严格电话使用管理办法

严格电话使用管理办法一、总则（一）目的为加强公司电话使用管理，规范员工电话使用行为，提高工作效率，节约通讯成本，确保公司通讯安全与畅通，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司全体员工及因工作需要使用公司电话的外部人员。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及行业标准，确保电话使用行为合法合规。2.合理性原则：根据工作需要合理使用电话，避免不必要的通话和费用支出。3.安全性原则：保障公司电话系统的安全，防止信息泄露和恶意利用。二、电话使用规定（一）内部电话使用1.员工应优先使用公司内部电话进行工作沟通，尽量减少私人电话占用工作时间。2.拨打内部电话时，应准确拨打对方分机号码，如需转接外线，应先告知总机转接部门及分机号码。3.在通话过程中，应语言文明、简洁明了，避免长时间闲聊或谈论与工作无关的话题。4.严禁利用公司内部电话拨打与工作无关的长途电话或进行私人长途通话。（二）外线电话使用1.因工作需要拨打外线电话时，员工应填写《外线电话使用申请表》，注明通话事由、对方电话号码、预计通话时长等信息，经部门负责人审批后，方可拨打。2.如需拨打国际长途电话，应提前向公司相关部门提交申请，经公司领导批准后方可拨打。3.拨打外线电话时，应尽量选择合适的通话时间，避免在对方休息时间或工作繁忙时段拨打。4.严禁利用公司电话拨打声讯台、信息台等收费电话。（三）移动电话使用1.员工应保持移动电话畅通，以便在工作需要时能够及时联系。2.因工作需要使用移动电话产生的费用，按照公司相关规定执行。3.严禁在公司内部使用移动电话进行私人通话或从事与工作无关的活动，以免影响工作秩序。三、电话费用管理（一）费用核算1.公司电话费用由行政部门统一核算，每月根据实际使用情况进行统计。2.内部电话费用按照部门进行分摊，外线电话费用根据审批后的申请表进行统计。3.移动电话费用按照公司制定的标准进行报销，超出标准部分由员工个人承担。（二）费用控制1.行政部门应定期对公司电话费用进行分析，及时发现异常情况并采取措施进行控制。2.各部门应加强对本部门员工电话使用的管理，合理控制费用支出。3.对于电话费用过高的部门或个人，行政部门将进行重点监控，并要求其说明原因，采取整改措施。（三）费用报销1.员工应按照公司规定的报销流程，及时提交电话费用报销凭证。2.报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、通话记录清单等。3.行政部门在审核报销凭证时，应严格按照公司规定进行把关，对于不符合规定的报销申请予以驳回。四、电话设备管理（一）设备维护1.行政部门负责公司电话设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。2.定期对电话设备进行检查、清洁和保养，及时发现并排除故障。3.对于出现故障的电话设备，应及时通知专业维修人员进行维修，并做好记录。（二）设备更新1.根据公司业务发展和电话使用需求，适时对电话设备进行更新换代。2.在采购新的电话设备时，应进行充分的市场调研，选择质量可靠、性能稳定、价格合理的产品。3.新设备采购后，应及时进行安装调试，并组织相关人员进行培训，确保员工能够熟练使用。（三）设备安全1.加强对公司电话设备的安全管理，防止设备被盗、损坏或丢失。2.对重要的电话设备应采取必要的安全防护措施，如设置密码、安装防盗报警装置等。3.员工应妥善保管个人使用的电话设备，不得随意转借他人或带出公司。如因个人原因造成设备损坏或丢失，应照价赔偿。五、电话信息安全管理（一）信息保密1.员工在使用电话过程中，应严格遵守公司的信息保密制度，不得泄露公司机密信息。2.严禁在电话中谈论涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感内容。3.对于因工作需要接触到的公司重要信息，应妥善保管，不得私自传播或用于其他非工作目的。（二）网络安全1.公司电话系统涉及网络安全，员工应严格遵守网络安全规定，不得利用电话系统进行非法网络活动。2.不得随意在公司电话系统中安装未经授权的软件或设备，以免影响系统安全。3.如发现电话系统存在安全漏洞或异常情况，应及时报告行政部门，以便采取措施进行处理。（三）应急处理1.制定电话信息安全应急预案，明确在发生信息泄露、网络攻击等紧急情况时的应急处理措施。2.定期组织员工进行信息安全培训和应急演练，提高员工的信息安全意识和应急处理能力。3.在信息安全事件发生后，应及时采取措施进行调查处理，尽量减少损失，并按照相关规定及时向上级报告。六、监督与考核（一）监督检查1.行政部门负责对公司电话使用情况进行定期监督检查，检查内容包括电话使用规定执行情况、费用控制情况、设备管理情况、信息安全情况等。2.监督检查可采取现场检查、查阅记录、抽查通话记录等方式进行。3.对于检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知书，要求相关部门或个人限期整改。（二）考核机制1.建立电话使用考核机制，将电话使用情况纳入员工绩效考核体系。2.考核内容包括电话使用规范执行情况、费用控制情况、信息安全情况等。3.对于违反电话使用规定的员工，将视情节轻重给予相应的处罚，如警告、罚款、绩效扣分等。（三）投诉处理1.设立电话使用投诉渠道，接受员工和其他相关人员对电话使用违规行为的投诉。2.对于投诉事项，行政部门应及时进行调查核实，并根据调查结果进行处理。3.对投诉属实的违规行为，将按照本办法的规定进行严肃处理，并对投诉人给予适当的奖励。七、附则