碧桂园支付管理办法

碧桂园支付管理办法一、总则（一）目的本办法旨在规范碧桂园集团及下属各公司（以下统称“集团”）的支付管理流程，确保支付业务的准确性、及时性和安全性，有效防范支付风险，保障集团资金的合理使用和运营效率。（二）适用范围本办法适用于集团总部及各区域公司、项目公司等涉及资金支付的所有部门和岗位。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、金融监管要求以及集团内部的各项规章制度，确保支付行为合法合规。2.准确性原则：支付信息必须准确无误，包括收款人信息、金额、用途等，避免因信息错误导致的支付风险和经济损失。3.及时性原则：按照规定的流程和时间节点及时处理支付业务，确保供应商、合作伙伴等相关方的合法权益，维护集团良好的商业信誉。4.安全性原则：加强支付环节的安全管理，采取必要的风险防控措施，保障资金安全，防止资金被盗用、挪用等情况发生。二、支付流程（一）支付申请1.业务部门发起：各业务部门根据实际业务需求，填写支付申请单。支付申请单应详细注明收款人名称、账号、开户行信息、支付金额、支付用途、业务背景等内容，并附上相关的合同、发票、审批文件等支持性资料。2.审批流程：支付申请单按照集团规定的审批权限进行流转审批。审批人应认真审核支付申请的真实性、合理性和合规性，签署明确的审批意见。一般情况下，支付申请需经过业务部门负责人、财务负责人、分管领导直至总经理等多层审批。对于重大金额的支付，还可能需要经过集团总部相关部门的会审或更高层级领导的审批。（二）支付审核1.财务部门初审：财务部门收到支付申请单及相关资料后，首先对支付信息的准确性、完整性进行初审。审核内容包括收款人信息与合同约定是否一致、金额计算是否正确、发票是否合规、审批流程是否完整等。如发现问题，应及时与业务部门沟通核实，并要求其补充或更正相关资料。2.风险评估：财务部门结合集团的资金状况、风险偏好以及支付业务的特点，对支付申请进行风险评估。对于存在较高风险的支付业务，如涉及关联交易、大额预付款项、异常资金流向等，应采取额外的风险防控措施，如加强背景调查、增加审批环节等。3.终审确认：经过初审和风险评估后，支付申请提交给终审审批人进行最终确认。终审审批人在综合考虑各方面因素后，做出是否同意支付的决定。（三）支付执行1.资金安排：财务部门根据终审审批意见，合理安排资金。对于已审批通过的支付申请，按照资金性质和支付方式，从集团的各类资金账户中进行资金划拨。如涉及银行转账支付，应确保账户余额充足，并按照银行规定的操作流程进行转账操作。2.支付记录：财务部门在完成支付操作后，及时记录支付信息，包括支付日期、支付金额、收款人信息、支付用途等。支付记录应妥善保存，以便日后查询和核对。同时，财务部门应定期与银行对账单进行核对，确保支付记录的准确性。（四）支付反馈1.业务部门反馈：支付完成后，业务部门应及时跟踪支付结果，并将支付情况反馈给相关方。如支付成功，应告知供应商款项已到账；如支付失败，应查明原因并及时与财务部门沟通协调，采取相应的解决措施。2.财务部门反馈：财务部门定期向集团管理层汇报支付业务的总体情况，包括支付金额、支付笔数、支付成功率、存在的问题及改进建议等。同时，针对重大支付事项或异常支付情况，及时向管理层进行专项汇报。三、支付方式管理（一）银行转账1.账户管理：集团应按照国家法律法规和银行相关规定，规范银行账户的开立、使用和撤销。银行账户应实行专人管理，明确账户管理人员的职责和权限，确保账户资金的安全。2.转账流程：银行转账支付应严格按照银行规定的操作流程进行。业务部门或财务人员在办理转账业务时，应认真核对收款人账号、开户行信息等，确保转账信息准确无误。对于大额转账业务，可能需要提前与银行预约，并按照银行要求提供相关证明文件。（二）支票支付1.支票管理：集团应建立健全支票管理制度，规范支票的购买、保管、使用和核销流程。支票应由专人负责保管，存放于保险柜等安全场所。支票的使用应严格按照规定的审批程序进行，确保支票的用途真实、金额准确。2.支票开具：开具支票时，应认真填写支票的各项要素，包括收款人名称、金额、日期、用途等。支票金额必须大写，并与小写金额一致。同时，应在支票上加盖预留银行印鉴，确保支票的有效性。3.支票交付：支票开具后，应及时交付给收款人。交付方式可根据实际情况选择当面交付、邮寄等方式。如采用邮寄方式，应选择安全可靠的快递公司，并保留快递凭证，以便跟踪支票的送达情况。（三）电子支付1.电子支付平台管理：集团应选择安全可靠的电子支付平台，并与银行等金融机构建立合作关系。电子支付平台应具备完善的安全防护措施，如加密技术、身份认证、风险监控等，确保支付信息的安全传输和资金的安全流转。2.电子支付操作流程：业务部门或财务人员在使用电子支付平台进行支付操作时，应按照平台规定的操作流程进行。首先，应进行身份认证，确保操作人员的身份合法合规。然后，输入支付信息，包括收款人账号、金额、用途等，并进行核对确认。最后，提交支付指令，完成支付操作。（四）其他支付方式1.