费用及款项管理办法

费用及款项管理办法一、总则（一）目的为加强公司费用及款项的管理，规范财务行为，提高资金使用效益，保障公司各项业务的顺利开展，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的费用及款项管理。（三）基本原则1.依法合规原则严格遵守国家法律法规和财务制度，确保费用及款项管理活动合法合规。2.预算控制原则各项费用及款项支出应纳入预算管理，严格按照预算执行，控制费用支出规模。3.审批规范原则建立健全审批流程，明确审批权限，确保费用及款项支出经过严格审批。4.真实准确原则费用及款项的核算应真实、准确、完整，如实反映公司财务状况和经营成果。二、费用管理（一）费用分类1.办公费用包括办公用品、办公设备购置及维修、水电费、通讯费等。2.差旅费员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用。3.业务招待费公司为开展业务活动而发生的招待客户的费用。4.会议费组织召开各类会议所发生的场地租赁、资料印刷、餐饮等费用。5.培训费员工参加各类培训所发生的费用。6.其他费用除上述费用外的其他费用，如车辆使用费、物业费等。（二）费用预算管理1.各部门应根据年度工作计划和业务需求，编制本部门年度费用预算，经财务部门审核、公司领导审批后执行。2.费用预算一经批准，原则上不得随意调整。如因特殊情况需要调整，应按照规定的程序进行审批。3.财务部门应定期对费用预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。（三）费用报销管理1.报销流程员工填写费用报销单，详细注明费用发生的时间、地点、事由、金额等，并附上相关发票、收据等原始凭证。部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核签字。财务部门对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，审核无误后报公司领导审批。公司领导审批通过后，财务部门予以报销付款。2.报销标准办公费用：按照公司制定的办公用品采购标准执行，严格控制办公用品的购置数量和价格。差旅费：根据不同地区、不同职级制定相应的差旅费报销标准，包括交通、住宿、餐饮等费用标准。业务招待费：遵循合理、必要、节俭的原则，严格控制业务招待费支出，不得超标准接待。会议费：按照会议实际发生的费用进行报销，不得虚列会议费支出。培训费：凭培训发票及相关培训通知报销，培训费用应与培训内容相关。其他费用：按照公司相关规定执行。3.报销期限员工应在费用发生后的规定时间内办理报销手续，一般不得超过[X]个工作日。逾期未报的，财务部门有权不予受理。（四）费用控制措施1.建立费用预警机制，对费用支出较大的部门或项目进行重点监控，及时发出预警信号。2.加强对费用报销凭证的审核，对不符合规定的报销凭证予以退回，要求员工补充或更正。3.定期对费用支出情况进行分析和评估，总结经验教训，不断完善费用管理制度。三、款项管理（一）款项分类1.应收账款公司因销售商品、提供劳务等应向客户收取的款项。2.应付账款公司因购买商品、接受劳务等应向供应商支付的款项。3.其他应收款公司除应收账款以外的其他各种应收及暂付款项，如员工借款、押金等。4.其他应付款公司除应付账款以外的其他各种应付及暂收款项，如应付租金、应付水电费等。（二）应收账款管理1.信用政策制定根据客户的信用状况、经营规模、财务状况等因素，制定合理的信用政策，包括信用额度、信用期限等。2.客户信用评估定期对客户的信用状况进行评估，建立客户信用档案，及时调整信用政策。3.应收账款催收销售部门应负责应收账款的催收工作，定期与客户核对账目，及时了解客户的付款情况。对于逾期未付款的客户，应采取有效的催收措施，如发函催收、电话催收、上门催收等。对于长期拖欠账款的客户，必要时可通过法律途径解决。4.