财务收据印章管理办法

财务收据印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司财务收据印章的管理，规范财务收据的使用，防范财务风险，确保公司财务工作的正常秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、子公司财务收据印章的管理。（三）定义1.财务收据印章：指公司在开具财务收据时使用的印章，包括财务专用章、发票专用章等。2.收据：指公司在经济活动中开具的收款凭证，包括普通收据、专用收据等。（四）管理原则1.合法性原则：财务收据印章的使用必须符合国家法律法规和行业标准的规定。2.安全性原则：财务收据印章应妥善保管，确保印章的安全，防止印章被盗用、冒用、丢失等情况的发生。3.规范性原则：财务收据印章的使用应严格按照规定的程序和要求进行，确保印章使用的规范、准确、清晰。4.责任性原则：明确财务收据印章使用过程中各环节的责任，对因印章管理不善导致的问题追究相关人员的责任。二、印章的刻制与启用（一）印章的刻制1.财务收据印章由公司统一刻制，任何部门和个人不得擅自刻制。2.刻制财务收据印章时，应选择具有资质的印章刻制单位，并提供公司出具的刻制印章委托书。3.刻制的财务收据印章应符合国家法律法规和行业标准的规定，印章的规格、样式、字体等应与公司的要求一致。（二）印章的启用1.财务收据印章刻制完成后，由公司财务部门负责办理印章的启用手续。2.办理印章启用手续时，应填写《财务收据印章启用申请表》，注明印章名称、规格、启用日期等信息，并经公司财务负责人签字批准。3.印章启用后，应及时在公司内部进行备案，并将印章的印模留存归档。三、印章的保管（一）保管人员1.财务收据印章由专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务工作流程和印章管理规定。2.财务专用章由公司财务部门负责人指定专人保管，发票专用章由公司税务管理部门负责人指定专人保管。（二）保管方式1.财务收据印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置印章，不得将印章转借他人使用。3.印章保管人员因工作需要暂时离开岗位时，应将印章妥善保管，如委托他人代管，应办理书面委托手续，并对代管期间的印章使用情况负责。（三）保管期限财务收据印章的保管期限应根据印章的使用情况和公司的规定确定，一般为[X]年。保管期限届满后，应按照公司的规定进行销毁或存档。四、印章的使用（一）使用范围1.财务收据印章只能用于公司开具财务收据、发票等经济活动，不得用于其他任何用途。2.开具财务收据时，应按照国家法律法规和行业标准的规定填写收据内容，确保收据内容真实、准确、完整。（二）使用流程1.财务收据的开具应按照公司规定的审批流程进行，由业务部门或相关人员填写《财务收据开具申请表》，注明收款事由、金额、付款单位等信息，并经部门负责人签字批准。2.财务部门收到《财务收据开具申请表》后，应进行审核，审核无误后，由财务收据印章保管人员按照申请表上的内容开具财务收据。3.开具财务收据时，应使用专用的收据开具设备，并确保收据内容清晰、准确、完整。开具完成后，应在收据上加盖财务收据印章，并由收款人签字确认。4.财务收据开具完成后，应及时将收据联交给付款单位，并将记账联和存根联按照公司的规定进行归档保管。（三）使用审批1.财务收据印章的使用应严格按照公司规定的审批流程进行，未经审批不得擅自使用印章。2.一般情况下，财务收据的开具金额在[X]元以下的，由财务部门负责人审批；开具金额在[X]元以上的，由公司分管财务领导审批。3.对于特殊情况需要开具财务收据的，应经公司总经理审批。（四）使用登记1.财务收据印章保管人员应建立《财务收据印章使用登记簿》，对印章的使用情况进行详细登记，包括使用日期、使用事由、使用金额、审批人等信息。2.每次使用印章后，应及时在登记簿上进行登记，并由使用人签字确认。登记簿应定期进行核对和归档保管。五、印章的更换与挂失（一）印章的更换1.因印章磨损、损坏等原因需要更换财务收据印章时，由印章保管人员填写《财务收据印章更换申请表》，注明印章更换原因、新印章规格、样式等信息，并经公司财务负责人签字批准。2.印章更换完成后，应及时在公司内部进行备案，并将新印章的印模留存归档。同时，应对旧印章进行妥善保管，按照公司的规定进行销毁。（二）印章的挂失1.发现财务收据印章被盗用、冒用、丢失等情况时，印章保管人员应立即向公司财务部门报告，并采取相应的措施，如挂失、报警等。2.公司财务部门应及时对印章被盗用、冒用、丢失等情况进行调查，并向公司领导报告。同时，应根据情况及时更换印章，并在公司内部进行公告。3.因印章被盗用、冒用、丢失等情况给公司造成损失的，应追究相关人员的责任。六、印章的销毁（一）销毁原因1.财务收据印章因磨损、损坏、更换等原因不再使用时，应按照公司的规定进行销毁。2.因公司注销、合并等原因需要销毁财务收据印章时，应按照公司的规定进行销毁。（二）销毁流程1.印章保管人员填写《财务收据印章销毁申请表》，注明印章名称、规格、销毁原因等信息，并经公司财务负责人签字批准。2.印章销毁时，应由公司财务部门、审计部门等相关人员共同进行监督，确保印章销毁过程的安全、规范。3.印章销毁完成后，应填写《财务收据印章销毁清单》，注明印章名称、规格、销毁日期等信息，并由监督人员签字确认。销毁清单应留存归档。七、监督与检查（一）监督部门公司财务部门负责对财务收据印章的管理情况进行监督检查，定期对印章的保管、使用等情况进行检查，确保印章管理工作的规范、有序。（二）检查内容1.印章的保管情况，包括保管人员是否符合要求、保管方式是否安全可靠等。2.印章的使用情况，包括使用范围是否符合规定、使用流程是否规范、使用审批是否严格等。3.印章的登记情况，包括使用登记簿是否及时、准确、完整等。4.印章的更换与挂失情况，包括更换与挂失手续是否齐全、是否及时进行备案等。5.印章的销毁情况，包括销毁流程是否规范、销毁清单是否留存归档等。（三）检查频率公司财务部门应定期对财务收据印章的管理情况进行检查，一般每季度检查一次。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。八、责任追究（一）责任界定1.因印章保管不善导致印章被盗用、冒用、丢失等情况的，由印章保管人员承担主要责任。2.因印章使用不当导致公司经济损失的，由印章使用人承担主要责任。3.因印章管理部门监督不力导致印章管理出现问题的，由印章管理部门负责人承担主要责任。（二）追究方式1.对于违反本办法规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.对于因印章管理不善给公司造成经济损失的，公司将依法追究相关人员的经济赔偿责任。3.对于涉嫌违法犯罪的行为，公司将依法移