耗材及辅料管理办法

耗材及辅料管理办法一、总则（一）目的为加强公司耗材及辅料的管理，规范采购、使用、库存等环节的操作，降低成本，提高资源利用效率，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有涉及耗材及辅料采购、使用、库存管理的部门和人员。（三）定义1.耗材：指在生产经营过程中消耗较快、需不断补充的材料，如办公用品、劳保用品、生产用原材料等。2.辅料：指用于辅助生产过程、但不构成产品主要实体的材料，如润滑油、包装材料等。（四）管理原则1.统一管理原则：公司对耗材及辅料实行统一规划、统一采购、统一调配、统一核算。2.成本效益原则：在满足生产经营需求的前提下，合理控制采购成本、使用成本和库存成本，提高经济效益。3.质量优先原则：确保所采购的耗材及辅料符合质量标准，满足生产经营要求。4.规范操作原则：严格按照规定的流程和制度进行采购、使用、库存管理等操作，确保管理工作的规范化、标准化。二、采购管理（一）采购计划1.各部门应根据生产经营需求、库存状况等，每月定期编制次月的耗材及辅料采购计划。采购计划应详细列出所需耗材及辅料的名称、规格、型号、数量、预计使用时间等信息。2.采购计划需经部门负责人审核签字后，报采购部门汇总。采购部门应综合考虑各部门采购计划，结合库存情况，编制公司月度耗材及辅料采购总计划。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、交货期等进行评估和审核。合格供应商应具备合法的经营资质，具有良好的商业信誉，产品质量符合相关标准和要求，价格合理，交货及时。2.采购部门应定期对供应商进行评价和考核，根据评价结果调整供应商名录。对于不合格供应商，应及时淘汰，并寻找新的合格供应商替代。（三）采购流程1.采购部门根据公司月度采购总计划，向合格供应商发送采购订单。采购订单应明确采购的耗材及辅料的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货地点等详细信息。2.供应商收到采购订单后，应确认订单内容，并按照约定的时间和地点组织发货。采购部门应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量到货。3.耗材及辅料到货后，采购部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、质量等。对于验收合格的，办理入库手续；对于验收不合格的，应及时与供应商协商处理，如退货、换货等。（四）采购合同管理1.采购部门应与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购合同应包括采购的耗材及辅料的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订后，应及时将合同副本交财务部门、使用部门等相关部门备案。财务部门应按照合同约定的付款方式和时间进行付款。3.采购部门应跟踪采购合同的执行情况，及时处理合同执行过程中出现的问题。如遇合同变更或解除，应按照相关法律法规和公司规定办理手续。三、使用管理（一）领用制度1.各部门应指定专人负责耗材及辅料的领用管理。领用人员应填写领用申请表，注明领用的耗材及辅料的名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.领用申请表需经部门负责人审核签字后，到仓库办理领用手续。仓库管理人员应按照领用申请表的内容发放耗材及辅料，并做好发放记录。3.对于贵重或限量使用的耗材及辅料，领用人员应说明使用原因和用途，并经部门负责人和相关领导审批后，方可领用。（二）使用规范1.各部门应教育和督促员工正确使用耗材及辅料，避免浪费和损坏。员工应按照操作规程和使用说明使用耗材及辅料，不得擅自更改使用方法或用途。2.对于因使用不当造成的耗材及辅料浪费和损坏，使用部门应查明原因，追究相关人员的责任，并采取措施进行改进。3.各部门应定期对耗材及辅料的使用情况进行统计和分析，总结经验教训，提出改进措施，不断提高耗材及辅料的使用效率。（三）节约措施1.