坏账管理建立坏账准备金制度，对确实无法收回的应收账款，按照规定的程序进行核销，并计入当期损益。同时，应加强对坏账核销的管理，防止随意核销坏账。（三）应付账款管理1.采购合同管理采购部门应与供应商签订规范的采购合同，明确采购商品或劳务的规格、数量、价格、付款方式、付款期限等条款。2.付款审批应付账款的支付应按照公司的审批流程进行，经相关部门审核、公司领导审批后，财务部门方可办理付款手续。3.账龄分析定期对应付账款进行账龄分析，合理安排资金支付，避免逾期付款给公司带来不利影响。4.供应商管理加强对供应商的管理，建立供应商评价体系，对供应商的供货质量、价格、交货期等进行评价，选择优质供应商，维护良好的合作关系。（四）其他应收款和其他应付款管理1.其他应收款管理员工借款应按照规定的程序办理审批手续，明确借款用途、还款期限等。财务部门应定期对员工借款进行清理，督促员工及时还款。对于逾期未还的借款，应从员工工资中扣除。押金、保证金等其他应收款应按照合同约定及时收回，如有逾期未收回的情况，应查明原因并采取相应措施。2.其他应付款管理其他应付款应按照合同约定及时支付，不得拖欠。定期对其他应付款进行清理，确保账目清晰，避免出现漏记、错记等情况。四、资金管理（一）资金预算管理1.公司应编制年度资金预算，包括现金收入预算、现金支出预算、资金结余预算等。资金预算应根据公司的经营计划、投资计划、融资计划等进行编制。2.资金预算经公司领导审批后执行，财务部门应严格按照资金预算安排资金收支，确保资金的合理使用。3.定期对资金预算执行情况进行分析和评估，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取相应的措施进行调整。（二）资金收支管理1.资金收入管理公司应加强对各项收入的管理，确保收入及时、足额入账。财务部门应定期与业务部门核对收入情况，及时发现和解决收入确认过程中存在的问题。2.资金支出管理资金支出应严格按照审批流程进行，确保支出的合法性、合规性、合理性。财务部门应根据资金预算和实际资金状况，合理安排资金支出，优先保障重点项目和紧急支出的需要。加强对资金支付的审核，对不符合规定的支付申请予以拒绝。（三）资金风险管理1.建立资金风险预警机制，对资金流动性、资金安全等方面进行实时监控，及时发现和预警潜在的资金风险。2.合理安排资金结构，优化资金配置，降低资金成本，提高资金使用效益。3.加强对银行账户的管理，严格执行银行账户管理制度，防范资金被盗用、挪用等风险。4.建立健全资金应急预案，应对突发资金风险事件，确保公司资金安全。五、票据管理（一）票据种类公司涉及的票据主要包括发票、收据、支票、汇票、本票等。（二）票据购买与保管1.票据由财务部门统一购买、保管，指定专人负责票据的管理工作。2.购买票据时，应按照规定的程序办理相关手续，确保票据的真实性、合法性。3.票据应存放在安全、保密的地方，建立票据登记簿，详细记录票据的购买、使用、作废、结存等情况。（三）票据使用与开具1.票据的使用应严格按照规定的范围和用途进行，不得转借、转让、代开票据。2.开具票据时，应确保票据内容真实、准确、完整，字迹清晰，印章齐全。3.对作废的票据，应加盖“作废”戳记，并将作废票据的所有联次妥善保管，定期销毁。（四）票据核销与归档1.财务部门应定期对票据的使用情况进行核销，确保票据的使用与记录一致。2.票据使用完毕后，应及时将相关票据存根联、发票联等整理归档，妥善保管，以备查阅。六、财务监督与审计（一）财务监督1.财务部门应加强对费用及款项管理的日常监督，定期对财务收支情况进行检查，确保财务活动合法合规。2.建立健全内部财务监督制度，明确监督职责和监督流程，加强对财务人员的监督管理。3.接受公司内部审计部门和外部审计机构的审计监督，积极配合审计工作，及时整改审计发现的问题。（二）审计1.公司内部审计部门应定期对费用及款项管理情况进行审计，检查费用及款项管理制度的执行情况、财务收支的真实性和合法性等。2.审计部门应出具审计报告，对