现金支付：现金支付应严格控制，仅限于符合国家法律法规和集团规定的小额零星支出。现金支付业务应按照规定的审批程序进行，确保支付的真实性、合理性和合规性。同时，应加强现金库存管理，定期进行现金盘点，确保现金账实相符。2.票据背书转让：票据背书转让应遵循相关法律法规和票据管理规定。背书转让的票据应确保背书连续、有效，背书人应在票据背面签章，并注明被背书人名称。业务部门或财务人员在办理票据背书转让业务时，应认真审核票据的真实性、有效性和背书的合规性。四、支付风险防控（一）风险识别与评估1.风险识别：集团应建立健全支付风险识别机制，定期对支付业务进行风险排查。风险识别内容包括但不限于收款人信用风险、支付信息安全风险、资金流动性风险、政策法规风险等。2.风险评估：根据风险识别结果，对支付风险进行评估。风险评估应综合考虑风险发生的可能性、影响程度等因素，确定风险等级。对于高风险支付业务，应采取重点监控和防控措施。（二）风险防控措施1.加强收款人管理：在与供应商、合作伙伴等建立业务关系前，应对其进行全面的信用调查和评估。了解其经营状况、财务状况、信用记录等情况，确保其具备良好的商业信誉和履约能力。对于信用状况不佳的收款人，应谨慎开展业务，并采取必要的风险防控措施，如要求提供担保、增加预付款项审核等。2.强化支付信息安全管理：加强支付信息系统的安全防护，采用先进的加密技术、防火墙等手段，防止支付信息被窃取、篡改。严格控制支付信息的访问权限，对涉及支付信息的操作人员进行权限管理，确保只有经过授权的人员才能访问和处理支付信息。同时，定期对支付信息系统进行安全漏洞扫描和修复，及时发现和解决安全隐患。3.优化资金管理：合理安排资金，确保集团资金的流动性和安全性。根据集团的业务发展规划和资金需求预测，制定科学合理的资金预算计划，合理调配资金资源。加强资金监控，实时掌握资金动态，及时发现和解决资金异常情况。对于资金紧张的项目或业务，应采取有效的融资措施，确保资金链的稳定。4.关注政策法规变化：密切关注国家法律法规和金融监管政策的变化，及时调整支付管理办法和操作流程，确保集团的支付业务始终符合法律法规和监管要求。加强与银行、税务等相关部门的沟通协调，及时了解政策动态，获取政策支持和指导。（三）应急处置机制1.应急预案制定：集团应制定支付风险应急处置预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置流程和措施等内容。应急预案应定期进行演练和修订，确保其有效性和可操作性。2.应急处置流程：当发生支付风险事件时，应立即启动应急预案。首先，及时报告集团管理层和相关部门，以便迅速采取应对措施。然后，对风险事件进行调查和分析，确定风险的性质、影响范围和严重程度。根据风险情况，采取相应的处置措施，如暂停支付、追回款项、调整支付计划等。同时，应及时与相关方进行沟通协调，妥善处理风险事件，降低损失和影响。五、支付监督与检查（一）内部审计监督1.审计计划制定：集团内部审计部门应定期制定支付业务审计计划，明确审计目标、范围、重点和方法等内容。审计计划应根据集团的业务发展情况、风险状况以及监管要求等进行适时调整。2.审计实施：内部审计部门按照审计计划对支付业务进行审计监督。审计内容包括支付流程的合规性、支付信息的准确性、支付风险防控措施的有效性等方面。审计人员应通过查阅资料、访谈、实地检查等方式收集审计证据，对发现的问题进行深入分析和核实。3.审计报告与整改：内部审计部门在完成审计工作后，应及时撰写审计报告，向集团管理层汇报审计结果。审计报告应客观、公正地反映支付业务中存在的问题，并提出相应的审计建议和整改意见。集团管理层应根据审计报告，督促相关部门对存在的问题进行整改落实，并对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到有效解决。（二）财务部门自查1.自查制度建立：财务部门应建立健全支付业务自查制度，定期对支付业务进行自查自纠。自查内容包括支付流程的执行情况、支付信息的准确性、支付风险防控措施的落实情况等方面。2.自查方法与频率：财务部门可采用定期检查、不定期抽查、专项检查等方式进行自查。自查频率应根据集团的业务规模和风险状况等因素合理确定，一般每月或每季度进行一次全面自查，对重点支付业务或风险较高的领域应增加自查频率。3.自查结果整改：财务部门在自查过程中发现的问题，应及时进行整改。整改措施应明确责任部门、责任人、整改期限等内容，并确保整改工作得到有效落实。同时，财务部门应定期对自查结果进行总结分析，查找问题产生的原因，采取有效的防范措施，避免类似问题再次发生。（三）外部监管检查配合1.积极配合态度：集团应积极配合国家相关部门、金融监管机构以及其他外部审计机构对支付业务的监督检查工作。及时提供真实、准确、完整的支付业务资料和信息，确保检查工作的顺利进行。2.问题整改落实：对于外部监管检查中发现的问题，集团应高度重视，认真分析原因，制定切实可行的整改方案，并严格按照整改要求进行整改落实。整改完成后