公司鼓励各部门和员工采取节约措施，降低耗材及辅料的消耗。如推广使用节能设备、优化生产工艺、加强设备维护保养等，减少不必要的耗材及辅料使用。2.对于能够回收利用的耗材及辅料，各部门应及时进行回收和再利用，降低生产成本。3.公司将对在节约耗材及辅料方面表现突出的部门和个人进行表彰和奖励。四、库存管理（一）库存盘点1.仓库应定期对耗材及辅料进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，由仓库管理人员自行组织盘点，并填写盘点表。2.盘点结束后，仓库管理人员应将盘点表交财务部门进行核对。如发现账实不符，应查明原因，及时调整账目，并追究相关人员的责任。3.对于盘盈或盘亏的耗材及辅料，仓库管理人员应填写盘盈盘亏报告，说明原因和处理意见，报部门负责人和财务部门审批后进行处理。（二）库存控制1.仓库应根据耗材及辅料的使用频率、采购周期、库存成本等因素，合理确定库存水平，避免库存积压或缺货。2.仓库管理人员应定期对库存进行分析，及时掌握库存动态。对于库存积压的耗材及辅料，应及时与采购部门和使用部门沟通协调，采取促销、退货、换货等措施进行处理。3.对于库存短缺的耗材及辅料，仓库管理人员应及时通知采购部门补货，确保生产经营活动的正常进行。（三）仓库管理1.仓库应保持整洁、通风、干燥，确保耗材及辅料的质量不受影响。仓库应划分不同的区域，分别存放不同类型的耗材及辅料，并设置明显的标识。2.仓库管理人员应按照规定的保管方法和要求，对耗材及辅料进行妥善保管。对于易燃、易爆、有毒等危险物品，应按照相关法律法规和公司规定进行单独存放和管理。3.仓库应建立健全安全管理制度，加强安全防范措施，确保仓库安全。仓库管理人员应定期对仓库进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。五、核算与分析（一）成本核算1.财务部门应建立耗材及辅料成本核算制度，对采购成本、使用成本、库存成本等进行核算。采购成本包括采购价格、运输费用、装卸费用等；使用成本包括领用数量、消耗数量等；库存成本包括库存占用资金、仓储费用等。2.财务部门应定期编制耗材及辅料成本报表，向公司管理层和相关部门提供成本信息。成本报表应包括成本明细、成本分析、成本控制建议等内容。3.各部门应配合财务部门做好成本核算工作，提供相关的数据和资料。（二）成本分析1.财务部门应定期对耗材及辅料成本进行分析，找出成本变动的原因和影响因素。成本分析应包括横向分析和纵向分析，横向分析比较不同部门、不同产品的成本情况，纵向分析比较不同时期的成本变化趋势。2.财务部门应根据成本分析结果，提出成本控制建议和措施，为公司管理层决策提供依据。成本控制建议和措施应包括优化采购流程、降低采购成本、提高使用效率、控制库存水平等方面。3.各部门应根据财务部门提出的成本控制建议和措施，结合本部门实际情况，制定具体的实施方案，并认真组织实施。六、监督与考核（一）监督检查1.公司设立专门的监督检查小组，定期对耗材及辅料的采购、使用、库存管理等情况进行监督检查。监督检查小组应由采购部门、财务部门、审计部门等相关人员组成。2.监督检查小组应制定详细的监督检查计划，明确检查内容、检查方法、检查时间等。监督检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理情况、采购合同履行情况、领用制度执行情况、库存管理情况、成本核算与分析情况等。3.监督检查小组应及时发现和纠正耗材及辅料管理过程中存在的问题，并提出整改意见和建议。被检查部门应按照整改意见和建议，认真组织整改，确保管理工作规范、有序进行。（二）考核评价1.公司将对各部门的耗材及辅料管理工作进行考核评价，考核评价结果与部门绩效挂钩。考核评价指标包括采购成本控制、使用效率提高、库存管理水平、成本核算准确性等方面。2.考核评价周期为每年一次，由监督检查小组负责组织实施。监督检查小组应根据考核评价指标，对各部门的管理工作进行量化评分，并撰写考核评价报告。3.公司将根据考核评价报告，对考核评价结果优秀的部门进行表彰和奖励，对考核评价结果不合格的部门进行通报批评，并责令限期整改。如整改仍不到位，