进行专题研究，充分听取各方面意见后做出审批决定。（四）合同的签订1.合同经审批通过后，合同承办部门应与合同对方当事人签订书面合同。2.签订合同应使用企业统一印制的合同文本，合同文本应加盖企业公章或合同专用章。3.合同签订人应在合同上签字或盖章，并注明签字日期。4.合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本副本提交企业合同管理部门进行登记、归档。三、合同的履行（一）合同履行的原则1.全面履行原则：合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，不得擅自变更或解除合同。2.实际履行原则：合同双方应按照合同约定的标的履行义务，不得用其他标的代替履行。3.协作履行原则：合同双方在履行合同过程中应相互协作，共同完成合同约定的义务。（二）合同履行的监督1.合同承办部门应负责合同的履行工作，按照合同约定及时履行义务，协调解决合同履行过程中出现的问题。2.企业合同管理部门应定期对合同履行情况进行监督检查，及时发现合同履行过程中存在的问题，并督促合同承办部门采取有效措施加以解决。3.合同承办部门应定期向合同管理部门报送合同履行情况报告，报告内容应包括合同履行进度、存在的问题及解决措施等。（三）合同履行中的变更1.合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同的，合同承办部门应及时与合同对方当事人协商，达成一致意见后签订书面变更协议。2.变更协议作为原合同的补充协议，与原合同具有同等法律效力。3.合同变更协议签订后，合同承办部门应及时将变更协议副本提交企业合同管理部门进行登记、归档。（四）合同履行中的转让1.合同履行过程中，如因特殊情况需要转让合同权利义务的，合同承办部门应按照合同约定或法律法规规定办理相关手续，并及时通知合同对方当事人。2.合同转让应签订书面转让协议，转让协议作为原合同的补充协议，与原合同具有同等法律效力。3.合同转让协议签订后，合同承办部门应及时将转让协议副本提交企业合同管理部门进行登记、归档。（五）合同履行中的终止1.合同履行完毕或合同约定的终止条件成就时，合同自然终止。2.合同履行过程中，如因不可抗力、双方协商一致等原因需要提前终止合同的，合同承办部门应及时与合同对方当事人协商，达成一致意见后签订书面终止协议。3.终止协议作为原合同的补充协议，与原合同具有同等法律效力。4.合同终止协议签订后，合同承办部门应及时将终止协议副本提交企业合同管理部门进行登记、归档。四、合同的变更与解除（一）合同变更与解除的条件1.经合同双方协商一致，可以变更或解除合同。2.因不可抗力致使合同无法履行的，可以变更或解除合同。3.因一方违约致使合同无法履行的，另一方可以变更或解除合同。4.因法律法规、政策调整等原因需要变更或解除合同的，可以变更或解除合同。（二）合同变更与解除的程序1.合同变更或解除的提议方应向对方发出书面通知，说明变更或解除合同的原因、内容及要求。2.对方应在收到书面通知后的[X]个工作日内予以答复，同意变更或解除合同的，双方应签订书面变更或解除协议；不同意变更或解除合同的，应说明理由。3.合同变更或解除协议签订后，合同承办部门应及时将变更或解除协议副本提交企业合同管理部门进行登记、归档。（三）合同变更与解除后的处理1.合同变更或解除后，合同双方应按照变更或解除协议的约定履行各自的义务。2.合同变更或解除后，如涉及合同价款、质量、工期等事项的调整，合同双方应按照相关法律法规和合同约定进行处理。3.合同变更或解除后，合同承办部门应及时清理与合同有关的资料，将合同文本、变更或解除协议、往来函件等资料整理归档。五、合同纠纷的处理（一）合同纠纷的预防1.合同承办部门应加强合同管理，严格按照合同约定履行义务，避免因自身原因引发合同纠纷。2.企业合同管理部门应定期组织合同管理人员进行培训，提高合同管理人员的业务水平和风险防范意识。3.企业法务部门应加强对合同的法律审查，及时发现合同中存在的法律风险，并提出防范措施。（二）合同纠纷的处理程序1.合同纠纷发生后，合同承办部门应及时与合同对方当事人进行沟通协商，了解纠纷情况，寻求解决方案。2.如协商不成，合同承办部门应及时向企业合同管理部门报告，并提交相关资料。3.企业合同管理部门应组织法务部门、财务部门等相关部门对合同纠纷进行分析研究，制定处理方案。4.处理方案经企业法定代表人或其授权委托人批准后，合同承办部门应按照处理方案与合同对方当事人进行协商、调解、仲裁或诉讼等。5.在合同纠纷处理过程中，合同承办部门应及时向企业合同管理部门报告处理进展情况，直至合同纠纷处理完毕。（三）合同纠纷处理的注意事项1.合同纠纷处理应遵循合法、公正、公平、合理的原则，维护企业合法权益。2.合同纠纷处理过程中，应注意收集、整理相关证据，确保证据的真实性、合法性、关联性。3.合同纠纷处理应及时、有效，避免因拖延时间导致企业损失扩大。4.合同纠纷处理完毕后，合同承办部门应及时将处理结果报告企业合同管理部门，并将相关资料整理归档。六、合同的档案管理（一）合同档案的收集1.合同承办部门应在合同签订、履行、变更、终止等过程中及时收集与合同有关的资料，包括合同文本、变更或解除协议、往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证等。2.合同承办部门应将收集到的合同资料进行整理、分类，确保资料的完整性、准确性。（二）合同档案的整理1.合同管理部门应负责合同档案的整理工作，按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类编号，建立合同档案目录。2.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行存储，纸质档案应装订成册，电子档案应进行备份存储。（三）合同档案的保管1.合同管理部门应指定专人负责合同档案的保管工作，确保合同档案的安全、完整。2.合同档案保管人员应定期对合同档案进行检查、核对，发现问题及时处理。3.合同档案保管期限应按照国家法律法规和企业相关规定执行，保管期满后，应按照规定进行销毁处理。（四）合同档案的查阅1.因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自涂改、复印、拍照、带走合同档案。3.查阅合同档案后，查阅人员应及时将合同档案归还合同管理部门，并在《合同档案查阅登记表》上签字确认。七、合同管理的信息化建设（一）信息化建设的目标1.建立合同管理信息系统，实现合同管理的信息化、规范化、标准化。2.提高合同管理工作效率，降低合同管理成本，防范合同风险。3.为企业决策提供及时、准确、全面的合同信息支持。（二）信息化建设的内容1.合同管理信息系统应包括合同签订、履行、变更、终止、纠纷处理、档案管理等功能模块，实现合同全生命周期的信息化管理。2.合同管理信息系统应具备合同文本在线起草、审核、审批、签订等功能，提高合同签订效率。3.合同管理信息系统应具备合同履行情况实时跟踪、提醒、预警等功能，及时发现合同履行过程中存在的问题，防范合同风险。4.合同管理信息系统应具备合同变更、解除、转让等功能，实现合同变更、解除、转让等业务的信息化管理。5.合同管理信息系统应具备合同纠纷处理功能，包括纠纷登记、处理方案制定、处理结果跟踪等，提高合同纠纷处理效率。6.合同管理信息系统应具备合同档案管理功能，包括档案收集、整理、保管、查阅等，实现合同档案的信息化管理。（三）信息化建设的实施