合同管理规范化流程

合同管理规范化流程工具模板一、适用范围与应用场景本工具模板适用于各类企业、事业单位及社会组织的合同全生命周期管理，覆盖从合同发起、起草、审核、签署、履行到归档的全流程环节。具体应用场景包括但不限于：企业日常业务合作（如采购、销售、服务外包）合同管理；劳动合同、保密协议等内部协议管理；项目合作、技术开发等专项合同管理；合同履行过程中的变更、解除、纠纷处理等场景。通过规范化流程，可提升合同管理效率，降低法律风险，保证合同条款合规、权责清晰。二、合同管理全流程操作指引（一）合同发起与需求确认发起主体：业务部门（如销售部、采购部、项目部）根据业务需求发起合同申请。核心动作：明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）；确定合同标的、数量、质量标准、价款、履行期限、付款方式等核心要素；收集合作方资质材料（如营业执照、相关许可证、授权委托书等），保证合作方主体资格合法。输出成果：《合同需求确认单》（需业务部门负责人签字确认）。（二）合同起草与内部初审起草主体：业务部门指定专人起草，或法务部门/外部律师协助起草。核心动作：依据《合同法》及相关法律法规，结合业务需求拟定合同条款；合同内容需包含：合同主体、标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式、生效条件等核心要素；参考公司《合同示范文本库》，优先使用标准化模板，减少个性化条款风险。内部初审：业务部门负责人审核合同内容是否符合业务需求，核心要素是否准确；检查合作方资质材料是否齐全、有效（如授权委托书是否在有效期内，签字人是否获得合法授权）。输出成果：合同草案（含电子版及纸质版）、《合作方资质材料清单》。（三）合同多级审核审核流程：业务初审→法务审核→财务审核→管理层审批（根据合同金额、重要性确定审核层级）。各环节审核要点：法务审核：审查合同条款合法性（是否符合法律法规、行业监管要求）；检查条款完整性（是否遗漏核心要素）、逻辑性（是否存在矛盾条款）；识别法律风险（如违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院）；提出修改建议，并反馈至业务部门调整。财务审核：审查价款/报酬、付款方式、税费承担等财务条款是否合理；评估合作方履约能力（如付款方信用状况、资金来源）；保证财务数据与合同金额一致，发票开具方式合规。管理层审批：重大合同（如金额超万元、战略合作类）需提交总经理/董事会审批；审核合同是否符合公司战略利益，审批通过后签署。输出成果：《合同审核意见表》（各审核环节需签字确认，修改痕迹需保留）。（四）合同签署与生效签署准备：审核通过后，由行政部/法务部门统一编号，填写《合同登记台账》；确认签署方式：纸质合同需准备一式X份（合作方X份，公司留存X份），电子合同需符合《电子签名法》要求（使用可靠电子签名）。签署规范：纸质合同：由法定代表人或授权代表人签字并加盖公司公章/合同专用章（禁止仅盖公章或仅签字）；授权代表人签署的，需提供《授权委托书》（明确授权范围、权限、期限）；合作方签署页需加盖其公章（或合同专用章），法定代表人签字的需核对身份证件。生效条件：明确合同生效时间（如“签字盖章之日起生效”“附条件生效时”等）；合同文本需为最终审核版本，任何修改需重新履行审核流程。（五）合同履行与跟踪履行责任：业务部门为合同履行第一责任人，负责跟踪合作方履约情况（如交付进度、质量验收、付款进度等）。核心动作：建立合同履行台账，记录关键节点（如交付日期、验收日期、付款日期）；发觉合作方违约（如延迟交付、质量不达标）时，及时发函催告并保留证据（如邮件、函件、验收记录）；需变更或解除合同的，应签订《合同变更协议》或《合同解除协议》，履行内部审批流程。纠纷处理：履行过程中发生争议的，优先通过协商解决；协商不成的，按合同约定的争议解决方式（仲裁/诉讼）处理；争议处理过程中，需做好证据收集（合同、沟通记录、履约凭证等），并同步法务部门。（六）合同归档与管理归档范围：合同文本（含附件）、审核文件、签署页、合作方资质材料、履行记录（验收单、付款凭证等）、变更/解除协议、纠纷处理文件等。归档流程：合同签署后10个工作日内，由业务部门将全套材料移交至档案管理部门（或行政部）；档案管理部门核对材料完整性，填写《合同归档登记表》，按“一合同一档”原则编号存放；电子合同需存储于公司指定服务器，保证数据安全、可追溯。保管期限：一般合同：保管期限不少于合同终止后5年；重大合同（如不动产、长期合作）：保管期限不少于10年；劳动合同：保管期限不少于员工离职后2年。三、合同管理常用模板表格表1：合同审批流程表合同编号合同名称合作方名称合同金额（元）发起部门发起日期业务初审意见法务审核意见财务审核意见管理层审批意见审批状态填写说明：1.审批意见需填写具体结论（如“同意”“修改后重审”“不同意”）及修改建议；2.审批状态包括“待审核”“审核通过”“已驳回”。表2：合同履行跟踪表合同编号合同名称履行节点计划完成时间实际完成时间履行情况说明（如“已交付，验收合格”）责任人备注填写说明：1.履行节点根据合同约定填写（如“预付款支付”“货物交付”“最终验收”等）；2.履行情况需附相关凭证（如验收报告、付款凭证）。表3：合同归档登记表合同编号合同名称归档日期归档部门档案盒编号存放位置保管期限借阅记录（借阅人、日期、归还日期）填写说明：1.借阅记录需详细记录借阅信息，借阅时需经档案管理部门负责人审批；2.保管期限按公司档案管理规定填写。四、关键风险控制与注意事项（一）主体资格审查风险合作方为企业的，需核实其营业执照（副本）、经营范围、法定代表人身份证明，保证其具备履约能力；合作方为自然人的，需核实其身份证件，限制民事行为能力人需由法定代理人代理签订合同；禁止与无资质、被吊销营业执照或处于歇业状态的合作方签订合同。（二）合同条款合规风险避免使用“大概”“可能”等模糊表述，合同条款需明确、具体、可执行；违约责任条款需与合同义务对等，避免约定“过高”或“过低”的违约金；争议解决方式优先约定公司所在地法院管辖，或选择仲裁机构（需明确具体的仲裁委员会名称）。（三）合同签署与用印风险严禁在空白合同、空白纸张或未审核通过的合同文本上加盖公章/合同专用章；合同签署页需与一致，禁止修改后未重新审核即签署；授权委托书需明确授权范围，禁止“全权授权”等模糊表述。（四）合同履行与证据管理风险业务部门需定期跟踪合同履行进度，发觉异常情况及时上报并采取补救措施；履行过程中的重要沟通（如变更、催告）尽量采用书面形式（邮件、函件），并保留送达凭证；电子证据（如聊天记录、邮件）需及时公证或固定，保证其真实性、合法性。（五）档