企业资料档案管理规范

企业资料档案管理规范一、规范目的与适用范围（一）规范目的为规范企业资料档案的收集、整理、保管、利用及销毁等全生命周期管理，保证档案的完整性、安全性、可追溯性，支撑企业运营决策与风险防控，特制定本规范。（二）适用范围本规范适用于[企业名称]各部门（含子公司、分支机构）在经营管理活动中形成的各类资料档案的管理，涵盖文书、合同、人事、财务、项目、声像、实物等档案类型。二、管理职责分工（一）档案管理部门（如行政部/综合管理部）负责制定和完善档案管理制度及流程，组织档案管理培训；负责档案的接收、分类、编目、保管、利用、鉴定与销毁工作；负责档案库房的日常管理，保证档案存放环境符合要求；监督指导各部门档案管理工作的落实。（二）业务部门负责本部门档案的初步收集、整理、立卷，并在规定时间内向档案管理部门移交；配合档案管理部门进行档案鉴定与销毁工作；建立本部门档案台账，动态更新档案变动情况。（三）分管领导负责审批档案销毁清单、重要档案借阅申请等重大事项，监督档案管理工作的合规性。三、档案分类与编号体系（一）档案分类标准档案按一级类目分为7类，二级类目根据业务需求细分，具体一级类目代码二级类目（示例）文书档案WA行政管理（WA01）、群工作（WA02）、业务管理（WA03）合同档案HT销售合同（HT01）、采购合同（HT02）、服务合同（HT03）人事档案RS员工入职（RS01）、在职期间（RS02）、离职（RS03）财务档案CW会计凭证（CW01）、会计账簿（CW02）、财务报告（CW03）项目档案XM立项（XM01）、实施（XM02）、验收（XM03）声像档案SX照片（SX01）、音视频（SX02）实物档案SW奖杯（SW01）、锦旗（SW02）、印章（SW03）（二）档案编号规则档案编号采用“企业代号-分类代码-年度-流水号”格式，示例：文书档案：QY-WA-2024-001（QY为企业代号，WA为文书档案代码，2024为年度，001为流水号）合同档案：QY-HT-2024-101四、档案全生命周期管理操作细则（一）档案收集与归档收集范围反映企业经营管理活动的各类文件材料，包括但不限于：红头文件、会议纪要、合同协议、审批单、员工名册、财务报表、项目方案、照片、音视频等。电子档案需同步收集原始文件及格式转换后的长期保存格式（如PDF、PDF/A）。收集责任与时限业务部门在文件形成后3个工作日内完成初步收集，重要档案（如合同、项目立项文件）需在事件结束后5个工作日内移交；年度档案（如上一年度文书、财务档案）需在次年1月31日前完成归档。整理与移交整理要求：按“件”或“卷”整理，去除金属夹、回形针等易锈蚀物品，文件排序逻辑清晰（如时间顺序、流程顺序），编写页码（正面标页码，背面标“正/反”），填写《档案备考表》（说明文件缺损、修改等情况）。移交流程：（1）业务部门填写《档案归档移交清单》（见模板1），经部门负责人*审核签字后，连同档案一并移交至档案管理部门；（2）档案管理部门核对档案数量、质量，双方签字确认，各执一份留存。（二）档案保管与维护存放要求纸质档案：存入专用档案柜，按分类编号顺序排列，柜内张贴标签；库房温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光设施；电子档案：存储于企业专用服务器或加密存储设备，定期进行数据备份（本地备份+异地备份），备份周期为每月1次。定期检查档案管理部门每季度对库房档案进行抽查，检查有无霉变、虫蛀、损坏等情况，填写《档案检查记录表》；电子档案每半年进行一次可用性检测，保证文件可正常打开、读取。保密管理涉密档案（如未公开合同、核心财务数据）需单独存放，借阅需经分管领导*审批；档案库房实行双人双锁管理，非工作人员未经许可不得进入。（三）档案利用与借阅利用范围员工因工作需要可查阅本部门档案，跨部门查阅需经原形成部门负责人*同意；外部单位查阅档案需持单位介绍信，经档案管理部门负责人及分管领导审批。借阅流程（1）借阅人填写《档案借阅申请表》（见模板2），注明借阅档案名称、编号、用途、借阅期限；（2）按审批权限逐级审批（一般档案由部门负责人审批，涉密档案由分管领导审批）；（3）档案管理员核对审批通过后，办理借阅登记，借阅期限一般不超过5个工作日；（4）借阅归还时，档案管理员检查档案完整性，确认无误后注销借阅记录。复制与传递档案复制需经档案管理部门批准，复制件需加盖“档案复制”印章，与原件具有同等效力；电子档案通过企业内部加密系统传递，禁止通过个人邮箱、等非渠道传输。（四）档案鉴定与销毁鉴定标准档案管理部门每3年组织一次档案鉴定，由档案管理负责人、业务部门代表、法务人员*组成鉴定小组；根据档案价值划分保管期限：永久（如企业章程、重要合同）、长期（10-30年，如年度财务报告）、短期（10年以下，如一般会议纪要）。销毁流程（1）鉴定小组对到期档案进行鉴定，形成《档案销毁清单》（见模板3），注明档案名称、编号、数量、保管期限、鉴定意见；（2）《档案销毁清单》经分管领导*审批后，由档案管理部门、监销部门（如审计部）共同监销；（3）销毁时需双人在场，核对档案信息，确认销毁彻底后，在清单上签字存档；（4）电子档案销毁需进行数据擦除或物理销毁，保证无法恢复。五、标准化模板表格模板1：档案归档移交清单序号档案名称分类编号形成部门形成日期保管期限页数备注归档人移交日期12024年度工作计划QY-WA-2024-001市场部2024-01-05长期15张*2024-01-102采购合同（供应商A）QY-HT-2024-101采购部2024-02-20长期8李*2024-02-25说明：一式两份，移交部门与档案管理部门各执一份。模板2：档案借阅申请表借阅人部门联系方式王*研发部138借阅档案名称分类编号借阅用途项目研发方案（2024）QY-XM-2024-005项目评审参考借阅期限自2024-03-01至2024-03-05部门负责人意见同意借阅，请规范使用。签字：赵*日期：2024-02-28档案管理部门意见已核对档案，同意借阅。签字：刘*日期：2024-02-29分管领导意见（涉密档案必填）日期：说明：借阅完成后，档案管理员在“归还情况”栏签字确认。模板3：档案销毁审批清单序号档案名称分类编号数量（页/份）保管期限鉴定意见监销人销毁日期12020年会议纪要QY-WA-2020-X50短期符合销毁条件陈*2024-03-152临时采购申请单QY-HT-2020-X30短期符合销毁条件周*2024-03-15审批意见：同意销毁。档案管理负责人：刘*分管领导：孙*日期：2024-03-10六、管理要求与风险提示（一）核心管理要求合规性：档案管理需严格遵守《中华人民共和国档案法》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等法律法规，严禁擅自销毁、外传涉密档案。完整性：档案收集需“应归尽归”，避免遗漏重要文件，电子档案与纸质档案需同步归档、一致对应。动态更新：档案分类规则、编号体系需根据企业发展定期修订，修订后及时组织培训并通知各部门执行。（二）风险提示档案丢失风险：移交档案时未办理交接手续，或借阅后未及时归还，导致档案遗失。防范措施：严格执行移交登记制度，借阅档案明确催还时限。信息泄露风险：涉密档案未加密管理，或通过非渠道传输，