业务文件归档管理办法

业务文件归档管理办法一、总则（一）目的为加强公司业务文件的归档管理，确保业务文件的完整性、准确性和系统性，便于文件的查阅、利用和保管，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门在业务活动中形成的各类文件材料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司业务文件的归档工作由综合管理部门统一负责，实行集中管理，确保文件管理的规范化和标准化。2.齐全完整原则各部门应将业务活动中形成的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件、图表、数据等，按照规定的范围和要求进行收集，保证文件的齐全完整。3.准确分类原则根据业务文件的来源、时间、内容等特征，进行科学合理的分类，便于文件的查找和利用。4.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，确保业务文件的安全，防止文件的丢失、损坏和泄密。二、归档范围（一）行政管理文件1.公司制定的各项规章制度、办法、规定等文件。2.公司的会议文件，包括会议通知、议程、纪要、决议等。3.公司的工作计划、总结、报告等文件。4.公司的人事管理文件，如员工招聘、培训、考核、奖惩等文件。5.公司的财务管理文件，如预算、决算、审计报告等文件。6.公司的行政管理文件，如办公用品采购、车辆管理、办公区域管理等文件。（二）业务合同文件1.公司签订的各类业务合同，包括买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。2.合同的补充协议、变更协议等文件。3.与合同相关的谈判记录、意向书、备忘录等文件。（三）市场营销文件1.市场调研分析报告，包括市场需求、竞争态势、消费者行为等方面的报告。2.营销策划方案，包括产品推广方案、促销活动方案、品牌建设方案等。3.销售业绩报表、客户信息资料等文件。（四）生产管理文件1.生产计划、生产调度指令等文件。2.生产工艺文件、操作规程、质量控制文件等。3.设备维护保养记录、设备维修文件等。4.生产安全管理文件，如安全操作规程、事故报告等文件。（五）技术研发文件1.技术研发项目立项报告、可行性研究报告等文件。2.技术研发过程中的实验记录、测试报告、技术总结等文件。3.技术专利、技术标准、技术规范等文件。（六）质量控制文件1.质量管理体系文件，如质量手册、程序文件、作业指导书等。2.质量检验报告、质量认证文件等。3.质量问题处理记录、改进措施等文件。三、归档要求（一）文件材料的形成1.各部门应指定专人负责业务文件的形成和收集工作，确保文件材料的真实、准确、完整。2.文件材料应使用钢笔、碳素笔等耐久性书写工具书写，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。3.文件材料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全。（二）文件材料的整理1.归档的文件材料应按照分类方案进行整理，同一类别的文件应集中在一起。2.每份文件应编制页码，并在文件首页右上角加盖页码章。3.对于破损的文件材料，应进行修复或复制，确保文件的完整性。4.对于电子文件，应按照规定的格式和命名规则进行整理，并存储在专用的存储设备上。（三）文件材料的装订1.归档的文件材料应进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅。2.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或裱糊，使其规格统一。3.装订时应去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。（四）文件材料的编目1.归档的文件材料应编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目。2.卷内目录应打印或书写在A4纸上，一式两份，一份装订在卷内文件首页，一份单独保存。3.对于电子文件，应编制电子文件目录，电子文件目录应包括文件编号、责任者、文件题名、日期、存储位置等项目。（五）文件材料的装盒1.归档的文件材料应装入档案盒，档案盒应使用符合国家标准的无酸档案盒。2.档案盒应标明全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目。3.同一全宗、同一保管期限、同一机构（问题）的文件材料应装入同一档案盒。