获得性印章管理办法

获得性印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司获得性印章的管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构在经营管理活动中涉及的获得性印章的管理。（三）定义1.获得性印章：指公司在经营活动中因业务需要，从外部依法取得的各类印章，包括但不限于合同专用章、财务专用章、发票专用章等。2.印章使用：指在文件、合同、票据、报表等各类书面材料上加盖印章的行为。（四）管理原则1.依法依规原则：印章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规和行业标准。2.专人负责原则：明确专人负责印章的保管和使用，确保印章安全。3.审批规范原则：建立严格的印章使用审批制度，未经审批不得擅自使用印章。4.风险防控原则：加强印章管理，防范因印章使用不当引发的法律风险和经济损失。二、印章的刻制（一）刻制申请1.因业务需要刻制获得性印章的部门或机构，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息。2.《印章刻制申请表》需经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。（二）刻制流程1.经审批同意后，由公司指定的印章管理部门统一办理印章刻制手续。2.印章管理部门应选择具有合法资质的印章刻制单位进行刻制，并与其签订《印章刻制合同》，明确双方的权利和义务。3.印章刻制单位应按照国家相关标准和公司要求进行印章刻制，确保印章质量和安全性。4.印章刻制完成后，印章管理部门应及时对印章进行验收，检查印章的规格、字体、图案等是否符合要求。验收合格后，在《印章刻制登记表》上登记印章的相关信息，并由验收人员签字确认。（三）印章备案1.印章刻制完成后，印章管理部门应及时将印章的相关信息报送公安机关进行备案。备案所需材料包括《印章刻制申请表》、《印章刻制合同》、印章样本等。2.印章管理部门应妥善保管印章备案回执，以备查阅。三、印章的使用（一）使用范围1.获得性印章应严格按照规定的用途使用，不得超出范围使用。2.合同专用章用于签订各类合同、协议等经济合同文件；财务专用章用于办理公司财务收支、结算等相关业务；发票专用章用于开具发票等税务相关业务。（二）使用审批1.印章使用前，使用人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息。2.《印章使用申请表》需经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。对于重大事项或涉及金额较大的用印申请，还需报公司总经理审批。3.审批通过后，使用人方可到印章保管部门办理用印手续。（三）用印流程1.使用人持经审批的《印章使用申请表》到印章保管部门，印章保管人员应对申请表进行审核，确认审批手续齐全、用印事项合规后，方可在用印文件上加盖印章。2.印章保管人员应在用印文件上注明用印日期、用印次数等信息，并在用印登记表上进行登记，由使用人签字确认。3.用印过程中，印章保管人员应严格监督印章的使用情况，确保印章使用规范、安全。用印完成后，应及时将印章收回妥善保管。（四）特殊情况处理1.如遇紧急情况无法事先履行审批手续的，使用人应电话请示公司分管领导或总经理同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.对于异地用印的情况，应通过传真、邮件等方式将《印章使用申请表》及相关文件发送给印章保管部门，经审批同意后，由印章保管人员通过邮寄或专人送达等方式将印章送至用印地点，由当地指定人员在用印文件上加盖印章后，及时将印章寄回或送回公司。四、印章的保管（一）保管人员1.公司应指定专人负责获得性印章的保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。2.印章保管人员不得擅自将印章交予他人保管或使用，如有特殊情况需要委托他人代管的，应经公司分管领导批准，并办理书面委托手续。（二）保管方式1.印章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。（三）保管地点1.印章保管地点应相对固定，便于印章的保管和使用。一般情况下，印章应保管在公司内部的专门办公室或档案室。2.如因工作需要，需将印章带出公司的，应经公司分管领导批准，并办理相关手续。印章带出公司期间，应由专人负责保管，确保印章安全。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用的，应及时办理停用手续。2.印章出现损坏、遗失等情况，无法继续使用的，应立即停用，并采取相应的措施进行处理。（二）停用流程1.印章使用部门或机构应填写《印章停用申请表》，详细说明印章停用原因、停用时间等信息。2.《印章停用申请表》需经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，印章保管人员应将停用的印章收回，并在《印章保管登记表》上注明停用日期。（三）销毁程序1.对于停用的印章，应按照国家相关规定进行销毁。一般情况下，应由印章管理部门会同公司审计、法务等部门共同进行销毁。2.销毁印章时，应采用粉碎、熔化等方式进行彻底销毁，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安排专人进行监督，并填写《印章销毁登记表》，详细记录印章销毁的时间、地点、方式、参与人员等信息。3.《印章销毁登记表》需经参与销毁人员签字确认后，由印章管理部门妥善保管，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门公司审计、法务等部门负责对获得性印章的管理和使用情况进行监督检查。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、使用、保管、停用与销毁等环节是否符合规定。2.印章使用审批手续是否齐全，用印事项是否合规。3.印章保管是否安全，是否存在印章遗失、被盗用等情况。4.印章使用记录是否完整、准确，是否按照规定进行登记。（三）检查方式1.定期检查：公司审计、法务等部门应定期对印章管理情况进行检查，一般每半年至少检查一次。2.不定期抽查：根据工作需要，公司审计、法务等部门可对印章管理情况进行不定期抽查。3.专项检查：针对印章管理中存在的突出问题或重大事项，公司可组织专项检查。（四）问题处理1.对于检查中发现的问题，检查部门应及时下达《整改通知书》，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对检查中发现的问题，制定具体的整改措施，并在规定的时间内将整改情况书面报告检查部门。3.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重，对相关责任人进行严肃处理；构成违法犯罪的，将