中国石化存货管理办法

中国石化存货管理办法一、总则（一）目的为加强中国石化（以下简称“公司”）存货管理，规范存货管理流程，确保存货安全、完整，提高存货运营效率，降低存货成本，根据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于中国石化所属各分（子）公司及所属各部门的存货管理活动。存货包括原材料、在产品、半成品、产成品、商品、周转材料等各类物资。（三）基本原则1.合法性原则：存货管理活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.安全性原则：确保存货的安全，防止存货被盗、毁损、变质等情况发生。3.准确性原则：存货的记录、计量、核算应准确无误，保证财务信息真实可靠。4.效益性原则：优化存货管理流程，提高存货周转率，降低存货成本，实现存货管理效益最大化。5.内部控制原则：建立健全存货内部控制制度，加强对存货采购、验收、存储、发出、盘点等环节的控制与监督。二、存货管理职责分工（一）采购部门1.负责制定科学合理的采购计划，根据市场需求、生产计划等因素，准确预估存货需求量，确保存货供应的及时性和合理性。2.选择合格的供应商，建立供应商评估与管理体系，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行综合评价，确保采购物资的质量和成本优势。3.负责采购合同的签订、执行与跟踪，确保采购合同的条款符合公司利益，严格按照合同约定执行采购任务，及时处理合同变更、违约等情况。（二）仓储部门1.负责存货的验收入库工作，按照相关标准和合同要求，对采购的存货进行数量、质量检验，确保入库存货符合规定要求。2.合理规划存货存储区域，科学分类存放存货，确保存货存储安全、有序，便于存货的收发与盘点。3.建立存货保管制度，定期对存货进行检查、维护，及时发现并处理存货的损坏、变质等问题，确保存货质量不受影响。4.负责存货的发出工作，严格按照审批后的领料单、发货单等进行存货发放，确保存货发出的准确性和合规性。（三）生产部门1.根据生产计划合理安排生产进度，科学控制在产品、半成品的数量与流转，提高生产效率，降低生产成本。2.及时反馈生产过程中存货的需求变化情况，协助采购部门调整采购计划，确保生产所需存货的及时供应。（四）财务部门1.负责制定存货核算制度，规范存货的会计核算方法，准确记录存货的增减变动及结存情况，确保财务报表中存货信息的真实、准确、完整。2.定期对存货进行财务分析，评估存货的资金占用情况、周转情况等，为公司决策提供财务数据支持。3.参与存货盘点工作，监督盘点过程，对盘点结果进行审核，确保账实相符，对盘盈、盘亏等情况进行账务处理。（五）质量管理部门1.制定存货质量检验标准和流程，对采购的原材料、产成品等进行质量检验，确保存货质量符合相关标准和要求。2.对存货质量问题进行调查、分析与处理，及时反馈质量信息，协助相关部门采取改进措施，防止不合格存货流入生产或销售环节。（六）审计部门1.定期对公司存货管理情况进行审计监督，检查存货管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改建议。2.对存货采购、存储、发出等环节进行专项审计，评估存货管理的风险与效益，促进公司存货管理水平的提升。三、存货采购管理（一）采购计划制定1.采购部门应结合公司年度生产经营计划、销售预测、库存状况等因素，综合考虑市场供需情况、价格波动趋势等，制定年度、季度、月度采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、预计采购时间等详细信息，并经相关部门审核批准。审核部门应重点关注采购计划的合理性、必要性以及与公司整体经营目标的一致性。（二）供应商选择与管理1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、税务登记证等相关证件。采购部门应通过多种渠道收集供应商信息，对潜在供应商进行实地考察、评估，建立供应商档案。2.定期对供应商进行评估，评估指标包括产品质量、交货期、价格、售后服务、环保等方面。根据评估结果，对供应商进行分类管理，对于优秀供应商给予优先合作机会，对于不合格供应商及时淘汰。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利与义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同应符合法律法规要求，确保合同的合法性、有效性和可操作性。（三）采购执行与监控1.采购部门应严格按照采购计划和采购合同执行采购任务，及时跟踪采购进度，确保采购物资按时、按质、按量供应。2.建立采购订单跟踪制度，通过信息化系统实时监控采购订单的执行情况，及时处理采购过程中的异常情况，如供应商交货延迟、物资质量问题等。3.加强对采购价格的监控，定期收集市场价格信息，与供应商进行价格谈判，确保采购价格合理、公正，降低采购成本。四、存货验收入库管理（一）验收准备1.仓储部门在收到采购部门的到货通知后，应根据采购合同和相关标准，准备好验收所需的工具、量具、检验设备等，并安排具备相应资质和经验的验收人员进行验收工作。2.