财务中心采购管理办法

财务中心采购管理办法一、总则（一）目的为加强财务中心采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于财务中心及所属各部门的采购活动，包括办公用品、办公设备、软件系统、服务等各类采购事项。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益性原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，追求采购效益最大化。3.公开、公平、公正原则：采购过程应公开透明，对所有供应商一视同仁，确保公平竞争，公正选择供应商。4.内部控制原则：建立健全采购内部控制制度，加强对采购各个环节的监督和管理，防范采购风险。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立财务中心采购领导小组，由财务中心负责人担任组长，各部门负责人为成员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购重大事项等，对采购工作进行决策和指导。（二）采购执行部门财务中心综合部作为采购执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和采购预算，报采购领导小组审批。2.组织采购项目的需求调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等工作。3.协调采购项目的实施进度，跟踪采购合同执行情况，及时处理采购过程中的问题。4.建立和维护供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。5.负责采购文件的整理、归档和保管工作。（三）采购监督部门财务中心审计部门作为采购监督部门，负责对采购活动进行全程监督。其主要职责包括：1.审查采购计划、采购预算的合理性和合规性。2.监督采购过程的公开、公平、公正执行情况，检查采购程序是否符合规定。3.对采购合同进行审查，确保合同条款合法合规、公平合理。4.对采购项目的验收情况进行监督，检查采购质量是否符合要求。5.受理对采购活动的投诉举报，对违规行为进行调查和处理。（四）使用部门职责1.提出采购需求，明确采购项目的规格、数量、质量等要求。2.参与采购项目的需求调研、供应商选择、采购谈判等工作，提供专业意见和建议。3.负责采购项目的验收工作，对采购质量进行确认。4.配合采购执行部门和采购监督部门做好采购相关工作。三、采购预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门工作需要和业务发展规划，提前编制年度采购预算。采购预算应详细列出采购项目名称、规格、数量、预计采购金额等内容。2.采购执行部门汇总各部门采购预算，结合财务中心整体预算安排，编制财务中心年度采购预算草案，报采购领导小组审批。3.采购预算一经批准，必须严格执行。因特殊情况需要调整采购预算的，应按照规定程序报采购领导小组审批。（二）预算执行1.采购执行部门应按照批准的采购预算组织采购活动，严格控制采购成本，确保采购支出不超过预算额度。2.对于超预算采购项目，必须按照规定程序报采购领导小组审批。未经批准，不得进行超预算采购。（三）预算监督1.财务部门负责对采购预算执行情况进行监控和分析，定期向采购领导小组报告预算执行情况。2.采购监督部门对采购预算执行情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。四、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《采购申请表》，详细说明采购项目名称、规格、数量、质量要求、采购用途、预计采购时间等内容，并经部门负责人签字确认后提交给采购执行部门。2.《采购申请表》应附相关的技术文件、规格说明等资料，以便采购执行部门准确了解采购需求。（二）需求调研与分析1.采购执行部门收到采购申请后，对采购项目进行需求调研与分析。必要时，组织相关人员与使用部门进行沟通，进一步明确采购需求。2.根据需求调研结果，制定采购方案，包括采购方式、采购时间安排、采购预算等内容。（三）供应商选择与管理1.采购执行部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。供应商应具备合法经营资质、良好的商业信誉、较强的供货能力和质量保证能力。2.根据采购项目的特点和需求，从供应商数据库中筛选出若干潜在供应商，并向其发出《采购询价单》或《采购邀请书》。3.潜在供应商应在规定时间内提交报价文件或投标文件。采购执行部门对供应商的报价文件或投标文件进行评审，综合考虑供应商的报价、产品质量、售后服务、信誉等因素，选择合适的供应商。4.采购执行部门与选定的供应商签订《采购合同》，明确双方的权利和义务，包括采购项目名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务等内容。5.建立供应商评估机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评估。对于评估不合格的供应商，及时采取警告、暂停合作、终止合作等措施。（四）采购合同签订与执行1.《采购合同》经采购执行部门负责人审核后，报财务中心负责人审批。审批通过后，由采购执行部门与供应商签订合同。2.采购执行部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。3.供应商交货时，采购执行部门应组织使用部门等相关人员进行验收。验收合格后，填写《采购验收单》。对于验收不合格的采购项目，采购执行部门应及时与供应商协商处理，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（五）采购付款1.采购执行部门根据《采购合同》和《采购验收单》，填写《付款申请单》，经部门负责人审核后，报财务部门。2.财务部门对《付款申请单》进行审核，审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。3.对于预付款项，财务部门应严格按照合同约定进行支付，并跟踪预付款项的使用情况，确保预付款项的安全。五、采购方式（一）公开招标1.公开招标是指采购人以招标公告的方式邀请不特定的供应商参加投标的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：采购货物、工程或服务的单项或批量采购金额达到规定标准以上的。采购项目的技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定进行操作，发布招标公告、编制招标文件、组织开标、评标、定标等工作。（二）邀请招标1.邀请招标是指采购人以投标邀请书的方式邀请特定的供应商参加投标的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3.采购执行部门应从供应商数据库中选择不少于三家符合条件的供应商，向其发出投标邀请书。邀请招标的程序与公开招标基本相同，但在供应商选择范围上有所不同。（三）竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人通过与多家供应商进行谈判，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。3.采购执行部门成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等方面进行谈判。谈判小组应按照谈判文件规定的谈判程序、谈判内容、评定成交的标准等进行谈判，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。3.采用单一来源采购方式的，采购执行部门应组织相关人员进行论证，并填写《单一来源采购申请表》，报采购领导小组审批。审批通过后，与唯一供应商进行采购谈判，签订采购合同。（五）询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。3.采购执行部门向不少于三家符合资格条件的供应商发出询价单，要求供应商在规定时间内报价。采购执行部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。六、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约、采购质量问题、采购价格波动、采购合同纠纷等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.对于供应商违约风险，应在采购合同中明确违约责任条款，加强对供应商的监督和管理，定期评估供应商的信誉和履约能力。2.对于采购质量问题风险，应加强采购项目的验收管理，严格按照质量标准进行验收，要求供应商提供质量保证承诺和售后服务承诺。3.对于采购价格波动风险，应建立价格监测机制，关注市场价格动态，合理安排采购时间和采购数量，与供应商协商签订价格调整条款。4.对于采购合同纠纷风险，应加强采购合同管理，确保合同条款合法合规、公平合理，在合同履行过程中及时沟通协调，妥善处理合同纠纷。（三）风险监督与控制1.采购监督部门定期对采购风险管理情况进行监督检查，确保风险应对措施的有效执行。2.采购执行部门应及时总结采购风险管理经验教训，不断完善采购风险管理体系，提高采购风险管理水平。七、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购申请文件、采购计划、采购预算、采购询价单、采购邀请书、投标文件、报价文件、采购合同、采购验收单、付款申请单等与采购活动相关的各类文件资料。（二）档案整理与归档1.采购执行部