中南大学采购管理办法

中南大学采购管理办法总则目的为了加强中南大学采购管理，规范采购行为，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，根据国家有关法律法规和学校实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于中南大学各二级单位（以下简称“各单位”）使用财政性资金、自有资金或其他资金进行的货物、工程和服务采购活动。基本原则1.依法依规原则：采购活动应当严格遵守国家法律法规和学校相关规定，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购活动应当遵循公开、公平、公正的原则，保障供应商平等参与竞争，维护学校和供应商的合法权益。3.科学高效原则：采购活动应当运用科学的方法和手段，提高采购效率，降低采购成本，实现采购效益最大化。4.诚实守信原则：采购活动应当遵循诚实守信的原则，各单位和供应商应当诚实守信，履行各自的义务。管理职责1.学校采购管理部门职责负责制定和完善学校采购管理制度和流程，并组织实施和监督检查。负责审核各单位采购计划和采购预算，统筹安排学校采购资金。负责组织实施学校集中采购项目，协调处理采购过程中的重大问题。负责建立和管理学校供应商库，对供应商进行考核评价。负责采购合同的审核备案和归档管理，监督采购合同的履行。2.各单位职责负责编制本单位采购计划和采购预算，报学校采购管理部门审核。负责组织实施本单位自行采购项目，按照学校采购管理制度和流程进行采购活动。负责对本单位采购项目的需求进行论证和审核，确保采购需求的合理性和准确性。负责与供应商签订采购合同，并履行采购合同约定的义务。负责对本单位采购项目的执行情况进行监督检查，及时发现和解决问题。采购预算与计划采购预算编制1.各单位应当根据本单位事业发展规划和年度工作计划，结合实际需求，编制本单位年度采购预算。采购预算应当明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额等内容，并按照学校财务预算编制要求进行编制。2.学校采购管理部门应当对各单位采购预算进行审核。审核内容包括采购项目的必要性、合理性、可行性，采购预算的准确性、完整性等。对审核通过的采购预算，纳入学校年度财务预算统筹安排。采购计划制定1.各单位应当根据本单位采购预算和实际工作需要，制定本单位采购计划。采购计划应当明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购时间、采购方式等内容，并按照学校采购管理制度和流程进行审批。2.学校采购管理部门应当对各单位采购计划进行审核。审核内容包括采购项目的合规性、采购方式的合理性、采购时间的安排等。对审核通过的采购计划，下达给各单位组织实施。采购方式公开招标1.公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。公开招标应当按照《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国招标投标法实施条例》等法律法规的规定进行。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式进行采购。公开招标数额标准按照国家有关规定执行。邀请招标1.邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标的采购方式。邀请招标应当按照《中华人民共和国招标投标法》和《中华人民共和国招标投标法实施条例》等法律法规的规定进行。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式进行采购：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。竞争性谈判1.竞争性谈判是指采购人或者采购代理机构直接邀请三家以上供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。竞争性谈判应当按照《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规的规定进行。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的采购方式。单一来源采购应当按照《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规的规定进行。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式进行采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。询价1.询价是指采购人向有关供应商发出询价单让其报价，在报价基础上进行比较并确定最优供应商的一种采购方式。询价应当按照《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国政府采购法实施条例》等法律法规的规定进行。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式进行采购。采购程序采购申请与审批1.各单位应当根据本单位采购计划，填写采购申请表。采购申请表应当明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购时间、采购方式等内容，并按照学校采购管理制度和流程进行审批。2.学校采购管理部门应当对各单位采购申请表进行审核。审核内容包括采购项目的合规性、采购方式的合理性、采购时间的安排等。对审核通过的采购申请表，下达给各单位组织实施。采购文件编制1.采购文件是指采购人编制的，用以规范采购活动、明确采购需求、指导供应商编制响应文件的文件。