财务章印章管理办法

财务章印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司财务章印章的管理，规范印章的刻制、使用、保管等行为，确保印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分公司、子公司财务章印章的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：印章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.分级负责原则：实行分级管理，明确各级管理人员的职责权限。3.安全保密原则：确保印章安全，防止印章被盗用、冒用或滥用，严格保密印章使用情况。二、印章的种类及用途（一）财务专用章用于公司财务结算、票据背书、财务报表等财务业务相关文件的签章。（二）发票专用章用于公司开具发票时的签章。（三）法人章用于办理银行结算等重要财务事项时，与财务专用章配合使用。三、印章的刻制（一）申请1.因工作需要刻制财务章印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、用途、数量等信息。2.申请表经部门负责人签字确认后，报公司财务部门审核，财务部门根据实际工作需求进行审核并签署意见。（二）审批1.《印章刻制申请表》经财务部门审核通过后，报公司分管领导审批。2.分管领导审批同意后，申请表提交至公司综合管理部门，由综合管理部门统一办理印章刻制手续。（三）刻制1.综合管理部门应选择具有合法资质的印章刻制单位进行印章刻制。2.刻制单位应按照国家相关规定和公司要求进行印章刻制，确保印章质量和规格符合标准。3.印章刻制完成后，刻制单位应将印章及印模交付公司综合管理部门，同时提供刻制发票等相关资料。（四）备案1.综合管理部门收到印章后，应及时进行登记，并将印章印模留存一份备案。2.财务章印章的备案信息应包括印章名称、规格、用途、刻制时间、刻制单位等。3.备案信息应妥善保管，以备查询和核对。四、印章的使用（一）使用范围1.财务专用章仅限于公司财务结算、票据背书、财务报表等财务业务相关文件的签章。2.发票专用章仅限于公司开具发票时的签章。3.法人章仅限于办理银行结算等重要财务事项时，与财务专用章配合使用。（二）使用流程1.申请：使用财务章印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细注明使用日期、使用部门、使用人、印章名称、用途、文件名称及编号等信息。2.审批：《印章使用申请表》经部门负责人签字确认后，报财务部门审核。财务部门根据印章使用规定和实际情况进行审核，审核通过后签署意见。对于涉及重大财务事项或金额较大的文件签章，需报公司分管领导审批。3.用印：经审批同意后，申请人持《印章使用申请表》到印章保管部门办理用印手续。印章保管人员应对申请表进行再次核对，确认无误后，在指定位置加盖印章，并在《印章使用登记簿》上进行登记，记录用印日期、用印部门、用印人、印章名称、用途、文件名称及编号等信息。用印完毕后，印章保管人员应将印章妥善保管，防止印章丢失或被盗用。（三）使用要求1.印章使用应严格按照规定的使用范围和流程进行，不得擅自扩大使用范围或超越审批权限使用印章。2.印章使用人应确保所使用的文件内容真实、合法、有效，不得在空白纸张或不符合规定的文件上加盖印章。3.印章使用后，应及时将文件归档保存，以备查阅。五、印章的保管（一）保管人员1.财务专用章、法人章由公司财务部门指定专人保管。2.发票专用章由公司财务部门指定专人保管，或由负责发票开具的人员保管，但应实行分开保管，相互监督。（二）保管要求1.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章安全，不得将印章随意放置或交予他人代管。2.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置必要的安全防护措施，防止印章被盗用、冒用或滥用。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，确保印章完好无损，如发现印章损坏或遗失，应及时报告并采取相应措施。（三）交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续。2.交接时，双方应填写《印章交接清单》，详细注明交接日期、交接人、接交人、印章名称、规格、数量等信息，并签字确认。3.交接清单一式两份，交接双方各执一份，同时报公司财务部门备案。六、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要停用财务章印章时，由印章保管部门填写《印章停用申请表》，详细注明停用原因、停用日期等信息。2.《印章停用申请表》经部门负责人签字确认后，报公司财务部门审核，财务部门审核通过后签署意见。3.经审批同意后，印章保管部门应及时将停用印章交回公司综合管理部门，由综合管理部门统一保管。（二）销毁1.对于已停用且不再使用的财务章印章，由公司综合管理部门定期进行清理，并填写《印章销毁申请表》，详细注明销毁印章名称、规格、数量、销毁原因等信息。2.《印章销毁申请表》经公司分管领导审批同意后，由综合管理部门会同财务部门等相关部门共同进行印章销毁。3.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法再使用。4.印章销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《印章销毁记录》，记录销毁日期、销毁方式、销毁印章名称、规格、数量等信息，参与销毁人员应签字确认。5.印章销毁记录应妥善保管，以备查询和核对。七、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对财务章印章的使用和保管情况进行检查，确保印章使用符合规定，保管安全可靠。2.检查内容包括印章使用申请表的填写、审批情况，印章使用登记簿的记录，印章的保管情况等。3.对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门或人员进行整改。（二）外部审计1.公司应定期接受外部审计机构的审计，审计机构应对公司财务章印章的管理情况进行审计，检查印章管理是否符合法律法规和公司规定。2.对于审计中发现的问题，公司应积极配合审计机构进行整改，并将整改情况及时反馈给审计机构。八、责任追究（一）违规责任1.对于违反本办法规定使用、保管财务章印章的部门或个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用、保管印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，违规部门或个人应承担相应的赔偿