行政部印章管理办法

行政部印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司行政部印章的管理，规范印章的使用流程，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司行政部所管理的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。（三）印章管理原则1.严格管理原则：对印章的刻制、保管、使用等环节进行严格把控，确保印章安全。2.规范使用原则：印章的使用必须遵循规定的流程和审批程序，确保使用的合法性和准确性。3.责任明确原则：明确印章管理各环节的责任人，做到责任到人。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.因工作需要刻制印章时，由申请部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报行政部审核。2.行政部审核通过后，报公司领导审批。审批通过后，由行政部统一安排到公安机关指定的刻章单位进行刻制。3.印章刻制完成后，行政部应及时对印章的规格、样式、文字等进行核对，确保与审批内容一致。（二）印章启用1.新印章启用前，行政部应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，并附上印章印模。2.《印章启用申请表》经公司领导审批后，行政部负责在公司内部发布印章启用通知，明确印章的使用范围和审批流程。3.印章启用后，行政部应将印章的相关信息登记在《印章管理台账》上，包括印章名称、编号、规格、启用日期、保管人等。三、印章的保管（一）保管人员职责1.印章保管人员必须具备高度的责任心，严格遵守印章管理规定，确保印章安全。2.负责印章的日常保管，不得擅自将印章交予他人使用。如因特殊情况需要委托他人代管，必须经过公司领导批准，并办理相关交接手续。3.妥善保管印章存放的钥匙或密码，不得泄露给无关人员。4.定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告行政部，并采取相应措施。（二）保管方式1.公司公章、合同专用章等重要印章应存放在保险柜中，实行双人保管制度，即由行政部经理和指定的专人分别保管保险柜钥匙和密码。2.财务专用章、法人章等印章应按照财务管理制度的要求进行保管，一般由财务部门指定专人负责。3.其他部门的印章可根据实际情况，由部门负责人指定专人保管，并报行政部备案。（三）保管环境印章存放的环境应安全、整洁、干燥，避免印章受到损坏或污染。同时，要注意防火、防盗、防潮等措施。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署。2.合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等法律文件。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等相关业务。4.法人章：用于公司法定代表人授权的相关业务，如银行开户、支票签发等。5.其他印章：根据公司规定，用于特定业务或文件的签署。（二）使用流程1.用印申请：使用印章时，申请人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认。2.审批：《印章使用申请表》经部门负责人签字后，根据用印事项的性质和金额，报公司相关领导审批。审批权限如下：一般事项：由部门分管领导审批。重要事项：由公司总经理审批。涉及重大经济合同或法律文件：由公司董事长审批。3.用印：经审批通过后，申请人携带审批后的《印章使用申请表》到印章保管处用印。印章保管人员应认真核对用印文件的内容和审批手续，确保无误后在用印处加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印情况，包括用印日期、用印文件名称、用印份数、申请人等。4.用印文件留存：用印后的文件应按照公司档案管理规定进行留存，以备查阅。（三）特殊情况用印1.紧急情况下，如文件需要立即盖章发出，可先电话请示相关领导同意后用印，但事后必须及时补办审批手续。2.因出差等原因无法现场审批的，可通过电子邮件、传真等方式将《印章使用申请表》发送给相关领导审批，审批通过后，申请人可委托他人到印章保管处用印，但必须在出差回来后及时补办书面审批手续。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，并附上需要停用的印章印模。2.《印章停用申请表》经公司领导审批后，行政部负责在公司内部发布印章停用通知，明确印章停用的时间和范围。3.印章停用后，行政部应及时将印章的相关信息从《印章管理台账》上删除，并将印章妥善保管。（二）销毁1.对于不再使用的印章，行政部应按照公司规定进行销毁。销毁前，行政部应填写《印章销毁申请表》，注明销毁印章的名称、编号、规格、销毁原因等信息，并附上需要销毁的印章印模。2.《印章销毁申请表》经公司领导审批后，行政部应安排专人负责印章的销毁工作。销毁过程中，应确保印章被彻底破坏，无法再使用。3.印章销毁后，行政部应填写《印章销毁登记表》，注明销毁日期、销毁印章名称、销毁方式等信息，并由销毁人员签字确认。同时，要将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等相关资料存档保管。六、印章的监督与检查（一）监督机制1.公司设立印章管理监督小组，由行政部经理担任组长，成员包括财务部门负责人、法务部门负责人等。监督小组负责对印章管理工作进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理规定的执行。2.行政部应定期对印章的保管和使用情况进行自查，发现问题及时整改。同时，要接受公司内部审计部门的审计监督。（二）检查内容1.印章保管情况：检查印章存放是否安全，保管人员是否严格遵守保管制度。2.印章使用情况：检查印章使用是否符合规定的流程和审批程序，用印文件是否真实、合法。3.印章登记情况：检查《印章管理台账》、《印章使用登记表》等登记记录是否完整、准确。（三）违规处理1.对于违反印章管理规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.如因印章管理不善给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，将依法追