2025企业合同管理与履行制度

2025企业合同管理与履行制度第一章总则第一条为进一步规范本企业的合同管理，确保合同的合法性、合规性，保障企业合法权益，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，并结合本企业的实际情况，特制定本制度。第二条本制度适用于本企业及所属单位在经营活动中所签订的所有合同、协议及其他具有法律效力的文件（以下统称“合同”）。本制度不适用于企业内部管理文件、会议纪要等非法律文件。第三条合同管理应遵循依法合规、风险防范、规范运作、效率优先的原则，确保合同内容合法、权利义务明确、程序规范。第二章合同管理的机构与职责第四条企业设立合同管理部（以下简称“管理部”），负责企业合同的归口管理工作。管理部设合同管理主管一名，配备专职合同管理员若干名，具体负责合同的审查、登记、归档、监督等工作。第五条企业各部门（以下简称“各部门”）在合同管理中的职责如下：（一）负责本部门合同的起草、审核、签订及履行工作；（二）对合同的合法性、合规性、可行性负责；（三）负责向管理部提交合同相关资料，并协助管理部进行合同的审查、登记、归档及监督工作；（四）负责处理合同履行过程中出现的问题，并及时向管理部报告。第六条企业的财务部、法务部、审计部等部门应协助管理部做好合同管理相关工作，确保合同管理工作的顺利进行。第三章合同的起草与审查第七条合同的起草应由具体负责业务的部门（以下简称“起草部门”）负责，并由部门负责人签字确认。合同内容应当包括但不限于以下内容：（一）合同双方的基本信息（名称、地址、法定代表人等）；（二）合同标的内容、数量、质量要求；（三）合同履行的时间、地点、方式；（四）合同价款或报酬及其支付方式；（五）双方的权利和义务；（六）违约责任及争议解决方式；（七）其他需要约定的事项。第八条起草部门应当使用企业统一的合同模板，并根据实际情况填写合同内容。合同模板由管理部统一制定，定期更新，并报企业法定代表人批准后使用。第九条合同起草完成后，起草部门应当将合同提交管理部进行初步审查。管理部应当对合同的合法性、合规性、完整性进行审查，并提出书面意见。第十条合同审查内容包括但不限于以下方面：（一）合同内容是否违反法律法规或企业规章制度；（二）合同条款是否完整，权利义务是否明确；（三）合同履行风险是否可控；（四）其他需要审查的内容。第十一条管理部审查通过后，合同方可提交企业法定代表人或其授权的代理人签署。重大合同应当提交企业董事会或股东大会审议批准。第四章合同的签订与履行第十二条合同的签订应当由企业法定代表人或其授权的代理人进行。未经授权，任何部门或个人不得以企业名义签订合同。第十三条合同签订前，管理部应当对合同对方当事人的资质、信用状况等进行调查，并形成书面报告。对于重大合同，管理部应当组织相关部门进行联合审查，确保合同的签订风险可控。第十四条合同签订后，管理部应当及时将合同文本及相关资料归档，并通知相关部门履行合同义务。合同履行过程中，各部门应当严格按照合同约定履行义务，并及时向管理部报告履行情况。第十五条合同履行过程中，如遇不可抗力或其他特殊情形导致合同无法履行的，应当及时与合同相对方协商解决，并报管理部备案。协商不成的，应当及时采取法律手段维护企业合法权益。第十六条合同履行完毕后，管理部应当组织相关部门对合同履行情况进行总结，并形成书面报告，作为企业今后签订类似合同的重要参考依据。第五章合同档案的管理第十七条合同档案管理是企业合同管理的重要组成部分。管理部应当设立专门的合同档案室，配备专职人员负责合同档案的管理工作。第十八条合同档案应当包括但不限于以下内容：（一）合同文本（包括正本、副本及相关附件）；（二）合同签订前的审批文件、调查资料；（三）合同履行过程中的相关文件、记录；（四）合同履行完毕后的总结报告；（五）其他与合同相关的资料。第十九条合同档案应当按照合同编号顺序存放，并建立电子和纸质档案。纸质档案应当妥善保存，电子档案应当定期备份，确保档案的安全性和完整性。第二十条合同档案的借阅应当由借阅人提出申请，并经管理部负责人批准。借阅人应当妥善保管借阅的档案，并在借阅期限届满后及时归还。第二十一条合同档案的保存期限应当根据合同性质和重要程度确定，一般不少于十五年。对于涉及企业重大利益的合同，应当永久保存。第二十二条合同档案的销毁应当由管理部统一组织，并由两名以上人员监督销毁过程，确保档案销毁的合法性和规范性。第六章合同管理的监督与问责第二十三条企业应当建立合同管理监督机制，确保合同管理工作的有效实施。管理部应当定期对各部门的合同管理工作进行检查，并将检查结果报企业法定代表人或董事会审议。第二十四条任何部门或个人在合同管理过程中存在下列行为之一的，应当依法依规追究其责任：（一）违反规定擅自签订合同的；（二）因疏忽或过失导致合同无效或被撤销的；（三）未按要求履行合同义务，导致企业遭受损失的；（四）未按要求管理合同档案，导致档案丢失或损坏的；（五）其他违反合同管理规定的行为。第二十五条对于违反合同管理规定的行为，企业应当根据情节轻重，分别给予以下处理：（一）情节较轻的，给予批评教育或警告处分；（二）情节较重的，给予记过或降级处分；（三）情节严重的，给予撤职或解除劳动合同；（四）构成犯罪的，依法移送司法机关处理。第七章附则第二十六条本