验收人员应熟悉采购合同条款、物资验收标准和流程，了解所验收物资的性质、特点和质量要求。（二）数量验收1.验收人员应按照采购合同和送货单，对到货物资的数量进行逐一核对，确保实际到货数量与合同约定一致。2.对于数量较多的物资，可以采用抽检的方式进行验收，但抽检比例应符合相关规定要求。如发现数量不符，应及时与供应商沟通，查明原因并进行处理。（三）质量验收1.质量管理部门应依据相关质量标准和检验规范，对采购物资的质量进行检验。对于重要物资或关键零部件，应进行严格的质量检验，确保物资质量符合要求。2.验收人员可以采用检验报告、质量证明文件、实物检验等方式进行质量验收。如发现质量问题，应及时通知采购部门和供应商，要求供应商采取整改措施或退换货处理。（四）入库手续办理1.经数量和质量验收合格的物资，仓储部门应及时办理入库手续。入库单应详细记录物资的名称、规格型号、数量、供应商、入库日期等信息，并由验收人员、仓储管理人员签字确认。2.入库物资应按照规定的存储区域和方式进行存放，确保存货存储安全、有序。同时，仓储部门应建立存货台账，详细记录存货的出入库情况，做到账实相符。五、存货存储管理（一）存储规划1.仓储部门应根据存货的性质、特点、用途等因素，合理规划存货存储区域，实行分类存放、分区管理。2.对于易燃易爆、有毒有害等危险物品，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施，确保存储安全。（二）存储条件控制1.根据存货的存储要求，控制存储环境的温度、湿度、通风等条件，确保存货质量不受影响。2.定期对存储环境进行检查和维护，确保存储设施设备正常运行，如发现问题应及时维修或更换。（三）存货保管1.建立存货保管制度，明确存货保管人员的职责和权限。保管人员应定期对存货进行检查、盘点，及时发现并处理存货的损坏、变质、过期等问题。2.加强对存货的防盗、防火、防潮、防虫等管理措施，确保存货安全。对于贵重物品、关键零部件等应采取特殊的保管措施，如专人保管、加锁存放等。（四）库存盘点1.公司应定期组织存货盘点工作，盘点周期可根据实际情况确定，一般为月度、季度或年度盘点。盘点工作应由财务部门牵头，仓储部门、采购部门、生产部门等相关部门配合进行。2.盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、人员分工等。盘点过程中，应认真核对存货的数量、质量、规格型号等信息，确保账实相符。3.对于盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应及时查明原因，按照规定的审批程序进行处理。财务部门应根据盘点结果及时调整存货账目，确保财务信息的准确性。六、存货发出管理（一）领料管理1.生产部门根据生产计划填写领料单，注明所需物资的名称、规格型号、数量等信息，并经相关负责人审批。2.仓储部门按照审批后的领料单进行发料，发料时应认真核对领料单与存货台账，确保发出物资的准确性和合规性。发料后，应在领料单上签字确认，并及时更新存货台账。（二）销售发货管理1.销售部门根据销售合同安排发货，填写发货单，注明发货物资的名称、规格型号、数量、客户名称等信息，并经相关负责人审批。2.仓储部门按照审批后的发货单进行发货，发货前应对发货物资进行再次核对，确保发货物资的质量和数量符合要求。发货后，应及时办理出库手续，并将发货信息反馈给销售部门。（三）发出记录与跟踪1.仓储部门应建立存货发出记录台账，详细记录存货发出的日期、去向、数量等信息，确保发出记录的完整性和准确性。2.加强对存货发出的跟踪管理，及时了解存货的使用情况和客户反馈信息，对于发出后出现的质量问题或其他异常情况，应及时与相关部门沟通协调，采取相应的处理措施。七、存货核算与财务处理（一）核算制度1.财务部门应根据国家会计准则和公司实际情况，制定存货核算制度，明确存货的计价方法、核算流程、账务处理等规定。2.存货计价方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经公司管理层批准，并在财务报表附注中予以说明。（二）账务处理1.采购存货时，财务部门应根据采购发票、入库单等凭证，按照规定的计价方法进行账务处理，记录存货的增加。2.存货发出时，财务部门应根据领料单、发货单等凭证，按照规定的计价方法计算发出存货的成本，并进行账务处理，记录存货的减少。3.期末，财务部门应根据存货盘点结果，对盘盈、盘亏、毁损等情况进行账务处理，调整存货账面价值，确保账实相符。（三）财务分析1.定期对存货进行财务分析，计算存货周转率、存货周转天数、存货占用资金比例等指标，评估存货管理的效益与效率。2.通过财务分析，发现存货管理中存在的问题，如存货积压、周转率低等，并提出改进建议，为公司决策提供参考依据。八、存货内部控制与监督（一）内部控制制度1.建立健全存货内部控制制度，明确各部门在存货管理中的职责分工、业务流程和控制要点，确保存货管理活动的规范化、标准化。2.加强对存货管理关键环节的控制，如采购审批、验收、存储、发出、盘点等，设置必要的审批流程和监督机制，防止舞弊行为的发生。（二）内部审计监督1.审计部门应定期对公司存货管理情况进行内部审计，检查存货内部控制制度的执行情况，评估存货管理的风险与效益。2.对审计中发现的问题，应及时提出整改建