四、归档流程（一）文件收集1.各部门在业务活动结束后，应及时将形成的文件材料收集齐全，并进行初步整理。2.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，并将收集到的文件材料定期移交综合管理部门。（二）文件整理1.综合管理部门收到各部门移交的文件材料后，应按照归档要求进行整理。2.整理过程中，应检查文件材料的完整性、准确性和系统性，对于不符合要求的文件材料，应及时退回原部门进行补充或修正。（三）文件编目1.整理后的文件材料应进行编目，编制卷内目录和电子文件目录。2.编目过程中，应确保目录信息的准确无误，便于文件的查找和利用。（四）文件装盒1.编目后的文件材料应装入档案盒，按照规定的要求进行装盒。2.装盒过程中，应注意文件材料的排列顺序和编号，确保档案盒内文件材料的整齐有序。（五）档案上架1.装盒后的档案应及时上架，按照档案库房的布局和编号进行存放。2.档案上架过程中，应注意档案的排列顺序和编号，便于档案的查找和利用。五、保管期限（一）永久保管1.公司制定的重要规章制度、办法、规定等文件。2.公司的年度财务决算报告、审计报告等文件。3.公司的重大业务合同、协议等文件。4.公司的重要人事任免文件、奖励处分文件等。5.公司的历史沿革、大事记等文件。（二）定期保管1.保管期限为30年的文件公司的一般性规章制度、办法、规定等文件。公司的季度、月度工作计划、总结、报告等文件。公司的一般性业务合同、协议等文件。公司的人事管理文件，如员工工资表、考勤记录等文件。公司的行政管理文件，如办公用品采购清单、车辆使用记录等文件。2.保管期限为10年的文件公司的临时性工作计划、总结、报告等文件。公司的一般性市场调研分析报告、营销策划方案等文件。公司的一般性生产管理文件，如生产日报表、设备维修记录等文件。公司的一般性技术研发文件，如实验记录、测试报告等文件。公司的一般性质量控制文件，如质量检验记录、质量问题处理报告等文件。六、查阅利用（一）查阅申请1.公司内部人员因工作需要查阅业务文件的，应填写《业务文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交综合管理部门。2.公司外部人员因工作需要查阅业务文件的，应持单位介绍信或有效证件，填写《业务文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、文号、查阅目的等信息，并经公司相关部门负责人签字同意后，提交综合管理部门。（二）查阅审批1.综合管理部门收到《业务文件查阅申请表》后，应进行审核，对于符合查阅条件的，应报公司分管领导审批。2.公司分管领导审批同意后，综合管理部门应按照规定的程序和要求为查阅人员提供文件查阅服务。（三）查阅登记1.查阅人员查阅业务文件时，应在《业务文件查阅登记薄》上进行登记，注明查阅日期、查阅人员姓名、查阅文件名称、文号、查阅目的等信息。2.查阅人员查阅文件时，应在指定的地点进行，不得将文件带出档案库房。如需复印或摘录文件内容的，应经综合管理部门同意，并按照规定的程序和要求进行办理。（四）归还文件1.查阅人员查阅完毕后，应及时将文件归还综合管理部门，并在《业务文件查阅登记薄》上注明归还日期。2.综合管理部门应检查归还的文件是否完整无损，如有损坏或丢失的，应及时查明原因，并追究查阅人员的责任。七、保密与安全（一）保密措施1.综合管理部门应建立健全业务文件保密制度，明确保密责任，加强对文件管理人员的保密教育。2.档案库房应设置必要的安全防护设施，如防盗、防火、防潮、防虫、防鼠等设施，确保文件的安全。3.对于涉及公司商业秘密、技术秘密等重要文件，应严格按照保密规定进行管理，限制查阅范围，并采取加密存储、专人保管等措施。（二）安全管理1.档案库房应保持清洁卫生，定期进行通风换气，防止文件受潮、发霉。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，及时发现和处理文件的损坏、丢失等问题。3.对于电子文件，应定期进行备份，并存储在不同的存储设备上，防止数据丢失。4.档案库房应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保消防器材的正常使用。八、监督与检查（一）监督检查职责1.综合管理部门负责对公司业务文件归档管理工作进行监督检查，确保文件归档管理工作的规范、有序进行。2.各部门应配合综合管理部门的监督检查工作，及时提供相关文件材料和信息。（二）监督检查内容1.文件材料的收集、整理、归档情况。2.文件材料的保管期限、分类编号情况。3.文件材料的查阅利用情况。4.文件材料的保密与安全情况