采购文件包括采购公告、采购邀请书、采购需求、采购文件格式、评审标准等内容。2.采购人应当根据采购项目的特点和需求，编制科学合理、完整准确的采购文件。采购文件应当符合国家法律法规和学校相关规定的要求，不得含有倾向性、歧视性条款。采购信息发布1.采购人应当按照国家有关规定和学校采购管理制度的要求，发布采购信息。采购信息应当在指定的媒体上发布，确保采购信息的公开、公平、公正。2.采购信息发布的内容应当包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购时间、采购方式、供应商资格条件、采购文件获取方式等。供应商报名与资格审查1.供应商应当按照采购信息的要求，报名参加采购项目。供应商报名时应当提交营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件、法定代表人授权书、供应商资格声明等材料。2.采购人应当对供应商提交的报名材料进行资格审查。资格审查的内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人授权书、供应商资格声明等材料的真实性、有效性、完整性。对资格审查合格的供应商，采购人应当向其发出采购文件。响应文件编制与提交1.供应商应当按照采购文件的要求，编制响应文件。响应文件应当包括商务部分、技术部分、价格部分等内容，并按照采购文件规定的格式和要求进行编制。2.供应商应当在采购文件规定的截止时间前，将响应文件密封送达采购人指定的地点。采购人应当对供应商提交的响应文件进行签收和登记，并妥善保管。开标与评标1.采购人应当按照采购文件规定的时间和地点，组织开标会议。开标会议应当邀请所有供应商代表参加，并由采购人或者采购代理机构主持。2.开标会议应当按照下列程序进行：宣布开标纪律；公布在投标截止时间前递交响应文件的供应商名称，并点名确认供应商是否派人到场；宣布开标人、唱标人、记录人、监标人等有关人员姓名；按照采购文件规定检查响应文件的密封情况；按照顺序当众开标，公布供应商名称、响应报价、价格折扣、主要标的名称、规格型号、数量、单价、服务要求或者标的的基本概况等，并记录在案；供应商代表、采购人代表、监标人、记录人等有关人员在开标记录上签字确认；开标结束。3.采购人应当按照采购文件规定的评标方法和标准，组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。4.评标委员会应当按照下列程序进行评标：评标委员会成员应当认真阅读采购文件，了解采购项目的需求、评标方法和标准等内容，并熟悉采购文件规定的评标程序和纪律要求；评标委员会成员应当对响应文件进行评审，并按照采购文件规定的评标方法和标准进行打分或者排序；评标委员会成员应当根据评审结果，推荐中标候选人或者确定中标供应商，并向采购人提交评标报告；评标结束。中标与成交1.采购人应当根据评标委员会推荐的中标候选人或者确定的中标供应商，向其发出中标通知书。中标通知书应当明确中标供应商名称、中标金额、中标标的名称、规格型号、数量、单价、服务要求等内容。2.采购人应当与中标供应商签订采购合同。采购合同应当明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购时间、采购方式、双方的权利和义务、违约责任等内容，并按照国家法律法规和学校相关规定的要求进行签订。采购验收1.采购人应当按照采购合同约定的时间和地点，组织对采购项目进行验收。验收人员应当由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数应当为三人以上单数。2.验收人员应当按照采购合同约定的验收标准和方法，对采购项目的数量、质量、规格、型号、性能等进行验收。验收合格的，验收人员应当在验收报告上签字确认；验收不合格的，验收人员应当在验收报告上注明不合格的内容和原因，并要求供应商限期整改。3.采购人应当将采购验收情况及时反馈给学校采购管理部门。学校采购管理部门应当对采购验收情况进行监督检查，确保采购项目的质量和使用效果。采购合同管理合同签订1.采购人应当与中标供应商签订采购合同。采购合同应当采用书面形式，并加盖双方公章或者合同专用章。2.采购合同应当明确采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、采购时间、采购方式、双方的权利和义务、违约责任等内容。采购合同的内容应当符合国家法律法规和学校相关规定的要求，不得含有倾向性、歧视性条款。合同履行1.采购人应当按照采购合同约定的时间和方式，支付采购款项。采购人应当严格履行采购合同约定的义务，不得擅自变更或者解除采购合同。2.中标供应商应当按照采购合同约定的时间和方式，提供采购货物、工程和服务。中标供应商应当严格履行采购合同约定的义务，不得擅自变更或者解除采购合同。合同变更与解除1.采购合同履行过程中，如需要变更或者解除采购合同的，应当经双方协商一致，并签订书面协议。采购合同变更或者解除协议应当明确变更或者解除的原因、内容、时间、双方的权利和义务、违约责任等内容。2.采购合同变更或者解除协议签订后，双方应当按照协议约定履行各自的义务。采购合同变更或者解除协议签订前，双方应当继续履行原采购合同约定的义务。合同纠纷处理1.采购合同履行过程中，如发生合同纠纷的，双方应当首先通过协商解决。协商不成的，可以按照采购合同约定的仲裁条款或者向有管辖权的人民法院提起诉讼。2.在合同纠纷处理过程中，双方应当继续履行采购合同约定的义务，不得擅自停止履行合同。监督检查与责任追究监督检查1.学校采购管理部门应当对各单位采购活动进行监督检查。监督检查的内容包括采购项目的合规性、采购方式的合理性、采购程序的执行情况、采购合同的履行情况等。2.学校审计部门应当对各单位采购活动进行审计监督。审计监督的内容包括采购项目的预算执行情况、采购资金的使用情况、采购合同的签订和履行情况等。3.各单位应当建立健全本单位采购管理制