行政公文写作模板正式文件及信函一体式工具

行政公文写作模板正式文件及信函一体式工具使用指南一、适用工作场景与文种范围本工具适用于各级机关、企事业单位及社会团体在日常行政管理中需拟制的正式文件与信函，涵盖以下核心场景：决策部署类：如年度工作计划、专项工作方案、政策执行通知等；请示报告类：如经费请示、事项请示、工作进展报告、情况汇报等；沟通联络类：如商洽函、询问函、答复函、邀请函等；规范管理类：如管理制度、会议纪要、人事任免通知等；对外往来类：如公函、介绍信、感谢信、复函等。无论是对内部署工作、向上级汇报，还是对外沟通协调，均可通过本工具快速匹配文种模板，保证公文格式规范、内容要素完整。二、工具操作全流程指南（一）前期准备：明确核心要素在动笔前，需先梳理以下关键信息，避免内容遗漏或逻辑混乱：发文主体：明确以单位名义（如“公司行政部”）或个人名义（需注明职务，如“部门经理*”）发文；接收对象：确定主送机关（文件）或称谓（信函），如“各部门”“单位负责人”或“尊敬的*主任”；核心事由：简要概括文件/信函目的，如“关于2024年春节放假安排的通知”“商洽联合举办培训事宜的函”；附件要求：若有支撑材料（如方案草案、数据报表等），需提前准备并命名规范。（二）模板选择与内容填充匹配文种模板根据发文目的选择对应模板（详见下文“通用模板结构”），例如：需要上级审批的事项，选择“请示”模板；告知执行要求或安排，选择“通知”模板；跨单位沟通协调，选择“函”模板。逐项填写核心内容按模板标注的“【】”提示填写信息，注意以下细节：简洁明了，格式为“发文机关+事由+文种”（如“公司关于开展2024年度安全检查的通知”），避免使用“关于……的请示报告”等冗余表述；采用“背景/依据—事项/要求—总结/期望”三段式结构，逻辑清晰，语言简练；附件：若需附上材料，在下方注明“附件：1.《方案（草案）》；2.参会名单”；落款：包括发文机关全称（或规范化简称）及成文日期，日期格式为“YYYY年MM月DD日”。（三）格式校对与审核定稿格式规范检查文件类：需包含文号（如“X行文〔2024〕X号”）、密级（如“秘密”“机密”，若无需则标注“公开”）、页码（页脚居中）；信函类：标题居中，称谓顶格写，段落首行缩进2字符，祝颂语（如“此致敬礼”）另起一行空2字符，落款右对齐。内容审核流程自审：检查是否有错别字、标点符号错误，数据是否准确，事由是否明确；部门审核：涉及跨部门事项，需经相关部门负责人签字确认；终审签发：正式文件需经单位分管领导或主要负责人签发，信函可根据重要程度分级审核。（四）输出与归档文件输出正式文件需使用A4纸打印，左侧装订，骑缝加盖单位公章；信函可根据需要打印纸质版（加盖公章）或扫描为PDF格式发送电子版。归档管理电子版按“发文年份+文种+流水号”命名（如“2024-通知-001”），存储至单位公文管理系统；纸质版原件一份交行政部归档，部门可根据需要留存复印件。三、通用模板结构与填写示例（一）正式文件模板（以“通知”为例）【发文机关全称】文件X行文〔2024〕X号【密级】★关于【具体事项】的通知【主送机关】：为【背景/依据】，根据【上级文件/会议精神】，现将【具体事项】通知一、【事项一内容】（一）【具体要求1】（二）【具体要求2】二、【事项二内容】1.【执行标准】2.【完成时限】【总结/执行要求】。相关表格（发文机关印章）二〇二四年X月X日填写示例：集团有限公司文件X集行〔2024〕12号公开★关于2024年端午节放假安排的通知各部门：根据国务院办公厅节假日安排通知精神，结合公司实际工作情况，现将2024年端午节放假安排通知一、放假时间6月8日（星期六）至6月10日（星期一）放假，共3天。6月11日（星期二）正常上班。二、工作安排（一）各部门需在6月7日前完成手头工作，关闭办公设备电源，锁好门窗，做好安全防范。（二）放假期间值班部门为行政部，值班电话：-X，遇重大事项需及时向值班领导汇报。请各部门提前做好工作计划，保证假期前后工作衔接顺畅。集团有限公司（印章）二〇二四年五月三十日（二）信函模板（以“商洽函”为例）【标题，居中】【称谓，顶格】：【背景/事由】，现就【具体事项】商洽一、【需商洽事项1】（说明：具体内容、目的及期望对方配合事项）二、【需商洽事项2】（说明：如时间节点、资源支持、合作方式等）为推进【共同目标】，恳请贵单位【支持/配合事项】。如蒙同意，请于【日期】前函复为盼。此致敬礼！【发文机关全称】（或规范化简称）二〇二四年X月X日（联系人：X联系方式：-X，可选）填写示例：关于商联合举办“安全生产月”培训活动的函市应急管理局：为落实全市安全生产工作会议部署，强化企业主体责任意识，提升员工安全操作技能，我局拟联合贵单位于2024年6月中旬举办“安全生产月”专题培训活动。现将有关事项商洽一、培训时间与地点时间：2024年6月15日（星期五）上午9:00-12:00；地点：市行政中心三楼会议厅。二、培训内容与参与人员内容：包括新《安全生产法》解读、典型案例分析、应急演练实操等；参与人员：全市重点企业负责人及安全员约200人。三、需配合事项（一）贵单位负责邀请1名安全生产领域专家授课；（二）协助协调培训场地设备调试及宣传报道工作。如蒙同意，请于6月5日前函复，以便我局及时完善活动方案。此致敬礼！区安全生产监督管理局二〇二四年五月二十八日四、使用规范与常见问题规避（一）格式规范要点除“公告”“通告”等特定文种外，标题一般不加书名号，事由不使用“关于……的……的”重复表述；段落：层次序号按“一、（一）1.（1）”顺序使用，避免“（1）”后直接用“1.”；附件说明：若附件不止1件，需标注序号，如“附件：1.X；2.X”，附件名称不加书名号；印章：正式文件需骑缝盖单位公章，做到“骑年盖月”，公章清晰不模糊。（二）内容撰写注意事项称谓与敬语：对上级或平级单位用“贵单位”“贵局”，对下级用“各部门”“各科室”；请示类文件需用“以上请示，妥否，请批示”，函件用“专此函达，盼予回复”；数据与时间：涉及具体数据需经核实，避免“约、左右”等模糊表述（确需注明可加“约”并注明估算依据）；时间节点明确，如“6月30日前”而非“月底前”；语言风格：使用书面语，避免口语化表达（如“搞定”“麻烦”等）；不使用比喻、夸张等修辞，保证表述客观准确。（三）常见问题规避文种混淆：如“请示”与“报告”混用——请示需上级批复，报告仅为汇报事项，不得在报告中夹带请示内容；多头主送：一份文件只确定1个主送机关（需同时送其他单位的用